IPO準備に伴い、PCログを取得することが急務に

ミナジン導入前の課題や状況について教えてください。

IPO準備に際して、PCログを取得し勤怠打刻データと突合ができる労働時間管理体制の構築を主幹事証券会社から求められていました。当時導入していたクラウド型勤怠管理システムでは、PCログの取得できなかったため、別の勤怠管理システムを探すことになりました。
また、月単位の変形労働時間制を採用していましたが、当時の勤怠管理システムでは対応しておらず、シフト登録・修正を都度手動で行っていたため、かなりの手間がかかっていました。

比較検討時のプロセスについて教えてください。

当初は、当時の勤怠管理システムはそのままに、PCログを取得できる専用ツール（IT資産管理ツール）の追加導入を検討しました。しかし、打刻とPCログデータの突合作業の手間が一定かかってしまうことと、なにより価格が高かったため断念することになりました。
そこで、勤怠管理に特化したPCログ取得ができる勤怠管理システムに乗り換えるという選択をおこないました。ミナジン含め、PCログ取得ができる勤怠管理システムはいくつかあったのでその中から選定することになりました。

PCログを取得しつつ、打刻をベースした運用がフィット

ミナジン勤怠管理を導入するに至った理由を教えてください。

打刻をベースとしながらも、PCログも同時に取得する運用が可能な点が弊社の方針とフィットし、ミナジン勤怠管理導入の決め手になりました。
他の勤怠管理システムの場合、PCログデータがそのまま労働時間に反映される仕様だったため、給与の過払いや未払いのリスクがある考えました。ミナジンの場合は、打刻をベースとしつつ、PCログも同時に取得することが可能です。打刻データとPCログに一定の乖離が見受けられた際は、打刻とログを突合し打刻時間を修正する、という運用が可能でした。
また、Windowsは取得できても、MacのPCログは取得できない勤怠管理システムがある中、ミナジンは両OSとも取得できる点も選定理由の1つでした。

システム導入担当者の対応について教えてください。

システム導入を担当してくださったカスタマーサポートの担当者の方は、システムはもちろん、労務知見がちゃんとある方で、質問してからの回答や解決までのスピードが早く、安心してシステム導入を行うことができました。
弊社が「こういった設定を行いたい」といった要望に対して、システムと法律の観点をしっかり区別いただいた上で、システム導入を進めていただけたと感じております。上場準備という期限が決まっている中で、スピーディに対応していただき大変有難かったです。
システム導入後は1か月間の試験運用を通して本格稼働に入ることができました。

15分以上の打刻差異が発生するとChatworkに通知

ミナジン勤怠管理の運用状況について教えてください。

打刻をベースとして、PCログとの乖離が15分以上出ると社内で採用しているチャットツール「Chatwork」を通して、本人にタイムリーに通知が飛ぶようになっています。そこで該当の社員に乖離の理由を記載してもらい、理由次第で打刻修正するという運用を行っています。

社員1人1人の労働時間の意識が高まっている

ミナジン導入後の効果について教えてください。

「どこからどこまでが労働時間なのか」を把握するようになった社員が増えたと感じています。打刻差異が発生した際に、その理由を記載してもらうのですが、「その活動は労働時間だから終了したら打刻してください」「その活動は労働時間ではないので先に打刻をしてからPCを終了してください」といったやりとりが行われるため、社員1人1人が労働時間を理解するようになっているように感じています。それに伴い打刻漏れや差異発生も徐々に減ってきている状況です。

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まずは勤怠の効率化、リアルタイム把握のため、勤怠管理システムの導入を検討

弊社サービスの導入前は、どのように勤怠管理や給与計算を管理されていたんでしょうか？

給与計算に関しては、以前から社内で行わず、社労士法人事務所に外注していました。

また、勤怠管理においては、いわゆる勤怠管理システムを使用しておらず、グループウェアの打刻機能を使用し管理をしていました。残業や有休の申請は紙で行い、別で管理していたため、勤怠を確定する際、グループウェアの打刻データと合わせ、給与計算用のデータを作成していました。

弊社サービスを導入いただいたきっかけはどういったものでしょうか？

勤怠管理を効率化したかったというのが、一番のきっかけです。前述の通り、グループウェアとは別の場所で残業や有休を管理していたため、とりまとめや集計に多くの時間が発生してしまっていました。更に、残業や有休が別管理となっている場合、リアルタイムで労働状況や休暇の残日数を把握することができません。時代の流れとしても勤怠管理を精緻に行うことが求められるようになってきているので、残業や休暇も一元管理できる勤怠管理システムの導入を決めました。

勤怠管理システムを選定するにあたっての選定軸はどういったものでしたか？

2点あります。1点目は、前述の通り、休暇や残業など勤怠に関わる全ての情報を一元管理でき、リアルタイムで把握できるシステムであるということ。もう1点は勤怠管理システムの提供に留まらず、給与計算業務のアウトソーシングを合わせて依頼できる企業であるということ、という観点です。

給与計算に関しては、以前から依頼していた社労士事務所に引き続き依頼するという選択肢もあったのですが、勤怠と給与は連動する情報のため、同一企業に依頼し、情報を蓄積した方が良いという観点から、合わせて依頼先の変更を行いました。結果的に、勤怠管理システムの提供と給与計算アウトソーシングを同一企業に依頼する場合、コミュニケーションコストを大きく削減できたと感じています。

