中小企業では締め日～給与支払いまでのサイクルを短めに設定しがちです。
それはなぜなのか。中小企業には「お金が早く欲しい」という従業員が多かったり、「アルバイトにはなおさら早く払ってあげた方がよい」という前提があります。だから中小零細ほど“締め〜支払い”のサイクルが短い傾向が多いです。ただし、それゆえに問題がいろいろ生じてしまいます。そこで代表的な例を3つご紹介します。

作業期間が短くても無理やり何とか頑張ってしまう

人数が少ないうちはなんとか回せてしまいます。さらに従業員数が20人30人と増え、会社規模が少し大きくなっても、担当者が2、3日でぎゅっと無理やり処理して何とかしてしまいます。結果として「給与計算がしんどいよね」という状態が起きているのです。

独自ルールやイレギュラーを許容しすぎる

小さいうちは関係性も深く、よかれと思って「この日有給だって後から言われても入れ込んであげる」とか、「イレギュラーだけど対応してあげる」など、中小企業ほどしわ寄せが全部労務担当者にいきます。人数が少ないからできる部分や、関係性を重視してルールを徹底しない文化もあったりします。緩い分だけどこかにしわ寄せが来ているのです。

従業員への教育、意識

大企業より中小企業の方が相対的にルールを徹底するとか管理する・されるというのに慣れていません。勤怠がちゃんとしてない、経費申請が出ていない、住所変更や出産の報告が上がってこないなど、本来出すべきものを出さないことによって、人事担当者が埋める作業が発生し忙しくなります。

「今後100人・200人と規模を大きくしたい」とお考えの場合、初期の段階で締め・支払いのサイクルや運用ルールをちゃんと設計する必要があります。また、昔の状態のまま会社規模が大きくなって負担感が増しているなら、そう感じた段階でプロに相談して整理したほうがいいです。まずは現状を把握することから始めてみませんか？

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人事労務業務の中でも生産性が低いと言われる給与計算業務。
特に社員数が多くなってくると計算が複雑になり、随時対応しなければならない従業員情報の変更対応に追われ、さらには社員の職種や雇用形態などによって計算方法が異なってくると作業の負荷は増すばかりです。
そうした課題を解決したい、社員数が100～1,000名規模の企業の人事労務担当をされている方を対象に、給与計算アウトソーシングについて解説していきます。

そもそも給与計算アウトソーシングとは

給与計算アウトソーシングとは、社員の給与計算や賞与計算などの事務作業を外注するサービスです。細かい作業の多い給与計算業務をそのまま委託することにより、担当者の負担や工数を減らすことができ、大幅に業務効率化を実現することができます。
また専門性が高いアウトソーサーに外注する為、法改正対応も一任できるのはコンプライアンス面においても安心です。

給与計算をアウトソーシングするメリットとは

コスト削減

自社で給与計算を行う場合、給与計算を行う担当の『人件費』及び給与ソフトにかかる『保守費用』が必要です。また、法改正のたびに給与ソフトや給与計算ロジックのアップデートが必要となり、更新料や追加費用がかかってきます。

一方でアウトソーシングサービスを利用した場合、勤怠データ等の必要なデータを共有するだけなので、人件費、給与ソフトの費用をともに抑えることが可能です。以下に自社で給与計算を行う場合、アウトソーシングを利用する場合のコスト例を比較してみたのでぜひ参考にしてみてください。

　　◎自社で給与計算を行う場合　【社員数100名の場合】
　　　
　　　　　給与計算作業の月額コスト
　　　　　　　※例：月給32万円（時給2,000円）／月20日勤務

　　　　　勤怠確定：6時間
　　　　　前工程（入退社情報、社保確認等）：3時間
　　　　　計算＋一次チェック：12時間
　　　　　二次チェック：6時間
　　　　　WEB明細発行、振込手配：6時間
　　　　　
　　　　　合計：33時間　

　　　　　33時間　×　2,000円（時給）　＝　66,000円／月

　　　　　※システム年間保守料金→約100万
　　　　　　つまり月額は約83,000円／月
　　　　
　　　　　→想定月額コスト：149,000円

　　◎アウトソーシング導入の場合
　　　　　→想定月額コスト：60,000円～120,000円

つまり、給与計算をアウトソースをすることにより、半額～70%までコストカットが実現できる訳です。

コア業務への集中

人事労務担当者の課題として、勤怠管理や給与計算などのルーティン業務に追われ、本来やるべきであるコア業務への集中ができていないということがよく挙げられます。労務担当者が採用や育成など人材面の業務まで担当している場合、よりこの状況は顕著となります。

そんな課題があっても、アウトソーシングを活用することで、今まで費やしてきたルーティン業務のリソースを大幅に削減できるため、コア業務に集中することができます。その結果、利益や売上の向上に繋がり企業価値を高めることができる為、得られるメリットは大きいといえます。

法改正への対応コスト削減

頻繁に行われる法令改正にも漏れることなく、確実に対応できるのも大きなメリットの1つです。例えば今後施行される、改正労働基準法の時間外労働規制の中小企業への適用など、最新情報に対応している外注業者であれば、法令違反などのトラブルを未然に防ぎ、コンプライアンスの強化にも繋がります。自社で対応している場合、法令改正や税制改正などの際には従業員への研修や教育が必要になる為、法改正対応のコスト削減にも繋がると言えるでしょう。

属人化の防止

給与計算業務の中でも頭の痛い悩みの1つが『属人化』ではないでしょうか。専門的な知識を要する業務になる為、どうしても属人化が起きやすい状態になってしまいます。担当者の急な退職や休職でお困りの企業様も多い中、簡単に人を増やすこともできません。給与計算アウトソーシングを導入することで、業務の属人化を防ぎ担当者への負担を軽減するだけでなく、繁忙期でも人員を確保する必要がなくなります。

給与計算アウトソーシングを導入する際の手順

自社に適した外注先の選定

給与計算のアウトソース先を検討する際、どうしてもコストに注目してしまいがちですが、中途半端に自社対応業務が残ってしまうと、せっかくのアウトソーシング効果が半減してしまいます。選定前に導入の目的・課題の抽出をしておくことが重要です。優先事項をしっかり見定め、全てクリアされているかを確認しましょう。
また、勤怠管理や社会保険・労働保険関係の業務は給与計算と連動していることが多いため、一気通貫したサービス提供が可能な外注先だとなお効率的です。

稼働に向けた導入準備期間

給与計算は遅れやミスが許されない業務でもあるため、本稼働までは慎重を期す必要があります。弊社も含め、一般的には下記の順番で2～3か月間かけ、本稼働に向けて準備を行っていくことが多いようです。

1.ヒアリング
アウトソーシング業者がお客様に対して現在の給与計算業務のルールなどをヒアリングし、業務量をチェックします。

2.業務フロー、運用ルールの整理
改善提案も含め、勤怠の確定データ受領から給与計算の完了までを、具体的な業務フローや運用ルールに落とし込んでいきます。

3.テスト計算・平行計算
アウトソーシングと社内処理を並行で稼働しながら、不備が無いかを確認していきます。

本稼働の開始

検証作業が終了したら、いよいよ本稼働がスタートします。ここから先は社内での給与計算業務から、完全に手離れすることができます。

給与計算業務の外注先選定ポイント

コスト

長期間に渡り毎月かかるコストなので、重視すべきポイントの一つです。給与計算のみ外注するのか、他の業務も含めて外注するのか、内容によって料金も異なります。プランの内訳、サービスを確認した上で、複数社を比較検討することを推奨します。
　　

対応可能な業務範囲（他サービスのラインナップ）

自社の課題に対応できる外注先を選ぶ上で、どこまでの業務を外注できるかも重要です。給与計算だけではなく、年末調整や給与振込、入社・退社・ライフイベント発生時に必要な手続まで、全てを依頼できる場合もあります。何を外注するのかを明確にして選択しましょう。

また、今は給与計算業務だけ外注するにせよ、会社の成長に伴い年末調整など他の業務も将来的にアウトソーシングすることになる可能性もあります。できれば、多くの業務を外注できる先を選定しておくのが望ましいでしょう。小規模の業者であれば給与計算しか受けられないことも多いですが、ある程度の規模であれば保険手続や年末調整、会社によっては勤怠管理システムまでセットで提供していることもあります。中長期的なことを見据え、チェックしておくのもポイントです。

実績と信頼

実績が多いということは信頼が高いことの証明でもあり、また、業種や企業規模で自社と近い企業実績が多ければ、自社に合った外注先である可能性も高まります。

また、給与計算は人が行う業務である以上、ミスの可能性を0にすることはできません。アウトソーシング業者がミスを減らすため、どういった取り組みを行っているかも確認すべきでしょう。

MINAGINEアウトソーシングサービス

◎MINAGINEでは多数の実績と経験からチーム制による万全のフォロー体制を保持しています！

社員の給与計算や事務手続きで追われていませんか？
MINAGINEでは人事労務に関する専門家集団が御社の給与計算をご支援いたします。
なおかつ、賞与計算や年末調整まで承ることも可能。
サービスラインナップも豊富なMINAGINEで解決しましょう。

給与計算、アウトソーシングしませんか？

労務業務のアウトソーシングを検討されている会社様へ。ミナジンでは、給与計算や年末調整など、様々な労務業務をアウトソーシングすることが可能です。まずは資料を無料でダウンロードして見てください。

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給与支払い前に給与計算にミスが発覚して、上司から叱責を受けた経験はないでしょうか。確定前なのでやり直しはききますが、上司から叱りを受けるのにはそれなりの理由があります。

ただし、給与計算のやり方しだいではミスが起きてもしかたないと思われるような環境に身を置いている担当者もいるものです。給与計算ミスの実態はどうなのか、なぜ問題視されるのか、ひとつずつ疑問を解消していきましょう。

給与計算の基礎知識を5ステップでおさえよう

給与計算はなぜミスしやすいといわれるのか

給与計算には基本の5ステップに加えて、深夜残業代の計算や社会保険料・税金など、気を付けなければならない要素が多くあります。

そのため給与計算ではミスが発生しやすいといわれます。給与計算で起こりやすい主なミスから、ミスが起こりやすい原因を詳しく考えてみましょう。

働き方の多様化に伴う勤怠管理の複雑さ

雇用形態が同じで労働時間も固定されているような時代は、勤怠部分の給与計算はそこまで複雑ではありませんでした。今や、パートタイムやアルバイトなどの働き方は、一般的となっています。

