管理部門の職員が急に退職。皆様の会社でも引き継ぎに苦労されているところは多いのではないでしょうか？

営業や製造現場などの部門と違って、管理部のメンバーの退職は、管理職にとっては唐突に感じやすいかもしれません。理由としては、退職懸念があった場合に面談をされて引き止められたり、異動を打診されたりと今までの退職者の状況を日々見ているため、自分の時は意思が固まったぎりぎりのタイミングで伝えてくるためです。

そしてバタバタと引き継ぎを行うため、後任者はルーティーン業務を理解するところまでは至らずに、「止まらないようにこなす」程度で習得し、それが後任者の負担になり負のループに陥ることが少なくありません。

kubellパートナーでは給与計算・勤怠管理システムの引継ぎチェックリストをご用意しておりますので必要でしたらご活用ください。

勤怠管理/給与計算を担当していた職員が退職してしまう…どうすれば？

勤怠管理システムや給与計算の引継ぎ時にチェックすべきポイントをまとめました！

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また他社様ではどのように上記状況を打開したか事例をご紹介させていただきます。

A社様（製造業・100名）

今回、ご紹介するA社様は

製造業で100名ほどの従業員様を抱えています。その中で、ご担当の方は人事総務部の管理職であり、チームとしては正社員の方1名とパートの方1名の体制でした。
会社からのミッションとしてバックオフィス業務の効率化、人事評価制度の見直しなどを任されていました。

A社様の課題

A社様の課題としては、チーム内での入れ替わりが多く、引継ぎ対応に時間を取られ運用にまでなかなか時間が取れず、毎日追われるような状況が続いていました。
また、社歴としてはチーム内で一番長いため、ツールやエクセルに強いわけでは無いが対応せざるを得ないため、必要に応じて対応をしているが・・・時間がかかってしまい、自身のコア業務に着手できず、会社のミッションが全く進まない状況に陥っていたそうです。

にもかかわらず、管理部門の人材定着や採用が思うように進まず、ずっと人手不足の状態になり、いたしかたなく、自身も作業をしてしまっているような状態が、何年も続いていいました。実際にどのような状態かというと、勤怠の作業として勤怠データの回収・確認をする際には、チームメンバーがタイムカードの確認やチェックをするが最後にダブルチェックとして確認作業をしてあげる必要があったり・・・
申請漏れの社員へメール連絡しても対応してもらえない場合などに、その上長に対して連絡をしたり・・・管理職の権限で最終的にはタイムカードの修正を代理で実施しなければならない状況などもありました。
また、システムエラーが出ている時などは、ヘルプデスクへ問い合わせをしたところ、メンバーが新設した休暇設定を間違えたことがわかり修正の対応をし、社内対応と顛末書の作成をしたりもあったそうです。

なんとか期日内に締め作業も終わったところで、データ加工のため自社作成のエクセル　マクロへ取り込みをしますが、全くメンテナンスされていないため、このまま使い続けて良いのかも不安なまま使うしかなく、会社ミッションとしてバックオフィスの業務効率化と言われても、マクロを触れる人材の採用がされないため全く進まない状況が続いています。

管理職として本当はやらないといけない業務があるが迫る月末月初の期日があり、会社のミッションも進まないため、評価もなかなかあがらず。

そこでkubellパートナーの勤怠BPOへ相談をいただき、次のように改善を進めていきました。

勤怠BPO導入後

まず、ご担当様が実施されているタスクを洗い出しをすることで、チェック項目とその期日を明確にすることができ、業務そのものをスムーズに完了できるようになりました。

さらに、締め作業自体を弊社へお任せいただくことで、各部門長や従業員様への催促、事前のアラートの送信、運用中に発見した修正した方がいい設定の発見とその実施などをお任せいただくことでコア業務への集中をしていただくことが可能になりました。

