IPO準備に伴い、PCログを取得することが急務に

ミナジン導入前の課題や状況について教えてください。

IPO準備に際して、PCログを取得し勤怠打刻データと突合ができる労働時間管理体制の構築を主幹事証券会社から求められていました。当時導入していたクラウド型勤怠管理システムでは、PCログの取得できなかったため、別の勤怠管理システムを探すことになりました。
また、月単位の変形労働時間制を採用していましたが、当時の勤怠管理システムでは対応しておらず、シフト登録・修正を都度手動で行っていたため、かなりの手間がかかっていました。

比較検討時のプロセスについて教えてください。

当初は、当時の勤怠管理システムはそのままに、PCログを取得できる専用ツール（IT資産管理ツール）の追加導入を検討しました。しかし、打刻とPCログデータの突合作業の手間が一定かかってしまうことと、なにより価格が高かったため断念することになりました。
そこで、勤怠管理に特化したPCログ取得ができる勤怠管理システムに乗り換えるという選択をおこないました。ミナジン含め、PCログ取得ができる勤怠管理システムはいくつかあったのでその中から選定することになりました。

PCログを取得しつつ、打刻をベースした運用がフィット

ミナジン勤怠管理を導入するに至った理由を教えてください。

打刻をベースとしながらも、PCログも同時に取得する運用が可能な点が弊社の方針とフィットし、ミナジン勤怠管理導入の決め手になりました。
他の勤怠管理システムの場合、PCログデータがそのまま労働時間に反映される仕様だったため、給与の過払いや未払いのリスクがある考えました。ミナジンの場合は、打刻をベースとしつつ、PCログも同時に取得することが可能です。打刻データとPCログに一定の乖離が見受けられた際は、打刻とログを突合し打刻時間を修正する、という運用が可能でした。
また、Windowsは取得できても、MacのPCログは取得できない勤怠管理システムがある中、ミナジンは両OSとも取得できる点も選定理由の1つでした。

システム導入担当者の対応について教えてください。

システム導入を担当してくださったカスタマーサポートの担当者の方は、システムはもちろん、労務知見がちゃんとある方で、質問してからの回答や解決までのスピードが早く、安心してシステム導入を行うことができました。
弊社が「こういった設定を行いたい」といった要望に対して、システムと法律の観点をしっかり区別いただいた上で、システム導入を進めていただけたと感じております。上場準備という期限が決まっている中で、スピーディに対応していただき大変有難かったです。
システム導入後は1か月間の試験運用を通して本格稼働に入ることができました。

15分以上の打刻差異が発生するとChatworkに通知

ミナジン勤怠管理の運用状況について教えてください。

打刻をベースとして、PCログとの乖離が15分以上出ると社内で採用しているチャットツール「Chatwork」を通して、本人にタイムリーに通知が飛ぶようになっています。そこで該当の社員に乖離の理由を記載してもらい、理由次第で打刻修正するという運用を行っています。

社員1人1人の労働時間の意識が高まっている

ミナジン導入後の効果について教えてください。

「どこからどこまでが労働時間なのか」を把握するようになった社員が増えたと感じています。打刻差異が発生した際に、その理由を記載してもらうのですが、「その活動は労働時間だから終了したら打刻してください」「その活動は労働時間ではないので先に打刻をしてからPCを終了してください」といったやりとりが行われるため、社員1人1人が労働時間を理解するようになっているように感じています。それに伴い打刻漏れや差異発生も徐々に減ってきている状況です。

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ミナジンの勤怠管理システムの選定理由を教えてください

従来は別のクラウド型勤怠管理システムを利用していましたが、IPOを見据えて従業員の実態労働時間管理を行うためにツールの見直しをおこなうことになりました。

ツールの見直しにあたってPCログの取得が最重要だったため、IT資産管理ツールも含めて複数製品の比較検討、及びデモを実施しましたが、価格が高いだけでなく、思っていたよりもログの精度が良くなかったんです。その後、PCログ取得機能を実装している勤怠管理システムも何社か比較検討していた中の1社がミナジンでした。ミナジン勤怠管理システムはPCログ取得における精度が良かったことと、安価な価格帯であったことから導入を決定しました。