これに加え、2019年4月、働き方関連法案が順次施行されるようになりました。働き方関連法案の中には、フレックスタイム制やテレワークなど、多様な働き方を促進するような内容もあり、今後ますます働き方の多様化が進むものと考えられています。

すでに多様な働き方を受け入れられている企業では、これにより勤怠管理が複雑化。管理方法次第では、正しく把握するのが難しい状況です。勤怠管理が難しいこともあり、給与計算はさらに複雑になり、担当者の負担は増え、ミスが起きやすい状況となっています。

固定給を変更する機会が多い

昇給や降給を1年に1度のタイミングで実施する企業も多いですが、固定給が変わるタイミングはそれだけではありません。異動や扶養家族の変更など、何らかのタイミングで変更されるケースがあります。

この場合、変更しなければならないのは固定給だけではありません。固定給に合わせ、健康保険や厚生年金保険料などの社会保険料控除額も見直さなければならないことがあります。

毎年同じタイミングで改定が行われる社会保険料率などは認識しやすいですが、その都度発生する変更は見逃しやすく、漏れが発生しやすいです。

アナログ業務が多い

給与計算システム、アウトソーシングなど活用できるサービスは増えてきました。それでも社内で手動の給与計算を行うアナログ業務が続いている会社もみられます。

社内の人員だけで仕事が完了するというのが主なメリットと思われていますが、実際にそうでしょうか。手動による業務が多いと、工数がかかりますし、人為的なミスが起きやすくなります。

たとえば、勤怠管理で利用しているタイムカードを転記する作業などが手動の例です。会社によっては給与明細を手書きで出しているケースもあります。

社員数次第ではアナログ対応でも十分かもしれませんが、自動計算ではないためミスは完全には避けられません。

データ転記時のミス、計算時のミス、計算後の値入力後のミスなど、給与計算のアナログ対応は、さまざまな部分にミスする可能性が潜んでいます。

発生しやすいミスの事例

給与計算で発生しやすいミスを紹介してきましたが、ほかにも以下のようなミスが起きやすいです。

・扶養から外れたあとの給与反映漏れ
・役職手当反映漏れ
・40歳からの介護保険料控除漏れ
・雇用保険料の免除、反映漏れ
・月途中で退職した人から誤って社会保険料を控除した

あくまでも一例ですが、いずれにしても、これだけ多くの例をみれば、給与計算でミスが生じやすいことが分かったのではないでしょうか。できるだけミスを出さないことが重要ですが、完全に出さないことが難しいくらい、さまざまなミスが起きるポイントが給与計算にはあります。

給与計算のミスは多くのリスクを抱えている

社内のミスなのだから、ミスがあったら修正すれば良いと、悠長なことはいっていられません。給与計算のミスは、さまざまなリスクを持っています。主なリスクは、訴訟などの労務リスク、納税に関わる税務リスクです。

社員から訴訟される可能性がある

社員から訴訟を起こされるなど、労務管理の不正やミスで起こるリスクを労務リスクといいます。

会社と社員をつなげるもののひとつは、会社から社員に対する報酬です。その報酬に誤りがあると、会社に対する不信感につながります。つまり、信用が落ちるということです。

一度なくなってしまった信用を取り戻すには多大な時間がかかります。給与担当者が故意で行ったものでなくても、一度のミスは会社にとって大きな損失になる可能性があるのです。

また、残業代の計算が長期にわたって間違っていたなどのミスがあると、残業代未払いで、状況次第では訴訟に発展する場合もあります。訴訟にまでいくと、裁判などに関する業務が増えますし、会社の信用にも大きく影響してしまい、デメリットしかありません。

正しく納税されない

給与計算のミスが与える影響は、社員の報酬だけに限りません。計算が誤っているということは、社会保険料のほか、源泉徴収税のような税金控除にもミスが発生している可能性があります。源泉徴収税が誤っているということは、給与支払い翌月の納税額にもミスがあるということです。

納税は国民の義務ですから、納税額が誤っているということは、大きなリスクです。労務リスク同様に会社の信頼に関わるような問題になる可能性もあるでしょう。

このように、給与計算のミスは、ミスによって損害を受けた社員に影響があるだけでなく、会社自体にも影響があります。給与担当者のミスが大きな問題に発展する可能性があるという点はしっかり頭に入れておくべきでしょう。

ミスを起こさないためにできること

給与計算でのミスは、担当者の責任だけで済まさせるようなものではなく、会社の信用にもかかわってくることをお話ししました。それほど重大なことなのです。ミスを起こさないために社内でできることには何があるでしょう。ふたつの対策を紹介します。

ヒューマンエラーに気づける体制づくり

給与計算のミスでは、ヒューマンエラー、つまり人為的ミスが圧倒的に多いです。ミスを起こさないようにするには、人為的ミスを限りなく無くすことを優先するべきです。

具体的にはどうやって防げば良いのか、ミスしやすい部分を補う対策がカギです。たとえば、多様な働き方は勤怠確認の時間を要しますので、早め早めに勤怠データをもらうなどの事前準備の徹底が挙げられます。

ほかにも、社員の異動や社会保険料の改定など、毎月発生する業務、毎年発生する業務、随時発生する業務など仕事内容を洗い出し、チェックリストを作っておくと良いでしょう。チェックリストで確認することによって、業務や作業の漏れを確認することができます。

また、ヒューマンエラー防止のためには、担当者ひとりですべてを負担せずに、ふたり以上のダブルチェックに通してから最終的な確定をすることが大切です。このように幾重にも対策を立てることによって、人為的なミスを大きく軽減することができます。

システムやアウトソーシングを利用する

ミスが起こりやすい給与計算をシステム導入によってできるだけ自動化に持っていく方法。あるいは、アウトソーシングの利用で給与計算の一切を社内で行わない方法も考えられます。いずれも手入力によるリスクを軽減、あるいは無くすことができるのがポイントです。

ミスが起こりやすい勤務データの転記は、勤怠システムと連携させることによって、自動で給与計算システムに反映可能です。

さらに、給与計算システムやアウトソーシングは、法改正や人事異動などの変更に対してもスムーズな対応が可能です。さまざまな変更に担当者が悩まされることが少なくなります。

ミスは起こるものという前提で、できるだけミスの少ない手段を選択することが重要です。

給与計算のアウトソーシング先を選ぶポイント

給与計算のミスをなくすための対策の一つとしてあげられた「アウトソーシングの活用」ですが、一言にアウトソーシングとは言ってもそれぞれのサービスに特徴があるため、自社にぴったりなサービスを比較・検討する必要があります。

給与計算のアウトソーシングサービスを選ぶ際に気をつけたいポイントは以下の3つです。

• 給与計算の専門性の高さ
• 料金体系
• セキュリティ

給与計算の専門性の高さは導入後に自社の業務にどの程度対応してもらえるのか、コストパフォーマンスにも関わるため、確認しておくことをおすすめします。

また、同じコストの面では従業員の人数に応じて料金が決まるのか、サービス単位での支払いかなど料金体系を把握していないと、企業の規模によっては割高になってしまうといったことも考えられます。

そしてアウトソーシングする際のリスクの一つにもなりうるのがセキュリティの問題です。給与計算の情報は重要な個人情報なので、外部に委託する以上はセキュリティがしっかりしているかどうかも大切な選定条件の一つとして捉えましょう。

弊社でもアウトソーシングサービスを行っております。「MINAGINE」では豊富なノウハウと専門知識を持ったスタッフによるサービスを提供しており、相談に応じて部分的な業務委託や勤怠管理システムや業務適正化のコンサルティングなど柔軟な対応が可能です。

また「MINAGINE勤怠管理」では、勤怠集計業務から給与計算アウトソーシングまでトータルでお受けしています。給与計算アウトソーシングと勤怠管理システムとの併用を考えている場合、一元的な管理ができるためおすすめです。

▼実際に給与計算のアウトソーシングサービスを比較したい方は別記事「給与計算のアウトソーシングを比較！自社にぴったりなサービスの見つけ方」も合わせてご覧ください。

もしミスをしてしまったら…

ここまで給与計算のミスを防ぐ対策を説明してきましたが、どの対策を取るにしても人が関わってくる業務になるため、ミスを完全になくすことは難しいでしょう。ミスが起きたことが分かったら、早急に該当者へ連絡を入れ、謝罪とミスが起きた経緯を説明することが大切です。

その上で、ミスが起きた分をどのように精算するか対処法を提案し、本人から了解を得て精算に対応します。

翌月精算

支払いデータとして残すため、翌月の給与支給時に過不足分を精算する方法があります。法令違反とまではなりませんが、賃金支払いには全額支給の原則があるため、会社都合で勝手に翌月精算することは認められません。翌月精算で対処したい場合は、本人の合意があることが条件です。

当月現金精算

給与支給日の当月に現金精算する方法です。注意しなければならないのは、すでに支払った分の源泉所得税や雇用保険料を考慮して対応しなければならないこと。給与計算のやり直しはどうするか、払いすぎた場合はどのようにして従業員から回収するかなども確認しておきます。

まとめ

給与計算は、働き方が多様であるほど、会社の規模が大きいほど、複雑になり、ミスも発生しやすくなります。給与計算の業務自体、ミスが起こりやすいポイントは多いですが、当たり前と思わずに、リスクを常に意識して、ミスの少ない対策を取ることが大切です。

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現在使用している給与明細のテンプレートを、「使いにくい」と感じたことはありませんか。現状そこまで問題はなくても、従業員が増えたり、組織内の構造が変わったりすることで、今後は使いにくくなるかもしれません。

現在のテンプレートに少しでも不満があるなら、そのタイミングが給与明細テンプレートの替えどきだといえるでしょう。
テンプレートを選ぶときのポイントと、「使えるテンプレート」をいくつか紹介します。

