紫陽花が見ごろの季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。日々寒暖差も激しく体調を崩しやすい季節です。体調管理にはくれぐれもお気を付けください。
さて、国会では今まさに「働き方改革法案」が成立間近（？）となっております。今回は、その中でも各企業様が対応に苦慮すると思われる「有給休暇」の取り扱いについて現行法に基づきお話ししたいと思います。

最初に日本の有給休暇の現状について

日本の有給休暇消化率は、先進国の中でも最低レベルと言われています。大体50％前後で推移しているようです。今回の働き方改革法案の内、労働基準法の改正も、この現状が一因となっているようです。しかしながら、実態として日本人の有給休暇を含む年間休日は、他の国より少ないのでしょうか。未だにそんなに日本人は働きバチなのでしょうか。
以下のようなデータがあります。

※日本の有給取得事情（エクスペディア年次有給国際比較調査2014より）年休取得日数及び取得率

確かに、日本の有給休暇消化率は最低レベルですね！！
では、以下の表をご覧ください。

我が国の祝祭日は15日です。15日は世界で3番目に多い国となっています。しかも我が国では夏季休暇と年末年始休暇以外で取得します。夏季休暇を3日、年末年始を5日取得すると祝祭日15日に8日を加えて23日です。この23日に有給休暇10日を加えると33日となります。
上表から見ると、年間休日日数は国際的にみて遜色ありません。
働き方改革では、有給休暇取得率にスポットを当てて議論されておりますが、年間休日数での比較をもって議論しなければ意味がないのではと思われます。

労働基準法の定め

それでは本論に入ります。年次有給休暇については、労働基準法の第39条に定められており、1項～8項まである比較的長い条文です。

《内容としては》
①入社から6か月継続勤務して、8割以上の出勤率があったら「10日」の有給休暇を付与する。以後、勤続1年ごとに付与日数を増やしていく
②パート・アルバイト等は、出勤日数や出勤時間数に応じて比例付与する
③労使協定の締結により有給を時間単位で付与できる
④労働者は、有給休暇を取得する日を任意に指定できる。一方、会社は指定された日が事業の正常な運営を妨げる場合は、違う日に変更できる
⑤労使協定の締結により会社が指定した日に有給を付与することができる
⑥有給休暇を取得した日の賃金について
⑦出勤率の算定について

簡単に言いますと、上記の内容について記載されています。
しかしながら、この条文を見ただけでは日頃の色々な取り扱いについて、迷ったり、分からなかったりすることが多く見られます。

初期設定は全て代行、すぐに使える状態でご納品

ミナジン勤怠管理システムは、初期設定を全て弊社の担当が代行し、ご納品する勤怠管理システムです。勤怠管理システムの初期設定はとても大変でミスの許されない業務。だからこそ、我々労務のプロにお任せください！

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MINAGINE勤怠管理サービスでは、導入していただいている勤怠管理システムで入力されたデータを基にした、組織分析レポートの作成サービスを行っています。

この組織分析レポートを活用すれば、客観的な数値に基づき組織の状況変化を把握することが可能です。

【事前情報】クラウド型の勤怠管理システムとは？

そもそも、「ミナジンが提供しているクラウド型の勤怠管理システムとは何なのか?」について、簡単に説明していきます。

クラウド型の勤怠管理システムとは、従来のタイムカード等に代わって、従業員の出勤・退勤時刻、合計勤務時間、残業時間などを、Web上で管理するためのシステムのことで、業務の効率化と、コンプライアンス(法令順守)を同時に遂行できる、労務管理業務に不可欠なシステムと言え、大企業から導入が始まり、現在は中小・ベンチャー企業にも広まっています。
 
詳しくは、下記ページをご参照ください。

MINAGINE勤怠管理システムとは

今回ご説明するのは、クラウド型の勤怠管理システムで得た”客観的事実”をベースに作成される組織分析レポートの内容です。

組織改善に有効なミナジンの組織分析レポートの内容

クラウド上で管理した勤務実績データをもとに、人事のプロフェッショナルであるミナジンならではの視点により推察される問題点や問題の背景などが、分析レポート内に記載されています。
では実際にミナジンが提供する、組織分析レポートの内容について、サンプルをもとに紹介します。
 

• 社員マスタ分析
• 入退社分析
• 休暇取得分析
• 勤怠分析
• 総合的な分析(総論)

社員マスタ分析や入退社分析で、離職率の改善などへ繋げる

勤怠管理システムに登録された従業員の情報より、年末時点での在籍社員数の推移を比較することができます。(サンプルの場合、過去4年と比較している)
様々な分析の前提として、会社の成長スピードや年齢などによる社員構成を数値でとらえておくことが大事になります。

