マイナンバー導入チェックリスト

マイナンバー担当者を明確にする マイナンバー取扱い規程の作成・届出の提出 社員へのマイナンバー制度の説明や勉強会を行う
マイナンバーの収集時は、利用目的の明示と厳格な本人確認をする
マイナンバーの保管方法の確認をする
マイナンバー記載の必要のある書類の確認をする
マイナンバーの破棄はできるだけ速やかに行う

 
 

マイナンバー担当者を明確にする

マイナンバーの取扱いは厳格な安全管理措置を取る必要があります。取扱い責任者や事務担当者を予め明確にしておき、マイナンバー担当者以外がマイナンバー情報に触れたりアクセスできない仕組みを構築することが大切です。

 

マイナンバー取扱い規程の作成・届出の提出

101名以上の事業社はマイナンバー取扱規程の作成・届出が義務となっています。
100名以下の事業者は義務ではありませんが、少なくとも「特定個人情報等の取扱い」項目を追加しておくことが望ましいと思われます。
※なお、規程の作成や就業規則の変更を行った場合は、管轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。

 

社員へのマイナンバー制度の説明・勉強(目的の通達)

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マイナンバーは、社会保障・税・災害対策以外で使用することはできません。
これらの手続きに必要な場合以外は、事業者が社員や顧客のマイナンバーを回収したり、保管することは違反となります。また、個人番号カードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることはできません。免許証などと同様に安易にコピーを取ることは処罰の対象となる可能性がありますので、社員への勉強会や徹底周知が必要です。

 

マイナンバーの収集時は、利用目的の明示と厳格な本人確認をする

社会保険・税・災害対策などでマイナンバーの収集が必要となった場合、事業者は個人番号の確認と同時に身元確認(本人確認)をする必要があります。なお、収集の際には「源泉徴収票に記載し提出します」など、利用目的をきちんと明示する必要があります。
※ 社員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を提出する場合は、その社員が扶養親族の本人確認を行います。

個人番号カードがある場合


身元確認と番号確認は、個人番号カード1枚で行うことができます。
※ 個人番号カードの交付の開始は2016年1月〜です。

個人番号カードがない場合


通知カード、または住民票(マイナンバー記載)と、 運転免許証またはパスポートなどの顔写真のある身分証明書の両方が必要です。
※運転免許証・パスポートが困難な場合は、健康保険証(被保険者証)と年金手帳など2以上の書類提示

 

通知カードと個人番号カードの違いとは?

通知カードとは、「マイナンバー・氏名・生年月日・性別・住所」が記載されてるカードです。このカード単体では身分証明書として使用することはできません。住民票に記載されている住所に送付されます(2015年10月より順次送付)。
個人番号カードとは、「マイナンバー・氏名・生年月日・性別・住所」に加え、顔写真とICチップが付いた、ICカードです。個人番号カード単体で身分証明書として利用することが可能です(2016年1月より市区町村の自治体窓口で申請することで受け取りが可能)。
 

  通知カード 個人番号カード
記載内容 マイナンバー・氏名・生年月日・性別・住所
 
通知カード
マイナンバー・氏名・生年月日・性別・住所・顔写真・ICチップ
個人番号カード
交付時期 2015年10月〜 2016年1月〜
交付申請 必要なし
※ 簡易書留にて順次郵送
個人番号カード交付申請書を郵送申請またはWeb申請
※個人番号カード交付申請書は通知カードと共に送付されます。
※個人番号カードの交付を受ける際は、通知カードを市区町村に返納する必要があります。
身分証明 単体では証明不可 単体で証明可能

 
 

マイナンバーの保管方法の確認

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マイナンバーは、利用の必要がある場合に限り、保管し続けることができますが、マイナンバーが記載された書類は鍵がかかる棚やキャビネットに厳重保管し、パソコンで管理する場合は、セキュリティ対策を万全に行うことが必要です(常に最新版に更新するなどのウイルス対策など)。年度ごとにファイリングやフォルダ分けするなど、破棄を前提として保管体制を整えることが重要です。

マイナンバーが保管できる条件とは?

・翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
・所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合 など

 

マイナンバーの記載が必要となる書類の確認

以下の税や社会保障に関する手続き書類の作成・提出にマイナンバーの記載が必要となります。なお、利用目的以外の利用・提供はできません。

税関系 ・源泉徴収票
・給与支払報告書
・報酬に係る支払調書 など
雇用保険関係 ・雇用保険被保険者資格取得届 など
健康保険・厚生年金関係 ・健康保険被保険者資格取得届
・厚生年金保険被保険者資格取得届 など

 

マイナンバーの破棄はできるだけ速やかに行う

社員の退職や、保存期間の経過に伴い、マイナンバーが必要なくなったら、記載されている書類はシュレッダーなどで復元不可能な状態に破棄する必要があります。

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