2019年4月より順次導入が進められている「働き方改革」により、これまでの労働環境や働き方が見直され、時間や場所に縛られない新しい働き方が浸透しつつあります。
2020年初旬、新型コロナウイルスの影響で多くの企業が導入した「テレワーク」も、出勤や出張が必要のない新しい働き方を提示してくれました。しかし、突然の外出自粛宣言に十分な準備ができないままテレワークを導入せざるを得なかった企業も多いのではないでしょうか。テレワークは通勤の手間が省けるなどのメリットがある一方で、一人ひとりの労働時間や稼働状況を把握しづらいというデメリットもあります。

本記事では、テレワークの現状について解説し、テレワークに起こりがちな問題点とその解決策をご紹介していきます。

テレワーク下で発生する労務リスクと、リスク対策のために求められる勤怠管理とは？

多くの企業がテレワークを導入している昨今。人事労務面の整備が不十分なまま、見切り発車的に導入に踏み切り、問題に見舞われる企業が多く見られます。テレワーク下では、人事評価、コミュニケーション設計、労働時間の客観的把握など多くの課題があるのです。 しかし、これらの課題は順番に対処していけばスムーズにテレワークを導入・運用することが可能です。本資料では、テレワーク下における課題、リスクとリスク対策について紹介します。

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コロナ渦でも4割の企業は未導入。テレワークの現状は？

まずは、テレワークがどのくらい浸透しているのか、その現状を見ていきましょう。

東京都が2020年9月に発表した「テレワーク導入実態調査結果 [PDF]」によると、東京都内の企業2,034社のうち57.8％がテレワークを導入していることがわかりました。

2019年度の同調査（25.1%）から32.7%も増加していることから、急激なニーズの増加が伺えます。それに加え、80.4%の企業がテレワークを「継続・拡大したい」「継続はしたいが、拡大は考えていない」のいずれか意向を持っており、今後もテレワークは広く浸透していくと考えられます。

テレワークはコロナ渦だけ？今後の必要性

新型コロナウイルスの流行により導入が進んだテレワークですが、感染症終息後も引き続きテレワークで働きたい、と考えている人は多いようです。

下記は、日本生産性本部が全国の1,100名の雇用者を対象に行った、「第2回 働く人の意識に関する調査」（2020年７月6～7日）です。

調査結果よると、新型コロナウイルスが終息した後も、引き続きテレワークを利用したいと考えている人は合計で75.6%に上ることが分かります。これは、5月次の同調査（62.7%）よりも上昇しています。

また同調査項目において、50代男性に絞った結果(87.8%)と、管理職に絞った結果(89.2%)はいずれも9割に近くとテレワーク継続の意向が高くなっています。部下の管理が難しくなると懸念されているテレワークですが、当の管理職はかなり前向きな捉え方をしていることがわかります。

企業側がテレワークを続けるメリットとしては、出社する従業員の数が減るため、オフィススペースを縮小することが可能である点が挙げられます。結果的にオフィス備品や光熱費など、毎月の固定費のうちの多くを占めるオフィスにかかるコストを削減することに繋がります。

従業員側のメリットとしては、通勤費・通勤時間の削減に繋がること、家庭で必要な時間を割けることなどが挙げられます。また、一人で作業に集中できる時間を確保できるため、生産性の向上にも繋がります。

以上のように、テレワークが浸透することは働き手・企業双方に大きなメリットがあるのです。

社会全体でテレワークが浸透すると、通勤による混雑が緩和され、都市部に人口が集中することを抑えることができます。「テレワーク」という働き方は、新型コロナウイルス対策としての一過性のものではなく、社会全体で今後もさらに活用していく必要がある働き方なのです。

テレワークの形態

一口にテレワークと言っても、その形態は様々です。今後テレワークを取り入れて裾野を広げたいという方は、今一度テレワークの形態について確認しておきたいところでしょう。

広義でいえばテレワークは、ICT（情報通信技術）などを活用した、働く場所にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。今回は以下の3つの形態に分けて、ざっくりとご紹介していきます。