通常、PCログの導入を行う旨を従業員に伝えると、ハレーションが起こることもあるかと思います。弊社ではサービス残業をなくしていく（働いた分はしっかり給与に反映する）という会社の方針を全従業員に事前に示していたため、ほとんど反発はなく、むしろ理解を示してくれる従業員が多かったため、導入の障壁になることはなかったです。

ミナジン勤怠管理システムをどのように運用されていますか？

人事部の方でPCログと勤怠データの乖離を把握し、乖離が大きい従業員に対して、実際に業務を行っていたのか、あるいは業務以外の目的でPCを利用していたのかを、週次単位で状況確認を行っています。そのヒアリング内容を基に、実際に業務を行っていたと判断した場合は時間外労働申請を出してもらうというような対応を取ってもらっています。

その結果、徐々にではありますが従業員の労働時間管理に対する意識が向上し、PCログと勤怠データの乖離幅は徐々に少なくなっています。従業員側も事前に時間外申請をあげたり、実労働時間に合わせて打刻を直してくれるようになりました。

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決してIPOのためだけでなく、従業員が働きやすい環境を作るため、PCログの取得を決定

勤怠管理の方法としてPCログの取得を決めたのはどういった背景からでしょうか？

最初に検討を始めたきっかけは主幹事証券のご担当者様からの情報です。弊社ではIPOを目指しておりまして、PCログを取得することで実態労働時間を把握し、未払い賃金を未然に防ぐべきだというアドバイスを頂いておりました。IPOの審査では「ちゃんとした会社」であることを示す必要があるので、未払い賃金や36協定違反を始めとした労務問題が発生していないことが重要です。ただ必ずしもIPOのためだけだという訳ではありません。弊社では、「令和を代表するビジョナリーカンパニー」を目指すべき像として掲げています。従業員がより働きやすい環境を目指すにあたり、実態労働時間を把握するべきであるという考えがあったため、具体的な手段の検討を始めたんです。

従業員がより働きやすい環境を作るという点について具体的にお聞きできますか？

弊社では「令和を代表するビジョナリーカンパニー」を目指すという哲学があります。そのためには社内体制も洗練していく必要があります。が、一般的にベンチャー企業においては、仕事が好きで主体的に長時間労働を行う方もいますよね。しかし、時間を気にせず深夜でも平気で働くような働き方は年を取っていくと持たなくなる。だから弊社では5時～22時のフレックスタイム制を採用しています。若いうちから決められた時間の中で成果を最大化するよう取り組むことが大事であり、休むときはきっちり休むべきであるという考え方です。PCログを取得していれば深夜にPCが起動していたかどうか分かるので、万が一にもその記録があれば従業員に個別にコミュニケーションを取ることで、彼らの意識と働き方に変化を促すことができますよね。

運用面、思想面の2軸においてミナジンの導入を決定

PCログの取得にあたり、他にどのようなシステムと比較されましたか？

まず、IT資産管理ツールと勤怠管理システムとで比較を行いました。IT資産管理ツールは、豊富な機能が魅力的に感じたものの、早期に選択肢から外しました。理由としてはコスト、運用面の2つが挙げられます。IT資産管理ツールであれば一般的に勤怠管理システムの数倍～数10倍のコストが発生しますよね。弊社がやりたいことを考えたときに、そこまでの投資対効果を得られるとは思えなかったんです。加えて、弊社には当時、情シスの専任者がいませんでした。その状況下でIT資産管理ツールは運用負担が高く、現実的ではないという判断に至りました。

