※2019年1月24日取材

株式会社郵便局物販サービス様。以前から36協定などコンプライアンスの遵守を徹底してきたという同社ですが、勤怠管理を紙で行っていたため、申告内容と実態のずれを総務部で把握しにくいという課題がありました。また業務をデジタルで効率化したいという思いもあり、MINAGINE勤怠管理を導入していただきました。

その結果、業務効率化で勤怠締め時間の短縮ができただけでなく、勤怠状況の見える化により、社員の時間管理意識の変化が出たといいます。紙からデジタルへの移行を成功させたポイントはどこにあったのでしょうか。

株式会社郵便物販サービス 執行役員 片岡聡氏、総務部マネジャーの宮本美弥子氏、情報システム部チーフの森田昌弘氏、グループ会社のJP三越マーチャンダイジング 総務部マネジャーの岩崎昌子氏にお話を伺いしました。

＊文中では宮本氏、岩崎氏のお話は「総務」森田氏のお話は「情シス」と記載しています。

コンプライアンスをさらに強化するために勤怠管理をシステム化

——MINAGINE勤怠管理を導入した経緯について教えてください。

総務：弊社では長い間、紙で勤怠管理を行なっていたのですが、それを「システム化しよう」という話が社内で出たのがきっかけです。

——紙での管理にはどんな課題があったのでしょう。

総務：今まで勤怠については、社員本人が集計し、事業所でチェックをしてから総務部へ提出するという流れで管理していました。有給管理も付与から申請管理まで各事業所でやっており庶務担当者の負担が大きくなっていました。また、どうしても申告内容と実態が違ってしまうこともあり、残業時間についても総務部では確認できないため、本人の申告を信じるしかありません。なにしろ総務では一カ月たたないと社員の勤務状況がわからず、途中のチェックができない状態でいました。

——たしかに紙だけでは、勤怠の実態を完全に把握することは難しいと思います。残業の過少申告などの可能性もありますよね。

総務：おっしゃる通りです。弊社では残業時間の削減を進めており、36協定を遵守しています。22時以降の残業は禁止していますし、以前から上長には36協定を守るよう呼びかけていました。総務ではパソコンのログで残業の過少申告がないかサンプルチェックしていました。残業の過少申告があるとしたら、それは当然大きな問題です。形式的なコンプライアンスではなく、しっかり実態を伴うためには、過少申告がないようしっかり対応する必要性がありました。

——紙で管理されていた頃から36協定については厳しく管理されていたのですね。

総務：はい。システム化したことで遵守できるようになったのではなく、以前から遵守していたコンプライアンスをより強化するための取り組みとして、システム化を取り入れたということです。また他にも、「業務を効率化したい」という思いもありました。以前は勤怠を締めるとなると、各部署の庶務担当がまず一人で3日間かけて集計し、それをさらに総務が6名全員総動員でチェックしていました。その作業に3日はかかっていました。システム化することで、これを少しでも効率化できればと考えたのです。

低いコストで当社独自の課題を解決できる幅の広さが魅力

——さまざまな勤怠管理システムがあるなかで、なぜMINAGINE勤怠管理を選んでいただいたのでしょうか。

総務：いくつかの会社のサービスを検討し、デモなども受けたのですが、帯に短し襷に長しでなかなかフィットするものがありませんでした。そんな折、ミナジンさんにプレゼンしていただき、フィットすると感じて、”MINAGINE勤怠管理”を選びました。

——他社製品はフィットしなかったとのことですが、それらとMINAGINE勤怠管理の違いは何だったのでしょうか。

総務：操作画面などがわかりやすく、使いやすかったこと。しかし、一番はMINAGINE勤怠管理でしか実現しないことがあり、それでいてコストが他社よりも抑えられることなどがMINAGINE勤怠管理を選んだ理由です。例えば、残業の過少申告をなくすため、PCのログオンログオフデータを日々の打刻とは別に管理でき、ギャップを把握できることが大きかったです。

ログイン・ログオフのデータが管理できる画面。日々の打刻とは別に管理できる。

また、かなり細かいポイントなのですが、大きな決め手になったのは有給の3年繰り越し機能です。他社製品は繰り越せるのが2年までというものがほとんどだったので、とても役立っています。