・在宅勤務
・サテライトオフィス勤務
・モバイル勤務

・在宅勤務

在宅勤務とは、社員が自宅を勤務地にした働き方のことです。会社には出勤せず、インターネットを介したリモートワークが中心です。
在宅勤務のメリットは、移動の手間が省けること、家事や育児に時間を充てられることです。仕事とプライベートの両立がしやすいぶん、会社内とのコミュニケーションが減少します。どうしても伝達ミスや伝達漏れが起きやすくなってしまうので、要注意です。

・サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、会社近くや自宅近くに用意したサテライトオフィスを利用した働き方です。自宅に家族が集中できない従業員、自宅に作業スペースやネット環境が確保できない従業員がよく利用しています。
サテライトオフィスは複数人でスペースを共有する上で、パソコンも共同で使用することが多くなります。他の従業員に情報が見えてしまったりと、セキュリティ面でやや課題が残るでしょう。

・モバイル勤務

モバイル勤務は、完全に場所に縛られない働き方のことを指します。ノートPCやタブレットなどの持ち運び可能な端末さえあれば、自宅、カフェ、車内、出張中のホテルなど勤務地は様々です。

自由な場所、時間で働くことができるのは魅力的ですが、どうしても不規則な生活になってしまいがちです。自己管理が徹底できる人に限って、モバイル勤務をおすすめします。
テレワークの導入と効果についてもっと知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

テレワークのメリットを最大限活用するには

テレワークは働き手・企業の双方に大きなメリットがありますが、ただ闇雲に取り入ればいいという訳ではありません。生産性の高いテレワークには、条件があるのです。

ここでは、海外の興味深いデータを紹介したいと思います。

CAS ( Centre d’analyse stratégique )、フランス首相付きの戦略分析センタ―における2009年発表のデータによると、テレワークが週2.5日以上だと従業員間のコミュニケーション不足によって従業員の孤立が進んでしまい、逆に生産性が下がってしまうことがわかっています。

https://gendai.ismedia.jp/articles/-/57780

そのため、フランス企業の多くは週2日限定でテレワークを導入しています。

テレワークは生産性の向上が期待される反面、比重が大き過ぎると逆に生産性が落ちてしまうという懸念もあります。ただ、今後テレワークの需要は高まってきますし、多くのメリットが存在することを考えると、あまりネガティブに捉えるべきではありません。

テレワークのメリットを最大限活かすためにも、今後の取り入れ方や、テレワークで解決しなくてはならない課題に向き合っていきましょう。テレワークのメリット・デメリット、実際の国内導入事例を知りたい方は以下の記事もご確認ください。

テレワークの導入が進まない理由

日本は諸外国に比べ、テレワークの導入が遅れています。

理由の一つとして、契約書類への直筆サインやハンコを用いたり、対面での打ち合わせが礼儀とされる日本独特の文化が挙げられます。

実際に内閣府の「テレワークの適切な導入及び実施のためのガイドライン」は、日本がアメリカに比べてテレワークの導入が進まない原因として、下記のような労働環境の違いを挙げています。

対面でコミュニケーションを重視する労働環境や勤務時間が評価軸の一つになるといった職場環境が珍しくない日本において、従業員が職場に不在で就業状況を把握できない状態は、極めて不安だと言えるでしょう。

テレワークへ移行は従業員を管理する側にとって、従来の働き方を根本的に変えることを意味します。そのハードルは決して低くありません。

ただ、河野大臣が2020年9月24日に全ての中央省庁に「ハンコの見直し」を要請し、小泉環境相や平井デジタル相も賛同した通り、日本の社会・働き方がオンラインに移行し始めているのは確かです。

勤怠管理で解決！テレワークで生じる主な組織課題3つ

テレワークで懸念されるのは、監視の目がないことや、コミュニケーションの不満によって生産性が低下することです。

視覚的に従業員を管理できない状況において、いかにうまく従業員の就業状態を把握できるかが企業の生産性に大きく影響してきます。

企業が適切な「勤怠管理」を行うことで、生産性を上げられるだけでなく、従業員の満足度も向上します。こうした相乗効果が、企業全体の利益アップにも繋がってくるのです。

勤怠管理システムが整わないままテレワークを実施した組織では、

・従業員がきちんと勤務しているかわからない
・残業や深夜勤務が増加した
・集計作業による手間が増えてしまった

などの課題が発生してしまうことがあります。

次の章では、こうした課題の解決策を、それぞれ詳しく解説していきます。

「きちんと勤務しているかわからない」には、空間共有と日報の導入

周囲に上司や同僚の目がない環境においては、従業員が仕事をきちんと行うのか、いわゆる「サボり」が出るのではないか、という不安を抱える企業も多いのではないでしょうか。