上のサンプル画像は、入退社分析です。
勤怠管理システムに登録されたデータをもとに、「入社した人」「退職した人」の数を算出し、その数値を基に、離職率を割り出しています。

現在、離職率は新規採用にも関わる重要なポイントとなっています。
離職率が高い会社はその分採用をする必要があり、現在のように採用が難しい状況ではいかに離職を抑えるかは大きな経営課題になっています。

ただし、離職率は組織の新陳代謝とも関係があります。そのためミナジンの組織分析レポートでは、離職のデータを退職者の在籍年数や現時点での組織の年齢構成との対比で見るようにしています。
仮に離職率が低くても、退職者の在籍年数が極端に短い会社は、古株社員の影響力が強すぎ、新しい人が定着せず、社員の高齢化が進んでしまっている可能性もあります。
逆に、離職率が高くても、組織としては構成バランスや平均年齢などを考えれば、正しい新陳代謝が行われ、うまく成長していっている会社もあります。

まずは客観的なデータで状況を把握した上で、組織の現状を分析していき、会社にあった改善を行っていくことが大事になります。

休暇取得分析で、有給消化率の悪さを改善

休暇取得分析では、振休、有休や各種特別休暇の消化率の年次推移を確認できます。

有給消化率のいい会社、休みたい時に休むことができる会社は、求職者にホワイト企業として認められる要素の1つです。
消化率が低い場合には、振休が多い会社は休日出勤の必要性を見ていくことから始めていくべきですし、各種特別休暇が多い場合は、休暇制度全体を見直すこともあります。

また、「大型休日に絡めた有給取得キャンペーンなどを企画する」、「休みたい時に休めるように、特定の部署に仕事を偏らせすぎない」等、有給休暇を取りやすい環境に改善することで、人が集まりやすく、去りにくい組織づくりに繋がります。

勤怠分析で、長時間労働や従業員の勤務モラルの改善

クラウド型勤怠管理システムで得た勤務実績データをもとに、勤怠に関する詳しい分析も、レポートにします。

ひと月ごとの平均勤務時間、平均残業時間、40時間以上・60時間以上残業者の割合など、適正なコンプライアンス管理に必要不可欠な情報を、分かりやすく記載します。

また、平均の残業時間と最大残業時間を比較することで、過重労働が一部の人に偏っていないか確認できます。

業種によっては、繁忙期があり、月々の勤務時間にどうしてもムラが出てしまう可能性もあります。

繁忙期と、繁忙期でない時を比較しても、あまり参考にならないため、年度別の同じ時期(繁忙期)を並べて、レポートに記載することもあります。
従業員の勤怠状況の細かい変化を、とらえていくために行っている工夫です。

また、遅刻回数の変化には、組織全体のモラルの状況が現れやすくなります。年次推移でデータを見れば、現在の肌感覚で認識できない状況が見えてきます。総労働時間との関連や、離職率との関連など、ほかの項目と合わせて考えることで組織の実態が浮かび上がることがあります。

最後には、社員マスタ分析、入退社分析、休暇取得分析、勤怠分析を踏まえた、総合分析結果(まとめ)も導き出します。

組織の分析と効果的な改善には、客観的な視点が大切

ミナジンが、勤務実績データをもとにした組織分析レポートを作成する際、お客様に対して、あえてヒアリングを行いません。
あくまで、データで得た事実をもとに、分析や改善の提案をします。

それは、事前情報や個人の判断を排して、客観的な数値から推察していくことに意味があると考えているからです。

経営者や人事の方も自社の状況や問題点を当然理解しておられますが、意外と客観的な数値で見ると「思った以上に問題だ」「確かにそうかもしれない」というように認識を新たにされることがあります。

ミナジンが提供する組織分析データは、客観的、なおかつ、人事のプロフェッショナルならではの視点を持った物であるべきと、考えています。

勤怠管理システムを導入していて、これからさらに”働きやすい会社”を目指していきたいなら、ミナジンの組織分析レポートの作成をご検討ください。

また、こちらの記事ではおすすめの勤怠管理システムを22種厳選してまとめています。勤怠管理システムを導入しているが改めて見直したいという企業さまやご担当者さまはぜひ一度ご覧ください。

勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」も含め、使いやすいシステムだけをご紹介していますから、今導入しているシステムと比較しながら検討をすすめてみてください。

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しかし、最近は中小企業においてもサービス残業が減少し、時間に基づいてきちんと賃金を払うことから、過重労働の抑制や３６協定の遵守など、労働時間そのものを管理することに労務管理の重心が移ってきており、「従業員1人1人の労働時間を、簡単かつ正確に管理したい」というニーズが多く見られるようになっています。

それにより、勤怠管理システムに求められる機能も変わってきています。

労働時間管理の適正化とは?