例えば勤怠確定から給与計算に移行する際においても、勤怠情報はミナジンの社員さんが直接、弊社の勤怠管理システム環境からダウンロードしてくれるため、入退社や引っ越しなどの変動情報を共有するのみで済んでいます。

サポートが充実していたため、勤怠や給与の入れ替えも安心して行えた

勤怠管理システムや給与計算アウトソーシングを全て入れ替えることはご負担だったのではないですか？

確かに一定の負担はありました。が、勤怠管理システムとも給与計算アウトソーシングサービスとも、担当者の方がサポートしてくれたので、スムーズに導入出来ました。

クラウドの勤怠管理システムを選ぶ際、自分たちで初期設定を行うもの、メーカー側で初期設定を代行してくれるものの2パターンがありますよね。ミナジンは後者のタイプ、つまりメーカー側で初期設定を代行してくれるタイプでした。勤怠管理システムの初期設定はとても難しいので、今思えば代行タイプを選んで良かったなと思います。

また、働き方を固定勤務からフレックスタイム制に変更したことがありました。勤怠管理システムの設定も変更する必要がありましたが、サポートの方が心強くフォローしてくれました。電話やメールのみに留まらず、打ち合わせまで行ってくれたため、安定的に設定変更が行えました。

給与計算のアウトソーシングに関してはいかがでしたか？

同じく、導入時のフォローが手厚いと感じました。一般に、給与計算の依頼先を変更する際、給与計算が滞ってしまったり、ミスが生じてしまったりするのではという不安をお持ちになる方が多いのではと思います。が、ミナジンの場合、3か月の導入期間を設け、ミスなく業務を回す体制を構築されています。元々の給与計算方法と並行して稼働する期間もあるため、安心して移行ができました。

安定的に稼働するため、サポートは必須だと思います。これからもどうぞ宜しくお願い致します。

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ミナジンの勤怠管理システムの選定理由を教えてください

従来は別のクラウド型勤怠管理システムを利用していましたが、IPOを見据えて従業員の実態労働時間管理を行うためにツールの見直しをおこなうことになりました。

ツールの見直しにあたってPCログの取得が最重要だったため、IT資産管理ツールも含めて複数製品の比較検討、及びデモを実施しましたが、価格が高いだけでなく、思っていたよりもログの精度が良くなかったんです。その後、PCログ取得機能を実装している勤怠管理システムも何社か比較検討していた中の1社がミナジンでした。ミナジン勤怠管理システムはPCログ取得における精度が良かったことと、安価な価格帯であったことから導入を決定しました。

通常、PCログの導入を行う旨を従業員に伝えると、ハレーションが起こることもあるかと思います。弊社ではサービス残業をなくしていく（働いた分はしっかり給与に反映する）という会社の方針を全従業員に事前に示していたため、ほとんど反発はなく、むしろ理解を示してくれる従業員が多かったため、導入の障壁になることはなかったです。

ミナジン勤怠管理システムをどのように運用されていますか？

人事部の方でPCログと勤怠データの乖離を把握し、乖離が大きい従業員に対して、実際に業務を行っていたのか、あるいは業務以外の目的でPCを利用していたのかを、週次単位で状況確認を行っています。そのヒアリング内容を基に、実際に業務を行っていたと判断した場合は時間外労働申請を出してもらうというような対応を取ってもらっています。

その結果、徐々にではありますが従業員の労働時間管理に対する意識が向上し、PCログと勤怠データの乖離幅は徐々に少なくなっています。従業員側も事前に時間外申請をあげたり、実労働時間に合わせて打刻を直してくれるようになりました。

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決してIPOのためだけでなく、従業員が働きやすい環境を作るため、PCログの取得を決定

勤怠管理の方法としてPCログの取得を決めたのはどういった背景からでしょうか？

最初に検討を始めたきっかけは主幹事証券のご担当者様からの情報です。弊社ではIPOを目指しておりまして、PCログを取得することで実態労働時間を把握し、未払い賃金を未然に防ぐべきだというアドバイスを頂いておりました。IPOの審査では「ちゃんとした会社」であることを示す必要があるので、未払い賃金や36協定違反を始めとした労務問題が発生していないことが重要です。ただ必ずしもIPOのためだけだという訳ではありません。弊社では、「令和を代表するビジョナリーカンパニー」を目指すべき像として掲げています。従業員がより働きやすい環境を目指すにあたり、実態労働時間を把握するべきであるという考えがあったため、具体的な手段の検討を始めたんです。

従業員がより働きやすい環境を作るという点について具体的にお聞きできますか？

弊社では「令和を代表するビジョナリーカンパニー」を目指すという哲学があります。そのためには社内体制も洗練していく必要があります。が、一般的にベンチャー企業においては、仕事が好きで主体的に長時間労働を行う方もいますよね。しかし、時間を気にせず深夜でも平気で働くような働き方は年を取っていくと持たなくなる。だから弊社では5時～22時のフレックスタイム制を採用しています。若いうちから決められた時間の中で成果を最大化するよう取り組むことが大事であり、休むときはきっちり休むべきであるという考え方です。PCログを取得していれば深夜にPCが起動していたかどうか分かるので、万が一にもその記録があれば従業員に個別にコミュニケーションを取ることで、彼らの意識と働き方に変化を促すことができますよね。

