給与計算のミスが発生する3つの原因と解決方法

 
毎月の給与計算、大変ですよね。
 
「給与計算は合っていて当たり前で評価されない」
「それにも関わらず、ミスがあれば、査定にマイナス」
 
中小企業の給与計算担当者の方々から、こんな悲痛なお声を時々お伺いします。
今回はそんなご担当者様に向けて、給与計算のミスが発生する3つの原因と対処法をご説明します。ぜひ、御社の給与計算ミス防止に役立てていただければ幸いです。
 
 

給与計算のミスが発生する3つの原因

給与計算時に発生するミスには大きく3つあります。
 
国のルール(法律)を知らずに起こるミス
会社のルールが決められていないことで起こるミス
会社のルールを知らない・無視することで起こるミス
 
それぞれ詳しく説明していきます。
 
 

給与計算時に発生するミス①国のルール(法律)を知らずに起こるミス

給与計算は多くの法律が関わる業務です。例えば、減税の措置が出たり解除されたり、社会保険料率が変更になるなどです。つまり、関連法規に関する情報を常にキャッチアップする姿勢が求められます。しかし、中小企業の給与計算担当者の多くは、他の業務との兼任で、給与計算を行っており、情報を集める時間がありません。その結果として、国のルール(法律)を知らずにミスが起きます。
 
 

給与計算時に発生するミス②会社のルールが決められていないことで起こるミス

就業規則や雇用契約書など、会社には様々なルールが存在します。しかし、中小企業によっては、それらが明確に決められていないケースも散見されます。例えば、インターネットの雛形の会社名だけを変更した就業規則などが使われている場合です。それらの雛形は、もちろん、その会社での運用を想定していませんので、いろいろと抜け漏れがあります。その結果として、勤務開始時刻や休暇の扱い、賃金規定などが現実に即していない・もしくは、詳細が記されてない社内ルールになります。つまり、登録している規定と現実がかけ離れることで、給与計算時に起こるイレギュラーに対応することができず、給与計算のミスにつながるのです。

 
 

給与計算時に発生するミス③会社のルールを知らない・無視することで起こるミス

もし、きっちりとした会社のルールがあったとしても、それが運用されなければ意味がありません。例えば、中小企業の場合、就業規則などの社内ルールがあったとしても、社長が精神論で給与計算をやってしまう事例も少なくありません。そうなってくると、給与計算担当者としては、何を基準に給与計算を行えばいいのかわからなくなります。会社のルールが無視されることで、給与計算のミスが発生します。
 
 

給与計算のミスを防止する3つの手法、メリットとデメリット

上記のような原因から発生する給与計算のミスを防止するためには、3つの手法があります。

給与計算のミス防止の手法 メリット デメリット
給与計算の専任者を社内で雇用する。 社内で、給与計算のノウハウを蓄積できる。 ハイスペック人材のため、年間600万円以上の給与が発生する。
社会保険労務士に委託する 労務管理・社会保険の専門家として、企業の相談に乗ってくれる。 社会保険労務士によって、得意な業務が異なる。
給与計算のアウトソーシング会社に依頼する ランニングコストが安くすむ。 運用に特化している会社が多いため、ルールを作れる会社が限られる。

 
まず、はじめに給与計算の専任者を社内で雇用することですが、社内で給与計算のノウハウを蓄積できる利点があります。その一方で、法律の知識を吸収しつつ、会社の考え方を社内ルールや運用に落とこむ仕事は誰にでもできる仕事ではありません。専任者を雇うのであれば、年収600万円以上のハイスペック人材になるでしょう。個人的には中小企業であれば、そのような優秀な人材は、営業や開発など社内のコア業務を任せたほうが会社の利益に貢献できると思います。
 
次のミス防止の手法は、社会保険労務士を雇うことです。企業の労務管理・社会保険の専門家である社会保険労務士は、もちろん就業規則作成も給与計算も代行してくれます。しかし、社会保険労務士にも得意不得意があり、一般的に会社のルール作りと給与計算などの運用の両方を得意とする社会保険労務士は決して多くはありません。
 
3つ目の給与計算のミス防止は、給与計算のアウトソーシング会社に依頼することです。給与計算のアウトソーシング会社によって、値段設定は様々ですが、この3つの手法の中では、一番安価になる場合が多いです。しかし、給与計算のアウトソーシング会社は、給与計算の運用に特化している会社が多いため、会社のルール作りに精通している企業は多くはありません。さきほど、お話したように、給与計算のミスの多くは会社のルール作りに問題があります。もしも、給与計算のアウトソーシング会社に依頼するのであれば、会社のルール作成にも実績がある会社をおすすめします。