在宅勤務では、オフィスのように他者の目に晒されているという緊張感が薄れるため、「いつどのように仕事をするか」は個々人に委ねられています。そのため企業側は、適切に従業員を管理する体制を整えなければなりません。

「管理」と聞くとどうしても「監視」に近いものをイメージしがちですが、自由度が一切ない、がんじがらめの「監視」とは異なります。働き手のモチベーション低下を招いてしまう可能性も考える必要があります。

ここでは、一定の裁量権を与えつつ適度な緊張感を保つことのできる、適切な管理方法を2つご紹介します。

1. 空間共有

空間共有は、勤務時間中にzoomやwherebyなどといったWeb会議システムを利用して常に画面を接続しておくことで、離着席の状況を視覚的に把握することができる方法です。

常に自分の顔が画面に映されていることに難色を示す人もいますが、ブラウザ上で別の作業をしていれば、Web会議の画面が隠れたり、小さなアイコン表示になったりするので、そこまで憂慮する必要もありません。

部署やチーム単位でチャンネルを作成して「空間共有」をすれば、ふとした時に声をかけることができ、まるでオフィスにいるかのような気軽なコミュニケーションも可能です。

下記はビジネスシーンでも無料で利用できる主なWeb会議システムをまとめたものです。

もし従業員の勤務状況の把握やコミュニケーション不足にお悩みであれば、ぜひ導入してみてください。

■Web会議システムの無料サービス範囲

※サービスにより対応していないブラウザや、ブラウザが最新のバージョンでないと利用できないも場合もあります。

2.日報の導入

テレワークにおいても、オフィスに出社する勤務においても、本来評価されるべき指標はパソコンの前にいた時間ではなく、パフォーマンスです。

日報は、パフォーマンスを適切に評価するために有効な手段といえるでしょう。

決められた日報のフォーマットを用意し、業務終了のタイミングで1日の成果や気づき、今後の計画などを報告するという枠組みを設けるのです。

▼日報の例

勤務時間：9:00〜19:00（休憩1h、残業1h）

業務内容：
請求書作成（A社、B社、C社、D社）
ミーティング2件（社内・E社）
××プロジェクトのセミナー準備

報告事項：
E社との打ち合わせの結果、デザイン案Aで進めることになりました。

困りごと・相談したいこと：
××プロジェクトの進捗が芳しくなく、今後のスケジュールについて相談させてください。

注意すべき点は、日報の作成自体に手間や時間がかかってしまっては元も子もないので、あくまで簡易的なものにすることです。また、上司からのチェックを受けることを目的とするのではなく、個人が1日の振り返りを行うことで生産性を確認し、翌日の業務効率化を狙うために記す、という意識を持つことです。

報告の方法は様々ですが、共有用スプレッドシートに日報のページを設ける、チャットツールでポストを用意する、など負担にならない方法が望ましいでしょう。

「残業・深夜勤務が増加した」には、タスク・勤務実態の共有

従業員が在宅勤務を希望する背景には、子育てや介護といった事情もあります。なので在宅勤務は、固定の就業時間内に業務を終えられないケースも発生してきます。

中でも子育てをしている従業員は「子どもが起きる前／寝る前」といった固定の時間外で就業しているケースも少なくありません。

そこで意識しなければならないのは、テレワークで「どう残業や時間外労働を減らすか」ではなく「どう従業員一人ひとりの事情を踏まえ、タスク・勤務実態を共有できるか」になってくるのです。

従業員一人ひとりのタスクを明確にし、勤務実態を可視化して共有することで、「時間」ではなく「パフォーマンス」での評価が可能です。「パフォーマンス」さえ適切に評価できれば、テレワークであろうとなかろうと実質的な労働は同じなので、これまで以上の残業や時間外労働が発生することもありません。