給与明細のテンプレートを活用するときのポイント

給与明細は、給与を受ける従業員に配布するものですが、その形式に法律的な決まりはありません。ただし、記載が必要な内容は決まっており、賃金や手当、税金や社会保険料、振込額などが明確である必要があります。

すでに必要な項目が揃っており、金額を入れ込めばすぐに発行できるようになっているのが、給与明細のテンプレートです。世の中にはさまざまなテンプレートが存在しますが、活用する際は、ふたつのポイントに注目してみてください。

入力しやすい形式か

まず注目したいのが、「賃金」や「社会保険料」など、各項目の見やすさと使いやすいさです。そもそも給与明細というのは、給与の支給状況と控除額を確認するためのものですから、見やすく分かりやすいものを選ぶのがベストだといえるでしょう。

見やすいということは、項目の配置が適切で、入力のしやすさにもつながります。入力がしやすいと手入力によるミスを防げるので、もしも担当者が変更となった場合でも、後任への引継ぎが容易です。そういった理由からも、見やすく、誰にでも使いやすい形式を選ぶことをおすすめします。

業務の効率化が図れるか

もうひとつは、「従来の給与明細と比較して、業務の効率化が図れる内容であるか」です。せっかく給与明細を一新しても、以前より非効率であったり、作業時間が変わらなかったりするのであれば、給与明細変更の手間が増えるだけで、ほとんどメリットがありません。

賃金の額など、元になる金額を入力すれば特定の計算を自動で行ってくれる、プリントアウトなしでネットでも閲覧できるなど、以前よりも業務効率のよいテンプレートを選ぶようにしましょう。

最終的には、会社の給与システムと照らし合わせて、最適かつ使いやすいテンプレートを選ぶことが大切です。

給与明細の作成に便利なテンプレート

ここまでは、給与明細のテンプレートを選ぶ際の基準について紹介してきましたが、実際に利用できるテンプレートには、どのようなものがあるのでしょう。便利で気軽に使えるテンプレートを、Excel形式とWeb上のものに分けて紹介します。

Excel形式のテンプレート

Excel形式は、テンプレートをダウンロードして自社のExcelで使用します。テンプレートによっては、計算式が組み込まれたものもあって便利です。また、ダウンロード後は自分で書式や計算式の変更がしやすいというメリットがあります。
以下にテンプレートを配布しているサイトを紹介します。

■ビズオーシャン
ビジネス向けのテンプレートがダウンロードできるサイトで、Excel形式の給与明細も複数あります。テンプレート一覧では、ファイルの形式と、星5段階によるユーザー評価で、ある程度の使い勝手が想像できるのが特徴です。利用にあたってはユーザー登録が必要です。

https://www.bizocean.jp/doc/category/111/

■総務の森
総務担当者のためのコミュニティサイトで、A4用紙1枚につき給与明細2枚分が作成できる、エコノミーなテンプレートをダウンロード可能です。書式もシンプルで見やすいので使いやすいです。こちらもダウンロードにはユーザー登録が必要です。

https://www.soumunomori.com/download/detail/dlid-98/

■ビジネス文書 書式
ビジネス書式がダウンロードできるサイトで、こちらの給与明細テンプレートは、大きく見やすい形式になっています。「勤怠」「支給」「控除」の項目が分かれているので、入力もしやすいです。こちらもユーザー登録後に利用可能です。

http://www.e-syoshiki.com/accounting/kanrihyou/10061

Web上のテンプレート

Webサービスを活用した給与明細のテンプレートもあります。Webを活用したタイプの特徴は、使用する端末に入っているソフトに依存しないところだといえるでしょう。ネット環境さえ整っていれば、すぐに利用できるタイプのテンプレートも多くあります。

■給与明細.net
「必要事項を入力して自動で給与明細を作成してくれるPDF形式の個別明細」のほか、「Excelをアップロードして一括作成できる明細」の2種類があります。従業員が少ない会社であれば、簡単な入力ですぐにPDFの明細を作ってくれる個別明細は便利です。

http://www.xn--jhqy89cvlqdga.net/

■Officeテンプレート
Officeテンプレートは、Office公式のMicrosoftが提供するサービスです。テンプレートには、給与明細と給与管理表が一緒になったタイプのものがあり、管理表へ入力を行うことで自動的に給与明細を作成してくれます。さらに「Officeオンライン」を利用すれば、クラウド上にファイルを保管し、ネットを通して閲覧や編集を行うことが可能です。

https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13293

■サテライトオフィス
サテライトオフィスの給与明細のテンプレートは、Googleスプレッドシートを活用したタイプになります。Officeオンラインと少し似ていますが、スプレッドシートはOfficeソフトのようにパソコンへダウンロードする必要がなく、ネット上で作業が完結するのが特徴です。

http://www.sateraito.jp/Google_Docs_Spreadsheets.html

ここで紹介した給与明細のテンプレートは、いずれも無料で利用することが可能です。Excelやネット環境さえ整っていれば、すぐに使うことができるでしょう。

より給与計算の効率化を図るには

給与明細のテンプレートを選ぶ際の基準について紹介しました。テンプレートの中には、自動計算機能が付いていたり、Web上で確認できたりと、無料であっても十分な機能を備えています。しかし、いくらこうした便利な機能があっても、ほとんどは手入力です。

手入力のため、件数が多いとそれだけミスをする確率も高まります。また、社会保険料など給与計算に必要な項目は、法令により数値が変わるケースがあるため、適宜見直しが必要です。
そうした手間やミスを無くす方法として、「給与計算のアウトソーシング・勤怠管理システムの導入」も有効な選択だといえるでしょう。

給与計算をアウトソーシングする

給与計算のアウトソーシングとは、給与計算を社内で行うのではなく、外部に委託することです。給与計算を専門に行っている会社に業務を委託することで、給与計算のミスや担当者の業務負担を減らすことができます。

さらに、給与計算にかかっていた業務時間が減った分、給与計算以外の仕事に集中しやすくなるでしょう。ルーティーンワークではなく、複雑な仕事に時間をかけることができるようになるため、社内の生産性向上も期待できます。

アウトソーシングで注意点があるとすれば、会社によって費用が変わってくることです。そのため、経費が浮くこともあれば、思ったより費用がかかってしまうケースもあります。アウトソーシングを利用する際は、コストパフォーマンスを意識して選択しましょう。

勤怠管理システムを導入する

給与明細と連携している勤怠管理システムの導入も、給与計算の効率化に役立ちます。ミナジン勤怠管理は、ワンクリックで給与や賞与明細を、システムからアップロードすることが可能です。勤怠システムでは正確な打刻ができるため、ミスの防止にも役立ちます。

さらに、給与明細は、Excelの給与明細テンプレートと同様に必要に応じてカスタマイズすることもできますので、オンライン形式の給与明細テンプレートのように、Web上の閲覧も可能です。Excel、Web形式の特徴に加えて、勤怠システムを使えばミスも防止できるため、一度に複数のメリットを得ることができるでしょう。

また、「給与計算のみを委託する」「勤怠管理から委託する」など、用途に合わせた柔軟な利用も可能です。明細の配布もサービスに含まれるため、これまで負担となっていた給与明細の封入や、郵送作業にかかるコストを抑えることもできます。

MINAGINEのWeb給与明細の詳細を確認してみてください。

https://minagine.jp/system/paystatement/

まとめ

給与明細をより良いものに変えようと思ったとき、無料の給与明細テンプレートは便利です。しかし、テンプレートだけでは機能が不十分に感じられることもあるでしょう。そうした場合、給与のアウトソーシング、ミナジンの勤怠管理システムの導入も検討対象に入れてみてはいかがでしょうか。

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総務部や人事部、場合によっては経営者自身が担当している「給与計算」。毎月必ず発生する業務でありながら、従業員の給与振込にかかわる重大要素のため、締め日前後は担当者の負担が大きいという問題を抱えています。

そこで、給与計算によって「本来行うべき業務に時間を割けなくなっている」「担当者の負担を減らしたい」と考えている企業は、給与計算を代行・アウトソーシングするのがおすすめです。
代行・アウトソーシングサービスを利用することで、担当者が本来行うべきコア業務に集中できるなどのメリットを得られます。

本記事では、以下の内容について解説します。

• 給与計算を代行・アウトソーシングするメリット
• 主な依頼先や費用の相場
• おすすめの給与計算代行・アウトソーシングサービス3選

これから給与計算を代行・アウトソーシングしていきたいと考えている企業の疑問解決の参考になると思いますので、ぜひご一読ください。

給与計算代行・アウトソーシングを導入するメリット

はじめに、給与計算の代行・アウトソーシングサービスを導入するメリットについて整理していきます。
従業員の給与に関わることを外注するのは、セキュリティや信頼性といった観点から、少なからず抵抗を感じる企業担当者の方も少なくないかもしれません。

しかし、株式会社アソウ・アカウンティングサービスが給与計算のアウトソーシングについて250社に対しアンケートを実施したところ、全体の約2割がクラウド型の給与計算などを用いていること回答しました。

引用：「250社に聞いた、給与計算アウトソーシング代行の実状(株式会社アソウ・アカウンティングサービス)」

このことから、多くの企業が、給与計算の外注化を進めていることがわかります。

アウトソーシングを導入することで得られるメリットは、以下の3つです。

• 属人化の防止ができる
• 法改正への対応がスムーズになる
• コストの削減につながる
• 給与計算の不正やミスを減らせる

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

1. 属人化の防止ができる

今この記事をご覧いただいている企業の中には、1人の担当者が継続的に給与計算を担当しているというケースもあると思います。

しかし、特定の従業員が給与計算を担当し続けることには、以下の危険性があります。

• チェック体制が整っておらずミスが発生する原因になり得る
• 担当者が急に休職・退職した際に対応できる人がおらず、業務が滞るおそれがある

複数人で給与計算業務を担当している場合でも、立て続けに担当者の休職・退職が続くと業務を継続できる人がいない、引き継ぎができないといった状況になるかもしれません。

このようなリスクを回避するためにも、給与計算業務担当者の属人化を防ぎ、システムにログインすれば誰もが同じ情報にアクセス・管理できる状態を社内で構築することをおすすめします。