また、ここまで実施できますと、前任者のブラックボックス化した設定やルールを整理もできておりますので、安心して勤怠業務を弊社にお任せできる状態になります。

最後に、専門知識を持つ外部チームもありますので、法令対応や制度変更についてカバーすることで、不安の解消をさせていただいております。

このように業務をお任せいただくことで、月末月初の作業から解放され、管理職として会社ミッションに取り組み、戦略的業務に集中することができる環境となりました。

まとめ

人の入れ替わりで引き継ぎが大変というのはどこの会社でもありふれた光景かと思います。ただ「なんで大変なんだろう」を紐解いていくと、過去の担当者の負債が残っていたり疑問点が放置されていたりするケースも少なくありません。
このように何らかのお困りごとがある場合は、ぜひ、kubellパートナーの勤怠BPOをご検討ください。相談だけでも何か発見があるかもしれません。

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採用しても離職率が高く、なかなか人材が定着してくれないと悩んでいる企業は少なくありません。人材の定着率が悪いと、無駄に新人教育が増えるばかりで、本来の仕事になかなか手がつかないデメリットも発生します。会社への定着率を上げるにはどうすれば良いか、離職率を抑える改善方法を見ていきましょう。

離職率とは？

離職率が高い、低いとは聞きますが、そもそも何を持って離職率の高低が評価されているのでしょうか。一般的に離職率とはどういったことを指すのか、定義と算出方法を整理してみます。

離職率の定義

厚生労働省によると、離職率は、常用労働者数に対して期間中に退職・解雇・出向・出向復帰した離職者の割合と定義されています。（出典：厚生労働省ホームページ）

なお、ここでの常用労働者とは、期間に定めのない雇用を受けている人、1ヶ月以上の有期雇用労働者、1ヶ月以内で期間に定めのある短期労働者、日雇い労働者、前2ヶ月に各々18日以上の雇用があった人のこと。パートタイマーや派遣労働者ももちろん含まれます。

離職率が低いということは離職者が少ないということなので、会社への定着率が高いと判断できます。

離職率の算出方法

一般的に、離職率は年間で表され、ふたつの方法によって算出できます。

まず、期初（1月1日時点）の常用労働者数を分母に持ってきて、期末（12月31日）までの1年間の退職者数を分子に置いて計算する方法です。期初の労働者数と年間の退職者数が分かればすぐに算出することができる単純な算出方法です。

もうひとつは、期初の常用労働者数に対して、年間の退職者が何％になるかを計算する方法。最終的な期末の労働者数によって計算するため、期中に入社して退社していった人はカウントされず、離職率は低く算出されます。

離職率が高くなるには原因がある

離職率の定義は前述のとおりで、離職率が高いということは、それだけ人材の定着率が低いことです。なぜ、離職率が高くなってしまうのでしょうか。考えられる4つの原因を詳しくみていきましょう。

採用時の条件と現場の条件が異なっていた

思っていたのと違ったという経験は、誰しも一度は経験したことがあるかもしれません。これが今後も将来に関係してくる仕事となると、たちまち辞職の原因になってしまいます。

就職後のギャップが生まれるのは、多くは採用時の説明と実際の業務内容に差が生まれるためです。どうしても採用説明時にはものごとを過大に表現してしまいがちですが、事実とあまりに相違があるとやる気を削いでしまいます。

採用時の説明が正しかった場合でも、実際に希望している部署への配属が叶わず、自分がしたい仕事ではなかったために辞職するケースもあります。

将来性を感じられない

入社当時は分からなくても、周囲の会話などから、会社の方針や評価、組織の形がだんだんと見えてくるものです。ここで、昇進が難しいなどのマイナスイメージ、成長できる機会がほとんどないなどの将来性に不満が出ると離職に繋がります。

人事評価や給与の決定が不明確な場合も、適切に評価されていないなどの不満が生まれ、離職率を高めます。

労働環境に問題がある

ほかの離職の理由と比較すると目で見て分かりやすい部分ですが、労働環境に問題がある場合も離職率の高さにつながります。

職務に対しての給与が十分でない、残業や休日出勤が多く休みが少ないなど、明らかに問題がある場合は、人材の流出を防ぐためにも対策が必要です。

主観的にみて労働環境に問題がない場合でも、募集要項など入社前に確認した待遇とのギャップで不満を覚え、離職につながることもあります。

人間関係に不満がある

職場の人間関係に対する不満が離職につながるケースも少なくありません。この場合、上司や部下とのコミュニケーション不足や世代間のギャップによって不満が生じることもあります。