勤怠管理システム「ミナジン勤怠管理」には、従業員の日々の出退勤管理や有給・振休をチェックした上で、個人のストレス度を確認できる「チェッカー機能」が備わっています。

時間外労働を余儀なくされている人にとって、自身の働き方や心理状態をマネジメントしてくれるシステムは、安心材料の一つとなるでしょう。

「集計作業で手間が増えた」にはクラウド型勤怠管理システムの導入

テレワークの導入で懸念されるのが、従業員の出退勤をオンライン上で集計する際、必要以上に手間が掛かってしまうことです。
ツールの導入やルールの整備など、きちんとした準備が行えないままテレワークを実施した企業の多くは、メールでの出退勤の報告や、エクセルによる手動の勤怠管理を行なっています。

しかし、全ての従業員の勤怠管理を手動で行うには限界があり、ヒューマンエラーのリスクも高くなっています。そこで働き手も管理側もストレスなくテレワークを続けるために、クラウド型勤怠管理システムの導入が不可欠だと言えるでしょう。

クラウド型勤怠管理システムとは、従業員の勤怠データを、クラウド上で管理できるシステムのことです。ここ10年くらいの間に広く普及しています。タイムカードやエクセルとは異なり、出退勤の記録をリアルタイムで自動集計できます。従業員1人1人の勤務実績データを、給与計算以外でも活用することができる点も大きなメリットとして挙げられます。

弊社が運営する「ミナジン勤怠管理」は、人事労務のプロフェッショナル集団が開発したクラウド型勤怠管理システムです。

出典：ミナジン勤怠管理

「ミナジン勤怠管理」の特徴は、

・従業員一人ひとりの労働時間を内訳別に、自動集計してくれる
・労働時間の管理はもちろん、残業申請、休暇申請といったフローも完備
・出勤簿を労基署推奨のフォーマットで出力できる
・G suiteやSlackと連携可能

などが挙げられます。ユーザーにとっても利便性が高くテレワークで生じる多くの問題を解決できます。
「テレワークを導入したけれど課題が山積」とお悩みの企業のご担当者は、ぜひ導入をご検討ください。

他にもクラウド上で勤怠管理が可能なツールを知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。22種の勤怠管理システムを一気に比較検討できるようにまとめて紹介しています。

Slack打刻の活用でテレワークをさらに促進

テレワーク導入の際には会社以外の場所で打刻する必要があります。加えてテレワークの課題の一つであるコミュニケーション不足の解決も期待できるのがSlackの活用です。

Slackと連携可能な勤怠管理システムを利用すれば、Slackから勤怠管理システムに打刻できます。

リマインド機能とGPS機能で打刻漏れや不正打刻を防ぐことができるため、視覚的な管理ができないテレワークでも安心です。

さらにチャンネルを活用することで日報の提出や勤怠情報の共有、進捗状況を気軽に報告することが可能でコミュニケーションの活性化につながります。

先ほど紹介した「ミナジン勤怠管理」もSlack連携が可能です。Slackの活用でテレワークのデメリットを解消しつつ、メリットを最大限活用できるように工夫しましょう。

▼Slack打刻や連携している勤怠管理システムに興味がある方は別記事「3分でわかるSlack打刻！テレワークにもおすすめできる3つの理由」も合わせてご覧ください。

まとめ｜勤怠管理ツールやルールの導入で満足度の高いテレワークを

今回は、テレワークにおける勤怠管理の悩みとその解決方法について解説いたしました。

テレワークの導入で発生してしまった悩みや課題は、

・zoomなどのWeb会議を利用して空間を共有、日報を導入する
・従業員それぞれのタスクと勤務実態の把握し、共有する
・クラウド型勤怠管理ツールを導入する

といった方法で解決できます。

今回は「勤怠管理」という視点でテレワークについて解説しましたが、働き手と企業どちらにとってもメリットの多い「多様な働き方」が、今後も根付いていってほしいものです。