複数の勤怠管理システムからミナジンに決定いただいた要因は何でしょうか？

打刻と並行して裏側でPCログを取得するという運用が一つのシステムで完結できるためです。そもそも打刻を行わず、PCログをそのまま勤怠の記録として扱うという、いわゆる「打刻レス」の方法も検討したのですが、取得したログをそのまま正として扱い必要に応じて修正するという運用は少し管理色が強いと感じました。あくまで打刻という形で労働時間を自己申告し、それを補完する形でPCログを活用していくという運用の方が、従業員の申告を正とする性善説寄りの思想ですよね。その方がビジョナリーカンパニーを目指す弊社の考え方ともマッチする感覚がありました。

決まったスパンで打刻とPCログの差分を確認することで、その差分が縮んでいる

弊社の勤怠管理システムでどういった運用をされているのですか？

従業員の方は日々打刻をしていきます。あくまでこの打刻が労働時間管理におけるベースとなります。その裏で、PCログを取得し、管理側からその差分を確認しています。具体的には勤務開始打刻と1日の中で最も早いPCログ（起動、スリープ解除、ロック解除）との差分、勤務終了打刻と1日の中で最も遅いPCログ（シャットダウン、スリープイン、ロックイン）との差分が自動で表示されるため、その時間を従業員ごとに確認するようにしています。

打刻とPCログの差分確認はどの程度の頻度で行っているのですか？

打刻とPCログにおいて、勤務開始時に30分以上あるいは勤務終了時に15分以上の差分があった場合、その理由を確認するというオペレーションを最低月に1回行っています。該当のデータをミナジンの勤怠管理システムからCSV形式でエクスポートし、差分の発生した従業員に配布することで、差分が生じた理由を記載してもらうようにしています。合わせて、深夜時間帯にPCが起動していないかという点も注視しています。このオペレーションの甲斐あって、打刻とPCログの差分時間は月を追うごとに減少しています。従業員がいつどれくらい働いているのか、その実態把握の解像度が高まっていると言えるでしょう。引き続きこの差分を追うことで、より働きやすい環境整備を進めていきたいと思います。

他の会社のロールモデルになるような、エクセレントな管理体制を

最後に、今後、会社としてどのような労務管理、勤怠管理を目指されていくのか教えてください。

他の会社にとってもロールモデルになるくらいエクセレントな管理体制を作っていきたいと考えています。弊社はベンチャー企業なので決して人が潤沢にいるわけではありません。が、従業員数が少なくとも様々なシステムやアウトソーシングをうまく組み合わせて、最善の管理体制を作っていくことは出来るはずです。その一つがミナジンの勤怠管理システムの導入です。このシステム導入により実態労働時間の把握が進み、従業員が無理のない範囲で成果を出して働き、会社として成長していける、そういった環境作りに近づいていけるはずです。

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コロナ禍で導入した勤怠管理システムに課題があり乗り換えを決定

ミナジンの勤怠管理システムを導入される以前は、他社システムを使用されていたとお聞きしています。最初の勤怠管理システム導入の背景をお聞かせください。

テレワーク下で勤怠管理を行うためです。2020年春、コロナウイルスによる緊急事態宣言が発出され、テレワークに移行せざるを得ない状況になりました。それまではタイムカードによる打刻を行っていましたが、テレワーク下では同様の運用が行えません。PC上で打刻を行うため、勤怠管理システムを導入しました。

当初使っていた勤怠管理システムにはどういった課題を感じていましたか？

サポートの不足です。弊社では勤怠管理システムの導入が初めての試みであり、設定や操作のひとつひとつが困難なものでした。例えば勤怠データと給与データの連携も、マニュアルに説明自体はありますが、それだけでは自社の就業規則に合わせた運用は出来ません。もちろん細かいところもサポートしてもらえるならば問題ありませんが、そのサポートが十分とは言えず、時間をかけても勤怠管理システムの運用を軌道に載せることができませんでした。