2. 法改正への対応がスムーズになる

給与計算の代行・アウトソーシングを行っている企業の多くでは、労務士などの専門家が監修しているケースが多く、従業員の給与に関わる法改正への対応をスムーズに行ってくれます。

給与計算に関わる法改正の変更例は、主に以下の通りです。

• 雇用保険料率の変更
• 社会保険料率の変更
• 最低賃金の変更

ただし、企業が行った設定変更に誤りがあると、従業員の給与に過不足が発生してしまいます。このようなミスは、企業と従業員の信頼関係に悪影響を与えるので注意が必要です。

一方で給与計算業務を外注しておけば、法改正に伴う変更設定を企業側で行う必要がなく、且つ適切に対応してくれるので安心といったメリットがあります。

3. コストの削減につながる

給与計算を代行・アウトソーシング化すると、さまざまな企業コストを削減できます。削減できるコストの例は、次の通りです。

• 給与計算ソフトの利用料
• 給与計算担当者の給与・残業代
• 給与計算担当者の採用費用・教育コスト

現在、給与ソフトを利用している企業もあると思いますが、これまで掛かっていた給与ソフトの利用料と担当者の人件費を削減できます。また、給与計算を代行・アウトソーシングすると、新たに給与計算担当者を採用する必要がなくなります。

そのため、削減したコストを他の部署・業務・外注費にコストを当てることが可能です。

4. 給与計算の不正やミスを減らせる

給与計算は深夜残業代や社会保険料・税金など細かく規定されていて、担当者の負担が大きくなってしまうのが現状です。

給与は従業員の生活や企業信頼に関わる重要事項のため、一度のミスが訴訟などの労務リスク、納税に関わる税務リスクなどに繋がりかねません。

・労務リスク

社員の労務管理の不正やミスによって発生するリスクを「労務リスク」といいます。重大な過失は故意であったか否かに関わらず、ともすると訴訟沙汰という最悪なケースに発展してしまいます。

給与は、会社と社員を契約上で結びつけているものです。給与に誤りがあると当然、社員は不信感を募らせます。訴訟沙汰になると裁判に関連する業務が発生する上に、給与面で訴訟されたという事実が会社全体の信用を大きく損ねてしまうのです。

・税務リスク

納税に関する「税務リスク」も大きなリスクです。給与計算のミスは社員への報酬額だけに止まらず、社会保険料や源泉徴収税のような税金控除にも影響を与えてしまうケースがあるのです。特に源泉徴収税の誤りは、給与支払い翌月の納税額にも必然的に誤りが生まれてしまうことになります。

納税は国民の義務です。税務上のミスは労務のリスク同様、会社の信用を担保する上で何としても避けたい事態です。

関連記事：給与計算でミスしてしまったら？原因とリスク、対策方法を徹底解説

給与計算の代行・アウトソーシングに向いている企業

ここまで紹介した給与計算をアウトソーシングするメリットを踏まえたうえで、どのような企業がアウトソーシング導入に向いているかを紹介していきます。

1. 担当者がコア業務に注力できていない企業

まず、給与計算業務を社内で行っていることで、担当者がコア業務に注力ができていないと感じている企業です。

よくあるのは、人事部や総務部の従業員がコア業務と兼任、または経営者自身が給与計算を行っているケースです。

給与計算をアウトソーシングすることで、現在人事部が給与計算を行っている場合はコア業務である採用評価教育、総務部であれば社内環境の整備改善などの業務に注力できるようになります。

また、現在経営者自身が行っている場合も同様に、経営者が本来注力すべき事業の促進などに時間を当てられるようになります。

2. 給与計算の担当者が1名しかいない企業

給与計算の担当者が1名しかいない場合には、給与計算担当が休職・退職した際に、業務が滞るおそれがあります。

もし、現在このような状況である場合は、アウトソーシングを利用することを推奨します。
給与計算をアウトソーシングしていれば、担当者の休職や退職などで業務が滞る不安がありません。

何より給与計算は毎月必ず行う業務で、従業員の給与支給に関わります。常に安定して、業務を回せる状態にしておきましょう。

3. 専門的な知識を持った担当者がいない会社

給与計算業務は、常に法律に則ったうえで正確に行わなければなりません。社内で行う場合、専門知識を持った従業員を確保する必要があります。

その理由は、以下の2つです。

法改正は随時あるため、常に情報を確かめ正しい知識を身につけなければなりません。

しかし、内容が複雑なケースが多いので、人事・労務に関する知識を兼ね備えた人材でなければ業務の荷が重たくなってしまいます。

給与計算代行・アウトソーシングの相場

ここで、給与計算をアウトソーシングする際の相場をお伝えします。
今回は、給与計算業務のみをアウトソーシングする場合と、給与計算以外の業務もアウトソーシングする場合に分けて確認してみましょう。

1. 給与計算のみを代行・アウトソーシングする場合の相場

給与計算のみを代行・アウトソーシングする場合の相場(従業員数50名程度)は、
1カ月：4万円～6万円
1年間：46万円～72万円
が相場となっています。

給与計算のみを代行・アウトソーシングする場合は、勤怠データの集計や給与明細の作成は自社で行う必要があるので注意が必要です。

もし、給与計算にまつわる勤怠管理や給与明細の作成業務を依頼したい場合は、オプションで対応してもらえるか確認をしましょう。

2. 給与計算以外のオプション料金

給与計算だけでなく、給与計算に関連する業務をまとめてアウトソーシングする場合は、オプションとして利用料金が加算されます。

利用できるオプション例は、次の通りです。

毎月給与計算とセットで発生する勤怠管理をはじめ、年に1回～数回の年末調整や社会保険料の算出などの業務を依頼できます。

オプションによって料金は変わりますが、従業員50名あたりの相場は、
1カ月：10万円～20万円
1年間：120万円～240万円
ほどです。

現時点での担当者の業務負担の兼ね合いや、アウトソーシングの予算に応じて、依頼するオプションをぜひ検討してみてください。

給与計算代行・アウトソーシングの主な依頼先3選

ここで、給与計算をアウトソーシングする際の主な依頼先を3つ紹介します。

主な依頼先は大きく分けて、

• アウトソーサー
• 社会保険労務士事務所
• 税理士事務所

の3つです。

1. アウトソーサー

アウトソーサーの場合、給与計算業務の代行はもちろん、システムの構築から運用開始までのサポートなど、幅広い業務に対応してもらえるのが特徴です。給与計算担当者の状況や予算に合わせて、給与計算と年末調整のみなど、必要な業務だけ依頼できるサービスが多くあります。

給与計算システムの構築から依頼できるため、従業員数が100～1,000名ほどの企業におすすめです。

また、各給与計算アウトソーシングサービスによって、給与計算以外にオプションで依頼できる内容に若干の差があります。利用する際は料金だけでなく、対応内容をしっかりと確認して選定しましょう。

2. 社会保険労務士事務所

社会保険労務士は、労働社会保険諸法令の申請書作成や代行を専門としている士業です。そのため、給与計算をはじめとした人事・労務を専門家の観点から適切に対処してもらえるのがメリットです。

給与計算にまつわる法令にも瞬時に対応できるので、法令違反のおそれがなくなり、安定した企業経営に一役買ってくれます。

社会保険労務士に依頼する場合、基本的な給与計算の算出をはじめ、社会保険料や残業代の算出など、手間がかかる給与計算も安心して依頼できます。

ただし、年末調整の代行は税理士の業務にあたるため、社会保険労務士に依頼はできないので注意しましょう。年末調整に必要な給与計算は、アウトソーシング可能です。

3.　税理士事務所

従業員数が10名程度の小規模な企業の場合、税理士事務所に給与計算をアウトソーシングするのも一つの手段です。税理士の主な仕事である税金の計算は、給与計算と密接しているため、給与計算も併せて依頼できるケースもあります。

税理士事務所にもよりますが、顧問契約している場合は、顧問料の範囲で給与計算を行ってもらえる場合も少なくありません。

また、社会保険労務士と異なり、年末調整の計算をはじめ、源泉徴収票の作成まで対応してもらえるのがメリットです。

現在すでに契約しており、信頼関係が成り立っている税理士がいる場合、ぜひ給与計算のアウトソーシングを検討してみてください。

給与計算代行・アウトソーシング先を選ぶ際に知っておきたい3つのポイント

次に、実際に給与計算のアウトソーシング先を選定する時に確認しておくべき3つのポイントを把握しておきましょう。

1. サービス内容

出典：MINAGINE　給与計算アウトソーシング

まず、給与計算業務のうち、どの範囲を対応してもらえるかの確認は必須です。

給与計算業務の中には、以下のようなさまざまな業務があります。

これらの給与計算業務の全てを委託したいのか、また一部の業務を委託したいのかによって、どこに依頼するかが変わってきます。

なぜなら、社会保険の手続きは社会保険労務士にしか認められていない独占業務であるなど、依頼先によって対応業務に制限がある場合もあるからです。

アウトソーシング先によっては、別途社会保険労務士事務所と契約する必要が発生します。あらかじめ、アウトソーシングしたい業務内容を精査しておきましょう。

2. アウトソース先の専門性

次に、給与計算業務の正確性、労働保険や社会保険に対する専門知識を兼ね備えているかの確認も大切です。給与計算業務は、正確性だけでなく、社会保険などに関する専門知識が必要となります。

給与計算は、以下のような想定外の事体にも対応する必要があるからです。

アウトソーシング先が、人事・労務に関する専門知識をしっかり兼ね備えているほど、さまざまな状況に応じた丁寧な対応を期待できます。

これらの知識の有無は、導入時のヒアリングや無料体験などの際に、アウトソーシング先のコミュニケーション能力や対応から確かめるのがおすすめです。

3. 価格

最後に大切な確認すべきポイントが、給与アウトソーシングの価格です。アウトソーシング先によって価格が違うことや、企業ごとに予算があるため、選定時に悩みやすいポイントでもあります。

予算に合わせつつ、納得のいくアウトソーシング先を選ぶためには、ひとつめのポイント「サービス内容」と同じく、給与計算のどの業務を依頼したいかを精査しましょう。依頼する業務範囲によって、合計金額に差が出てくるからです。