有給休暇の繰り越し機能の画面。この設定をするだけで全従業員に自動的に反映できる。

情シス：情シスの立場からは、出向者の勤怠管理が細かく設定してできることや、カスタマイズの幅の広さが好印象でした。夜間のバッチ機能もとても便利です。

最初の3ヶ月は紙との並行稼動で習慣付けを実施

——御社ではシステムの本稼働開始後初月から3営業日で勤怠が締まっていました。御社の規模（約500人）ではそんなことは珍しく、当社のサポート担当者も驚いています。準備期間は大変ではなかったでしょうか。

総務：プロパー社員には紙文化でやってきた人が多いのですが、中途採用で入社した社員は前職でデジタルを使いこなしていた人も多く、システム化にはまったく抵抗がなかったようです。また、各部門の上長も協力的でした。そうはいっても、やはり最初は戸惑う持つ人もいたようで、特に「上長だけが大変になる」という気持ちもあったようです。慣れるまではうまく承認できないというケースもありました。そこで上長や一般の社員向けの説明会を何度も実施し、まずは打刻に慣れてもらうことから始めました。最初の3ヶ月間は紙とシステムの並行稼動期間とし、習慣付けを行いました。日頃から上長やキーマンには声をかけ、「打刻して下さい。」という張り紙を壁に貼ったりもしましたね（笑）。

情シス：その中でも特に大変だったのは、マニュアルの作成ですね。また、イレギュラーなケースはテスト期間で出しきれない部分もあると思いました。システムだからこその申請のしやすさが想定しない登録につながることもあり、逆にそういうケースもあるんだなと気付かされました。

総務：紙のときはどんな内容で申請が来ても総務で判断できるので、何とでもなるところはありましたからね。システム化すると、判断するのはシステムですから。上長の承認業務の習慣化のために、よくある質問をQ&Aにして配ったり、未承認リストをメールで送って、承認の期限厳守は並行期間も強くお願いしました。

——システムの導入がうまくいったのは、総務の方や情シスの方のサポートが大きかったのですね。

総務：ミナジンのサポート担当者の方のおかげでもあります。というのも、これまではアナログな処理だったからこそ曖昧に対応できていた面もあったのですが、デジタルは融通をきかせることができません。ですから、システム化するとなると正確な就業規則に基づいて機能をカスタマイズしていく必要があります。そこで改めて就業規則を読み込んで内容を確認し、それをシステムで管理できるよう細かく要望を出させていただきました。その作業に導入担当の草場さんとエンジニアの佐井さんが嫌な顔ひとつせずに付き合ってくださったので、本当に助かりました。

情シス：情シスという立場からすると、ミナジンさんのことがちょっと心配になるくらいでした（笑）。特に利用者の作業負担を減らす観点から色々要望をしましたが、他のベンダーではまず断られるだろうという要望にも応えていただき、パッケージサービスとしての懐の深さを感じました。システム導入に際して業務フローをまとめましたが、おかげで希望通りのシステム設定になったと思います。

締め時の残業がなくなり、勤怠管理に対する社員の意識も向上

——MINAGINE勤怠管理の導入で業務はどのように変わりましたか？

総務：期待していた通りの効果が出ています。これまで各部門の庶務担当者に任せきりになっていたところについても、システムで自分でも見られるようになり、日々承認する形にすることで、上長が承認しやすくなっただけでなく、勤怠管理に対する意識が向上していると感じます。紙の場合は仮に間違っていても、ハンコは押せるので承認できてしまいます。それが今はシステムになり、間違っている場合はエラーが出て承認できません。おかげで形式的にハンコを押して承認するのではなく、中身までしっかりと目を通してから承認するようになりました。上長からは「勤怠をきちんとチェックしたいからPCのログデータを見たい」という希望まで出てくるようになり、労務管理上も良い変化が表れていると思います。そういった上長の時間管理意識の変化が部下への仕事の割振りの見直しにつながったりもしていて、部下の社員にとっても「気にかけてもらっているかは」はとても大きいと思います。

——業務が減る以上に労務管理上大きな変化ですね。課題とされていた締めの作業は改善しましたか？

総務：締め時の残業がなくなりました。弊社は物販サービス部門が全国に13の拠点を持っており、以前は各地の事業所から勤怠の用紙が本社の総務宛に送られてきていました。それが揃うまでにもかなり時間を取られて、3営業日で勤怠を締めるルールを守れない事業所があったのですが、今はMINAGINE勤怠管理でクラウドで管理可能なので、同じタイミングで楽に締めることができるようになりました。

