課題：工数削減 | 勤怠管理システムや人事労務サポートならミナジン（MINAGINE）

勤怠管理システムのみならず、給与計算業務もセットで任せられるサポート体制が魅力的でした

minagine — Fri, 07 Jul 2023 02:26:19 +0000

株式会社マネースクエア様は、「毎日が財産になる」をコーポレートスローガンとし、「お客様のライフスタイルに寄り添い、快適な資産運用をご提案する。」ことをミッションとして、主に外国為替証拠金取引業を営んでおられます。同社では、ミナジンの勤怠管理システム、給与計算アウトソーシングサービスをご利用いただいており、社労士法人ミナジンとも顧問契約をいただいております。今回は、サービス導入の背景や、ご利用いただく中での評価を、人事・総務部の生井様と三谷様にお伺いしました。

まずは勤怠の効率化、リアルタイム把握のため、勤怠管理システムの導入を検討

弊社サービスの導入前は、どのように勤怠管理や給与計算を管理されていたんでしょうか？

給与計算に関しては、以前から社内で行わず、社労士法人事務所に外注していました。

また、勤怠管理においては、いわゆる勤怠管理システムを使用しておらず、グループウェアの打刻機能を使用し管理をしていました。残業や有休の申請は紙で行い、別で管理していたため、勤怠を確定する際、グループウェアの打刻データと合わせ、給与計算用のデータを作成していました。

弊社サービスを導入いただいたきっかけはどういったものでしょうか？

勤怠管理を効率化したかったというのが、一番のきっかけです。前述の通り、グループウェアとは別の場所で残業や有休を管理していたため、とりまとめや集計に多くの時間が発生してしまっていました。更に、残業や有休が別管理となっている場合、リアルタイムで労働状況や休暇の残日数を把握することができません。時代の流れとしても勤怠管理を精緻に行うことが求められるようになってきているので、残業や休暇も一元管理できる勤怠管理システムの導入を決めました。

勤怠管理システムを選定するにあたっての選定軸はどういったものでしたか？

2点あります。1点目は、前述の通り、休暇や残業など勤怠に関わる全ての情報を一元管理でき、リアルタイムで把握できるシステムであるということ。もう1点は勤怠管理システムの提供に留まらず、給与計算業務のアウトソーシングを合わせて依頼できる企業であるということ、という観点です。

給与計算に関しては、以前から依頼していた社労士事務所に引き続き依頼するという選択肢もあったのですが、勤怠と給与は連動する情報のため、同一企業に依頼し、情報を蓄積した方が良いという観点から、合わせて依頼先の変更を行いました。結果的に、勤怠管理システムの提供と給与計算アウトソーシングを同一企業に依頼する場合、コミュニケーションコストを大きく削減できたと感じています。

例えば勤怠確定から給与計算に移行する際においても、勤怠情報はミナジンの社員さんが直接、弊社の勤怠管理システム環境からダウンロードしてくれるため、入退社や引っ越しなどの変動情報を共有するのみで済んでいます。

サポートが充実していたため、勤怠や給与の入れ替えも安心して行えた

勤怠管理システムや給与計算アウトソーシングを全て入れ替えることはご負担だったのではないですか？

確かに一定の負担はありました。が、勤怠管理システムとも給与計算アウトソーシングサービスとも、担当者の方がサポートしてくれたので、スムーズに導入出来ました。

クラウドの勤怠管理システムを選ぶ際、自分たちで初期設定を行うもの、メーカー側で初期設定を代行してくれるものの2パターンがありますよね。ミナジンは後者のタイプ、つまりメーカー側で初期設定を代行してくれるタイプでした。勤怠管理システムの初期設定はとても難しいので、今思えば代行タイプを選んで良かったなと思います。

また、働き方を固定勤務からフレックスタイム制に変更したことがありました。勤怠管理システムの設定も変更する必要がありましたが、サポートの方が心強くフォローしてくれました。電話やメールのみに留まらず、打ち合わせまで行ってくれたため、安定的に設定変更が行えました。