併せて読みたい｜【有給がない！？】有給休暇なしの会社は違法？有給がもらえない時の対処法｜Liberty-Works

今の労務管理、"ちょっとまずいかも..."と思ったら

ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。

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本記事ではテレワーク導入時に発生する課題を紹介し、中でも勤怠管理面における課題を掘り下げて解説します。具体的な解決策も紹介しますので、テレワーク導入時の勤怠管理に課題を感じている企業様には必ずお役立ちできる内容となっています。

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ますます多くの企業がテレワークを導入している

テレワーク導入時の課題について解説する前に、テレワークの普及状況を紹介します。

こちらは総務省のホームページで公開されていたデータを参照して作成したものです。
「令和元年　通信利用同協調査の結果」（総務省）

テレワークを導入済の企業は年々増加し、中でも令和元年に大きく増加しています。導入目的としては業務の生産性向上、勤務者のワークライフバランス向上などが上位に上がり、87.2%の企業がテレワーク導入に対して「非常に効果があった」、「ある程度効果があった」と回答しています。

更にはコロナウイルスの流行に伴い、ますますテレワークが浸透しています。これらの状況を踏まえると、今後もテレワークの導入は増えていく事が予想されます。

テレワーク導入時における人事労務面の課題

このように多くの企業が導入を検討しているテレワークですが、導入にあたってはいくつかの課題、ボトルネックが存在します。下記のデータを参照ください。

「平成29年　ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」（総務省）

こちらはテレワークを導入した企業が感じた課題感をアンケートにより取得したものですが、情報セキュリティや社内での理解など様々な課題が挙げられています。

人事労務における課題は色付けしておりますが、見てわかるように上位に位置しており、特に「労務管理」「テレワークに合わせた社内制度」「テレワーク導入後のコミュニケーション確保」などへの対応を検討する必要があります。

勤怠管理における課題は以降で詳しく解説するので、まずは人事面における社内評価、コミュニケーションにおける課題と解決策を解説します。

人事評価の観点

テレワークを導入することで、上司と部下が同じ空間で仕事をすることが減る、あるいは完全に無くなるため、オフィスで勤務していた際に比べて人事評価が行いづらくなります。とはいってもテレワークが影響する部分、影響しない部分があるので、まずは問題の切り分けが重要です。テレワークの影響が少ない部分としては部下の仕事における成果やプロセスの把握が挙げられます。成果は目で見て確認することができるので、テレワーク下においてはさほど影響はありません。他方、勤務態度やモチベーションの把握など定性的な部分は、テレワークの影響を大いに受けます。加えて、雑談の減少による関係性構築への影響も同様です。相互の理解が浅い状態だと、本当に勤務をしているのか、モチベーションはどうなのかといった部分の理解が弱くなってしまいます。

テレワークを導入すると、人事評価に必要な情報が断片的にしか入手できなくなってしまうため、場合によっては人事評価制度の改修も検討する必要があります。まずは現在のルールを引き続き運用していく上で、どういった問題が生じ得るのか検討しましょう。

コミュニケーション設計の観点

人事評価の観点とも関連しますが、テレワークを導入することで、コミュニケーションの頻度が減少します。オフィス勤務であれば執務室内で気軽に話しかけたり、通路ですれ違った際に雑談をしたりという光景は当たり前でしたが、テレワークでは雑談の機会が圧倒的に減少します。会議で話す機会はもちろんあるものの、会議は目的、アジェンダに沿って進行するので、アイスブレイクなどを除いて雑談が発生しづらい雰囲気があります。

積極的にコミュニケーションを取って関係性を構築するのはもちろん個々の社員に委ねられる部分もありますが、人事担当者もツール導入や制度作りにおいてコミュニケーションを促進することが求められます。具体的にはチャットツールの導入、ビデオ通話の推奨、リモート飲み会などの企画なども挙げられます。

コミュニケーション頻度が減ることで社内文化の浸透がうまくいかなければ従業員満足度の低下につながり最終的には離職となってしまう可能性もあります。新たな採用コストを発生させないためにも、先手を打つ対策が必要です。

