決してIPOのためだけでなく、従業員が働きやすい環境を作るため、PCログの取得を決定

勤怠管理の方法としてPCログの取得を決めたのはどういった背景からでしょうか？

最初に検討を始めたきっかけは主幹事証券のご担当者様からの情報です。弊社ではIPOを目指しておりまして、PCログを取得することで実態労働時間を把握し、未払い賃金を未然に防ぐべきだというアドバイスを頂いておりました。IPOの審査では「ちゃんとした会社」であることを示す必要があるので、未払い賃金や36協定違反を始めとした労務問題が発生していないことが重要です。ただ必ずしもIPOのためだけだという訳ではありません。弊社では、「令和を代表するビジョナリーカンパニー」を目指すべき像として掲げています。従業員がより働きやすい環境を目指すにあたり、実態労働時間を把握するべきであるという考えがあったため、具体的な手段の検討を始めたんです。

従業員がより働きやすい環境を作るという点について具体的にお聞きできますか？

弊社では「令和を代表するビジョナリーカンパニー」を目指すという哲学があります。そのためには社内体制も洗練していく必要があります。が、一般的にベンチャー企業においては、仕事が好きで主体的に長時間労働を行う方もいますよね。しかし、時間を気にせず深夜でも平気で働くような働き方は年を取っていくと持たなくなる。だから弊社では5時～22時のフレックスタイム制を採用しています。若いうちから決められた時間の中で成果を最大化するよう取り組むことが大事であり、休むときはきっちり休むべきであるという考え方です。PCログを取得していれば深夜にPCが起動していたかどうか分かるので、万が一にもその記録があれば従業員に個別にコミュニケーションを取ることで、彼らの意識と働き方に変化を促すことができますよね。

運用面、思想面の2軸においてミナジンの導入を決定

PCログの取得にあたり、他にどのようなシステムと比較されましたか？

まず、IT資産管理ツールと勤怠管理システムとで比較を行いました。IT資産管理ツールは、豊富な機能が魅力的に感じたものの、早期に選択肢から外しました。理由としてはコスト、運用面の2つが挙げられます。IT資産管理ツールであれば一般的に勤怠管理システムの数倍～数10倍のコストが発生しますよね。弊社がやりたいことを考えたときに、そこまでの投資対効果を得られるとは思えなかったんです。加えて、弊社には当時、情シスの専任者がいませんでした。その状況下でIT資産管理ツールは運用負担が高く、現実的ではないという判断に至りました。

複数の勤怠管理システムからミナジンに決定いただいた要因は何でしょうか？

打刻と並行して裏側でPCログを取得するという運用が一つのシステムで完結できるためです。そもそも打刻を行わず、PCログをそのまま勤怠の記録として扱うという、いわゆる「打刻レス」の方法も検討したのですが、取得したログをそのまま正として扱い必要に応じて修正するという運用は少し管理色が強いと感じました。あくまで打刻という形で労働時間を自己申告し、それを補完する形でPCログを活用していくという運用の方が、従業員の申告を正とする性善説寄りの思想ですよね。その方がビジョナリーカンパニーを目指す弊社の考え方ともマッチする感覚がありました。

決まったスパンで打刻とPCログの差分を確認することで、その差分が縮んでいる

弊社の勤怠管理システムでどういった運用をされているのですか？

従業員の方は日々打刻をしていきます。あくまでこの打刻が労働時間管理におけるベースとなります。その裏で、PCログを取得し、管理側からその差分を確認しています。具体的には勤務開始打刻と1日の中で最も早いPCログ（起動、スリープ解除、ロック解除）との差分、勤務終了打刻と1日の中で最も遅いPCログ（シャットダウン、スリープイン、ロックイン）との差分が自動で表示されるため、その時間を従業員ごとに確認するようにしています。

打刻とPCログの差分確認はどの程度の頻度で行っているのですか？

打刻とPCログにおいて、勤務開始時に30分以上あるいは勤務終了時に15分以上の差分があった場合、その理由を確認するというオペレーションを最低月に1回行っています。該当のデータをミナジンの勤怠管理システムからCSV形式でエクスポートし、差分の発生した従業員に配布することで、差分が生じた理由を記載してもらうようにしています。合わせて、深夜時間帯にPCが起動していないかという点も注視しています。このオペレーションの甲斐あって、打刻とPCログの差分時間は月を追うごとに減少しています。従業員がいつどれくらい働いているのか、その実態把握の解像度が高まっていると言えるでしょう。引き続きこの差分を追うことで、より働きやすい環境整備を進めていきたいと思います。

