管理部門の職員が急に退職。皆様の会社でも引き継ぎに苦労されているところは多いのではないでしょうか？

営業や製造現場などの部門と違って、管理部のメンバーの退職は、管理職にとっては唐突に感じやすいかもしれません。理由としては、退職懸念があった場合に面談をされて引き止められたり、異動を打診されたりと今までの退職者の状況を日々見ているため、自分の時は意思が固まったぎりぎりのタイミングで伝えてくるためです。

そしてバタバタと引き継ぎを行うため、後任者はルーティーン業務を理解するところまでは至らずに、「止まらないようにこなす」程度で習得し、それが後任者の負担になり負のループに陥ることが少なくありません。

kubellパートナーでは給与計算・勤怠管理システムの引継ぎチェックリストをご用意しておりますので必要でしたらご活用ください。

勤怠管理/給与計算を担当していた職員が退職してしまう…どうすれば？

勤怠管理システムや給与計算の引継ぎ時にチェックすべきポイントをまとめました！

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また他社様ではどのように上記状況を打開したか事例をご紹介させていただきます。

A社様（製造業・100名）

今回、ご紹介するA社様は

製造業で100名ほどの従業員様を抱えています。その中で、ご担当の方は人事総務部の管理職であり、チームとしては正社員の方1名とパートの方1名の体制でした。
会社からのミッションとしてバックオフィス業務の効率化、人事評価制度の見直しなどを任されていました。

A社様の課題

A社様の課題としては、チーム内での入れ替わりが多く、引継ぎ対応に時間を取られ運用にまでなかなか時間が取れず、毎日追われるような状況が続いていました。
また、社歴としてはチーム内で一番長いため、ツールやエクセルに強いわけでは無いが対応せざるを得ないため、必要に応じて対応をしているが・・・時間がかかってしまい、自身のコア業務に着手できず、会社のミッションが全く進まない状況に陥っていたそうです。

にもかかわらず、管理部門の人材定着や採用が思うように進まず、ずっと人手不足の状態になり、いたしかたなく、自身も作業をしてしまっているような状態が、何年も続いていいました。実際にどのような状態かというと、勤怠の作業として勤怠データの回収・確認をする際には、チームメンバーがタイムカードの確認やチェックをするが最後にダブルチェックとして確認作業をしてあげる必要があったり・・・
申請漏れの社員へメール連絡しても対応してもらえない場合などに、その上長に対して連絡をしたり・・・管理職の権限で最終的にはタイムカードの修正を代理で実施しなければならない状況などもありました。
また、システムエラーが出ている時などは、ヘルプデスクへ問い合わせをしたところ、メンバーが新設した休暇設定を間違えたことがわかり修正の対応をし、社内対応と顛末書の作成をしたりもあったそうです。

なんとか期日内に締め作業も終わったところで、データ加工のため自社作成のエクセル　マクロへ取り込みをしますが、全くメンテナンスされていないため、このまま使い続けて良いのかも不安なまま使うしかなく、会社ミッションとしてバックオフィスの業務効率化と言われても、マクロを触れる人材の採用がされないため全く進まない状況が続いています。

管理職として本当はやらないといけない業務があるが迫る月末月初の期日があり、会社のミッションも進まないため、評価もなかなかあがらず。

そこでkubellパートナーの勤怠BPOへ相談をいただき、次のように改善を進めていきました。

勤怠BPO導入後

まず、ご担当様が実施されているタスクを洗い出しをすることで、チェック項目とその期日を明確にすることができ、業務そのものをスムーズに完了できるようになりました。

さらに、締め作業自体を弊社へお任せいただくことで、各部門長や従業員様への催促、事前のアラートの送信、運用中に発見した修正した方がいい設定の発見とその実施などをお任せいただくことでコア業務への集中をしていただくことが可能になりました。

また、ここまで実施できますと、前任者のブラックボックス化した設定やルールを整理もできておりますので、安心して勤怠業務を弊社にお任せできる状態になります。

最後に、専門知識を持つ外部チームもありますので、法令対応や制度変更についてカバーすることで、不安の解消をさせていただいております。

このように業務をお任せいただくことで、月末月初の作業から解放され、管理職として会社ミッションに取り組み、戦略的業務に集中することができる環境となりました。

まとめ

人の入れ替わりで引き継ぎが大変というのはどこの会社でもありふれた光景かと思います。ただ「なんで大変なんだろう」を紐解いていくと、過去の担当者の負債が残っていたり疑問点が放置されていたりするケースも少なくありません。
このように何らかのお困りごとがある場合は、ぜひ、kubellパートナーの勤怠BPOをご検討ください。相談だけでも何か発見があるかもしれません。

The post 管理部職員の急な退職に他社はどのように対処したか？ first appeared on 勤怠管理システムや人事労務サポートならミナジン（MINAGINE）.