労働時間の管理の適正化とは、ただ残業に対価(給料)が支払われているかどうかを判断することではありません。
 
従業員1人1人の時間外労働時間(残業時間)が、過重労働を抑制するための基準である８０時間におさまっているのか、また、36(サブロク)協定の許容範囲内におさまっているかどうかを正確に把握すること、また「このままいけば許容範囲を越えてしまうのではないか?」とデータを基に推測することが、労働時間の管理の適正化において、特に重視されます。
 
電通の事件やヤマト運輸の問題が社会問題になり、政府を中心に働き方改革が推進されるなど、社会情勢の大きな変化を受け、企業もこのような労働時間管理に本腰を入れ始めています。
 
人事・労務部門は、各部署・チームの労働時間の管理の適正化に気を配らなくてはならず、そこには大きな責任も存在します。

管理職が労働時間を適正に管理する方法3つ

現在、企業は主に３つの方法で労働期間を管理しています。
まずは簡単に、それぞれの方法のメリットとデメリットを紹介していきます。

労働時間をタイムカードで管理するメリット・デメリット

労働時間を表計算ツール(エクセル)で管理するメリット・デメリット

労働時間をクラウド型勤怠管理システムで管理するメリット・デメリット

しかし、タイムカードやエクセルでは、給与計算のための勤怠時間集計は行えても、今回のテーマである、全社員の総労働時間が許容範囲に収まるように適正に管理できません。
 
クラウド型勤怠管理システムで労働時間を適正に管理する方法について、より深く掘り下げていきます。

労働時間をクラウド型勤怠管理システムで管理する方法

タイムカードやエクセルを活用して労働時間を管理する方法に比べると、クラウド型勤怠管理はシステムによる自動集計をリアルタイムで行えます。ここ10年くらいの間に普及し始めました。
 
ミナジンが提供しているクラウド型勤怠管理システムの日々の業務は、スムーズな給与計算のために、従業員1人1人の労働時間を自動集計することです。
労働時間は内訳別に、細かく集計できます。
 
しかし、クラウドサービスによる労働時間の管理の最大のメリットは、従業員1人1人の勤務実績データを、給与計算以外でも活用できる点です。
 
ミナジンでは、当社社労士法人との顧問契約と勤怠管理システムを両方ご契約いただいているお客様を対象に、時間外の労働時間が目で見てすぐ分かる、勤務実績データのレポート提出のサービスも始めています。

労働時間の適正な管理に役立つ、ミナジンの勤務実績データのレポートとは

では、ここからはミナジンが提供する勤務実績データのレポートサンプルを見ながら、どのような事が分かるのか、いくつか紹介いたします。

部署ごと、個人ごとに分けた労働時間が把握できる

まず、上の画像のように、部署ごとにレポート項目が分けられています。
そして、部署ごとの労働時間が分かることはもちろん、その部署に所属している個人1人1人に分けた労働時間のデータも記載されます。
 
それにより、「どの部署に人手が足らず、残業が多くなってしまっているのか?」「どの部署の誰が、残業を多く行っているのか?」を把握することができるのです。
 
時間外労働時間が36(サブロク)協定で定められた基準を上回っている、あるいは上回りそうな場合は、部署や従業員個人の項目の部分の色を赤やオレンジに変えて、ひと目で気付けるようにしています。

36協定を基準にした時間外労働時間や、残りの許容時間を確認できる

勤務実績データのレポートでは、36協定に基づいた時間外労働時間数の他にも、様々な事が確認できます。
 
規定時間超過回数の欄には、36協定の特別条項において、「規定の時間外労働時間を超える月があってもいい」とされている場合に、規定の時間外労働時間数を超える月が何回あったのかが、記載されています。
例えば、「規定時間超過は年に6回まで」とされている場合に、規定時間超過の欄に「5」と記載されていれば、その年はもう後1回しか規定時間を超えて、時間外労働をすることができないという事が分かるのです。
また、現状のデータを基に推測して算出されるのが、年単位で許容されている時間外労働時間数から、現地点での時間外労働時間数を引き、それを月単位で割った(平均した)、残りの許容時間外労働数です。
「現状、月々の残業をどのくらいまでに抑える必要があるのか」が分かる仕組みになっています。

労働安全衛生法に基づいたデータも記載

また、36協定(労働基準法)だけではなく、労働安全衛生法に基づいたデータも算出されます。
面接の申出が推奨される時間外労働時間数(月80時間、および月100時間が基準)を超過した回数が、分かりやすく表記されます。