運用面、思想面の2軸においてミナジンの導入を決定

PCログの取得にあたり、他にどのようなシステムと比較されましたか？

まず、IT資産管理ツールと勤怠管理システムとで比較を行いました。IT資産管理ツールは、豊富な機能が魅力的に感じたものの、早期に選択肢から外しました。理由としてはコスト、運用面の2つが挙げられます。IT資産管理ツールであれば一般的に勤怠管理システムの数倍～数10倍のコストが発生しますよね。弊社がやりたいことを考えたときに、そこまでの投資対効果を得られるとは思えなかったんです。加えて、弊社には当時、情シスの専任者がいませんでした。その状況下でIT資産管理ツールは運用負担が高く、現実的ではないという判断に至りました。

複数の勤怠管理システムからミナジンに決定いただいた要因は何でしょうか？

打刻と並行して裏側でPCログを取得するという運用が一つのシステムで完結できるためです。そもそも打刻を行わず、PCログをそのまま勤怠の記録として扱うという、いわゆる「打刻レス」の方法も検討したのですが、取得したログをそのまま正として扱い必要に応じて修正するという運用は少し管理色が強いと感じました。あくまで打刻という形で労働時間を自己申告し、それを補完する形でPCログを活用していくという運用の方が、従業員の申告を正とする性善説寄りの思想ですよね。その方がビジョナリーカンパニーを目指す弊社の考え方ともマッチする感覚がありました。

決まったスパンで打刻とPCログの差分を確認することで、その差分が縮んでいる

弊社の勤怠管理システムでどういった運用をされているのですか？

従業員の方は日々打刻をしていきます。あくまでこの打刻が労働時間管理におけるベースとなります。その裏で、PCログを取得し、管理側からその差分を確認しています。具体的には勤務開始打刻と1日の中で最も早いPCログ（起動、スリープ解除、ロック解除）との差分、勤務終了打刻と1日の中で最も遅いPCログ（シャットダウン、スリープイン、ロックイン）との差分が自動で表示されるため、その時間を従業員ごとに確認するようにしています。

打刻とPCログの差分確認はどの程度の頻度で行っているのですか？

打刻とPCログにおいて、勤務開始時に30分以上あるいは勤務終了時に15分以上の差分があった場合、その理由を確認するというオペレーションを最低月に1回行っています。該当のデータをミナジンの勤怠管理システムからCSV形式でエクスポートし、差分の発生した従業員に配布することで、差分が生じた理由を記載してもらうようにしています。合わせて、深夜時間帯にPCが起動していないかという点も注視しています。このオペレーションの甲斐あって、打刻とPCログの差分時間は月を追うごとに減少しています。従業員がいつどれくらい働いているのか、その実態把握の解像度が高まっていると言えるでしょう。引き続きこの差分を追うことで、より働きやすい環境整備を進めていきたいと思います。

他の会社のロールモデルになるような、エクセレントな管理体制を

最後に、今後、会社としてどのような労務管理、勤怠管理を目指されていくのか教えてください。

他の会社にとってもロールモデルになるくらいエクセレントな管理体制を作っていきたいと考えています。弊社はベンチャー企業なので決して人が潤沢にいるわけではありません。が、従業員数が少なくとも様々なシステムやアウトソーシングをうまく組み合わせて、最善の管理体制を作っていくことは出来るはずです。その一つがミナジンの勤怠管理システムの導入です。このシステム導入により実態労働時間の把握が進み、従業員が無理のない範囲で成果を出して働き、会社として成長していける、そういった環境作りに近づいていけるはずです。

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2018年に大阪心斎橋で第一院を開業後、クリニックを全国展開するルシアクリニック様。170名を超える従業員の人事考課は職種ごとに定期的昇給という形になっていたため、評価の差が生まれにくく、判断基準も不明瞭でした。
ミナジンの「人事評価制度構築サービス」を導入後は、徐々に従業員からポジティブな反応があり、「キャリアアップを目指したい」という声も多く上がったとのこと。この導入の背景や導入の効果について、管理部 人事責任者の石上様にお話を伺いました。

頑張った職員とそうでない職員との間で評価の差が生まれにくい状態だった

人事評価制度を導入する前はどのように評価をされていたのでしょうか？

導入前は、職種毎に定期昇給という形になっていたため、頑張った職員とそうでない職員との間で、評価の差が生まれにくいという状態でした。そのため、職員としてもステップアップのために何が必要なのかといった判断基準が不明瞭だったと思います。自社で作成した評価シートを運用した時期もありましたが、評価基準が曖昧だったりしたので、十分な人事評価ではなかったと感じていました。

人事評価制度を導入しようと決めた背景を教えてください

法人の方針として、「頑張った職員には頑張った分をちゃんと還元してあげたい」という想いがあるので、それを仕組みにするために人事評価制度が必要だと考えていました。また、職員の人数も増えてきたことで組織化が求められる中で、人事部門としては職員を公平公正に評価する仕組みが必要だと判断しました。

リーズナブルな価格帯とわずか2ヶ月間という超短納期での構築

ミナジンを選んでいただいた決め手を教えてください。

2点あります。1点目はリーズナブルな価格帯です。制度構築に加えて、人事評価システムをセットで発注させていただいたのですが、他社さんの見積もり金額の1/3程度の価格帯が非常に魅力的でした。
2点目はわずか2か月間という超短納期で制度構築を行いたいという我々の要望に対して、「お受けすることができます」という回答が3社中ミナジンさんだけでした。他2社はいずれも大手のコンサル会社だったのですが、最低でも6ヶ月間の導入期間が必要だと提示されていました。