——大きな効率化ですね。

総務：また、36協定と有給取得率の管理データ作成が手作業でなくなったことで、スピードも大きく上がりました。月1回おこなう部長会にデータを提出しているのですが、これまではどうしても間に合いませんでした。それがシステム化したことで間に合うようになり、また紙では不可能だった集計データも出せるようになりました。今後はそういったデータも活用していきたいと考えています。

MINAGINE勤怠管理で働き方改革を推進し、若手からも喜びの声

——勤怠管理がより徹底されたことで、社員の皆さんの働き方に良い影響などはありましたか？

総務：働き方改革という観点でも大きな効果があったと感じています。もともと弊社は社長が長時間労働の是正を打ち出しており、ポスターで啓発するなど意識改革をおこなっていた最中でした。仕事だけでなくプライベートの充実も大事にするようにメッセージを出し、全社集会で余暇の過ごし方を発表したりしています。水曜と金曜はノー残業デーにしており、社員も「やってみると意外と帰れるものなんだな」と感じているようです。今回のMINAGINE勤怠管理の導入は、そうした働き方改革をより一層推進できるものだったと実感しています。実際、若手社員からも帰りやすくなったとの声が上がっています。

——今後の労務管理の方針や展望について教えてください。

総務：サービス残業が陰でおこなわれていないかについては引き続きしっかり確認していきたいと思います。また、弊社は年40時間の時間休暇がとれるのですが、その残時間が本人にはわからない状態なので、今後は消化状況が把握できるようになればいいですね。また、個社別のマニュアルを作るのが大変だったので、そういったサポートも充実していただければと思います。

——いただいたご意見をもとにMINAGINE勤怠管理をさらにより良いシステムにしていきます。本日はありがとうございました。

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テクノ建設サービス株式会社 業務管理部 課長代理 紺谷 素男氏に、MINAGINE勤怠管理を導入した背景と効果について詳しく伺いました。

紙ベースの勤怠管理から脱却するために導入した勤怠管理システムが当社に合わない

――MINAGINE勤怠管理を導入したきっかけをお聞かせください。

一年前に導入した勤怠管理システムが当社に合わなかったことがきっかけです。そもそも当社の従業員の約6割は工事部門に属しており、直行直帰のスタイル。そのためタイムカードはなく、勤怠管理システム導入前は就業状況を紙に記載し提出するというアナログな勤怠管理を行っていました。しかし、紙ベースの勤怠管理では給与ソフトへの手入力の手間や入力ミスが発生するなど、さすがに時代にそぐわないと考え、一年前にミナジンとは別の勤怠管理システムを導入しました。

ところが、導入したものの2つの大きな課題があって、紙ベースの勤怠管理からの脱却とはいかない状況。勤怠管理システムは勤務状況をざっくり把握するだけにとどまっていました。その課題とは以下の通りです。

＜法定休日と所定休日の区分がない＞
前述した通り、従業員の約6割は工事部門ですから、一般的な週休二日制の会社とは異なって休日出勤の頻度が少なくありません。その場合、重要になってくるのが、法律で定められている法定休日と会社が従業員に対して付与する所定休日の区分です。法定休日は1.35倍の休日手当、所定休日は1.25倍の時間外手当と定められていますから、どちらの休日出勤かが分かるようにしっかりと区分する必要があります。しかし、導入した勤怠管理システムは、休日出勤という形で一括りになっていました。さらに、代休付与日数など休暇管理の仕方も、当社が求める勤怠管理とは言えませんでした。

＜サポートの問題＞
少人数体制の業務管理部は業務が多岐にわたります。また、システムに詳しいスタッフもいませんから、当社が解決したい内容をサポートの方に上手く伝えることができないことが多々ありました。こちらのリテラシー不足はあったにせよ、設定や操作方法など何らかアドバイスがもらえれば少しは違ったのかもしれません。しかし、かみ合わないことが多かったため、最終的にはこちらが疲弊して終わる状況でした。

ミナジンの手厚いサポートによって課題が簡単に解決へ

――MINAGINE勤怠管理を選定した理由をお聞かせください。

私自身は、多少の勤怠管理システムの知識がありましたので、何とか課題を解決すべく努力したのですが上手くいかず、結論としては新しいシステムを導入する方向になりました。その際、私から社内へ提案させていただいたのがMINAGINE勤怠管理です。