具体的にはどのようなサポートだったのですか？

チャットと電話でのサポートがあり、チャットは不明点を伝えるとマニュアルの該当箇所を教えてもらえるものでした。システムを長年使っている方であれば十分かもしれませんが、初めて導入する方はそれだけでは問題を解決できないことも多いでしょう。
　
一方で電話はと言うと即日でサポートの方と通話ができるわけではなく、電話の日時を別途予約する必要があるため、作業の滞りが発生します。さらにはオペレーターの労務知識が十分ではないのかこちらの意図を汲み取ってくれないことがあり、コミュニケーションコストが高いと感じていました。結果的に、最後まで運用が軌道に乗らず、乗り換えを決定しました。

要件はサポートが充実していること、Windows/MacのPCログを取得できることの2点

勤怠管理システムの選定にあたって、必要要件を教えてください。

一つはこちらに寄り添ったサポートをしてくれて、ミスなくシステムを運用できるという点、もう一つはWindowsとMac両方のPCログを取得できる点です。
　
＜運用にあたって「ちゃんとした」サポートをしてくれる＞
勤怠管理システムを提供する多くの会社がサポートの充実を謳っています。しかし、本当の意味で「ちゃんとした」サポートを行ってくれることが重要だと感じています。勤怠管理システムは導入するだけではゴールと言えず、ミスなく適切な運用をできることが目標です。そこへ至るには、サポートの方の労務知識があるか、レスポンスが早いかなど様々な要素が必要です。
　
＜Windows/Mac両方のPCログを取得できる＞
コロナ禍で多くの従業員がテレワークを行っておりますが、コロナが完全に終息したのちも、テレワークを継続する会社も多いのではないでしょうか。弊社でも例に漏れず、より自由な働き方を浸透させていきたいと考えています。一方で働き方改革が叫ばれる昨今、労務リスクへの対応にはますます気を付ける必要があります。
　
そういった時代の流れの中で、PCログの取得は以前から行いたいと考えていました。弊社にはデザイナーが多く在籍しており、従業員の約8割がMacを使用しています。そのため、Windows/Mac両方のPCログを取得できることが必須でした。
　

ミナジンなら自由な働き方の推進と労務リスクへの対応を両立できる

システムを導入いただくにあたり、ミナジンのサポートはいかがでしたか？

設定代行を行っていただき、スムーズに導入まで進めていただいたと思います。設定代行には別途料金をお支払いしましたが、十分にその価値を感じています。ミナジン側の担当者も業界歴が長いため知識、経験が非常に豊富で、とても安心感がありました。
　
特に印象に残っているのはフレックス導入のエピソードです。当初、一律的に10時～19時の勤務形態で勤怠管理システムの設定を進めていただいていましたが、設定の完了しそうなタイミングでフレックスの導入が決定しました。その対応、修正も快く行ってくれて、リードしてくれたことを覚えています。システム屋でなく労務屋として長年、事業展開されてきたミナジンだからこその寄り添ったサポートだと感じました。

一方で、システムとして改善をご要望される点はありますか？

UI（ユーザーインターフェース）に関しては決して使いづらいというわけではないですが、デザイナーを多く抱える弊社の目線としてはまだまだ改善の余地があるかなと感じています。（笑）もちろん見た目だけ良くて機能が不足したシステムではだめですが。こちらは段階的に改修予定と聞いているので、期待しています。

最後に、同様の状況にいる会社へのメッセージをお願いいたします。

今後、コロナが収束しても働き方を完全には元に戻さず、「自由な働き方」を継続する会社は多いと思います。そうすると打刻とPCログにより「客観性」を担保することで労務リスクに対応することが重要になってきます。
　
一方で初めて勤怠管理システムを導入する場合、十分なサポートが得られずに、運用コストが想像より遥かに大きくなってしまう懸念もあります。ミナジンであればWindowsとMac両方のPCログを取得でき、かつ豊富な知識、経験を持つ担当者がサポートをしてくれるため、非常に安心できました。少しでも迷いがある方はぜひミナジンのお話を聞いてみて下さい。

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