ミナジンの人事評価コンサルタントの対応はいかがでしたか？

要件定義の段階から会話のラリーがかなり多かったにも関わらず、やりとりが非常にスムーズでした。我々からの質問に対して、遅延なく端的かつシンプルな回答をいただけていました。そういった点において私の上長（役員）含め、社内での満足度は非常に高かったと感じます。改めて、2か月という超短納期な要望に対して、ほぼ遅延なく導入できたのはミナジンさんのおかげです。

「頑張った分だけ還元してあげたい」という法人の想いが現場へ伝わった

制度構築後の運用状況や導入効果について教えてください

法人としては初めての制度構築ということで、最初の評価結果が出るまでは職員になかなか理解してもらえず、被評価者はシステムへの入力作業、評価者は定期的な評価面談及びフィードバックなど今までになかった業務が増えたということで、現場ではいろいろな声があがっていたことは事実です。しかし、最初の査定が終わり、評価が給与に反映されると「頑張った分だけ給与に反映された」「思っていた以上に昇給した」というポジティブな声があがるようになりました。それ以降は、むしろ「もっと頑張ろう」など、嬉しい声も聞こえてくるようになりました。「頑張った分だけ還元してあげたい」という法人の想いが現場にも伝わったのだと考えています。

また、評価の見える化を行ったことで、制度導入前と比較して「キャリアアップを目指したい」という声が多く上がったことも印象的でした。人事評価制度の導入を通じて、職員が自身のキャリアを考えてもらういいきっかけにもなったと感じています。

今後実現したいことを教えてください

脱毛メニューを取り扱うクリニックとして日本一を目指していきたい。目指す指標は色々とあるのですが、一つに日本一を目指していく上での教育制度を整備する予定です。今回導入した人事評価制度はその一環として機能させていく必要がありました。クリニックサービスの性質上、お客様に継続してご利用いただくためには、職員自らの継続的なスキルアップや、知識面の底上げが必要であったため、その基盤を今回の人事評価制度で作れたと考えています。
今後もクリニックの展開が控えており、拡大に伴い人材の採用も必要となる中、「ここで働けて良かった」など、職員がイキイキと働き、中長期的に活躍していけるよう評価制度を整備していく予定です。
その過程で、より制度の浸透をすすめながら各自がグレードをどんどん上げていってもらいたいと考えており、それが組織としての成長に繋がると考えています。

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ダイキチカバーオール株式会社は、米国カバーオール社のシステムによるビルメンテナンスのフランチャイズ事業及び不動産の総合管理事業を行っています。大阪、神戸、京都、名古屋を中心に事業を展開しています。本日は代表取締役社長の小田様より、人事評価制度構築支援サービス「みんなの人事評価」の導入効果についてコメントを頂きました。

小田様：導入前は、働く皆が自身の将来を想像しにくく、入社2年3年で辞める人が数名でた頃でした。 それが、評価基準を導入したことにより、働く人の将来像をイメージしやすく、 一人ひとりに求める成果(結果･プロセス)役割･行動が明確にされたことにより、 退職するものがいなくなりました。

導入後の業績もすばらしく、皆の喜ぶ顔を見るのが楽しみになって来ました。 評価基準を導入しただけで、結果が出たわけじゃないと思いますが、結果が出ているのは、ウソも隠しもしない事実です。 個人商店から組織化への脱皮を図りたい方がいれば、是非とも評価基準の導入をお勧めします。ありがとうございました。

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テクノ建設サービス株式会社 業務管理部 課長代理 紺谷 素男氏に、MINAGINE勤怠管理を導入した背景と効果について詳しく伺いました。

紙ベースの勤怠管理から脱却するために導入した勤怠管理システムが当社に合わない

――MINAGINE勤怠管理を導入したきっかけをお聞かせください。

一年前に導入した勤怠管理システムが当社に合わなかったことがきっかけです。そもそも当社の従業員の約6割は工事部門に属しており、直行直帰のスタイル。そのためタイムカードはなく、勤怠管理システム導入前は就業状況を紙に記載し提出するというアナログな勤怠管理を行っていました。しかし、紙ベースの勤怠管理では給与ソフトへの手入力の手間や入力ミスが発生するなど、さすがに時代にそぐわないと考え、一年前にミナジンとは別の勤怠管理システムを導入しました。

ところが、導入したものの2つの大きな課題があって、紙ベースの勤怠管理からの脱却とはいかない状況。勤怠管理システムは勤務状況をざっくり把握するだけにとどまっていました。その課題とは以下の通りです。

＜法定休日と所定休日の区分がない＞
前述した通り、従業員の約6割は工事部門ですから、一般的な週休二日制の会社とは異なって休日出勤の頻度が少なくありません。その場合、重要になってくるのが、法律で定められている法定休日と会社が従業員に対して付与する所定休日の区分です。法定休日は1.35倍の休日手当、所定休日は1.25倍の時間外手当と定められていますから、どちらの休日出勤かが分かるようにしっかりと区分する必要があります。しかし、導入した勤怠管理システムは、休日出勤という形で一括りになっていました。さらに、代休付与日数など休暇管理の仕方も、当社が求める勤怠管理とは言えませんでした。

＜サポートの問題＞
少人数体制の業務管理部は業務が多岐にわたります。また、システムに詳しいスタッフもいませんから、当社が解決したい内容をサポートの方に上手く伝えることができないことが多々ありました。こちらのリテラシー不足はあったにせよ、設定や操作方法など何らかアドバイスがもらえれば少しは違ったのかもしれません。しかし、かみ合わないことが多かったため、最終的にはこちらが疲弊して終わる状況でした。