他の会社のロールモデルになるような、エクセレントな管理体制を

最後に、今後、会社としてどのような労務管理、勤怠管理を目指されていくのか教えてください。

他の会社にとってもロールモデルになるくらいエクセレントな管理体制を作っていきたいと考えています。弊社はベンチャー企業なので決して人が潤沢にいるわけではありません。が、従業員数が少なくとも様々なシステムやアウトソーシングをうまく組み合わせて、最善の管理体制を作っていくことは出来るはずです。その一つがミナジンの勤怠管理システムの導入です。このシステム導入により実態労働時間の把握が進み、従業員が無理のない範囲で成果を出して働き、会社として成長していける、そういった環境作りに近づいていけるはずです。

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2011年6月から「MINAGINE勤怠管理」をご利用いただいている商船三井ドライバルク様。
商船三井グループ企業として、日本近海水域を中心に海上輸送事業として展開されています。時間外労働の上限が罰則付きで法律に規定されるようになり、各社いかに時間労働を管理・削減するか、対応に追われていますが、同社では特に特別な取り組みは行っていないと言います。なぜ同社ではそのような労働環境が実現できるのでしょうか。取締役の柿嶋由希江様に労務管理の考え方と実践する際のポイントについて伺うと共に、MINAGINE勤怠管理導入の背景などについてもお聞きしました。

徹底した労務管理により、そもそも残業が発生しない環境を整えている

――まずは商船三井ドライバルク様の事業内容と、社員の方の働き方についてご説明をお願いいたします。

当社は海上運送業ということで、船を所有・運航していますが、船員は別会社の方です。ですから、当社では一般的な働き方の9-17時勤務という社員が多いですね。

――勤怠管理の特徴や労務管理方針について教えてください。

勤怠については当然、労働基準法を遵守しています。フレックス制度もありますが、小さいお子さんがいたり用事があったりするときに使うくらいで、普段は9-17時で働く社員が多いですね。業界は特殊かもしれませんが、働き方はごく一般的です。

――働き方改革の広がりなどもあり残業削減が叫ばれる昨今です。御社は残業削減について何か取り組みを行われていますか。

特に新しく何か実施していることはありません。というのも当社は残業がもともと少なく、19時にはもう会社に誰も残っていないような状況なのです。船は24時間走っていますので何かトラブルがあったときは時間外労働で対処することもありますが、それは例外で恒常的な残業は基本的にありません。

――どのようにして残業が発生しない環境を整えておられるのでしょうか。

残業が継続して発生しそうなら、すぐに対処しています。当社ではMINAGINE勤怠管理の「残業チェッカー」などを使うことで残業や有給消化の状況を把握しています。残業が発生するのは適切なリソース配分ができていない可能性があるということ。部署に人は足りているのか、しっかりと社員が能力を発揮できる環境は整っているのか。そういった状況を逐一チェックして毎月資料にまとめ、役員も出席する会議に提出しています。その会議で残業が多くなった原因や改善方法などを報告し、恒常的な残業が発生しないよう対応を検討しています。

――残業の削減を個人の問題、部門やマネジャーの課題としてではなく、会社の問題として役員レベルでコミットする体制が機能しているんですね。

実はMINAGINE勤怠管理導入前は、月の途中での残業時間の把握が難しかったため、月末になってから「あ、規定の時間をすぎていました」ということが起こりがちだったのです。しかし今は月の途中でも残業時間が把握できるので、規定の時間を超える前に仕事を翌月に回すなど、対処できています。

社員本人の申告による信頼ベースの勤怠管理から脱却するためにMINAGINE勤怠管理を導入

――御社はもともと非常にしっかりとした労務管理をされているのですね。MINAGINE勤怠管理の導入と、それによる業務効率化がスムーズに進んだのは、そんな御社だからこそだと思います。

ありがとうございます。たしかに、ここ数年はシステムについての問い合わせもしていませんでしたね。

――ええ。システム以前の問題として、労務管理でやるべきことがしっかり固まっているからこそ、システムを導入しても想定外のトラブルが起きないのだと思います。
さて、ここからはそんなMINAGINE勤怠管理を導入するに至った経緯についてお聞きしていきたいと思います。導入前からすでに労務管理を徹底されていた御社が、なぜMINAGINE勤怠管理を導入されたのでしょうか。