テレワーク下における勤怠管理の課題

さて、ここまでテレワーク導入時に生じる人事面の課題を紹介しましたが、いよいよ本題である勤怠管理面における課題と解決策について解説をしていきたいと思います。

労働時間の把握

まず、労働時間の把握において課題が挙げられます。テレワーク導入以前にオフィスの入退館記録や出勤簿、タイムカード等で労働時間の管理を行っていた場合、自宅では同様の打刻を行う事ができません。その場合、エクセル等で従業員に勤務時刻を記載してもらうことになりますが、入退館記録やタイムカードに比べるとどうしても客観性、正確性に欠けた記録となります。本来の労働時間よりも多く申告し、残業代を手にしようと考える従業員が出てくる可能性も0とは言い切れません。打刻の正確性をどうしても個々の従業員に委ねる形になってしまいます。

また労働基準監督署の調査が行われる際、「労働時間の管理（長時間労働）」や「給与未払い（未払い賃金等）」がよく調査対象とされます。長時間労働の有無や残業代が適切に支払われているかなどがチェックされますが、これらはいずれも正確な勤怠記録があった上での話です。勤怠管理の方法を整備する前にテレワークに移行してしまった場合、労基署の調査対象となった際のリスクが発生するため、なるべくテレワーク移行前での勤怠管理の整備をおすすめいたします。

各種申請の工数

各種申請が書面を通して行われている場合、テレワーク中に申請ができなくなってしまいます。有給休暇の取得を申請するために出社する、また上長が承認するために出社するといったことが起きてしまえばもはやテレワーク導入の意味がありません。

2019年以降、全従業員が年5日の有給休暇を取得されることが義務付けられ、違反した場合は従業員1人につき～30万円の罰金が課されるようになりました。しかし休暇申請が紙で行われていた場合には、テレワーク導入後に有給休暇取得が進まなくなる可能性があります。
なお、この有給休暇取得の義務化の概要や対象、また罰則を防ぐための方法はこちらの冊子で詳しく解説しています。
無料でダウンロードできるので、ぜひご覧ください。

有給休暇の取得義務に違反した際の罰則とそれを防ぐための方法とは？

全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。しかし、このリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。

「有給休暇取得義務に違反した際の罰則と防ぐための方法とは？」を無料でダウンロード

勤怠管理問題の解決策

ここまでテレワークにおける勤怠管理の課題として、労働時間の把握、各種申請の工数の2点を紹介してきました。そして、これらの問題は勤怠管理システムの導入によって解決が可能です。

勤怠管理システムで申請のペーパーレス化を進める

多くの勤怠管理システムは休暇申請や残業申請などのワークフロー機能を備えています。システムの導入により社内申請がシステム上で完結するようになるため、申請や承認での出社が不必要になります。

加えて従業員ごとにおける休暇の取得状況も可視化されるため、有給休暇取得義務における罰金リスクも未然に防止することが可能です。

勤怠管理システムで労働時間を把握する

勤怠管理システムを導入すれば、システム上で打刻をすることができます。打刻したデータはサーバーに保存されるため、上述のように労基署の調査が入った場合でも、そのデータを基に長時間労働や未払い残業代の有無を調べることが可能になります。

また、従業員1人1人の労働状況が可視化されることで、チーム内での業務量の調整が行えるようになり、生産性が向上します。

勤怠管理システムのポイントは客観的打刻が取れるかどうか

テレワーク時に必須ともいえる勤怠管理システムですが、現在市場には100以上のサービスが存在しています。その際、上述のようなワークフロー機能が備わっているか、また料金やサポートはどのようになっているかといった点も踏まえて慎重に選定を進める必要があります。しかし、選定の上で最も重要なポイントは「客観的な打刻」を行えるかどうかです。

2019年4月に改正された労働安全衛生法では、企業が全従業員の労働時間を把握することが義務付けられました。労働時間の把握とは、従業員がエクセルに記入したような主観的な記録ではなく、タイムカードや勤怠管理システムに記録された客観的なものである必要があります。

「客観的」という言葉についてもう少し考えてみましょう。勤怠管理システムを導入したとして、従業員が打刻の上書きを行い、上書き前の労働時間が保存されていないとしたらそれは本当に客観的といえるでしょうか。また、システム上で退勤としたものの、それ以降も勤務を続けていたら、その記録は客観的といえるでしょうか。そこで、ミナジンでは客観性を強めるために下記の機能を用意しております。