ミナジンの手厚いサポートによって課題が簡単に解決へ

――MINAGINE勤怠管理を選定した理由をお聞かせください。

私自身は、多少の勤怠管理システムの知識がありましたので、何とか課題を解決すべく努力したのですが上手くいかず、結論としては新しいシステムを導入する方向になりました。その際、私から社内へ提案させていただいたのがMINAGINE勤怠管理です。

実は前職でMINAGINE勤怠管理を利用していた経験があり、そのときの使い勝手と今の状況を鑑みて当社にフィットすると考えました。その理由は以下の通りです。

＜複雑な勤怠状況に対応＞
以前の会社は3～4種類の勤務形態に加え、パートも在籍する複雑な勤怠状況だったため、変形労働制をとっていました。従業員は1,200人以上と人数も多かったのですが、すべてMINAGINE勤怠管理で対応できていました。当時のシステムに比べると、当社が抱える休日出勤はシンプルな課題。すぐに解決できると思いました。

＜手厚いサポートがある＞
ミナジンのサポートは非常に手厚かった印象があり、これこそが今の当社に必要だと思いました。しかも、ミナジンはシステムの技術的な部分はもちろん、法律や手続きの部分でも社労士から的確なアドバイスがもらえます。リソースが少ない当社には最適だと考えました。

――MINAGINE勤怠管理導入の進捗状況をお聞かせください。

2020年6月、当社の勤怠形態をミナジンに把握していただくため、まずはヒアリングを行っていただきました。それを踏まえたうえで要件定義の構築、システム設計、初期設定までミナジンの導入サポートのもと進めていきました。その後、1カ月の試用期間でシステムの仕様を固め、同年8月には無事運用開始することができました。

給与ソフトと連携する理想的な勤怠管理システムとして稼働中

――MINAGINE勤怠管理の導入効果をお聞かせください。

まさにイメージ通り、これまでが嘘のように不都合がなく理想的な勤怠管理システムとして利用できています。具体的には以下の通りです。

＜ペーパーレス化を実現＞
MINAGINE勤怠管理からCSVファイルを出力し、それを給与ソフトに取り込めるようになったため、紙を見ながら手入力する必要はなくなりました。工数は大幅に削減されています。従業員が紙に記載する必要もなくなり、ペーパーレス化を図ることができました。

＜入力ミスがない＞
紙の場合、どうしても入力ミスは防げません。例えば、法定休日の日曜日なのに割増率を1.25に間違えることもありました。MINAGINE勤怠管理は、最初から法定休日と所定休日が区分されていますから、そういった部分での入力ミスはありません。安心して利用することができます。

＜いつでも相談できる＞
12月の年末休暇は通常の月とは違うカレンダーになりますから、その際のデータをどう取得するか、それをミナジンに相談させていただきました。最終的には自由定義に設定してデータを取得できるようにしたのですが、そういった部分をファーストステップから親身になって相談できるのがミナジンの良いところ。あらためてミナジンの手厚いサポートには感謝しています。

＜リモートサポート（リモートデスクトップ）によるスムーズなサポート＞
直接弊社のサイトに入り、画面を見ながらアドバイスしていただける点は本当に助かっています。電話やメールでは埒が明かないことが多いのですが、これなら一目瞭然。サポートを短時間で終わらせたいとお互いが思っていることですから、問題解決の手段としてはこの方法がもっともスムーズだと考えます。

＜従業員も簡単に使いこなせる＞
MINAGINE勤怠管理導入前には、従業員に対して簡単なレクチャーをしましたが、ほとんど問い合わせもなく、ほぼ全員が問題なく使えています。そもそも従業員が行うことは打刻や打刻修正、休日出勤申請と休暇申請ぐらい。それも以前のような紙ではなく、スマートフォンのアプリやパソコンでできますから、従業員にとっても楽になっていると思います。

従業員から休日出勤申請や休暇申請が出ていない場合でも、我々は月次更新時などで確認が可能。必要に応じて申請を促すオペレーションが確立されています。

サポート体制が整ったシステムを選べば後悔しない

――MINAGINE勤怠管理のユーザーとして、勤怠管理で悩む会社に向けたアドバイスがあればお願いします。

当社のような規模の会社では、システムに長けた人材を確保することは簡単ではありません。そういった場合、サポート体制が整ったシステムを選ぶのが一番だと思います。後々、担当者が苦しまないためにも、最初の要件定義からヒアリングしていただけるところが最適だと思います。

なお、今回のMINAGINE勤怠管理導入にあたっては、東京都の「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」を利用しました。勤怠管理のようなITシステムは、コストの問題もあって中小企業は導入が容易でありませんが、助成金を利用すれば安価に導入することができます。しかも、ミナジンのように、申請等のお手伝いしていいただけるベンダーがいれば、助成金もスムーズに申請することができます。

――今後の展開をお聞かせください。

今後はデータ分析も視野に入れていています。MINAGINE勤怠管理は取得できるデータが多いので、残業時間の把握や有給休暇の使用状況といったデータ分析にも取り組むことができます。当社としてはデータ分析を通じ、労働状況の改善や働き方改革などに生かせればと考えています。