これら3つのポイントを抑えたうえで、アウトソーシング先を比較検討していきましょう。

おすすめの給与計算アウトソーシング3選

最後に、おすすめの給与計算アウトソーシングサービスを紹介します。今回お伝えするサービスは、次の3サービスです。

• MINAGINE給与計算アウトソーシング
• NOC給与計算アウトソーシング
• 給与PRO

それぞれのサービスがどのくらいの規模の企業におすすめか、また給与計算以外に依頼できるオプションも合わせてお伝えしていくので、ぜひ参考にしてください。

1. MINAGINE給与計算アウトソーシング

出典：MINAGINE給与計算アウトソーシング

給与計算代行・アウトソーシングを提供するMINAGINEは、人事労務のプロフェッショナル集団である弊社が運営する給与計算代行・アウトソーシングサービスです。

クラウドを活用した勤怠管理システムも展開しているため、勤怠管理と給与計算を連携した幅広い代行業務も可能です。

出典：MINAGINE給与計算代行・アウトソーシング

また同サービスは、給与計算をはじめ、振込データの作成、給与明細の配布を行ってくれます。加えて、オプションで「年末調整や賞与の代行」や「明細書の封入作業・発送」なども依頼可能です。

さらに同社の場合は、希望すれば自社の勤怠管理の課題を解決するための人事コンサルティングや労務顧問サービスも受けることができます。勤怠管理システムや人事評価サービスなど、人事・労務にまつわるサービスを展開していますので、ニーズに合わせて人事・労務の総合的なサービスを受けることができます。

▼給与計算代行・アウトソーシングのサービス詳細
MINAGINE給与計算アウトソーシング

2. NOC総務アウトソーシング　給与計算サービス

出典：NOC総務アウトソーシング

NOC総務アウトソーシング　給与計算サービスは、30年以上に渡り、企業の人事・経理・総務業務のアウトソーシングサービスを提供してきた実績を持つNOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社が提供しているサービスです。利用した企業の継続率は95%以上、スタッフの接客態度の満足度は100%と評価が高いのが特徴です。

給与計算サービスについては、給与計算をはじめ年末調整や特別徴収住民税をオプションで依頼できます。

加えて、文書管理やコスト削減の見直しサポートなど、幅広い人事・総務担当者が行う業務全般も依頼可能です。

▼給与計算代行・アウトソーシングのサービス詳細
NOC総務アウトソーシング　給与計算サービス

3. 給与PRO

出典：給与PRO

給与PROは、従業員1～50名程度の小規模企業向けの給与計算アウトソーシングです。従業員数に応じて、従業員1人あたりの給与計算の代行費が変わる料金プランを採用しています。

例えば、従業員数が50名の場合は、1人あたり380円で給与計算のアウトソーシングを依頼可能です。

また、オプションでは社会保険料や特別徴収住民税の計算をはじめ、退職者の手続きも行ってもらえます。最低限のコストで給与計算をスムーズに進めたい企業におすすめです。

▼給与計算代行・アウトソーシングのサービス詳細
給与PRO

まとめ｜コア業務に集中するために給与計算を代行・アウトソーシングしよう

ルールが複雑で、特に締め日前後に手間がかかる給与計算業務は、アウトソーシングサービスを利用することで、担当者の負担を減らせられます。また、給与計算業務を委託することで、担当者が本来注力するべきコア業務を対応する時間を増やすことも可能です。

随時変わる労働基準法などの法律にも適切に対応できるので、安心した企業経営の基盤作りにつながります。さらに、これまで給与計算の対応を行っていた社員の業務効率を上げられます。

本来集中してやるべきコア業務に気兼ねなく対応できるよう、給与計算をアウトソーシング化してみてはいかがでしょうか。

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パソコンを利用すれば自動的にできる給与計算も、その方法を知っておけば細かなミスを防げますし、問題点もすぐ気づけるようになります。そんな給与計算の基礎をおさらいしましょう。

給与計算の流れと総支給額の算出方法

まずは給与計算の流れと、総支給額の算出方法です。

給与支給業務の5ステップ

給与の支給業務は、大きく分けて以下の5つのステップがあります。

1つ目は総支給額の計算です。給与の締め日が過ぎると、対象期間内の勤怠を元に勤務日数や残業時間を確認して、総支給額を算出します。

2つ目は控除額の計算です。社会保険料や税金を合計して控除額を決定します。

3つ目が実際に支払われる給与の計算です。総支給額から控除額を引きます。

4つ目は支給の手続きです。金融機関に振り込むのであればその準備も必要ですし、支給の根拠となる明細書も用意しなければいけません。

最後に控除した社会保険料や税金を関係機関に納付します。ここまでが給与支給業務の1つのサイクルです。

残業や深夜勤務が発生したときの計算方法

給与のベースとなる基本給は、昇給や減給が無い限り一定ですが、時間外労働による残業手当や深夜手当、休日手当は毎月変動します。

こうした時間外労働分の給与を計算する式は「時間外労働の時間数×1時間あたりの賃金×割増率」です。月給で支給している場合、1時間あたりの賃金は「月給÷1ヶ月あたりの平均労働時間で求められます。例えば月給が22万円で、1ヶ月あたりの平均労働時間が154時間であれば、1時間あたりの賃金は1,429円です（端数は四捨五入）。

なお、月給には役職手当や資格手当は含まれますが、通勤手当や住宅手当、家族手当、臨時の賃金、1ヶ月を超える間隔を空けて支給される賃金（賞与など）は含みません。

割増率は法定時間外労働が25％、法定休日労働が35％です。深夜に時間外労働や休日労働をした場合は、それぞれ深夜労働の25％が上乗せされます。時間外労働の時間数は1分単位で計算するのが原則です。

残業代で計算ミスが起きたら？

時間外労働の給与計算方法は複雑で、残業代は日給制・月給制でも計算方法が異なります。時間外労働や休日・深夜労働などの割増賃金の計算も残業代の計算ミスを招く原因のひとつです。

これらの計算にミスが生まれてしまうと、通常の給与計算にさらに修正や精算の大きな負担がかかってしまいます。

複雑な残業代の計算でミスを防ぐためには、残業手当の支給対象期間をしっかりと確認することが大切です。法定内残業と法定時間外労働の区別をつけることや深夜労働・休日出勤の割増率の計算に気を付けることも意識しましょう。

また、役職・雇用形態によって残業代支払いの必要がない対象者の把握や基本給に上乗せして支払われる通勤手当や家族手当の扱いも場合によって異なるので注意が必要です。

▼残業代の計算方法や注意すべきことを詳しく知りたい方は別記事「残業代の計算ミスが発覚！ミスを起こさないために今やるべきこと」も合わせてご覧ください。

社会保険料の計算方法

続けて社会保険料です。全部で5種類あります。

健康保険料・介護保険料

健康保険料は「標準報酬月額×保険料率」で計算されます。標準報酬月額とは、基本給に残業手当や通勤手当といった諸手当を加算した額です。通常は4～6月の報酬の合計から1ヶ月の平均報酬を算出し、7月に基礎算定届を提出した上で標準報酬月額は決まります。

ただし、昇給や降給、給与形態の変更、手当の追加などで2等級以上標準報酬が変動した場合は、「被保険者報酬月額変更届」を日本年金機構に提出しなければいけません。残業の増減によって一時的に変動した場合は対象外です。

保険料率は全国健康保険協会（協会けんぽ）で定められており、年に1回見直され、都道府県ごとに異なります。

40歳から64歳までの被保険者は、さらに介護保険料を計算しなければいけません。計算方法は健康保険料と同じですが、保険料率は全国一律で1.73％です（平成31年度の場合）。

どちらも「労使折半」といって、従業員と企業が半分ずつ負担することになっているため、実際に控除するのは算出された金額の半分です（端数が出た場合は労働者分が切り上げ、企業分が切り捨て）。

全国健康保険協会では、保険料額の一覧表を公表しているので、それを見ると一目で控除すべき健康保険料が分かるでしょう。標準報酬の等級も記載されています。控除された健康保険料と介護保険料は、企業の負担分と合わせて、翌月の末日（休日であれば次の平日）まで日本年金機構に収めなければいけません。

厚生年金保険料

厚生年金保険料も、計算方法は健康保険料や介護保険料と同じですが、保険料率は日本年金機構が定めており、平成29年9月以降は18.3％で固定されています。こちらも労使折半で、実際に控除するのは算出された金額の半分です。全国健康保険協会の保険料額の一覧表には、厚生年金保険料も掲載されています。

控除された分は、健康保険料や介護保険料と共に日本年金機構へ収めます。

雇用保険料・労災保険料

雇用保険料と労災保険料は、「総支給額×保険料率」で計算されます。総支給額に通勤手当や住宅手当、賞与は含まれますが、役員報酬や退職金などは含まれません。

保険料率は厚生労働省が定めており、どちらも業種によって異なります。雇用保険料の保険料率は一般企業の場合9/1000で、このうち3/1000を従業員の給与から控除します。一方、労災保険料率は、卸売業や小売業で3/1000、金融業や保険業で2.5/1000ですが、全額企業が負担するので控除はありません。

こうした労働保険は、年に1回6月1日から7月10日までの間に1年分を概算で申告・納付することになっており、確定申告の際に差額を精算します。

税金の計算方法

最後に税金の計算です。所得税と住民税の2種類があります。

所得税

本来、所得税は1年分の収入から必要経費を差し引いた所得に税率を掛け合わせて計算されますが、会社員の場合はあらかじめ源泉徴収し、差額は年末に調整します。

源泉徴収する額は「課税所得×税率」です。課税所得とは支給額から社会保険料や労働保険料を控除したもので、通勤手当のような非課税の手当は支給額に含まれません。

税率は1年分の所得によって異なり、5～40％まであります。毎月徴収するたびに想定して計算するのは面倒です。そこで国税庁では「給与所得の源泉徴収税額表」を公表しており、課税所得や扶養家族の人数に応じてすぐに源泉徴収額を割り出せるようになっています。