①「打刻時間（PCや端末、ICカードなどで打刻された時間）」「申請時間（打刻修正の申請時間）」「承認時間（上長が打刻修正を承認）」の3つの時間がそれぞれ別に保存され、打刻修正はできても打刻時間の上書きはできない。当初、打刻をした時間が保存されるため、打刻時間と申請時間にどれほどの乖離があるのかを後からでも確認できる。

③Windows、MacいずれもPCの起動、シャットダウン、スリープイン・アウトの時刻を取得することができ、出力することができる。打刻の記録だけでなく、PCの起動時間を労働時間の参考として利用することができる。

上書き前の打刻記録が残らなければ客観性が担保されているとは言い難いでしょう。また打刻をしたもののPCがシャットダウンされていた場合も考えられるため、PCログが取得されればさらに客観性が増し、テレワークの打刻だけでなく様々な労務リスクを防止することができます。

利用料金は複数のプランを用意しており、導入は0円～行っていただけます。まずは下記から無料で資料をダウンロードしてみてください。

今の労務管理、"ちょっとまずいかも..."と思ったら

ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。

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仕事は会社に行ってすることが当たり前と考えている人も多いですが、その当たり前はいまや崩れようとしています。会社以外のさまざまな場所で仕事ができるテレワークを導入する企業が増えてきているためです。しかし、テレワークには従業員を目で見て管理できないというデメリットがあります。テレワークをうまく取り入れるにはどうすれば良いのでしょう。テレワーク導入のメリットと注意点を解説します。

テレワークとテレワーク導入のメリット

テレワークは、ICT（情報通信技術）、つまりインターネットなどを活用した、働く場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。働き方改革を意識した柔軟な働き方を目標に、さまざまな企業が導入を進めています。

生産性の向上

テレワークでは、無駄に移動する時間が必要ありません。時間が節約できるため、生産性の向上に繋がります。

人材の確保

これまで、人材確保の手段といったら、正社員や契約社員など、会社に勤務することが前提でした。拘束される時間は異なるものの、勤務時間はある程度決まっています。

しかし、能力があっても働けない人の中には、介護や育児に追われている人もいます。テレワークを導入すれば、企業はもっと視野を広げて人材確保を進めることが可能です。

災害対策

災害が発生すると、交通機関で会社につくのが遅くなってしまうことはもちろん、災害でオフィス自体が使えなくなるリスクもあります。しかし、テレワークは場所を選ばないので、災害があっても場所によっては引き続き仕事が可能です。

障害者雇用の推進

会社に出向かなくても仕事ができるという点で、通勤が困難な人など、仕事内容によっては障害者雇用を進めるきっかけになります。

ワークライフバランスの向上と安定

仕事をしながらプライベートの時間を確保することは、現代日本において重要な課題です。もしテレワークを導入すれば、運用次第で社員のワークライフバランスを向上させることもできます。

企業イメージの向上

休職者から見て、柔軟な働き方ができる企業は魅力的です。結果的に、テレワークの導入が働き方の自由度向上に繋がり、新卒採用や中途採用の応募者の興味を掻き立てます。企業のイメージ向上にもつながり、優秀な人材を確保したい企業におすすめです。

テレワークの種類や形態

フレックスタイム制など、勤務時間の自由度を高めることで働きやすくする方法もありますが、テレワークはさらに柔軟な働き方を提案してくれます。ひとことでテレワークと言っても様々な形態があります。どのようなものがあるか3つの形態を確認してみましょう。

在宅勤務

在宅勤務は、会社に出勤するのではなく、従業員の自宅を勤務地にした働き方です。会社に出勤しなくても同等の仕事ができるように、インターネットなどを利用したリモートワークによって在宅での仕事を実現します。