これからもミナジンにはいろいろとお世話になると思いますが、引き続き手厚いサポートを期待しています。よろしくお願いします。

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2011年6月から「MINAGINE勤怠管理」をご利用いただいている商船三井ドライバルク様。
商船三井グループ企業として、日本近海水域を中心に海上輸送事業として展開されています。時間外労働の上限が罰則付きで法律に規定されるようになり、各社いかに時間労働を管理・削減するか、対応に追われていますが、同社では特に特別な取り組みは行っていないと言います。なぜ同社ではそのような労働環境が実現できるのでしょうか。取締役の柿嶋由希江様に労務管理の考え方と実践する際のポイントについて伺うと共に、MINAGINE勤怠管理導入の背景などについてもお聞きしました。

徹底した労務管理により、そもそも残業が発生しない環境を整えている

――まずは商船三井ドライバルク様の事業内容と、社員の方の働き方についてご説明をお願いいたします。

当社は海上運送業ということで、船を所有・運航していますが、船員は別会社の方です。ですから、当社では一般的な働き方の9-17時勤務という社員が多いですね。

――勤怠管理の特徴や労務管理方針について教えてください。

勤怠については当然、労働基準法を遵守しています。フレックス制度もありますが、小さいお子さんがいたり用事があったりするときに使うくらいで、普段は9-17時で働く社員が多いですね。業界は特殊かもしれませんが、働き方はごく一般的です。

――働き方改革の広がりなどもあり残業削減が叫ばれる昨今です。御社は残業削減について何か取り組みを行われていますか。

特に新しく何か実施していることはありません。というのも当社は残業がもともと少なく、19時にはもう会社に誰も残っていないような状況なのです。船は24時間走っていますので何かトラブルがあったときは時間外労働で対処することもありますが、それは例外で恒常的な残業は基本的にありません。

――どのようにして残業が発生しない環境を整えておられるのでしょうか。

残業が継続して発生しそうなら、すぐに対処しています。当社ではMINAGINE勤怠管理の「残業チェッカー」などを使うことで残業や有給消化の状況を把握しています。残業が発生するのは適切なリソース配分ができていない可能性があるということ。部署に人は足りているのか、しっかりと社員が能力を発揮できる環境は整っているのか。そういった状況を逐一チェックして毎月資料にまとめ、役員も出席する会議に提出しています。その会議で残業が多くなった原因や改善方法などを報告し、恒常的な残業が発生しないよう対応を検討しています。

――残業の削減を個人の問題、部門やマネジャーの課題としてではなく、会社の問題として役員レベルでコミットする体制が機能しているんですね。

実はMINAGINE勤怠管理導入前は、月の途中での残業時間の把握が難しかったため、月末になってから「あ、規定の時間をすぎていました」ということが起こりがちだったのです。しかし今は月の途中でも残業時間が把握できるので、規定の時間を超える前に仕事を翌月に回すなど、対処できています。

社員本人の申告による信頼ベースの勤怠管理から脱却するためにMINAGINE勤怠管理を導入

――御社はもともと非常にしっかりとした労務管理をされているのですね。MINAGINE勤怠管理の導入と、それによる業務効率化がスムーズに進んだのは、そんな御社だからこそだと思います。

ありがとうございます。たしかに、ここ数年はシステムについての問い合わせもしていませんでしたね。

――ええ。システム以前の問題として、労務管理でやるべきことがしっかり固まっているからこそ、システムを導入しても想定外のトラブルが起きないのだと思います。
さて、ここからはそんなMINAGINE勤怠管理を導入するに至った経緯についてお聞きしていきたいと思います。導入前からすでに労務管理を徹底されていた御社が、なぜMINAGINE勤怠管理を導入されたのでしょうか。

当社は社員70名ほどで、人事総務が5名います。MINAGINE勤怠管理を導入したのは8年前で、それまで当社では勤怠管理をExcelで行っており、社員が自分で勤怠を入力していました。それを1か月分纏めてプリントアウトして上司がハンコを押していたのです。社員の自己申告を信じるしかないので、完全に信頼ベースでの勤怠管理でした。もし実態と違っていた場合、その週の勤怠くらいなら上司も覚えていて指摘することもできるでしょうけど、1か月分のことになるとさすがにわかりません。

そうした状況はやはり問題があります。そこで、PCのログインとログオフで出退勤を確認できるシステムの導入を検討することにしました。また、Excelを印刷する紙ベースのやり方から脱却したかったのもシステム導入の理由の一つです。紙での申告なので人事総務の担当者が割増率に応じた時間外手当を給与システムに手入力していました。本人、上長、人事総務の担当者の手作業を減らすことも目的でした。

他社製品と比較した結果、コストと柔軟性の高さが導入の決め手に

――当社のシステムを選んだ決め手は何だったのでしょう。他社システムと比較はされましたか。

大手メーカーの製品と比較検討した結果、MINAGINE勤怠管理を選びました。最大の理由はコストで、MINAGINE勤怠管理は費用対効果が高かったです。また、柔軟性も高く融通がきくところも良かったですね。たとえばあるシステムですと、時間外勤務の申請をしないと時間外勤務の勤怠が入力できない仕様になっていました。しかし、最初に申し上げたように当社が事業で扱っている船は24時間走っているため、いつトラブルがあるかわかりません。上長がいないときにトラブルがあって社員が時間外勤務をした場合、申請をしないと入力できないというのでは困るのです。そういった部分の柔軟性に優れていたのがMINAGINE勤怠管理だったのです。