ほかに、パワーハラスメントやモラルハラスメントなどの問題もありますが、こちらもコミュニケーションがうまくいない場合に多いです。一方がハラスメントと思っていなくても、一方通行の意思疎通になって生じることもあります。

このように、離職率の高さは企業が社員の悩みを良く理解しておらず、有効な解決策を打ち出せないことで起きていることも多いです。

定着率が良い会社の特徴

離職率の原因について紹介しましたが、多くは会社側で社員の悩みをうまくくみ取れていないことが原因だと説明しました。それでは反対に、定着率の良い会社にはどのような特徴があるのでしょうか。

安心して働き続けられる環境にある

定着率の高い企業に共通するのは、安心して身を置ける環境が整っていることです。労働者の思う安心はさまざまですが、たとえば福利厚生をはじめフォロー体制が整っている、ワークライフバランスがとれる、柔軟な働き方ができるなどが挙げられます。

いずれも、将来的に同じ企業で働き続けることを想像したとき、ずっと働き続けたいと思える環境が整っていることが共通事項です。報酬など目先の利益だけでなく、働きやすさを感じられる安定感が重視されます。

企業や社員との間に信頼関係が成立している

定着率の良い企業では、企業と社員の間に信頼関係が成り立っています。それは、明確な評価制度だったり、待遇の公平性だったり、上下関係における信頼と理解だったりとさまざま。いずれも働く人に対して企業の制度や方針は開かれたものになっています。

このように、企業が社員の目線に立って配慮している点が、人材定着率の高い企業に共通することです。

離職率を改善するために企業が取り組むべきこと

離職率の原因、定着率の高い会社に共通することをそれぞれ説明してきました。それでは、離職率の高い会社が、今取り組むべきことは何でしょうか。3つの改善方法の柱を紹介します。

キャリアプランのサポートをする

自分の成長が見込めないこと、または評価制度があいまいで将来性が期待できないことが離職率につながると説明しました。また、定着率の高さには、企業に対する安心感があると紹介しました。

こうした内容を踏まえ取り組みたいのが、社員が将来をしっかり見据えて仕事ができるキャリアプランのサポートです。現在の仕事が将来の成長にどうつながるか明確にするだけでなく、評価制度の明確化、研修制度の導入で、やりがいを持って仕事に取り組める環境づくりをしましょう。

働き方を見直す

労働環境に問題がある場合も社員の離職につながると紹介しました。この機会に会社をあげて働き方を見直すことも大切です。時間外労働が多い場合は労働時間が改善できるように生産効率を上げる、休暇を取りやすい環境をつくるなどが具体策として挙げられます。

ここで重要なのが、社員の勤怠状況を把握することです。勤怠状況が不明なままでは、効果的な対策は打ち出せません。
勤怠状況を把握するには、勤怠管理システムの導入が最適です。社員の勤怠状況をリアルタイムで確認することができるので、就業時間を見直すにあたって役に立つでしょう。

ミナジンでは、コンプライアンスにも対応した勤怠管理システムを提供しています。社内環境整備のために、一度検討してみてはいかがでしょうか。

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社内コミュニケーションを活性化させる

社内の不安定で信頼の足りない人間関係が離職の原因になること、コミュニケーション不足が原因にあることは前述したとおりです。

人間関係に不安を抱える社員が増え、離職とならないためにも、相談しやすい環境をつくる、1対1の面談を設けるなどの社内制度の整備で、コミュニケーションを活性化させるサポートに取り組みましょう。

同時に、人事担当者は社員と積極的にコミュニケーションを取って、会社や組織への不満をしっかりヒアリングすることが大切です。

まとめ

離職率が高いと感じたら、何かしら離職につながるような原因が生じていると考えられます。今回紹介したように、離職の原因をまずは見つけましょう。

そのうえで、社員の定着率が高い企業の共通点を参考に、改善していくことが大切です。勤怠関連に原因がある場合は、ミナジンの勤怠システムも活用して改善に取り組みましょう。

「NLPについて知りたい、学びたい人のためのNLP学び方ガイド」

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業績向上や人材育成、社員のモチベーションアップなどを目的に運用されている人事評価制度。しかし、人事評価制度に不満があることを理由に退職を考えてしまう社員もいます。では、なぜ人事評価制度へ不満があるだけで辞めてしまう社員がいるのでしょうか。その原因を探っていくと、人事評価制度が抱えがちな問題点についても見えてきます。社員の意識や人事評価制度の課題を知り、企業にとっても社員にとっても望ましい人事評価制度を実現しましょう。

