株式会社ユーザベース Corporate Development Division People Experience Team 寺本綾子氏に、MINAGINE就業管理を導入した背景と今後の期待について詳しく伺いました。

自社開発した勤怠管理システムを利用

MINAGINE就業管理を導入した背景をお聞かせください。

世間ではリモートワークが浸透しつつありますが、当社はパンデミック以前から時間や場所を問わない働き方を推奨してきました。それに伴い、勤怠管理システムは当社の働き方に対応したものが必要でした。つまり、フルフレックス制に対応かつ利用するうえでの入力規制が少ない勤怠管理システムです。しかし、そういった勤怠管理システムはほとんどなかったため、結局は勤怠管理システムを自社開発しました。

自社開発した勤怠管理システムの特徴は、一画面でほとんどの勤怠情報が参照できるシンプルなもの。社員の自由な働き方に支障が出ないようにするため、基本的に申請や承認は一切なく、有給利用や休日出勤の際も申請は必要ありません。社員が入力した勤務時間の合計を月末に申請するだけのシステムでした。もちろん、法律的な要件には留意してきましたが、使い続ける中でさまざまな課題が浮き彫りになってきました。

リモートワーク時の客観的モニタリングが必要

自社開発した勤怠管理システムの課題をお聞かせください。

利用している中での課題に加え、パンデミックによってより大きな課題が発生しました。それらの課題を踏まえ、新たな勤怠管理システムの導入を模索することになりました。具体的な課題は以下となります。

<法改正にシステムが追従できない>

積極的なM&Aなどによって事業を拡大してきましたが、同時に会社の組織体系が複雑化。勤怠管理に関する法律が年々厳しくなってくる中、複雑化した組織の労務ロジックを法律に合わせて作成、エンジニアに渡し、勤怠管理システムをバージョンアップし続けていくのは大きな負担でした。勤怠管理システムをリリースする前のデバックにも時間と労力がかかります。リソースの負担は増すばかりで、組織の流動性に合わせて法律に対応していく体制が限界に近づきつつありました。

<客観的モニタリングができない>

時間や場所を問わない働き方を推奨してきたとはいえ、パンデミック以前は約8割が出社していました。リモートワークは週に1~2回程度で、フルリモートというのは遠方に住む数名のみでした。ですから、勤務時間は社員の自己申請でも、オフィスビルの入退館ログによる客観的モニタリングとすり合わせてチェックすることが可能。しっかりと勤務の実態を把握できていました。

ところが、パンデミック後はほとんどの社員がフルリモート。国内の社員約600名の勤務実態が見えなくなってしまいました。性善説に基づき、社員の申請を全面的に信用していますが、改正労働安全衛生法において適切な労働時間把握および、健康管理の面で労働時間を客観的に把握することが義務付けられているため、何らかの方法で客観的モニタリングは必要となります。何よりも、働き過ぎてしまう社員に気を配らなければなりません。

客観的モニタリングの選択肢はPCログ

新たな勤怠管理システムに求めた要件を聞かせください。

客観的モニタリングとしてPCログを重要視しました。そもそも勤怠打刻行為が会社のカルチャーに合わないと判断して現在の方式にしていますから、社員の手を煩わせない客観的モニタリングとなると、PCログが最重要。PCの起動とシャットダウンでログを記録できることを要件に、新たな勤怠管理システムを探しました。

比較・検討した勤怠管理システムをお聞かせください。

約20製品を比較・検討しました。その中からPCログを取得できることを要件に製品を絞り、さらに残業申請が必須など規制の多い製品、システムに関わる時間が多くなる製品を除外。UIなど使い勝手の部分を考慮して最終的に残ったのは2製品で、そのひとつがMINAGINE就業管理でした。

シンプルなフローながら豊富な機能が搭載されている

MINAGINE就業管理を選定した理由をお聞かせください。

機能面全般でMINAGINE就業管理が優れていました。とくに当社で秀逸と感じた点は以下となります。

<PCログだけでなく自身でも勤務時間を入力できる>
PCログの情報のみを勤務時間にカウントするのは避けたいと思っていました。当社の場合、持ち歩くことや私用でPCを使うことに厳密な制限を設けていないため、それらすべてをPCログとして記録してしまうと非常に長い勤務時間となってしまいます。その点、MINAGINE就業管理は、PCログ自体は修正できませんが、勤務時間を自身で入力できる項目があります。管理者である当部門とすれば、自己申請と客観的モニタリングの両方をすり合わせてチェックできますから、一挙両得の使い方ができます。

<WindowsとMacに対応している>
社員の半数以上はMacユーザーのため、PCログの取得はWindowsとMacの両方に対応している必要がありました。MacのPCログ取得に対応している製品は少なく、MINAGINE就業管理が選択肢になりました。

<豊富な管理機能が搭載されている>
法定労働時間を超えて時間外労働(残業)をさせる場合の労働基準法第36条に基づく労使協定(36協定)の管理機能や組織変更のやりやすさなど、MINAGINE就業管理は管理機能が豊富に搭載されていました。とくに36協定の部分はこれまでExcelで管理していたため、どうしても作業が煩雑になっていましたが、MINAGINE就業管理なら36協定も一元管理が可能。利便性が大きく向上すると考えました。

<シンプルなフローで使いやすい>
ログイン後、勤怠管理画面に到達するまで2ステップを踏まなければならない勤怠管理システムが多い中、MINAGINE就業管理は1ステップでたどり着きます。豊富な機能に相反し、フロー自体はシンプルで当社の思想に合致していました。

システム導入における手厚い伴走支援

ミナジンのサポート体制はいかがですか。

リソースが不足しがちな我々としては、実務に精通した専任コンサルタントのもと、ヒアリングから各種機能の設定までサポートしていただけるのは本当に助かっています。しかも、無事にシステムの本稼働できるまで伴走いただけるとのこと。リソース問題や社内への啓蒙活動などにより、本格稼働は2022年1月に設定していますが、引き続きミナジンと一緒に頑張っていきたいと思っています。

社内への啓蒙活動とはどういったことでしょうか。

社員の自由な働き方が企業文化として根付いていますから、PCログでの管理に反発される恐れがありました。そこで、導入前のアナウンスから事前説明会、ミナジンによる導入説明会など、ひとつずつステップを踏みながら慎重に進めてきました。私たちが意思決定するのではなく、社員にとって一番良いシステムということを理解してもらい、了解を得たうえでの導入という過程が大事でした。

自ずとMINAGINE就業管理に行き着く

MINAGINE就業管理のユーザーとして、勤怠管理で悩む会社に向けたアドバイスがあればお願いします。

当社のようなフルフレックス制を採用している企業がどれだけあるか分かりませんが、パンデミック後もリモートワークを継続する企業は相当数あるかと思います。そうなると、勤務の実態を把握するのはPCログ一択かもしれません。さらに充実した機能やサポート面を考えると、自ずとMINAGINE就業管理に行き着くような気がします。もちろん、企業によって働き方は異なるでしょうから、じっくり比較・検討する必要はあります。当社が言えるのは、比較・検討する製品のひとつにMINAGINE就業管理を加えることですね。

最後、ミナジンへの期待をお願いします。

社員の自由な働き方、複雑な組織を管理するのは工数がかかって大変でした。まだPoC(Proof of Concept:概念実証)の段階ですが、これまでの感触ではMINAGINE就業管理を導入すれば、オペレーションコストの部分をかなり削減できると期待しています。できることも大幅に増えそうですから、本当に楽しみにしています。今後も引き続き、よろしくお願いします。