――勤怠管理システムの導入という新たな取り組みを行うにあたり、苦労した点などはありましたか。

PCのログインとログオフで出退勤を記録しているのですが、出張や外出ではPCを立ち上げずに仕事をする社員もいますし、LANにつないでいないとPCを立ち上げても記録されません。そういう場合は勤怠が空欄になりますので、社員が自分で入力することになります。また、夜にPCをつけたまま職場を抜けてしまうと退勤にならないため、時間外勤務していないのにしていることになってしまうということがありました。

これらについては今も課題ではありますが、逆にいえば困るのはそれくらいで、それ以外は特に問題もなく導入による混乱は起きませんでした。

機能面での便利さはもちろん、サポートの手厚さに助けられた

――MINAGINE勤怠管理で特に便利だと思った機能はありますか。

やはりPCのログインログオフで打刻できることですね。そして、勤怠状況を見ようと思えばリアルタイムで確認できることです。導入以前は紙ベースだったので、提出されるまでは確認することができませんでしたから。

――その他、MINAGINE勤怠管理で良かった点を教えてください。

サポートが手厚いことです。MINAGINE勤怠管理を導入した当初、いろいろな相談に丁寧に対応していただけました。最初はやはり設定などでわからないこともあったのですが、おかげでスムーズに導入できました。今はもう長く使わせていただいているので、すっかり慣れてしまいましたが（笑）。

――実際の出社時間に合わせて15分の範囲内で所定の退勤時刻をずらす「ミニフレックス制」は御社の業務に合わせて機能開発しました。他にも大企業グループならではの就業ルールもあり、御社のほうでも導入時は大変だっと思います。

実はそのルールはその後廃止しました。他にも残業の時間帯による手当の支給等業務的に複雑なルールがあったのですが、労働組合と話をして、より運用に負荷のかからないルールに変更しています。

――ユーザー企業の担当者さんを見ていると、複雑な業務をまじめになんとかやり遂げられている方が多いですが、就業ルールを目的と当初想定した効果の点から見直すことで、業務の負荷が一気に軽くなることは多いですね。最近は当社もルールの見直しをサポートすることが増えています。
今後、労務管理において実現していきたいことを教えてください。

2019年4月の法改正対応として、有給消化率はしっかりとチェックして消化させたいです。上期が終わる9月までに有給を3日以上取っていない社員には、有給取得の計画を立てて提出してもらうことにしています。

また、世間では在宅勤務などを取り入れている企業も増えているので、そういったことも検討していきたいですね。ただ、営業中心の会社ですので客先や現場に行くことが多く、在宅ではできる仕事が少ないのも事実ですが、この秋にトライアルを実施することにしています。それに合わせてペーパーレス化など在宅勤務するための環境もまだ整えていく予定です。

――今後、労務管理の改善を考えている企業にとって大変参考になるお話でした。ありがとうございました。

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データサイエンスを軸に事業を展開されているINSIGHT LAB株式会社は、毎年新卒採用を行い規模を拡大されています。
規模拡大に伴い、できる社員がフラットに評価される組織を作るため、人事制度を導入を決定。
今回、人事制度導入までの経緯や導入効果についてお伺いしました。

導入までにどんな背景・課題感をお持ちでしたか？

毎年新卒採用を行い、18年には50名を超えるまでになり、若手も増えてきています。
これまでは1on1で面談を行い、人事異動や昇給・昇格をどうするか決めていましたが、20～30名規模になってきた段階で、属人的な人事決定に限界を感じていました。
役職就任や賃金のルールが無かったので、「どうすれば給与が上がるのか、昇格するのかわからない」「年功序列の組織なのではないか」という空気があったと思います。
また、INSIGHT LABはエンジニアが約9割を占めているのですが、新卒文系が多く、どうエンジニアとして育てていくかも重要です。
何をどうやれば、エンジニアとしてステップアップできるかを見せてあげて、若手が意欲をもち働ける組織体制を作り上げることを決めました。

INSIGHT LAB株式会社 取締役社長 COO 佐藤 様

人事制度導入でどんなことを意識されていましたか？

まず、若手に対してキャリアパスを示し、挑戦意欲を持てる組織風土にすることが課題でした。
なので今後のキャリアが見えるように等級を設計。評価結果と賃金・昇格の決定を連動させ、どうすれば給与が上がるのか、昇格するのかを明確に。
さらにどの等級でもマネージャーに立候補できるようにしました。
なにをどう頑張ればキャリアが上がっていくかがわかるようになり、挑戦しやすい環境にすることができたと思います。

また、経験の浅い社員がマネージャーをすることになりますが、研修でマネージャーの役割や評価者としての考え方を伝えることができました。
研修の中で、マネージャーとしての考え方を参加者同士で共有しました。
初めての試みでしたが、考えを深める良い機会になりました。（佐藤様）

社労士の方と相談しながら、スピーディに人事制度構築を進められたのは大きかったです。
就業規則を作った経験があったので、労務知識は持っていました。ただ、人事制度は等級や賃金など、社員に深く影響を与える部分です。実際にこうした場合どういうリスクが発生するのか、そのリスクにはどう対応すればいいのか？というところで、制度構築はストップしがちだと思います。
社労士から他社事例を踏まえてアドバイスをもらえたことで、労務面を含めた具体的なリスク管理を、制度構築の段階で行うことができました。
かなりスピーディに制度構築を進められたと思います。あと、社員からも社労士と一緒に作った制度だと伝えることで安心感を持ってもらえたのではないかと感じています。（礒様）