甲と乙の2種類が掲載されており、甲はその企業を主の職場とする従業員、乙は副業として働いている従業員です。

控除された源泉徴収額は、給与を支払った翌月の10日までに企業が税務署に納付する義務があります。

住民税

住民税の計算は簡単です。毎年5～6月になると自治体から各従業員の「住民税課税決定通知書」が企業に送られてきます。そこで請求された住民税額を12で割って毎月控除するだけです。

中途で採用した従業員の分については、企業によって自由に取り決められます。従業員から「特別徴収にかかる給与所得者異動届」を提出された後で、控除を開始する月を決定し、市区町村で手続きするという流れです。

控除された住民税額は、給与を支払った翌月の10日までに企業が市区町村に納付します。

給与計算ミスのリスクと対策は？

働き方の多様化などに伴って勤怠管理も複雑化し、給与計算もより複雑でミスの起きやすい業務となっています。その上アナログ業務となる部分も多いため、ミスを完全になくすこと自体が難しいのです。

しかしながら給与計算ミスには、従業員からの訴訟や納税額の誤りなどが起こるリスクがあります。会社の信用にも大きな影響を与えるため、デメリットしかありません。給与計算ミスを防ぐための対策が必要です。

ひとつは人為的なミスを防ぐための体制づくりです。給与計算で発生する業務内容をチェックリストにまとめて作業の漏れをなくすことや、2人以上のダブルチェックに通してから最終的な確定を行うことなどが考えられます。

もうひとつはシステムを導入することによって給与計算をできるだけ自動化する方法です。これは次項の給与計算の効率化の話にもつながります。

給与計算の基礎に合わせて考え得るリスクとその対策についても理解しておきましょう。

▼給与計算のミスとその対策についてもっと詳しく知りたい方は別記事「給与計算でミスしてしまったら？原因とリスク、対策方法を徹底解説」も合わせてご覧ください。

給与計算を効率的に行う方法

このように給与を計算して支給するまでには様々な手間が発生します。従業員の人数が多くなると、給与計算のために人手を増やさなければならず、コストもかかるでしょう。効率的に行う方法はあるのでしょうか。

そんな時に活用したいのが、給与計算を自社で行うのではなく、アウトソーシングする方法です。かつては税理士や社会保険労務士に委託するのが主流でしたが、最近では給与計算の代行を専門とする業者も増えています。

アウトソーシングすれば、給与計算に充てていた人材を他の業務に回せたり、人件費を削減できたりします。保険料率や税率の変更、法令改正があっても、専門業者であればすぐに対応できるでしょう。

一方、勤怠管理は自社でやらなければならず、従業員の情報に変更があったときは、その都度業者に連絡しなければいけません。また、給与計算のノウハウが蓄積されないため、万が一アウトソーシングを利用できなくなると、誰も対応できなくなるリスクがあります。個人情報の漏洩も心配です。

詳しくは、別記事「給与計算をアウトソーシングした場合の依頼相場や特徴」にて、アウトソーシング先の選び方やおすすめの会社についてご紹介しています。併せてご覧ください。

まとめ｜給与計算を効率化しよう

給与を支給するまでには支給額と控除額を計算しなければいけません。勤怠管理はもちろん、保険料額や税率徴収税額表を確認するなど、手間がかかります。勤怠管理システムを導入すれば、給与の算出根拠となる情報を連携できるため、給与計算の業務を簡略化できるでしょう。自社で対応できれば、ノウハウも蓄積されます。

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勤怠結果を正しく反映し、働き手にモチベーションを保ってもらうためにも、給与計算は勤怠管理の中でも重要な業務です。

勤怠管理を人の手で行なっている場合、毎月給料日に間にあわせるために、人事や経理などの担当部署総出で給与計算を行っている、という企業も少なくないのではないでしょうか。

しかし従業員全員分の給与計算を人の手で行うとなると、どうしても時間がかかってしまったり、ミスが発生したりするものです。

そこで本記事では、毎月の給与計算を、時間をかけずに正確に行うためのポイントをご紹介します。

全てお読みいただければ、給与計算に追われる日々から解放されるために何から始めるべきかお分かりいただけますので、ぜひ最後までご覧ください。

給与計算で担当者が抱えがちな2つの悩み

給与計算において企業の担当者が抱える悩みとしてよく挙げられるのが、下記の2つです。

• 給与振込みまでに給与計算する時間の余裕がない
• ミスが発生する

毎月の給与計算の負担になっているこれら2つの課題について、それぞれ詳しくみていきましょう。

給与振込みまでに給与計算する時間の余裕がない

月末締めの15日払いの企業の場合、月が変わってから15日までの営業日は実質10日程度です。

しかし連休が重なる場合などは、本来10日あるはずの給与確認日がたった数日に短縮されてしまう場合もあります。

下図をご覧ください。

これは、2021年の大型連休時期のスケジュールです。

振込み自体は給料日の2〜3日前に行うことが多いため、給与支給が月末締め15日の場合、担当者が給与計算にかけられる日数は、たったの4日ほどしかないという事態も起こり得るのです。

他の業務もこなしながら、4日間で従業員全員分の勤怠管理・給与計算チェックを行うことは、決して容易ではないでしょう。

また「給与計算」と一口に言っても、実際に給与を計算する前に、従業員一人ひとりの勤怠をくまなくチェックする必要があります。この勤怠のチェックのために毎月担当部署総動員で、数日がかりで確認作業を行なっている企業も少なくありません。

従業員の勤怠確認が済んでから初めて給与計算に取りかかれることとなりますが、そのタイミングではすでに数日が経過しているため、正確な給与計算をするための時間が十分にとれない、といった悩みを抱える企業担当者も多いようです。

紛失や入力違いなど、人的ミスが発生する

従業員の勤怠管理をタイムカードやエクセルで行なっている場合、それらを人の手で確認・集計していく段階で、どうしても人的ミスが発生する可能性があります。

また従業員側でも、タイムカードを紛失してしまったり、勤怠管理のファイルを誤って削除してしまったりと、勤怠管理データが担当者の手に渡る前にヒューマンエラーが起こる場合もあります。

無事に勤怠のチェック・集計が済んでも、給与計算の際に入力を間違ってしまったり、関数がきちんと機能していないなどで、給与計算が正確に行われない場合もあります。最悪の場合、給料未払いが社会的に露呈し問題となってしまうことも。

このように企業には、従業員の給与計算業務、日々の勤怠報告から集計だけでなく、最終的な給料支払いまでの一連のプロセスに対する責任があります。

従業員の数が多いほど、人の手による管理でのミスは免れませんので、大惨事になる前に何らかの対策はしておくべきでしょう。

勤怠管理システムで給与計算ミスを防ぐための3つのポイント

スムーズに勤怠管理・給与計算を行うためには、勤怠管理や集計を自動で行うことができる、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
本章では、勤怠管理システムを利用して、給与計算ミスを防ぐためのポイントを以下の3つに絞って解説いたします。

• アラート機能を活用してチェック項目を減らす
• 集計データの加工を最小限に留める
• 複数システムのデータ連携による手間をなくす

すでに無料版の勤怠管理システムを利用している、といった企業のご担当者も、「本当にコストや手間の削減になっているか」「もっと工数を減らせるのではないか」といった視点で、ぜひ改めてご確認ください。

1. アラート機能を活用してチェック項目を減らす

勤怠管理システムのアラート機能を活用することで、人の目視による確認作業を減らすことが可能です。

アラート機能とは、「残業申請がないのに、定時を過ぎてから退勤打刻がされた」「出勤予定日なのに勤務実績がない」といった勤怠データのイレギュラーを発見し、通知してくれる機能です。

　上記はミナジンの勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」タイムカード入力画面です。

「実際の打刻時刻」と「⼊⼒・修正した時刻」に差異が⽣じた場合に、タイムカード上にアラートを出すことができる他、残業超過、承認チェック（部下からの申請を未承認のままにしている場合）、時間外申請などあらゆる状況に合わせたアラート機能があります。

アラート機能のない勤怠管理システムや、タイムカードやエクセルなどといった従来の方法で勤怠管理している場合、月末など勤怠を締めたタイミングで担当部署がチェックを行う際に従業員本人への確認が必要となり、それにはかなりの時間を要します。

しかし、勤怠管理システムのアラート機能を活用することで、担当部署のチェック前に本人が気づき、修正できます。

勤怠管理システムのアラート機能を活用することで、これまで勤怠のチェックにかけていた時間を大幅に短縮できるため、給与計算に十分な時間を充てることができるのです。

2. 集計データの加工を最小限に留める

データの手動による加工や集計が多いほど、時間を要するばかりか、ミスが発生する原因にもなります。

勤怠管理システムを利用することのメリットを半減させてしまうことにもなるため、勤怠管理システムから出力した集計データの加工は最小限に留めましょう。
そのためには、勤怠管理システムの導入を検討するタイミングで、自社に必要な項目の集計が可能なシステムを選ぶようにしましょう。勤怠管理システムの中には、特定の申請時間や、複数のパターンがある夜勤区分の回数の集計、などを自動で集計できないシステムもあるためです。

また、会社独自の集計項目を見直すことも重要です。
労働時間や勤務日数などといった集計項目以外には、

• 遅刻回数
• 欠勤回数
• 代休取得数／残日数
• 振替休日取得数／残日数

などがありますが、この他にも「利用用途はないが、昔からの慣習だから」といった理由で、毎月集計している項目のある企業も多いようです。

工数の無駄を省くことを目的とし、勤怠管理システムを導入するタイミングで、独自の集計項目を見直してみましょう。

3. データ連携にかかる手間をなくす

勤怠管理システムで集計した集計データを給与計算ソフトに連携する際には、大きく分けて下記3つの方法が用いられます。

※ 承認者・人事権限ユーザー画面につきましては、ログインURLとUIデザインが一般権限ユーザー画面と異なります。
• CSV連携
• API連携
• パッケージ連携

それぞれの特徴や、自社の給与計算ソフトをしっかり把握し、勤怠管理システムとの集計データ連携させることで、手間やミスをなくすことが可能です。それぞれの特徴を詳しくみていきましょう。

CSV連携

CSV連携は、勤怠管理システム側でCSVデータを出力して給与計算ソフトにインポートする方法で、多くの企業で採用されています。
一方で、項目の順番やヘッダーなどといった体裁を、給与計算ソフトに合わせる必要があります。