労働時間の管理の適正化は会社の "義務"

ミナジンの勤務実績データのような、細かいレポートを用いれば、労働時間の管理を、より簡単に、そして正確に行うことができます。
労働基準法にもあるように、労働時間の管理の適正化を行い、従業員1人1人の健康(心身共に)を守ることは、会社の”義務”と言えます。
 
働き方改革は長時間労働の是正にとどまりませんが、同一労働同一賃金とともに、現在最重要なテーマとされています。これからますます企業の人事労務部門の責任は大きくなり、実効性のある施策を講じていく必要性が高まります。
 
クラウド型勤怠管理システムは、そうした人事労務の担当者にとってますます重要なツールになっていきます。システム選定の際には、これまでのように給与計算業務を楽にする、という視点だけではなく、労務管理を適正化する、という観点を重視することをお勧めします。

また、こちらの記事では、勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」を含めた22種の勤怠管理システムの特徴などを比較しまとめています。

日々の教務が忙しく、あまり時間がないので一気に比較検討したい！とお考えのご担当者さまはぜひご覧になってみてください。

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第1章：客観的な労働時間管理の認識が変化している

第1章では、「客観的な労働時間管理」の認識が変化してきているという内容を紹介しました。
　

働き方改革の推進に伴い、多くの企業がシステム等を使用した労働時間記録の運用を開始しました。それが上記スライドにおけるフェーズ2です。フェーズ2においてはあくまでシステム等を通じて行った自己申告の記録を信頼する他なく、その正確性を確認できませんでした。そして、フェーズ3においては求められる運用の形も変化の兆しを見せています。
　

フェーズ3においては、自己申告による記録と合わせてPCログや入退室記録等の、本人によって偽造ができないログの取得が求められ始めています。2種類の記録はただ取得するだけでなく、そこに一定の差分が生じていた際は、ヒアリング等を通じて自己申告の正確性を確認していくことが望まれます。現に、システムやツールを通じてPCログ等の偽造できないログを取得していくという動きが大手企業を中心に広まっています。

第1章では、他にも、自己申告の勤怠記録のみを正とする運用がどういったリスクにつながっていくのか、具体的な事例を踏まえて5つの危険性を紹介しました。

第2章：IT資産管理ツールと勤怠管理システムの比較

第1章で紹介したPCログ取得の重要性を踏まえ、第2章ではPCログ取得の方法を紹介、比較しました。
　

一般的に、PCログはIT資産管理ツールまたは勤怠管理システムのいずれかを通じて取得していきます。なお勤怠管理システムはそのすべてがPCログを取得できる訳ではなく、ログを取得できるものは一部なので注意が必要です。

システムの特徴を一言で言ってしまえば、IT資産管理ツールはPCログの取得を始めとしてアクセス可能なWebサイトの制御やソフトウェアの一括インストールなど、社内のIT資産管理を効率化するためのツールです。一方、勤怠管理システムは読んで字の如く勤怠管理を行うためのシステムです。出勤や退勤の打刻、休暇の申請や付与など勤怠管理を行う上での様々な機能を持ち合わせています。セミナーではこれらのシステムについてより具体的な特徴や、コスト感についての比較を行いました。
　

続いてそれぞれの特徴を踏まえ、自社にはどちらのシステムが適しているのか選定するうえでのポイントを紹介しました。以下の2つの問いに対して「No」となる場合はIT資産管理ツールの導入が適している可能性が高いです。
　
・打刻とPCログの突合せはシステム内で自動的に行いたい
　
・客観的な労働時間管理ができれば問題ない（Webサイトへのアクセス履歴等は不要）
　
このうち1点目の質問内容にある「打刻とPCログの突合せ」はどういう作業イメージとなるのかも具体的にセミナー内にて紹介しました。

一方で、上記の質問に対して「Yes」となる場合は勤怠管理システムの導入が適している可能性が高いです。しかし、勤怠管理システムならどれでも良いのかという話ではなく、定において注意すべき3つのポイントがあります。それらについても合わせて紹介を行いました。

第3章：ミナジンの勤怠管理システムご紹介

第3章では、PCログの取得ができる勤怠管理システムの一つとして、弊社ミナジンの勤怠管理システムを紹介しました。
　

ミナジンの勤怠管理システムではWindowsとMacどちらのPCログも取得することが可能です。また運用方法は①打刻と合わせてPCログを取得する、②打刻はせずにPCログのみを取得するという2パターンからお選びいただけます。①は客観的な労働時間管理を追求し、労務リスク対策を実現されたいお客様に、②は打刻をなくして従業員への日々の負担を軽減されたいお客様にお選びいただくことの多いプランです。もちろん①のプランでは、下記のようにPCログと打刻時間をシステム内にて自動で突合し、その差分を一覧表示することが可能です。