INSIGHT LAB株式会社 執行役員 人事責任者 礒 様

導入してみての感触はいかがですか？

会話をする中で、新しい人事制度が前向きに受け止められていると感じています。年齢関係なく役職（マネージャーや部長）に立候補出来る仕組みを作った事は影響力があるのではないかと考えています。（礒様）

思い描いていた組織風土と現状がだんだん一致してきたと思います。
フラットに評価し、できる社員には良い報酬を与え、まだ至らない社員は発憤させられる体制をさらに浸透。
若い社員にもどんどん手を挙げていってもらい、組織全体の底上げを進めていきたいですね。（佐藤様）

今後の展望

目標設定については変更をしたばかりなので、目標の立て方の定着は時間がかかるのではないかと考えています。今後、評価制度の運用をしていくうちにどんな目標設定をしていくことがINSIGHT LABの目指すものとフィットしてくるか。みんなで作っていけたらと考えています。（礒様）

経験の浅い新卒社員がマネージャーになるので、評価のバラつきは多少出てくるかと思います。
マネージャーより年上のメンバーもいる状況の中、評価する側とされる側の納得感がさらに重要だと考えています。
まずは実際に運用し評価結果を出してみて、評価項目の難易度やマネージャー間の評価基準のすり合わせをしていきます。
試行錯誤していって、どんどん組織の底上げをできる風土にしていきたいですね。（佐藤様）

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社内の運営を円滑に。多種多様な休暇管理に対応できることが決め手です。

- 導入のきっかけを教えてください。
社内整備の為、というのが大きなきっかけです。これまで使っていた勤怠管理システムではマイナーチェンジが多く社内の伝達や管理方法が煩雑になっていました。 また、各種の申請についても基本的な出勤・欠勤・有休の機能は備えていましたが、それ以外の特殊な申請方法にはこれまで対応できていなかったというところが課題でした。 当社は福利厚生を充実させており、「記念日休暇」「誕生日休暇」といった、有給休暇以外にも色々な休暇があります。勤怠管理システムMINAGINEでは、このような特殊な休暇も個別で作成・設定ができるのでそれぞれの休暇を正しく、効率的に管理していけると考えました。何より現場のスタッフから見て各休暇の申請が分かりやすくなる、ということが一番の決め手となりました。（土居様）

導入の決め手のポイント

・有給休暇以外の記念日休暇、誕生日休暇など特殊な休暇も作成できる ・スタッフが使用する画面の操作・申請が分かりやすい ・以前に使用していたシステムと比べて値段がかなり安い

自社の就業ルールに合わせたチェックツールを作成し、給与計算への連動をサポート。

- 導入中の対応について教えてください。
Pマークの関係上、情報が全て渡せなかったということも有り苦労は多かったです。けれども、分からないことがある度にメールや電話などで対応していただきひとつひとつ解決していくことが 出来ました。質問に対するレスポンスが早いので有難いですね。MINAGINEの勤怠データをどのように給与計算システムにリンクさせていくか困っていた際も、チェック用のエクセルシートを作っていただき、大変助かりました。給与計算の実務にも精通している方が当社の就業ルールに合わせて作っていただいたものだったので、どのようなポイントをチェックすれば良いかが一目で分かり、またどのように運用していけば良いかフォローしていただけました。 このような、勤怠管理システムについてだけではなく、実務に精通している方が当社人事部の目線に立って対応していただけるのは、「人事屋」ならではの魅力的なサポートだと思います。（辻様）

出力できるデータの豊富さが魅力！「休暇残チェッカー」で、休暇取得の促進にも繋がっています。

- 導入後の効果について教えてください。
何より、「業務効率化」が大きいです！ 各種手続きをする際、労基署や社労士の方などにタイムカードを提出しなければいけないことが多いですが、これまでのシステムでは、データ出力後の手作業が多く発生していました。 それがミナジン勤怠管理では、ボタン一つで出力したタイムカードデータをそのまま提出できるので、一連の作業が本当に楽になりました。月初の給与処理も同様です。 タイムカードだけではなく、時間外勤務の一覧・休暇の一覧など、出力できるデータが多いのも良いですね。
集計データは、どのような項目を出力するか自由に設定もできるので、欲しいデータをMINAGINEより出力 →それをそのまま給与計算システムへ取り込む、という作業効率化を実現しました。 おかげさまで、給与処理で忙しい月初の業務がぐんとスムーズに行えるようになりましたね！
また、各種休暇の管理がパッと見て分かりやすくなったのも、効果の一つです。 「休暇残チェッカー」を使用すると、どの方がどの休暇をどれぐらい使っているのか・・・という、取得率の判定もリアルタイムでできるので、休暇取得の促進にも繋がっています。（渡邊様）

会社を越えた「社外人事部」として、人事労務全般をサポートしていただいています。

- 今後の御社の展望とそれに伴うMINAGINEへの要望を教えてください。
担当者の方が人事労務全般について詳しいので、色々とご質問させていただいていて、心強いです。 当社も今後ますます会社規模を拡大し、発展していきたいと考えているので、それに伴い、制度・環境も変わっていきます。そのような中で「世間の当たり前」と「TATの当たり前」が同じなのか、ふと分からなくなることもあると思います。そんな時も、質問する度に多種多様な会社の事例を紹介し、冷静なアドバイスをいただけるので、本当に頼りにしています！ まさにTATの「社外人事部」として、勤怠管理システムだけでなく、今後も人事労務全般についてご相談させていただきたいと思っていますので、宜しくお願い致します。（土居様）

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