勤怠管理システムの中にはCSVデータ出力前にこうした設定ができないシステムもあり、出力後に給与計算ソフトに合わせて手動で加工が必要であるため、その分の手間が必要になったり、ミスにもつながります。
もし現在利用している勤怠管理システムで出力したデータを毎回加工する必要があるのなら、勤怠管理システムを選び直すことをおすすめします。

API連携とは

API連携は、異なるソフトウェアの機能の一部を共有することをを指します。勤怠管理システムにおいては、給与計算ソフトと勤怠管理システムを連携させることを言います。

ボタン1つで勤怠管理システムの社員情報と勤怠情報の両方を給与計算側に取り込めるものも多く、CSV連携よりも工数がかかりません。
一方で、API連携機能のない勤怠管理システムや、自社で利用している給与計算ソフトに連携できない勤怠管理システムもあるため、API連携で給与計算を行いたい場合には、連携可否の確認が必要です。

パッケージ連携とは

給与計算機能と勤怠管理機能が１つのシステムでパッケージ化されている勤怠管理システムです。
勤怠管理〜給与計算が一つのシステムで行えるため、勤怠管理システムと別に給与計算ソフトを利用する必要がなく、より多くの情報を給与計算に連携でき、一番手間のない方法と言えます。
一方で、すでに利用している給与計算ソフトがある場合は、情報が重複することで、重要な個人情報の保管場所が散乱してしまう恐れがあります。
パッケージ連携で給与計算まで行える勤怠システムを利用する場合は、

• 給与情報の保管先を明確にする
• 「慣れるまでしばらくの間だけ」と既存の給与計算ソフトを使うのではなく、導入後は勤怠管理システムでの一括管理に切り替える

などの注意が必要です。

勤怠管理の給与計算をスムーズに進められる！おすすめシステム3選

ここまで、給与計算における悩みや、それを解決するための勤怠管理システムを利用する際のポイントについてご紹介しました。

結論、従業員を10名以上雇っている企業は、勤怠管理システムを導入した方がメリットが大きく、トータルでのコストカットに繋がる場合もあります。

慎重さの求められる勤怠管理は、人力では10名程までが限界であり、それ以上の人数の管理となるとミスが発生しやすくなり、また膨大な時間を要するために他業務を圧迫してしまう恐れもあるためです。

本章では、給与計算を行ううえで、経費や工数削減に役立つおすすめの勤怠管理システムを3つご紹介します。

1. MINAGINE勤怠管理｜CSV出力に強い

出典：MINAGINE勤怠管理

「MINAGINE勤怠管理」は、人事労務に長けたメンバーが作成した、コンプライアンスに強い勤怠管理システムです。

MINAGINE勤怠管理はCSV連携に強く、弥生給与や給与奉行などをはじめとした、ほとんどの給与計算ソフトに対応した形式でCSVデータの出力が可能です。

出典：CSV出力画面｜MINAGINE勤怠管理

また、以下の機能により、勤怠管理におけるさまざまな工数の削減だけでなく、コストカットも実現が可能です。

• 労働時間管理はもちろん、残業申請、休暇申請のワークフローも完備
• 複数の事業所や施設の勤務状況をリアルタイムで確認可能
• 企業独自の複雑な集計ルールや特殊な設定にも対応
• 頻繁に行われる法改正にも随時機能をアップデート

各種集計機能も充実しており、給与計算用の集計項目を自由にカスタマイズできるため、集計項目の多い企業へは強くおすすめします。

2. タッチオンタイム｜多くの給与ソフトとAPI連携可能

タッチオンタイムは、多くの給与計算ソフトとAPI連携が可能な勤怠管理システムです。

タッチオンタイムとシステム上でデータ連携ができる給与ソフトは以下の通りです。

• MFクラウド給与（クラウド型会計システム）
• 給与奉行（勘定奉行のOBC）
• 弥生給与、やよいの給与計算など（弥生）
• JDL IBEX給与など（JDL）
• TKCのFXシリーズ
• PCA会計

また、必要なコストは一人あたり300円（税別）／月と打刻端末代金（月額2,200円〜）のみで、初期費用やサポート料金などその他の料金は発生しません。

従業員が1人からでも同条件で利用でき、30日間の無料トライアル期間が設定されているので、従業員人数の少ない企業や、「試してから検討したい」という企業におすすめです。

▼サービスの詳細を見る
タッチオンタイム

3. 人事労務freee｜勤怠管理〜給与計算を一括管理

クラウド会計ソフトfreeeのシリーズ、人事労務freeeは、勤怠管理〜給与計算をシステム1つで行うことができる勤怠管理システムです。

人事労務Freeeでは、下記の業務や管理を一括で行うことが可能です。

• 給与計算
• 年末調整
• 勤怠管理
• マイナンバー
• 人事マスタ
• 会計／経費清算連携
• 入退社管理
• 保険手続き

人事における幅広い業務を1つで行えるため、散らばりがちな労務管理に関する業務を人事労務freeに集約することで、対応コストを削減可能です。

もちろん各種給与計算ソフトとのAPI連携やCSV連携も可能であるため、給与ソフトは従来のものを利用したい、という企業も安心して利用できます。

▼サービスの詳細を見る
人事労務freee

ご紹介した勤怠管理システムも含め、こちらの記事では、自社に合った機能や費用感など22製品を一気に比較・検討できるようにまとめています。ぜひあわせてご覧ください。

まとめ｜給与計算は勤怠管理システムに任せて正確・速やかに

今回は給与計算ミスを防ぐためのポイントや、給与計算を含めた毎月の勤怠管理を楽にしてくれる勤怠管理システムをご紹介しました。

従業員数が10名以下など比較的小規模な企業であれば、人の手で管理することによる手間も「許容範囲」として、なんとか毎月こなすことが可能かもしれません。

一方で、様々な勤務形態の従業員を雇っている企業や、多数の従業員のいる企業では、人の手で勤怠管理・給与計算を行うにはどうしても限界があります。

勤怠管理システムを導入することは、コストがかかると考えられがちですが、毎月の確認・計算の負担や、それにかかる人件費などといった、見えづらいコストのことを考えると、勤怠管理システムを導入した方が圧倒的な経費削減に繋がります。

今回ご紹介したような悩みを持つ企業や、今後従業員数が増える見込みのある企業は、ぜひ勤怠管理システムを導入して、給与計算の悩みを解決しましょう。

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人事担当者のなかには、毎月の給与計算に必要な勤怠集計データの加工に苦労されている方も多いのではないでしょうか。勤怠集計データの加工は意外と手間がかかる大変な作業ですが、勤怠管理システムをフル活用することで手間を軽減し、スムーズに給与計算を行うことが可能です。
そこで今回は、給与計算に必要な勤怠集計データの加工について、勤怠管理システムをフル活用する方法を紹介します。

給与計算には勤怠集計データの加工が必要

給与計算を行う際、勤怠管理システムから集計した勤怠データをそのまま利用しているという会社は意外と少ないものです。なぜなら、出勤時間や退勤時間の丸め、フレックスタイム制やみなし残業、振替・代休申請の管理など、勤務形態によっては勤怠集計データがそのまま利用できないケースが少なくないからです。さらに、リモートワークや直行直帰、打刻漏れや打刻後の残業が発生すると、より細かい確認と加工が必要です。
また、勤怠管理システムから集計した勤怠集計データを加工する場合、作業に手間と時間がかかるだけでなく、ミスが発生する原因にもなります。そのため、給与計算に必要な勤怠集計データの加工は、できるだけ最小限に抑えたいと考える人事担当者は少なくないはずです。

勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携が上手くいかない

多くの勤怠管理システムでは、給与計算ソフトと勤怠集計データの連携が機能化されています。しかし、残念ながらあまり活用されていないのが実態です。
なぜなら、勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携して活用するためのノウハウは労務の業務そのものを理解していることが前提になりますし、その設定は初めて行う企業（担当者）にとっては決して低い難易度ではなく、かつ勤怠管理システムを販売する会社のサポートが弱い部分が十分ではないことが多くあるからです。
そのため、勤怠管理システム導入時に給与計算ソフトとの連携ができることの説明を受けたにも関わらず、実際に連携させようと思うと上手くいかず、サポートも受けられないまま結局使うことができず、結論、今も手作業で作業をしているという会社も少なくないのです。

ミナジンなら給与計算用の勤怠集計データ加工もフルサポート

勤怠管理システムから取得できる勤怠集計データは、多くの場合、給与計算ソフトとの連携が可能です。そして、勤怠管理システムと給与計算ソフトをスムーズに連携させるには、連携に対するサポートがしっかりと受けられる製品を選ぶ必要があります。

「MINAGINE勤怠管理」は、個社の就業規則や勤務スタイルに合わせて柔軟な設定ができ、さらにコンプライアンスにも強い勤怠管理システムです。導入サポートを担当するコンサルタントは全員労務管理の知識を有しているため、ただ単に「出勤」「退勤」「有休」といった当たり前の勤怠管理をするだけでなく、会社の就業規則や勤務実態に即した勤怠管理を行うためのアドバイスをさせていただきます。
給与計算BPOについても早くから事業化しているミナジンでは、社員名・役職・所属・雇用形態といった設定が行えるだけではなく、総勤務時間数・深夜勤務時間数・有給時間数・有給残日数などの出力したい項目を自由に設定でき、「MINAGINE勤怠管理」は足し算や引き算なども設定できる多様性の高いシステムであるため、超過勤務時間のみを出力したい場合にも対応できます。もちろん、弥生給与や給与奉行、官公庁向け給与計算など35を超えるさまざまな給与計算ソフトとの連携も可能です。
「MINAGINE勤怠管理」の導入サポートは、3ヶ月間徹底的に行っていきます。一見負担に感じられるかもしれないこの「導入サポート」によって、その後の勤怠管理業務が大きく改善されることになる事実を、MINAGINEは既に導入してきた多くの企業様の声から検証済みだからです。
毎月の勤怠集計データ加工をはじめ、人事担当者の負担となっている業務や課題をヒアリングさせていただいたうえで、勤怠管理システムをフル活用するためのアドバイスも行わせていただきます。給与計算ソフトとの連携についてもしっかりとサポートさせていただきますので、ご安心ください。
「MINAGINE勤怠管理」は、ただ単に勤怠管理システムを販売するだけでなく、実際に活用していただき、便利だと感じていただけるまでサポートすることを使命としています。そのため、「MINAGINE勤怠管理」の勤怠管理システムをフル活用いただくことで、給与計算用に毎月勤怠集計データを加工する手間やミスを削減でき、人事担当者の業務負荷を大幅に軽減することができるはずです。