人事評価制度に不満がある社員が辞めてしまう原因

人事評価に納得いかない

人事評価制度に不満がある社員が辞めてしまう原因の1つとして、まず人事評価の結果に社員が納得していないことが考えられます。もちろん社員の自己評価と評価者の評価が一致することはほとんどないでしょう。とはいえ、納得のいかない評価が下されると、社員は上司や会社への不満や不信感を募らせてしまいます。

「基準となる目標や評価項目の設定が自分に合っていない」、「同僚と自分の評価結果を不公平に感じる」、「評価者を信頼できない」など、社員が人事評価制度に納得できない理由は多種多様。納得できない評価が続くと、「自分は認められていない」、「自分はこの会社とは合わない」と社員が考えてしまい、辞めてしまうことにつながります。

給与が上がらずモチベーションが低下する

人事評価の結果が低いと、当然給与は上がりにくくなります。一生懸命頑張って働いても給与に反映されなければ、社員のモチベーションは低下していくもの。仕事にやりがいを感じられなくなり、社員の離職へとつながってしまいます。

適切なフィードバックがもらえない

人事評価が低くても適切なフィードバックがもらえれば、社員は納得するかもしれません。今後自身がどう改善していけば良いかがわかるため、人事評価の結果も良くなっていくのではないかと期待することができます。

一方で、適切なフィードバックが与えられないと社員はただ低い評価を受けただけです。自力で改善を図っても、実際の人事評価の基準に合っていなければ、評価結果は変わらないでしょう。努力が報われないと、人事評価制度や評価者への不満につながりかねません。

人事評価に対する社員の意識

Adecco Groupが実施した「人事評価制度」に関する意識調査によると、6割以上が勤務先の人事評価制度に対して不満を持っています。不満を感じる理由の第1位として、6割以上の人が「評価基準が不明確」と回答。第2位の理由は「評価者の価値観や業務経験によって評価にばらつきが出て、不公平だと感じる」で、こちらは半数近くが回答しています。2～3割の人は「評価結果のフィードバック、説明が不十分、もしくはそれらの仕組みがない」、「自己評価よりも低く評価され、その理由がわからない」とも。総じて、評価結果に納得できていない人が多いことが読み取れます。

社員の多くが結果に納得していない以上、人事評価が低い社員は「自分が過小評価されている」と感じてしまうでしょう。納得できない低い評価と、それに伴って上がらない給与、不透明ゆえに評価の上げ方も不明確。人事評価の低い社員が退職を検討するには、十分な理由になりえます。

一方、同調査によると、評価者側の不満や不安も浮き彫りに。勤務先の人事評価制度に満足していないと回答した評価者も約6割に上ります。また、「適切に評価できている」と自信を持って回答していたのは2割未満。大半の評価者が多少なりとも不安を感じながら評価をしていることがわかります。

また、評価者及び被評価者の8割近くが人事評価制度の見直しが必要だと回答。評価者が自信を持って評価でき、被評価者は納得して結果を受け入れられる制度が求められています。さらにフィードバックなどの実施により、その後の評価改善に向けたサイクルを動かしていくことも必要でしょう。

参照：Adecco Group AG".「人事評価制度」に関する意識調査"

中小企業が人事評価制度の構築・見直しで押さえるべき3つのポイントとは？

企業の永続的な成長に必要不可欠な人事評価制度。これから人事評価制度の構築／見直しする企業が必ず押さえておかなければならないポイントや注意点を解説しています。

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人事評価制度に不満がある社員が辞めるのを防ぐ方法

人事評価制度に不満がある社員は、単に評価が低いから辞めてしまうわけではありません。評価結果に納得できていなかったり、その結果給与が上がらないなどの不利益を被っていたりするために、退職を選択してしまうのです。

