勤怠管理システムMINAGINEのタイムカード機能では、PC画面だけでなくiphone、iPad、Android、全てのデバイスでご使用いただけます。各社員がお持ちのiPhoneをタイムカードとして使い出退勤管理が出来ます。
 
下記のキャプチャー画像は、勤怠管理システムをPC画面で見て頂いたケースです。タイムカード上では、出勤予定と勤務時間を表示させることが出来ます。またその中でも勤務時間については、「打刻」「申請」「承認」の3つの時間を持てるのが特徴です。
 
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打刻時間(出退勤管理)

打刻時間は、PCや打刻端末(ICカード使用)などから入る客観的に打刻された時間です。こちらの時間は本人のみならず人事部側でも変更できません。出勤したタイミングで打刻をさせることで客観的な出退勤管理が可能になります。(※打刻忘れがあった場合は下記の申請時間で調整します)勤怠管理システムを使った打刻時間の管理は、出退勤時間の変更を行えないため、不正打刻の防止を行うことができます。

申請時間(就労時間)

申請時間は、スタッフ本人が上司(上長)に申請をする時間です。1の打刻時間との違いは、打刻時間は管理部でも修正できない時間なのに対して、申請時間は手で修正することが出来る時間になります。したがって、間違って打刻をしてしまった場合や打刻忘れをした場合でも申請時間で修正が可能です。また、打刻時間と連動する形で、就労時間を自動で申請時間に反映させ勤怠管理をすることも可能です。( ※ 打刻されたタイミングで出勤予定時間を申請時間に反映させ出退勤管理をする設定も可能です )打刻時間と申請時間の違いが多い場合にも早期発見ができるのが勤怠管理システムを利用するメリットです。

承認時間

承認時間は、上司(上長)が承認をした時間になります。基本的には申請時間がそのまま入ります。

タイムカードを更新させるとリアルタイムで時間外時間の振り分けが行われます。振り分けられる時間は、「遅早時間」「時間外時間」「欠勤時間」「有給時間」「振休時間」「代休時間」になります。

ここでの時間外時間は、タイムカードの出勤予定時間をベースに判定されます。出勤予定時間の外側の時間、例えば、出勤予定(9:00~18:00)で、打刻が(9:00~19:00)の場合は、時間外時間が(1:00)と表示されます。これによりスタッフ本人が自分の残業時間をリアルタイムで把握することが可能となり残業削減に繋がります。

また、遅早申請、残業申請、直行直帰申請、有給申請のワークフローとも連動しており、申請書が出されたタイミングでは未承認ステータスとしてタイムカード上に反映されます。上司が申請書を承認すると、タイムカード上のステータスが未承認から承認に変わります。この機能により従業員が申請した労働時間の承認状況が確認できます。

タイムカード右端には備考欄が付いています。備考欄には上司に報告したい事項など、勤怠承認者に伝えたいメッセージをメモ書きで残しておくことが出来ます(例えば電車遅延等で遅れた場合に遅延届を提出するのではなくコメント欄に記載させるなど)

タイムカードの承認ステータス

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上司や管理部は対象となる部下のタイムカードを承認し労働時間管理することが出来ます。右側の備考欄の左横にある承認タブを操作することによってタイムカードを承認ステータスを変更させられます。一覧で「承認」処理をすることも出来ますが、労務管理上は少なくとも1週間単位、出来れば日々承認を推奨します。

承認 タイムカードを承認する場合に選択
保留 タイムカードを保留させる場合に選択
否認 タイムカードを承認することが出来ない場合に選択
修正依頼 修正箇所がある場合に選択(部下に差し戻す)
未承認 何も操作をしないデフォルトの状態

その他(ラベル機能)

ラベル機能

タイムカード左端にはラベルを付けるボタンが付いています。このボタンを押すことで、イレギュラーがあった際に勤怠承認者にメッセージを伝えることが出来ます。例えば、「研修」「出張」「直行直帰」等のラベルを用いて管理できます。

タイムカード機能のポイント

私達の勤怠管理システムでは、あらゆる勤怠状況に対応しております。以下のような場合でも問題なくスムーズに運用が可能です。

月の途中で部署を変更する場合 勤怠管理システム上で、月の途中にスタッフの部署を異動させることも可能です。タイムカードは所属部署に紐づいて作成される為、同月内で部署異動を行った際は、2つの別々のタイムカードが作成されます。部署はワンボタンで切り替えることが出来るので部署異動後もスムーズにお使い頂けます。
休憩を複数回とる場合 一日に複数回休憩を取られる場合を想定して、タイムカード上に休憩入力ボタンを付けることが出来ます。これによって複数回休憩をとられる対象の方に都度、休憩時間をインプットさせることが出来ます。
打刻を複数した場合(いつの時間が適用されるのか) 開始打刻については例外なく最初の打刻が適用されます。(終了時間については、設定次第となります)
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