実は前職でMINAGINE勤怠管理を利用していた経験があり、そのときの使い勝手と今の状況を鑑みて当社にフィットすると考えました。その理由は以下の通りです。

＜複雑な勤怠状況に対応＞
以前の会社は3～4種類の勤務形態に加え、パートも在籍する複雑な勤怠状況だったため、変形労働制をとっていました。従業員は1,200人以上と人数も多かったのですが、すべてMINAGINE勤怠管理で対応できていました。当時のシステムに比べると、当社が抱える休日出勤はシンプルな課題。すぐに解決できると思いました。

＜手厚いサポートがある＞
ミナジンのサポートは非常に手厚かった印象があり、これこそが今の当社に必要だと思いました。しかも、ミナジンはシステムの技術的な部分はもちろん、法律や手続きの部分でも社労士から的確なアドバイスがもらえます。リソースが少ない当社には最適だと考えました。

――MINAGINE勤怠管理導入の進捗状況をお聞かせください。

2020年6月、当社の勤怠形態をミナジンに把握していただくため、まずはヒアリングを行っていただきました。それを踏まえたうえで要件定義の構築、システム設計、初期設定までミナジンの導入サポートのもと進めていきました。その後、1カ月の試用期間でシステムの仕様を固め、同年8月には無事運用開始することができました。

給与ソフトと連携する理想的な勤怠管理システムとして稼働中

――MINAGINE勤怠管理の導入効果をお聞かせください。

まさにイメージ通り、これまでが嘘のように不都合がなく理想的な勤怠管理システムとして利用できています。具体的には以下の通りです。

＜ペーパーレス化を実現＞
MINAGINE勤怠管理からCSVファイルを出力し、それを給与ソフトに取り込めるようになったため、紙を見ながら手入力する必要はなくなりました。工数は大幅に削減されています。従業員が紙に記載する必要もなくなり、ペーパーレス化を図ることができました。

＜入力ミスがない＞
紙の場合、どうしても入力ミスは防げません。例えば、法定休日の日曜日なのに割増率を1.25に間違えることもありました。MINAGINE勤怠管理は、最初から法定休日と所定休日が区分されていますから、そういった部分での入力ミスはありません。安心して利用することができます。

＜いつでも相談できる＞
12月の年末休暇は通常の月とは違うカレンダーになりますから、その際のデータをどう取得するか、それをミナジンに相談させていただきました。最終的には自由定義に設定してデータを取得できるようにしたのですが、そういった部分をファーストステップから親身になって相談できるのがミナジンの良いところ。あらためてミナジンの手厚いサポートには感謝しています。

＜リモートサポート（リモートデスクトップ）によるスムーズなサポート＞
直接弊社のサイトに入り、画面を見ながらアドバイスしていただける点は本当に助かっています。電話やメールでは埒が明かないことが多いのですが、これなら一目瞭然。サポートを短時間で終わらせたいとお互いが思っていることですから、問題解決の手段としてはこの方法がもっともスムーズだと考えます。

＜従業員も簡単に使いこなせる＞
MINAGINE勤怠管理導入前には、従業員に対して簡単なレクチャーをしましたが、ほとんど問い合わせもなく、ほぼ全員が問題なく使えています。そもそも従業員が行うことは打刻や打刻修正、休日出勤申請と休暇申請ぐらい。それも以前のような紙ではなく、スマートフォンのアプリやパソコンでできますから、従業員にとっても楽になっていると思います。

従業員から休日出勤申請や休暇申請が出ていない場合でも、我々は月次更新時などで確認が可能。必要に応じて申請を促すオペレーションが確立されています。

サポート体制が整ったシステムを選べば後悔しない

――MINAGINE勤怠管理のユーザーとして、勤怠管理で悩む会社に向けたアドバイスがあればお願いします。

当社のような規模の会社では、システムに長けた人材を確保することは簡単ではありません。そういった場合、サポート体制が整ったシステムを選ぶのが一番だと思います。後々、担当者が苦しまないためにも、最初の要件定義からヒアリングしていただけるところが最適だと思います。

なお、今回のMINAGINE勤怠管理導入にあたっては、東京都の「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」を利用しました。勤怠管理のようなITシステムは、コストの問題もあって中小企業は導入が容易でありませんが、助成金を利用すれば安価に導入することができます。しかも、ミナジンのように、申請等のお手伝いしていいただけるベンダーがいれば、助成金もスムーズに申請することができます。

――今後の展開をお聞かせください。

今後はデータ分析も視野に入れていています。MINAGINE勤怠管理は取得できるデータが多いので、残業時間の把握や有給休暇の使用状況といったデータ分析にも取り組むことができます。当社としてはデータ分析を通じ、労働状況の改善や働き方改革などに生かせればと考えています。