まとめ

本セミナーでは、下記の内容について紹介を行いました。

・なぜPCログ等の偽造できないログが求められるようになってきているのかという時代の変化、また労務リスクに対応した労働時間管理の方法　
・偽造できないログの一つであるPCログを取得する2パターンの方法の紹介と比較

この記事でご紹介した内容はケーススタディを交えて動画でも配信しておりますのでご活用いただけますと幸いです。
　
・動画視聴申し込みはこちら
　

今の労務管理、"ちょっとまずいかも..."と思ったら

ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。

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コンシェルジュ：みな子

近年、徐々に注目を浴びてきている「PCログ取得」。より客観的に労働時間の管理を行うため、勤怠システムと併せて導入を進める企業が増えてきています。本記事ではPCログ取得がトレンドから定番へ変化しつつある時代の背景と共に、企業の労務担当者様が労務管理におけるPCログ取得についてどのような選択肢を持ち、導入/管理を行っていけるのか、労働時間管理に焦点を当てご紹介いたします。

時代背景～在社勤務の際でも見えづらい労働時間の現状～

コンシェルジュ：みな子

コロナをきっかけに、”働く”世界も多様に変化してきましたよね。当初、感染防止策としてテレワークが推奨されてきましたが、2020年の1月のコロナ感染流行からもうすぐ2年が経ち、テレワークを継続させる目的も企業間の中で変化が出てきています。

従業員のテレワークが増えて、労働時間の管理方法について考える機会が増えました。コロナが落ち着いてもテレワークは推奨していこうと考えており、客観性を担保できる労働時間管理をするために勤怠システムの使用と併せて、PCログの取得を行う事を考えています。在社している際も、従業員の労働時間って実は見えにくかったりするんですよね。そちらにも役立てられたらと思っています。

労務ご担当者

参照：セキュマカ「PCログとは」

テレワーク継続目的の変化

参照：総務省「通信利用動向調査」

ポイント通勤時間に関する割合を除くと、企業が従業員の働きやすさを向上させることや、人手不足が見込まれる中での雇用継続や人材確保といった目的のためにテレワークを活用しようとする時代の動きがうかがえる。

テレワーク継続時における労働時間管理の課題

こちらはテレワークを導入した企業が感じた課題感をアンケートにより取得したものですが、適正な労務管理が顕著に課題として上がっています。

テレワークにしても、在社して働いてもらうにしても、従業員の事は信じています。ただ、国から求められている「客観性のある労働時間管理」を現状の管理方法だけで補えているのか不安です。

労務ご担当者

コンシェルジュ：みな子

働き方改革が進められる現代ならではのお悩みですよね。どこからが「適正な勤務時間になるのか」、「どこまでを適正な勤務時間として認めるのか」。各社毎によるお話ではありますが、法令遵守をし企業活動を続けるために「最低限、できる事は行っておきたい。企業として、または労務担当者として。」といったところですよね。

なぜ在社勤務でも労働時間管理が難しくなってきているのか

テレワークをしている訳でないのに、なぜ労働時間の管理が難しくなってきているのでしょうか。答えは、「在社時間と実際の労働時間の区別ができない」ところにあります。例えば実例ですが、出社をした際、従業員が皆、出社打刻をした後に必ずしもすぐに仕事を始めるとは限りません。コーヒーを飲んだり、他の従業員と談笑したり。労務担当者も、また従業員の上司も、常に従業員や部下の行動を監視することはできません。その結果、実際に働いている適正な労働時間を管理することが難しいとされてきているのです。

ポイント厚生労働省からの「客観性のある労働時間管理」において、”自己申告により把握した労働時間”と”PCの使用時間等から把握した在社時間”との間に、著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすることとあります。

このような背景から、テレワーク勤務を継続させるにしても、在社勤務をさせるにしても、従業員の労働時間管理を行うにあたり、「PCログ取得」がこれから企業に求められてくると言えるでしょう。

参照：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」[PDF]

何を使ってPCログ管理をする？～ツール紹介～

前提として、勤怠管理システムを既に導入済みの企業様を例に、「PCログ取得」を用いてどのように労働時間管理ができるのか、どんなツールが必要となるか？この章ではご紹介します。

参照：勤怠システムを導入するメリット

「PCログ×勤怠システム」の場合

まず、勤怠システムを導入している事により、「日ごと・週ごと・月ごと」にPCログと勤務時間のデータ照合が可能となり、実際に働いている勤務時間を可視化させることが可能になります。その際、労務担当者様が行うことになる作業は以下です。