では、人事評価制度に不満がある社員が辞めるのを防ぐにはどうすれば良いのでしょうか。ここでは辞めてしまう原因をもとに、対応する方法を解説します。

評価エラーが起こっていないか確認する

適切な人事評価を行うためには、評価エラーを起こさないことが大切です。評価エラーとは、評価者の主観や心理などが影響して評価結果に偏りが生じてしまうこと。評価エラーにより合理的でない不適切な評価が下されてしまうと、不当に低い人事評価を受けた社員は辞めてしまうかもしれません。次に、いくつかエラー効果の例を列挙します。

• ハロー効果
  被評価者の目立った特徴の印象に引っ張られて、他の項目についてもその特徴と同様の評価をしてしまうこと。「Aさんは営業成績が良いから、他の仕事もできるはずだ」、「Bさんは先日のプレゼンで失敗したから、仕事のミスが多い人だろう」といったように、良い面でも悪い面でも起こります。
• 中心化傾向と極大化傾向
  中心化傾向は評価者が自身の評価に自信が持てないなどの理由で、極端な評価を避け無難な評価をしてしまうこと。例えば5段階評価の場合、「1」や「5」をつけずほとんど「3」という評価をつける場合が当てはまります。一方で、極大傾向は被評価者間の優劣を明確につけようとするあまりにオール「1」の最低評価など、極端な評価をしてしまうことです。
• 寛大化傾向と厳格化傾向
  寛大化傾向とは全体的に評価が甘くなること。被評価者からの反発を恐れたりする心理から起こりやすいです。厳格化傾向は逆に、評価が必要以上に厳しくなること。評価者が完璧主義者などの場合に陥りやすい傾向があります。
• 論理誤差
  客観的な事実を確認することなく、評価者の中での論理に基づいて評価をしてしまうこと。「学歴が高いから、仕事ができるだろう」「机の上が整理されているから、細かい作業も得意だろう」といったように、評価者の推論による解釈が混ざってしまいます。

  評価者も人間であるため全くの無感情で評価することは困難です。しかし、偏りをなくすことができないことについて自覚する必要はあるでしょう。多くの評価エラーは、先入観や主観に惑わされず複数の客観的な情報をもとに判断すること、評価項目や評価基準についての理解を深めることなどにより避けられます。

  不正確な評価の悪影響は、社員が辞めてしまうことにとどまりません。適切な人事異動の妨げになってしまい、職場に適応できない社員や職責に見合わない社員などを生み出してしまう可能性もあります。

人事評価制度に不満がある社員へのフォロー体制を強化する

低い評価を受けた社員は、結果に納得していてもモチベーションが低下する可能性が高いです。モチベーションが低いままだと、仕事に対する意欲が失われて仕事を辞めてしまうかもしれません。人事評価の低い社員をフォローし、改めて仕事に対するモチベーションを取り戻してもらう必要があります。

フォローの方法として、人事評価の内容についてきちんと説明すると良いでしょう。なぜ低い評価になったのか、どの点が低かったのか、良かった点はどこか、など根拠を持って伝えると、社員の不満の軽減につながります。今後はどうしてほしいかを伝えると、仕事へのモチベーションが復活するかもしれません。また、「評価が低い＝人間性が評価されていない」と捉えてしまっていると、辞めてしまう可能性も高くなってしまいます。「人事評価はあくまで制度に基づいた評価で、人格の否定などではない」「あなたが嫌いだったり、嫌がらせをしたりしているわけではない」ときちんと伝えておくことも必要でしょう。

退職リスクが高い社員を早期発見する

「退職します」と伝えてくる段階では、翻意をしてもらうのは難しいかもしれません。退職や転職リスクが高い社員を早期発見することが、人事評価の低い社員が辞めるのを防ぐ対策にもつながります。離職兆候の例としては、「職場での挨拶や日常会話が減った」「職場や仕事への愚痴や不満が増えた」「遅刻や早退、欠席が増えた」など。職場でのモチベーションが下がっているだけでなく、資格試験の勉強や転職活動など次を見据えた行動が始まってしまうと手遅れになりかねません。

離職兆候を感じ取った場合は、まずその社員とのコミュニケーションを試みてください。もちろんいきなり核心を突く話題はNGです。また、自分の経験や価値観を押しつけないように注意しましょう。相手がなぜ退職を考えてしまっているか、相手の立場に立って耳を傾けることが必要です。人事評価など職場の問題であれば、話を聞くことで解決できるかもしれません。

