マイナンバー制度と情報漏えいのリスク

 

マイナンバー制度とは

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マイナンバー制度とは、住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付与して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人物の情報であることを確認するために活用されるものです。
 
マイナンバーは12ケタの番号で、2015年10月よりマイナンバーの配布が始まり、2016年1月1日に施行されます。先進国ではほとんどの国がマイナンバー制度を導入しており、日本は遅い導入となります。
付与されるマイナンバーは一生使うものになりますので、しっかりと管理しなければなりません。
  

マイナンバー制度とエイブルワークの事業

 
マイナンバー制度の中で税・社会保障は弊社と深いつながりがあります。
具体的に弊社は給与計算事業提携社労士事務所にて労働社会保険手続代行を行っております。
給与計算では税に関わる手続き(源泉徴収票や給与支払報告書の発行など)にマイナンバーが必要となり、労働社会保険手続では社会保障に関わる手続き(雇用保険の加入喪失、社会保険の加入喪失等)に必要となります。
 
※社会保険手続きにマイナンバーが使用されるのは2017年以降です。
  

マイナンバー漏えいのリスク

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万が一マイナンバーを漏えいさせてしまった場合処罰の対象となり、最も重い刑で「4年以下の懲役、または200万円以下の罰金」と制定されています。
 
ここで企業として考えなければならないのが、マイナンバー漏えいのリスクです。
個人情報を取り扱う限り、漏えいの事実があれば企業の大小は関係なく処罰の対象となります。
 
では中小企業がセキュリティ対策の為にプライバシーマークやISMSを取得する必要があるのでしょうか。
その会社の規模や事業内容によりますので一概に必要、必要じゃないというのはありませんが、プライバシーマークやISMSを取得するのは大変なコストと費用がかかります。
何百万単位でかかってきますし、何より労力が大変です。
 
ここからは推測になりますが、中小企業の大半は今回のマイナンバーによって増える業務は事務担当の方の兼任になるでしょう。また、兼任といえどもマイナンバーについて勉強しなければなりません。しかしセキュリティ対策というのは商売が伸びるわけでもないのに、コストと時間がかかるのです。
 
私たちは本業ですから、そういったことにコストも時間も投資として費やすことができますが、一般の企業様はコストや時間を費やしてもビジネスになるわけではありません。しかし、法律なのでやらなければならないわけです。私たちみたいな業者に任せることでコストも安くつきますし、本業にコストも時間も費やせるのです。

  

実際にシステムと連動することで漏えいリスクを軽減

 
マイナンバーシステムでは従業員からのマイナンバーの取得をスマホやPCから行うことができるものがあります。これを行えば、危険なマイナンバーの取得という業務を簡易に行うことができます。
また保管、管理もクラウド上で行っているケースが多いです。そうすることで自社サーバーを立てる、社内で保管するより漏えいリスクを軽減することができます。
  

最後に

 
マイナンバーは2016年1月から運用が義務付けられています。
給与計算を社労士事務所や会計事務所にアウトソーシングしている企業も多いと思いますが、あなたの会社の給与計算をしている会社はプライバシーマークを取得していますか?
この機会に漏えいのリスクを考え、委託先を見直すことも必要かもしれません。
 
その理由は、万が一にもマイナンバーなどの個人情報が漏えいした時に委託先が罰せられるわけではありません。委託元が罰せられるのです。これを機に本当に安心して任せられる委託先を検討すべきだと思います。
 
 
※ エイブルワークではプライバシーマークを取得しております。ご安心ください。
 
 
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