勤怠データとPCログデータの突合作業
勤怠データとPCログデータに乖離があった際、従業員に理由記載してもらう
データ乖離理由の記録保持

IT資産管理ツール使用の場合

「いつ」「誰が」「何をしたのか」といったさまざまな操作をログとして記録・保管し、検索したり分析したりすることができ、不正アクセス・不正行動などの問題を素早く発見できるツールです。また、ログが記録されていることをユーザーが理解することで、不正アクセスや不正行動の抑止にもつなげる事ができます。情報漏洩対策が主な導入の目的ではありますが、近年では働き方改革の推進により、社員の行動を正しく把握するという目的においても操作ログが活用されてきています。

参照：IT資産管理の窓口

■導入に向いている企業
労務管理にリソースが割ける企業／IPOを目指している企業／労務管理をきちんと行っていきたい企業

一元管理ツール使用の場合

社員が起動させたPCのログを自動で収集・保存できるだけでなく、勤務データと乖離が起きた際にアラートを発生させる機能も備えています。ログが記録されていることを従業員が理解することで、不正勤務や長時間労働の抑止につなげる事ができます。システムにもよりますが、勤怠管理をちゃんと行いたい、尚且つPCログも手間なく一緒に管理していきたい企業様に支援され活用されてきています。

■導入に向いている企業
労務管理にリソースが割けない企業／IPOを目指している企業／労務管理をきちんと行っていきたい企業／一つのシステムで管理を完結させたい企業

ポイントミナジン勤怠管理システムは、PCログデータと勤務データに乖離が起きた際アラートを発生させ、尚且つ乖離の理由をコメントとしてタイムカードへ記録を残すことが可能です。

PCログと打刻時刻の差異もひと目でわかる勤怠管理システム

勤怠打刻とPCログが同時に実現するシステムについて、打刻データとPCログの運用イメージ、料金体系などをまとめました。詳しくはダウンロードしてご覧ください。

「PCログ取得ができるミナジン勤怠管理システムとは？」を無料でダウンロード

実際にPCログ取得を行っている労務担当者の声

200名規模・IT/ソフト業界
勤怠システム導入済
初めは勤怠システムだけで労働時間管理を行っていました。しかしテレワークが進む中、勤怠システムだけでの管理に不安を感じるようになりました。出社の打刻後に朝ごはんを食べている従業員も居ると聞いたり、やはり傍で仕事をしているのでは無いので、どの程度真面目に従業員が働いているのか可視化しづらいんです。そこでPCログを取得する事が会社の方針で決まりました。実はIPOを会社として目指している事もあり、監査や審査を通過するためにもPＣログ取得は必要と考えていたんです。・・・・・

労務ご担当者

100名規模・製造業界
勤怠システム未導入
勤怠システムは導入していません。検討中ではありますが、やっと社内でテレワークが馴染んで来たところで。現状は自己申告で受けた「出社・休憩・退社・残業」の時間データをExcelで管理しています。ただそれだけでは、法令遵守に欠けるので、ちゃんとPCログ取得もしていますよ。突合作業は大変ですけど（笑）今、1番心配しているのは、従業員の勤務状態がきちんと可視化できているのか？という事ですね。PCログデータは取得できていますが、突合させる勤怠の元データが本当に適正な時間なのか、従業員の事は信頼していますが、人任せでなく、ちゃんと客観的なデータを記録し保持していきたいんですよね・・・・・

労務ご担当者

まとめ

PCログ取得がトレンドから定番へ変化してきている時代の動きから、実際に既にPCログ取得を現場で運用をされている労務担当者様の声までご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。急速に変化する時代と共に、自社はどのような対応をし、変化をしていかなければいけないか。そしてそのために、どのような行動を起こさなくてはいけないか。今回はPCログ取得に関するお話でしたが、企業が実現させたい事に向けてどの様なツールを選ぶかは、各社それぞれかと思います。MINAGINEの勤怠管理システムは、WindowsだけでなくMacにも対応した、PCログ取得と勤怠管理が一元管理できるシステムとなっています。

コンシェルジュ：みな子

この記事をきっかけに、PCログ取得と勤怠管理の一元管理に興味がある、またはご検討をされている労務担当者様は、是非是非MINAGINEへお問い合わせ下さい。ご連絡のほど心よりお待ちしております。