給与計算のアウトソーシングに関してはいかがでしたか？

同じく、導入時のフォローが手厚いと感じました。一般に、給与計算の依頼先を変更する際、給与計算が滞ってしまったり、ミスが生じてしまったりするのではという不安をお持ちになる方が多いのではと思います。が、ミナジンの場合、3か月の導入期間を設け、ミスなく業務を回す体制を構築されています。元々の給与計算方法と並行して稼働する期間もあるため、安心して移行ができました。

安定的に稼働するため、サポートは必須だと思います。これからもどうぞ宜しくお願い致します。

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現場社員の作業量を劇的に削減！365日24時間の就業形態

minagine — Tue, 18 Aug 2015 04:14:08 +0000

会社の立ち上げと共に導入を決意。複雑な就業形態にも対応出来ることが決め手

– MINAGINE勤怠管理の導入のきっかけを教えてください。
MINAGINEは、会社の立ち上げと共に導入しました。当社は元々丸山自動車グループの「レッカー部門」に所属しておりましたが、2012年12月にこの部門のみ独立し、「ロードサポート新潟」という新たな会社として立ち上がりました。今年2月に就業規則も一新することとなり、それに伴い社員の勤怠管理についても厳密に管理できる体制を整えなければならないと考えました。これまでは、勤務報告書・残業申請書などを全て紙ベースで管理しており、最終的には本人の申請を信じるしか確かめようがないという状態でした。ですので、とにかく早く手書きの申請書をやめたいというのが第一にありました。そこで顧問社労士の先生にもご相談した結果、法令に遵守した勤怠管理を効率よく行えるということで、勤怠管理システムMINAGINEをご紹介していただくに至りました。とにかく急いでいたので、直感で決めたというところは大きかったですね。画面を一見した時に、実にシンプルな操作で打刻・申請を行うことができると感じました。これならば、きっと現場の社員も抵抗なく使用できるだろうな、と。且つ、管理側としては機能が豊富にあったので、非常に広範囲な設定が可能ではないかと思いました。社労士先生のお話からも、多種多様な業種の企業での導入実績を伺っていましたので、当社の複雑な就業形態にも対応できる勤怠管理システムはMINAGINEであると考え、導入を決意しました。

コンプライアンスの観点から、就業規則に基づいた運用方法を提案して頂きました

– 導入中の対応についてはいかがでしたか。
システム導入を決めてから1ヶ月間は怒涛のように進みましたね。細かい設定は後回しにして、ひとまず始業終業の管理が出来るように大枠をまず整えよう、というところで始めたので。要求スピードはかなり高かったと思いますが、それに合わせて素早く設定していただいたので有難かったです。疑問点が出た際に電話やメールで問い合わせをすると、即時対応していただけるのも嬉しいですね。特に、導入当初は新しい就業規則ができたばかりでしたので、就業規則に基づいたMINAGINE勤怠管理の使い方に関するご相談をさせていただくことが多かったです。当社の複雑な勤務体系をどのようにMINAGINEに反映するのか、どのように計算させるのかなど、課題は山積みでしたから。けれども、ただ単純に勤怠を集計するだけでなく、コンプライアンスの観点からもアドバイスしていただけました。そこはシステム会社ではない、「人事屋」ならではの視点だな、と思います。法律に乗っ取った上での適切な運用方法を提案していただけて、本当に助かりました。