当社は社員70名ほどで、人事総務が5名います。MINAGINE勤怠管理を導入したのは8年前で、それまで当社では勤怠管理をExcelで行っており、社員が自分で勤怠を入力していました。それを1か月分纏めてプリントアウトして上司がハンコを押していたのです。社員の自己申告を信じるしかないので、完全に信頼ベースでの勤怠管理でした。もし実態と違っていた場合、その週の勤怠くらいなら上司も覚えていて指摘することもできるでしょうけど、1か月分のことになるとさすがにわかりません。

そうした状況はやはり問題があります。そこで、PCのログインとログオフで出退勤を確認できるシステムの導入を検討することにしました。また、Excelを印刷する紙ベースのやり方から脱却したかったのもシステム導入の理由の一つです。紙での申告なので人事総務の担当者が割増率に応じた時間外手当を給与システムに手入力していました。本人、上長、人事総務の担当者の手作業を減らすことも目的でした。

他社製品と比較した結果、コストと柔軟性の高さが導入の決め手に

――当社のシステムを選んだ決め手は何だったのでしょう。他社システムと比較はされましたか。

大手メーカーの製品と比較検討した結果、MINAGINE勤怠管理を選びました。最大の理由はコストで、MINAGINE勤怠管理は費用対効果が高かったです。また、柔軟性も高く融通がきくところも良かったですね。たとえばあるシステムですと、時間外勤務の申請をしないと時間外勤務の勤怠が入力できない仕様になっていました。しかし、最初に申し上げたように当社が事業で扱っている船は24時間走っているため、いつトラブルがあるかわかりません。上長がいないときにトラブルがあって社員が時間外勤務をした場合、申請をしないと入力できないというのでは困るのです。そういった部分の柔軟性に優れていたのがMINAGINE勤怠管理だったのです。

――勤怠管理システムの導入という新たな取り組みを行うにあたり、苦労した点などはありましたか。

PCのログインとログオフで出退勤を記録しているのですが、出張や外出ではPCを立ち上げずに仕事をする社員もいますし、LANにつないでいないとPCを立ち上げても記録されません。そういう場合は勤怠が空欄になりますので、社員が自分で入力することになります。また、夜にPCをつけたまま職場を抜けてしまうと退勤にならないため、時間外勤務していないのにしていることになってしまうということがありました。

これらについては今も課題ではありますが、逆にいえば困るのはそれくらいで、それ以外は特に問題もなく導入による混乱は起きませんでした。

機能面での便利さはもちろん、サポートの手厚さに助けられた

――MINAGINE勤怠管理で特に便利だと思った機能はありますか。

やはりPCのログインログオフで打刻できることですね。そして、勤怠状況を見ようと思えばリアルタイムで確認できることです。導入以前は紙ベースだったので、提出されるまでは確認することができませんでしたから。

――その他、MINAGINE勤怠管理で良かった点を教えてください。

サポートが手厚いことです。MINAGINE勤怠管理を導入した当初、いろいろな相談に丁寧に対応していただけました。最初はやはり設定などでわからないこともあったのですが、おかげでスムーズに導入できました。今はもう長く使わせていただいているので、すっかり慣れてしまいましたが（笑）。

――実際の出社時間に合わせて15分の範囲内で所定の退勤時刻をずらす「ミニフレックス制」は御社の業務に合わせて機能開発しました。他にも大企業グループならではの就業ルールもあり、御社のほうでも導入時は大変だっと思います。

実はそのルールはその後廃止しました。他にも残業の時間帯による手当の支給等業務的に複雑なルールがあったのですが、労働組合と話をして、より運用に負荷のかからないルールに変更しています。

――ユーザー企業の担当者さんを見ていると、複雑な業務をまじめになんとかやり遂げられている方が多いですが、就業ルールを目的と当初想定した効果の点から見直すことで、業務の負荷が一気に軽くなることは多いですね。最近は当社もルールの見直しをサポートすることが増えています。
今後、労務管理において実現していきたいことを教えてください。

2019年4月の法改正対応として、有給消化率はしっかりとチェックして消化させたいです。上期が終わる9月までに有給を3日以上取っていない社員には、有給取得の計画を立てて提出してもらうことにしています。

また、世間では在宅勤務などを取り入れている企業も増えているので、そういったことも検討していきたいですね。ただ、営業中心の会社ですので客先や現場に行くことが多く、在宅ではできる仕事が少ないのも事実ですが、この秋にトライアルを実施することにしています。それに合わせてペーパーレス化など在宅勤務するための環境もまだ整えていく予定です。

――今後、労務管理の改善を考えている企業にとって大変参考になるお話でした。ありがとうございました。

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