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働き方改革関連法が成立し、皆さんの会社でも実務対応の検討に入られているかと思います。今回の法律改正の大きなポイントである長時間労働の抑制については、前回もお話しした通り、労働基準法に改正により時間外労働の上限規制が設けられることとなりました。
そこで今回は、休日労働も含めた時間外労働の削減方法について皆様の会社で参考となる長時間労働削減の取り組みをご紹介したいと思います。

労働時間の現状

まずは、我が国の労働時間の現状について確認してみましょう。

一般労働者（正社員）の年間総労時間は、ほぼ横ばいのまま推移してします。特徴的なのはパートタイマー（非正規雇用）の比率が高くなったことです。この非正規雇用者の増加による貧困層の増加が、今回の働き方改革の大きなポイントでもある「同一労働同一賃金」への流れにつながっています。

週労働時間別雇用者等の推移

全体として減少傾向で推移しています。ここでのポイントは30代男性の時間外労働が他の世代と比して多いということです。体力的に充実しているときでもあり、仕事へのやりがいを見つけ、また、家族への責任も発生するという面もあり増加しているのではないかと考えられます。ただし、このデータでは労働時間の把握が義務付けられていない「管理監督者」の労働時間が反映されていないため、一概に30代が多いとはいえない面もあります。

特別条項付き３６協定を締結している事業場の割合

特別条項付きの36協定を締結している会社は全体の22.4％と少ない印象を受けます。しかしながら「協定なし事業所」44.8％の内、約半数は締結が必要にも関わらず「知らない」「出し忘れた」等が占めます。このことから「特別条項付き36協定」についても、本来ならば、もっと多くのパーセンテージになると思われます。ちなみに弊社が依頼を受けて作成・届出代行をする36協定の99％が「特別条項付き36協定」です。

３６協定における特別延長時間（特別条項）の状況

特別条項付き36協定を締結している会社の占める割合が大企業と中小企業では5倍近く違います。これは前記したように、36協定が必要にもかかわらず「知らない」「出し忘れた」ということが中小企業に多いということが大きな一因と考えられます。残念ながら労務管理のレベル、コンプライアンスへの意識に差があるということでしょうか。
今回の時間外労働の上限規制から考えると、60時間超の「特別条項付き36協定」を締結している会社にとっては、時間外労働の削減はコンプライアンス上喫緊の課題と言えます。80時間超については今日から見直しを始めるレベル（危険水域）です。
また、平成22年に改正された労働基準法の中小企業への猶予措置（月60時間を超える時間外労働の割増率を50％以上とする）も廃止され、賃金の増加やそれに関連した社会保険料の増加も想定されます。

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と、いうわけでまとめてみました。

人事部スケジュール（年間）

4月

労働者名簿の作成・更新
社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入手続き

会社は労働者を雇用した際には、
労働三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）を作成する必要があります。

労働者名簿とは？

労働者の情報（下記9項目）を記入して保管しておくもの。
なお、この名簿は各事業所ごとに作成する必要があるため、
本社以外に支店などがある場合はそれぞれで作成・保管しなければなりません。
ただし、日雇労働者はこれに含まれていません。

1.労働者の氏名
2.生年月日
3.履歴
4.性別
5.住所
6.業務内容（労働者の数が30人未満の場合は記載しなくてもOK）
7.採用の年月日
8.退職（解雇）の年月日とその理由
9.死亡の年月日とその原因

賃金台帳とは？

各労働者についての賃金計算に必要な項目（下記8項目）を記載したもの。
こちらは、上記の労働者名簿と違って日雇労働者も含まれます。

1.労働者の氏名
2.性別
3.賃金の計算期間
4.労働日数
5. 労働時間数
6.時間外労働、休日労働、深夜労働を行った時間数
7.基本給、手当その他賃金の種類毎にその額
8.賃金の一部を控除した場合はその額

出勤簿とは？

労働者の日々の勤怠を記録しておくもの。
形式は決まっておらず、労働者名簿や賃金台帳のように必須の記載項目はありません。
ただし、なんでもいいというわけではもちろんないです！
「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」に記されている原則的な方法を守る必要があります。

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。

（ア）　使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
（イ）　タイムカード、ＩＣカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

- 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置（pdf）

なお、この労働三帳簿は、最後の更新から3年間保存の義務があります。

社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入手続きとは？

社会保険は法定16業種以外の個人を除き、被保険者に当てはまる人がいれば必ず入らなければいけない保険です。法人の場合、たとえ従業員がゼロでも、社長(事業主）が1人いれば加入する必要があるんですねこれが！また、パートやアルバイトなどの労働形態であっても、正社員の4分の3以上の労働時間になる人は被保険者になります。
手続きには人数分の書類が必要なので、人数の把握はマスト！