評価者を育成する

人事評価制度は、適切な評価が行われなければ機能しません。それには評価制度を熟知し、適切な評価を行うことができる評価者が必要です。評価者の評価に納得できないと、被評価者の不満が溜まってしまいます。評価者との人間関係がこじれたり人事評価への信頼が損なわれたりすれば、人事評価の低い社員は辞めてしまうかもしれません。

納得度の高い人事評価を実施するためには、人事評価制度への理解が不可欠です。上司としては仕事もできて部下からの信頼も厚いからといって、人事評価の評価者としても優秀とは限りません。評価者研修を定期的に実施し、評価者のスキルアップを目指しましょう。

評価者のスキルアップには、外部サービスの活用もおすすめです：一人ひとりの「働きがい」を作る人材データプラットフォーム「CYDAS」

人事評価のフィードバックを充実させる

人事評価制度に不満がある社員は、どうすれば良い評価を得られるか悩んでいることが多いです。なぜ自分の評価が悪かったのか、どうすれば改善できるのか、などは社員だけでは解決できません。どこが良くてどこが良くなかったのか、これからどうしてほしいのか、きちんとフィードバックをする必要があります。また、評価者側の意見を伝えるだけでなく、被評価者側の意見も聞くようにしましょう。フィードバックは複数回行い、お互いの意見交換を繰り返すとより効果的です。信頼関係が築けたり、評価のズレが解消されたりといった結果につながるでしょう。

低い評価で一時的にモチベーションがダウンしたとしても、フィードバックが充実していればもう一度頑張ってみようと思うきっかけを作ることができるはずです。逆にフィードバックが不十分であれば、低い人事評価で下がってしまったモチベーションのままフェードアウトして辞めてしまうかもしれません。

人事評価制度を見直す

そもそもの評価基準や評価項目などが社員に納得されていないというケースも考えられます。納得できていない制度で低い評価を受けてしまえば、モチベーションが下がってしまうのは避けられません。制度に不満を持って辞めてしまう社員が出ないよう、人事評価制度が適切かどうか常に確認する必要があります。社員にとって納得度が高いものを目指すため、アンケートなどで意見を募るのも良いでしょう。評価対象は明確か、評価項目は十分か、評価基準は適切かなど、さまざまな角度から検証が必要です。

どんな時代にも対応する完璧な人事評価制度というものは存在しません。制度内容は適切か、運用は適切かなど、定期的にチェックや見直しが不可欠です。

中小企業が人事評価制度の構築・見直しで押さえるべき3つのポイントとは？

企業の永続的な成長に必要不可欠な人事評価制度。これから人事評価制度の構築／見直しする企業が必ず押さえておかなければならないポイントや注意点を解説しています。

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人事評価制度を見直す際の注意点

人事評価制度を見直す際には、現状の人事評価制度についても再評価しておくことが必要です。現在の制度にどのような課題があるのかを把握せずに見直しをしても、また同じ問題が生じてしまうかもしれません。例えば一概に評価といっても、絶対評価なのか相対評価なのかによって評価項目や基準は変わります。思いつきやイメージではなく、客観的な根拠に基づいた制度を設計しなければなりません。

人事評価制度の本来の大きな目的は社員の育成です。評価結果が低いからといって社員に辞められてしまっては、本末転倒と言わざるを得ません。制度を見直す際は、評価の違いは社員の優劣をつけるためではなく、今後の成長につなげるためのものであることを念頭に置いておきましょう。

人事評価制度の見直しなら「みんなの人事評価」

人事評価制度を見直す際は独自の制度設計にこだわるばかりでなく、既に運用実績のあるサービスを利用するのも1つの方法です。そこでおすすめなのが、株式会社kubellパートナー が提供する人事評価制度導入支援コンサルティング「みんなの人事評価」。3か月という短期間でシンプルな制度を構築してくれます。また制度構築から運用サポート、評価システムまですべてを提供可能。人事評価制度の導入にあたって、何から始めれば良いかわからない場合でも安心です。リーズナブルな価格帯なので、企業規模が大きくなくても導入を諦めることはありません。

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約3か月で人事評価制度を構築し、1年間の運用サポートやクラウド型人事評価システムまでがセットになって、業界屈指のリーズナブルな価格にてご提供しております。