現場社員の工数削減が何よりのメリット！紙の申請書→システムでの一元管理が可能に

– 導入後の効果はいかがでしたか。
効果としては、現場の社員における工数削減が一番大きなところです。なんといっても、今までが「紙で書いて提出する」というアナログな方法でしたので、それがシステム上で打刻と申請を行えばOKになったので、工数削減と紙削減で、ダブルのメリットが出ています！管理側としても、給与計算処理が簡易に行えるようになったのは、非常に助かりました。今まで通り、紙とエクセルだけで新しい就業規則における給与計算に対応しようとすると、相当複雑な計算式を組まなければならないところでした。また、先日、労働基準監督署の定期監査があったのですが、MINAGINE導入前と導入後では書類をまとめる手間も段違いでしたね。勤怠管理システムMINAGINE導入後の勤怠データは、「タイムカード出力」して印刷するだけで完了でした。始業・終業の打刻時間は全て客観的な事実として保持できるようになったので、コンプライアンスの改善にも繋がっています。MINAGINE勤怠管理導入前の勤務報告書などは、あくまで本人の自己申告でなかなか証明しづらいものでしたが、より正しいデータが取れるようになったな、と実感しました。

「法令遵守」の経営理念に基づいて。適正な勤怠管理を続け、グループ会社と共に更なる拡大へ

– 今後の御社の展望とMINAGINEに期待することを教えてください。
とにかくシステムを入れる、というだけのフェーズは終わったので、今後は現状使用していない機能も活用して、適正な勤怠管理に繋げていきたいと考えています。まだまだ細かい設定を利用して、有効に活用しようとすればいくらでも使えるシステムだと思うので。特に、残業チェッカー・打刻時間の出力機能などは、残業申請と打刻時間の乖離の把握や、36協定の遵守に活用できると考えています。会社としては、来月に拠点がひとつ増えます。今後も更に社員が増えていくことが予想されますが、ゆくゆくはグループ会社も巻き込んで、システムを使った、適切且つ簡易な勤怠管理を実施して、拡大していきたいですね。法令を遵守した上で、MINAGINE勤怠管理を有効活用していく方法について、今後も色々とご相談させていただきたいので、宜しくお願い致します。

社労士先生の声

人事労務を主体とした総合コンサルティング企業である社労士事務所ブレイン・サプライで人事・労務の相談に対応されている社労士先生より、『MINAGINE勤怠管理』をご紹介頂いた理由についてお聞きしました。

社長様の時間創出の為、効率良い勤怠管理の方法は無いか、とご相談を受けたことがきっかけです。ロードサポート新潟様では、これまで紙の勤務報告書・残業申請書をエクセルに入力していくという手作業で勤怠管理が行われていました。そのため、社長様とご担当者様がこの作業に時間を取られる余り、次の点を危惧していらっしゃいました。

① 営業活動などの社長様の「本来集中されるべき業務」に時間が割けなくなる状況
② 法定通りの勤怠管理を毎月正確に実施していくこと
③ 実運用面課題として、作業があふれてしまうことによって、コンプライアンス上、分かっていても②を実施できなくなってしまう状況

そこで、毎月法定通り正確に、且つスピーディに勤怠管理を実施できる方法を模索していた中で、勤怠管理システムMINAGINEをご紹介するに至りました。ロードサポート新潟様のように、経営の中枢にいらっしゃる方が勤怠管理までしなければならない状況では、システムを導入することにより勤怠管理を効率よく行うことが、特に重要なのではないかと考えております。これまでいくつもの会社様にMINAGINE勤怠管理をご紹介させていただいておりますが、導入を決められた会社様では、コンプライアンス上の確実性と費用対効果を検討していただいた上で、その必要性を感じていただいているように思います。特にMINAGINE勤怠管理は、元々人事コンサルティング業務から出発されている会社の創った勤怠管理システムである点と、個々の会社様のご要望に合わせてカスタマイズしていただける点が大きな優位性だと認識しております。会社様の独自ルールは意外に多く、法定通りに運用することに加えて、こういった社風に根付いたシステムを残せる点が、勤怠管理システムMINAGINEをご紹介するきっかけになっております。

社労士事務所ブレイン・サプライ
人事労務を主体とした総合コンサルティング会社。人事・労務に関わる相談を主軸に、問題解決後は税・財務、相続・事業承継、経営計画、社員研修、マーケティング、定款変更等の相談にも対応。経験豊富な専門家の徹底サポートにより多くの企業をご支援されています。
URL： http://brain-supply.co.jp/

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