ちなみに加入日は「実際に働き始めた日」です。
試用期間があった場合、その後の正式採用日が加入日と
よく間違われやすいのですが、実際に働き始めた1日目が加入日になります。

5月

労働保険（雇用保険と労災保険）の年度更新
住民税の年度更新、通知書作成・発行

労働保険（雇用保険・労災保険）の年度更新とは？

前年度の保険料を精算するための確定保険料の申告・納付、
新年度の概算保険料を納付するための申告・納付の手続き、のことです。

この更新手続きには期限があり、
毎年6月1日から7月10日までの約1ヶ月と9日の間に行う必要があります（※平成25年度現在）。
ちなみに労働保険の保険料は、

労働者の賃金の総額×事業ごとに定められた保険料率
で算出されます。
そして、この保険料を保険年度（毎年4月1日～翌年3月31日）ごとに概算で納付し、
賃金総額が確定する保険件度末に精算することになります。

この手続きが遅れると追徴金として10%課される場合があるので、
担当者はなかなか忙しい日々を過ごすことになります。

住民税の年度更新とは？

住民税の納付期間は毎年6月1日から翌年5月31日までです。
これにより毎年6月から金額が変わるため、この時期に更新手続きをする必要があります。

6月

社会保険（報酬月額算定、書類作成）
健康保険料・厚生年金保険賞与支払届作成・提出

社会保険（報酬月額算定）とは？

ここでいう報酬月額とは、基本給に役員手当や通勤手当など、
各種手当をプラスしたもの（※臨時支払いや賞与は除く）のことです。
この報酬月額を1等級（9万8千円）から30等級（62万円）までの30等級に大雑把に分け、
その等級に該当する金額（標準報酬月額）が年金額や保険料を決めるキーになります。

つまり、

保険料＝標準報酬金額×事業ごとに定められた保険料率
年金額＝在職中の標準報酬金額×再評価率を平均

ということになります。

こちらは原則として年に一度見直しをします。

7月

高年齢者雇用状況報告書作成・提出
障害者雇用状況報告書作成・提出

高年齢者雇用状況報告書・障害者雇用状況報告書とは？

毎年6月1日現在の高年齢者、障害者の雇用状況を
公共職業安定所を経由して、厚生労働大臣に報告することです。
「高年齢者雇用状況報告及び障害者雇用状況報告制度」という制度で定められています。

8月～9月

有給休暇の算定、付与

以下2つの条件を満たした労働者にはすべて10日以上の有給休暇を付与すると法律で定められています。

1. 6ヶ月継続勤務
2.全労働日の８割の出勤率

この出勤率の算定には、全労働日、出勤日などを明確にする必要があり、出勤日をどう扱うかなどは会社ごとの就業規則によります。

10月

年末調整（書類配布、書類回収、内容チェック、データ入力）

年末調整とは？

1年間に源泉徴収した税（所得税・復興特別所得税）の合計額と
1年間に納めるべき税の合計額を一致させること、です。
給与支払いの際に所得税・復興特別所得税の徴収が行われていますが、
この税の合計額は1年間に納めるべき税額とは限りません。
（たいてい多く納めていることがほとんどです）
こちらを一致させる手続きが年末調整です。

11月

給与総額・税収税額 集計
給与所得控除後の給与等 計算
過納額の還付処理

上記すべて年末調整の手続きになります。

12月

「源泉徴収票」作成・発行
「健康保険料・厚生年金保険賞与支払届」作成、提出

源泉徴収票とは？

年収と支払った税の合計額がわかる書類で、年末調整の結果が反映されたものになります。
年末の最後の給与や賞与の明細とともに貰っている方が多いのではないでしょうか？ それが「源泉徴収票」です。

1月～3月

就業規則の見直し、意見聴取、修正、変更届作成

通年

出産一時金・出産手当金・出産育児一時金請求書
育児休業取得者申請・終了書
育児休業給付需給資格確認票
雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書
高額療養費支給申請書
健康保険傷病手当請求書
厚生年金保険保険者住所変更届
介護休業給付金支給申請書
療養補償給付たる療養の給付請求書
第三者行為災害届
労働者死傷病報告
休業補償給付支給請求書

ん～見事に説明する気も失せるくらい漢字だらけですね＾＾
こちらもまた、順番に説明していきたいと思います。

いかがでしたか？

今回は法定関係にしぼってまとめてみましたが、人事・総務は他にも採用、教育・研修、人事考課、給与計算、異動、福利厚生、健康診断など、業務は多岐にわたります。
「自分の仕事」に追われると、見えなくなりがちなこの部分。でもすべては自分のことなんです！まかせっきりにしないでしっかり見てみると、おもしろいのではないでしょうか？

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