従業員は、移動という手間がないのがメリットです。また、自宅での作業になるため、仕事内容、会社との取り決めにもよりますが、介護や育児との両立ができます。

しかし、完全在宅になるとデメリットもあります。一人で作業する時間が増えるために、必然的に社員同士のコミュニケーションが減ってしまうことです。工夫しないと業務の伝達ミスや伝達漏れに繋がります。また、管理者が近くにいないことから作業の振り分けが難しく、作業過多になってしまうことも。結果として従業員のプライベートがなくなってしまう可能性があることにも注意しなくてはなりません。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、会社の近くや従業員の自宅近くにサテライトオフィスを用意して、従業員は会社ではなくサテライトオフィスに出社する方法です。

サテライトオフィス勤務のメリットは、在宅勤務と比べたときに家族の目が気にならないこと。また、半分会社に出社するというスタイルのため、仕事とプライベートのオンオフがしやすくなります。

一方、サテライトオフィス勤務のデメリットはセキュリティ面が弱いこと。複数人が利用するようなコワーキングスペースだと、ほかのワーカーに大切な情報が見えてしまうこともあります。セキュリティをどう強化していくべきか、あるいはどのような仕事を割り振るかが課題です。

モバイル勤務

モバイル勤務は、在宅勤務やサテライトオフィス勤務のように場所に縛られない、さらに自由な働き方です。ノートPCやタブレットなど、持ち運びができる端末を使って仕事を行います。従業員は、カフェや車内、出張中のホテルなど、さまざまな場所での仕事が可能です。

モバイル勤務によって、移動中の隙間時間などを有効活用し、ワークライフバランスの実現に役立てることができます。一方、どこでも仕事ができる環境から、つい作業を後回してしまいがちで、自己管理が重要な勤務形態です。

テレワークの管理と導入費用、今後の課題

在宅勤務の「事業場外のみなし労働時間制」をはじめ、テレワークには様々な方法やルールがあります。企業にとって、新たな人材確保や業務効率化などのメリットがあると同時に、管理方法や費用についても気になるところです。

なお、実際の管理方法や費用に関しては会社ごとの方針もあるので一概にはいえませんが、総務省の優良モデルの例だと、PCアクセスや業務支援システムをテレワークのために取り入れた中小企業が多くみられました。

内容は、PCアクセスならリモートデスクトップシステム、業務支援システムならオンラインストレージなどです。簡単に導入できるようなシステムも複数ありました。

テレワークの課題

企業にも労働者にもメリットのあるテレワークですが、一方で肩身の狭い思いをする従業員もいます。出社しないため仕事の形跡や進捗が見えづらく、ほかの社員から不満が出ることも。テレワーカー自身が「正しく評価されない」という不満を抱くこともあります。

また、低い評価を受けるのではという不満だけでなく、時間を超えても仕事をしてしまうなど、テレワークを取り入れたことで逆にライフワークバランスが崩れるのではという問題もあります。

自社でも活用できそうなテレワークは？

テレワークを導入している事例で、たとえばサイボウズ社の例があります。サイボウズ社が2007年に取り入れた選択型人事制度は、勤務地と勤務時間を9段階に分けて自分で決められるという制度です。

勤務地はオフィスか、自由か、あるいは中間か。時間は8時間のうちどのくらい働くか、自分で選択できます。さらに2012年から導入したウルトラワークによって、単発でほかの働き方も全体の10％程度できるようになりました。

あくまでサイボウズ社の働き方改革は例ですので、自社にあった働き方やテレワークを模索してみましょう。

クラウドソーシングという可能性

ここまでテレワークについて紹介してきましたが、導入費用や管理面で不確実な要素がある他、課題となる部分も多いです。それは、社員として雇っているからという面もあります。

テレワークにこだわるのではなく、クラウドソーシング、つまりインターネットを活用した外注を可能性として検討してみるのも良いでしょう。クラウドソーシングなら、日常業務から専門業務まで、自社にあった個人との契約が可能です。

まとめ

必ずしも勤務地を会社に固定しない働き方は、企業にも従業員にも新たな可能性を示してくれます。しかし、実際にはコミュニケーションがおろそかになったり、セキュリティ面が甘かったりと問題点も多いです。また、正しく評価されないのではないかという従業員の不満が出る可能性もあります。

テレワークを導入する際は、管理をどうするかもしっかり考える必要がありそうです。テレワークの勤怠関連の管理には、リモートで操作できるミナジンの勤怠管理システムがおすすめですよ。

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