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まとめ

本来は、将来的に会社で活躍してもらうための社員育成手段の1つである人事評価制度。制度がうまく機能していないせいで、人事評価が低い社員が途中で辞めていってしまうのは会社にとって損失です。適切な評価をもとに適切な配置を行えば、活躍してくれた人材だったかもしれません。

だからこそ、納得度の高い人事評価制度を設計し、適切に運用しながら定期的に見直す必要があります。人事評価制度が問題を抱えていると気付いたら、早めに対策を取りましょう。社内だけで解決するのが困難な場合は、ノウハウを持ったサービスの導入を検討するのもおすすめです。

採用・教育ご担当の方は、HRドクターもご覧ください。

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厚生労働省の「雇用動向調査」によると、平成29年（2017年）のパートタイムを除く一般労働者の離職者数は約438万人でした。前年と比べて約190万人の増加です。また、平成30年に公表した「新規学卒就職者の離職状況」によると、大学卒業後に就職して3年以内に離職する割合は31.8％にもなります。

参考：厚生労働省「入職と離職の推移」[PDF]
参考：厚生労働省「新規学卒就職者の離職状況（平成27年3月卒業者の状況）を公表します」[PDF]

会社にとって、従業員の退職は他人事ではありません。退職者が出ると会社では様々な損失が発生します。これを防ぐには、退職者を出さないように対策しなければいけません。どれくらいの損失が発生して、どのような対策を取ればいいのか紹介します。

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退職者が出ると会社はどれだけ損をする？

退職者が出ると、それまで本人にかけたコストがすべて無駄になってしまいます。本来であれば、売上など会社に貢献してもらうことで回収するものですが、数年で退職すると採算が取れません。

例えば採用にかかったコストや教育にかけたコストです。本人だけでなく、携わった担当者がその時間で得られたはずの利益も上乗せされます。退職時の引き留めや引継ぎでも同じです。さらに新たな人材を採用・教育するためのコストもかかります。

実際にどれくらいの金額に影響するかは、計算方法やコストによって異なりますが、概ね退職時の年収の半分くらいです。それまでに支払った給与も損失に含めるなら、1,000万円以上におよぶ場合もあります。

コスト以外に会社はどのような損失を受けるのか？

退職者が出たときに発生する損失は、コストだけではありません。どのような損失を受けるのでしょうか。

知識の損失

退職されると、それまでに培われたスキルや蓄積されたノウハウが消滅してしまいます。スキルは本人特有のものですから、高度になるほど代わりを探すのは容易ではありません。ノウハウはある程度引き継げますが、100％は難しいでしょう。
特に営業や接客などで顧客がついている場合、新しい担当者のスキルが不足していたり、ノウハウが引き継がれなかったりすると、気分を害して客離れを引き起こしかねません。

また、指導する立場にある従業員がいなくなるのも、人材育成に支障が出て後進が育ちません。いずれも在籍していれば企業にあるはずだったのですから、損失によるダメージはかなり大きなものといえるでしょう。

社内のモチベーションの損失

誰か1人が退職すると、社内のモチベーションにも少なからず影響します。会社に対する信頼も揺らぎがちです。特に何かしらの不満を抱えていると、誰かの退職が引き金になって、後に続かれるかもしれません。そうなると1人どころの損失では済まなくなります。

また、1人減った分の業務を誰かがカバーするのも、モチベーションが下がる原因です。仕事量が増えて多忙になるのは、周囲が思う以上の負担になります。それで調子を崩してしまったら、一気に退職へ傾いてしまうでしょう。いわゆるキャパシティーオーバーです。

会社イメージの損失

退職者が多い会社は、これといった非が無くても、周囲からは何らかの問題があるとみなされて、評価が下がってしまう可能性があります。明らかな非があれば「ブラック企業」の烙印を押されるかもしれません。

「若者雇用促進法（青少年の雇用の促進等に関する法律）」の第13条により、離職率を隠すのは不可能です。会社が新卒者を採用するときは、直近3年間における新卒者の離職率を公表する義務があります。

最近ではインターネットの発達によって、誰もが発信できる時代です。過去の退職者が匿名で口コミを投稿すると、一瞬で拡散して対応に追われるでしょう。イメージの低下により、売上にも影響するかもしれません。これでは、人手不足を解消するために新たな人材を集めるのも一苦労です。