これからもミナジンにはいろいろとお世話になると思いますが、引き続き手厚いサポートを期待しています。よろしくお願いします。

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社内の運営を円滑に。多種多様な休暇管理に対応できることが決め手です。

- 導入のきっかけを教えてください。
社内整備の為、というのが大きなきっかけです。これまで使っていた勤怠管理システムではマイナーチェンジが多く社内の伝達や管理方法が煩雑になっていました。 また、各種の申請についても基本的な出勤・欠勤・有休の機能は備えていましたが、それ以外の特殊な申請方法にはこれまで対応できていなかったというところが課題でした。 当社は福利厚生を充実させており、「記念日休暇」「誕生日休暇」といった、有給休暇以外にも色々な休暇があります。勤怠管理システムMINAGINEでは、このような特殊な休暇も個別で作成・設定ができるのでそれぞれの休暇を正しく、効率的に管理していけると考えました。何より現場のスタッフから見て各休暇の申請が分かりやすくなる、ということが一番の決め手となりました。（土居様）

導入の決め手のポイント

・有給休暇以外の記念日休暇、誕生日休暇など特殊な休暇も作成できる ・スタッフが使用する画面の操作・申請が分かりやすい ・以前に使用していたシステムと比べて値段がかなり安い

自社の就業ルールに合わせたチェックツールを作成し、給与計算への連動をサポート。

- 導入中の対応について教えてください。
Pマークの関係上、情報が全て渡せなかったということも有り苦労は多かったです。けれども、分からないことがある度にメールや電話などで対応していただきひとつひとつ解決していくことが 出来ました。質問に対するレスポンスが早いので有難いですね。MINAGINEの勤怠データをどのように給与計算システムにリンクさせていくか困っていた際も、チェック用のエクセルシートを作っていただき、大変助かりました。給与計算の実務にも精通している方が当社の就業ルールに合わせて作っていただいたものだったので、どのようなポイントをチェックすれば良いかが一目で分かり、またどのように運用していけば良いかフォローしていただけました。 このような、勤怠管理システムについてだけではなく、実務に精通している方が当社人事部の目線に立って対応していただけるのは、「人事屋」ならではの魅力的なサポートだと思います。（辻様）

出力できるデータの豊富さが魅力！「休暇残チェッカー」で、休暇取得の促進にも繋がっています。

- 導入後の効果について教えてください。
何より、「業務効率化」が大きいです！ 各種手続きをする際、労基署や社労士の方などにタイムカードを提出しなければいけないことが多いですが、これまでのシステムでは、データ出力後の手作業が多く発生していました。 それがミナジン勤怠管理では、ボタン一つで出力したタイムカードデータをそのまま提出できるので、一連の作業が本当に楽になりました。月初の給与処理も同様です。 タイムカードだけではなく、時間外勤務の一覧・休暇の一覧など、出力できるデータが多いのも良いですね。
集計データは、どのような項目を出力するか自由に設定もできるので、欲しいデータをMINAGINEより出力 →それをそのまま給与計算システムへ取り込む、という作業効率化を実現しました。 おかげさまで、給与処理で忙しい月初の業務がぐんとスムーズに行えるようになりましたね！
また、各種休暇の管理がパッと見て分かりやすくなったのも、効果の一つです。 「休暇残チェッカー」を使用すると、どの方がどの休暇をどれぐらい使っているのか・・・という、取得率の判定もリアルタイムでできるので、休暇取得の促進にも繋がっています。（渡邊様）

会社を越えた「社外人事部」として、人事労務全般をサポートしていただいています。

- 今後の御社の展望とそれに伴うMINAGINEへの要望を教えてください。
担当者の方が人事労務全般について詳しいので、色々とご質問させていただいていて、心強いです。 当社も今後ますます会社規模を拡大し、発展していきたいと考えているので、それに伴い、制度・環境も変わっていきます。そのような中で「世間の当たり前」と「TATの当たり前」が同じなのか、ふと分からなくなることもあると思います。そんな時も、質問する度に多種多様な会社の事例を紹介し、冷静なアドバイスをいただけるので、本当に頼りにしています！ まさにTATの「社外人事部」として、勤怠管理システムだけでなく、今後も人事労務全般についてご相談させていただきたいと思っていますので、宜しくお願い致します。（土居様）

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