給与計算用集計データは勤怠システムの機能をフル活用しよう

従業員数の少ない企業であれば、毎月Excelなどで勤怠集計データを加工しながら給与計算を行うことも、それほど負担にはならないかもしれません。しかし、多くの従業員を抱える企業やさまざまな勤務形態の従業員を雇う企業、IPO（上場）を目指してコンプライアンスを徹底したい企業の場合、毎月手作業で行う勤怠集計データの加工は手間がかかるだけでなく、ミスも生じやすいというリスクもあります。
このような問題を改善するには、多様な働き方に即した勤怠管理を行うことができる「MINAGINE勤怠管理」をぜひご検討ください。「MINAGINE勤怠管理」をフル活用することで、勤怠集計データの加工が不要となるだけでなく、給与計算用の勤怠集計データを給与計算ソフトと連携することもできるため、給与計算にかかる工数を大幅に削減することが可能です。毎月の勤怠集計データ加工にお困りの企業様は、ぜひこの機会に「MINAGINE
就業管理」の導入をご検討ください

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残業代は、時間外労働や休日出勤などの割増賃金のほか、月給制ならベースとなる賃金にどの手当を含めるかなど個別に考えていく必要があるため、複雑な計算になります。そのため、計算でミスが起こることは少なくありません。
しかし、給与支給にミスがあるということはその分、従業員の信頼も失うということ。できるだけミスのない体制を築くことが重要です。ここでは、残業代でミスが起きたときの対処法と、今すぐできる対策を紹介します。

残業代の基本と計算方法

残業代のミスはなぜ起こるのでしょうか。ここでは、残業代の計算方法のおさらいと、ミスが起きたときの対処法について解説します。

残業代の計算方法のおさらい

残業代はどのように出すのか、日給制、月給制別に計算方法を確認してみましょう。

・日給制の場合
（計算式）日給÷1日の所定労働時間＝1時間当たりの賃金
1時間当たりの賃金×残業時間×割増賃金率＝残業代

（例）日給1万円、1日の所定労働時間8時間で残業時間2時間だった場合
1万円÷8時間＝1,250円
1,250円×2時間×1.25※＝3,125円（残業代）
※割増賃金率は、時間外労働にのみ該当するものとする

・月給制の場合
（計算式）月給÷1ヶ月の年平均所定労働時間＝1時間当たりの賃金
1時間当たりの賃金×残業時間×割増賃金率＝残業代

（例）月給30万円、1ヶ月の年平均所定労働時間160時間で残業時間2時間だった場合
30万円÷160時間＝1,875円
1,875円×2時間×1.25※＝4,688円（残業代）
※割増賃金率は、時間外労働にのみ該当するものとする

日給制の場合、日給を基準にすれば良いですが、月給制では月給が基準となります。この“月給”がややこしく、残業代計算のミスの原因になることも少なくありません。月給の範囲が、基礎賃金のみに限られる訳ではないためです。

・割増賃金もミスのもと
残業代の計算ミスのもとといえば、割増賃金もその対象に入るでしょう。割増賃金は、時間外労働に当たるか、深夜残業に当たるか、休日出勤に当たるかなどで判断されますが、いずれも会社規定の労働時間や休日が基準になる訳ではありません。

法で定められた時間外労働や休日、深夜労働が基準となるため、会社規定の基準との相違で、ミスを招くことがあります。

計算ミスをしたら？

残業代の計算にミスがあった場合、ミスはなかったものとして見て見ぬふりをし、正当な額を支給しないのは、労働基準法に違反することになります。労働基準法第24条で、全額払いの原則が規定されているためです。

特に残業代に不足がある場合は、早急に不足額を計算し、支払いを実行しなければなりません。

・残業代の差額支給だけでは済まない
残業代の計算ミスは、差額分だけを支給すれば良いと思われるかもしれませんが、差額分のみ支給するのは適切といえません。残業代は、給与額以外に社会保険料や所得税の計算にも絡んでくるためです。

健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料の社会保険のほか、所得税の差額分も計算した上で、残業代を精算する必要があります。

ほかにも、対象社員への連絡と謝罪、清算方法の確認などの雑務もともなうため、給与計算ミスが発覚して対処が必要になったら、実際にはかなりの負担が担当者にかかることは想像に難くないでしょう。

・計算ミスは2年前までさかのぼる
賃金の請求権は、労働基準法第115条によって支給日より2年と規定されています。計算ミスが発生した場合、過去にさかのぼって最大2年、確認や修正、精算が必要になるということです。

残業代の計算でミスをしないためにチェックすること

残業代に計算ミスが発覚したら、通常の給与計算の負担にプラスして、修正や精算で大きな負担がかかることが分かったのではないでしょうか。こうしたミスを減らして、負担を削減するにはミスをしないことです。

しかし、人が携わる業務であるために、ヒューマンエラーは完全に避けられるものではありません。対策としては、ミスにつながりやすい部分を徹底的にチェックしていくことです。残業代の計算ミスにつながりやすい3つのチェックポイントをみていきましょう。

残業手当の支給対象時間を確認

・対象となる時間の考え方
労働時間を求めるのに重要なのが、始業時刻、終業時刻、休憩時間です。休憩時間1時間で始業時刻9時、終業時刻17時の会社の場合、休憩時間は労働時間なら除かれるため、会社規定の所定労働時間は7時間となります。

労働時間は始業時間を起点にするため、早出で7時から出勤した場合、7時間から計算する点に注意が必要です。7時から起算して実働時間、残業時間を求めることになります。

・法定内残業と法定時間外労働
会社規定の労働時間を超えて働くことを残業といいますが、この残業には、法定内残業と法定時間外労働の2種類があります。法定内残業は、法律を超過しない部分の残業です。

労働基準法で定められている労働時間は、1日8時間、週40時間以内。この時間の範囲であれば、各企業で労働時間を自由に決めても問題ありません。そのため、企業によっては所定労働時間が法定よりも短く、7時間などに設定されていることがあります。

仮に1日の所定労働時間が7時間だった場合、法定労働時間8時間との差は1時間。この1時間が法定内残業に当たります。法律により規定された労働時間を超えた残業は、法定時間外労働となり割増賃金が発生しますが、法定内残業には割増賃金支払いの義務はありません。

法定時間外労働の割増率は25％以上（1ヶ月の残業が60時間を超える場合は50％）です。(
※2023年まで中小企業に60時間超の規定はありません。）

・深夜労働
会社の定める労働時間内であっても、22時から翌5時の深夜労働時間に当たる場合は、深夜労働分の割増賃金25％以上を上乗せして支払わなければなりません。時間外労働とかぶる場合は、両方の割増率を加算して、50％（1ヶ月の残業60時間以上なら75％）。休日出勤とかぶる場合も両方の割増率を加算して計算します。

・休日出勤
休日出勤の割増率は、週1日または4週4日の法定休日に当たるか、それ以外の社内規定の休暇になるかで異なります。法定休暇の場合の割増率は35％、このほかの休暇は時間外労働となるため25％（1ヶ月の残業60時間以上なら50％）です。

手当はどうする？

基本給に上乗せされて支払われる、家族手当、住宅手当、通勤手当、資格手当などの各種手当、賞与などの臨時支給の賃金は、月給の計算から除外して計算します。基本給20万円、手当10万円、賞与50万円の場合、基本給の20万円のみを月給としてカウントするということです。

しかし、諸手当に関してはすべてが月給計算で除外される訳ではありません。住宅手当、家族手当、通勤手当に関しては、除外できる範囲が明示されており、それに該当しなければ月給に含めて計算します。

先ほどの計算で、手当10万円のうち、一律で支給されている手当が5万円なら、基本給20万円との合計、25万円を月給として扱うということです。

対象者について

役職や雇用形態などによっては、残業代支払いの対象にならないこともあります。

・管理職の残業代
管理職には、時間外手当や休日出勤手当を支払わなくても良いとされています。ここで注意したいのは、名ばかり管理職は管理職に当たらない点です。

よく誤って解釈されますが、経営に参画しているような人、管理監督責任や権限を持つ人、十分な役職手当がある人などに該当しないと、残業代の支払いが免除される管理職にはなりません。課長などの役職がついているからといって、実際の業務がともなわないと残業代カットはできないので注意しましょう。

・勤務形態による残業代
勤務形態のうち、変形労働時間制やフレックスタイム制は、月や年単位で労働時間を設定して、労働者が柔軟に働けるようにした勤務形態です。この場合、1日の労働時間が平均を満たしているかどうかではなく、年間あるいは月間とおして所定の労働時間を超えていないかで残業を判断します。

変形労働時間制やフレックスタイム制で残業手当を支給するのは、所定の労働時間を超えている場合、法定休日の休日出勤が発生した場合、深夜労働があった場合です。

まとめ

残業代を正確に計算するためには、残業時間が深夜や休日労働に当たらないか、手当はどうか、対象者はどうかまで細かくチェックする必要があります。社員数が多ければ多いほど手続きは複雑になりますので、チェックを徹底するだけでなく、外注やシステム導入などほかの方法も検討するべきでしょう。

ただし、勤怠管理システムの導入については、導入のメリットやどのシステムが自社に合うのかわからない場合も多いと思います。選ぶときの参考になるように、こちらの記事では22種の勤怠管理システムを一気に比較検討できるようにまとめてご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

初期設定は全て代行、すぐに使える状態でご納品

ミナジン勤怠管理システムは、初期設定を全て弊社の担当が代行し、ご納品する勤怠管理システムです。勤怠管理システムの初期設定はとても大変でミスの許されない業務。だからこそ、我々労務のプロにお任せください！

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