退職者を防ぐには？

退職者を出さないようにするには、上司や人事労務担当者だけでなく、全社一丸となって原因を究明し、対策しなければいけません。その流れを説明します。

なぜ退職するのか

退職の理由は様々で、結婚や子育て、介護といった個人の事情もありますが、大半は企業に対する不満が原因です。

リクナビNEXTが転職経験者を対象に調査したところ、退職の理由の1位は上司や経営陣に対する不満でした。同僚や先輩、後輩に対する不満が3位、社長に対する不満が6位と、人間関係が原因で退職する人は多いようです。

他にも労働時間や環境（2位）、給与（4位）など、待遇の悪さで退職する人も一定数います。思ったように評価されなかったり（7位）、キャリアアップできなかったり（10位）して退職する人も少なくありません。

アメリカの心理学者、フレデリック・ハーズバーグによると、人間は仕事に満足しているときと、不満を感じているときで関心を向ける対象が異なります。前者であれば仕事に向いていますが、後者であれば職場の環境や人間関係です。

これを「二要因理論（Two Factor Theory）」といいます。退職を防ぐには、後者の「衛生要因」の改善が重要です。業績を高めるなら前者の「動機付け要因」を満たすよう対策します。

退職の原因を分析しよう

衛生要因の問題点をあぶり出すには、退職者を取り巻くデータの収集が欠かせません。本人のインタビューはもちろん、社内の評価や給与の水準、勤務時間や通勤時間、有給休暇の取得状況などです。こうしたデータを他の退職者にも当てはめていくうちに、問題点が見えてくるでしょう。

データで分析するのは、人の推測が往々にしてあてにならないからです。何に不満を感じているかは個人差があり、例えば目に見えて残業が多かったとしても、退職には何も影響していないかもしれません。人事労務の担当者でも、感覚的に予想する傾向があります。

データであれば、当てはまる退職者が多いほど、優先して対策しなければいけないのが一目瞭然です。もちろん、最終的な判断を下すときは、人事労務担当者の知識や経験が活かされます。

労働実態を把握する重要性

こうしたデータから労働実態を把握し、退職要因をピックアップすることで、従業員の不満足要因（衛生要因）を高めない対策をすることが可能です。従業員の不満足要因（衛生要因）が低ければ、退職者数を減らすことができます。
モチベーションを上げるための、動機付け要因が注目されがちですが、不満足要因を改善せずに、会社が経営理念やビジョンを一方的に押し付けても、従業員はやらされている感を抱くだけで、満足度が下がるだけでなく、逆に退職者も増えてしまうでしょう。

離職率を下げたいときに限らず、常に労働実態は把握しておきたいところです。

ただし、勤怠を手書きや表計算ソフトで管理していると、必要なデータを収集・分析するのに手間や時間がかかります。そんなときに役に立つのが、ミナジンの勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」です。労働時間や残業、休暇といった勤怠情報を簡単にレポート化できます。

https://minagine.jp/system/

衛生要因を改善するには、実態にあった働くルールの見直しが必須です。ミナジンでは社会保険労務士法人を経営するだけでなく、給与計算アウトソーシングも受託する等、人事労務のプロが多く在籍し、実態にあったルール作りを約４００社の事例を交えながら、サポートすることが可能です。

まとめ

退職者が出ると、それまでかけたコストが無駄になり、損失額は1,000万円以上におよぶ場合があります。スキルやノウハウ、社内のモチベーションも失われ、イメージダウンにもなるので、企業が受けるダメージは相当なものでしょう。

退職者を出さないようにするには、データを収集して分析するのが大事です。人が推測するよりも明確に原因を突き止められます。勤怠管理システムや人事評価システムの導入も役に立つでしょう。

退職ラボは、「きちんとした退職方法を知りたい方」「次に失敗しない辞め方を知りたい方」「苦しい現状からうまく脱出したい方」に向けて、筆者自らの経験と最新の知見や調査に基づく実践的な情報を発信しているメディアです。退職代行を利用したことがある筆者が、退職で失敗してほしくないとの思いも込めて、実績のある確かな退職代行業者や転職エージェントの紹介もしています。

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ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。

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