中小企業の人事担当者が最低限押さえておくべき人事評価制度構築のポイント

会社の成長に伴って「そろそろ人事評価制度を構築しないといけない」と検討を始める方も多いかと思います。人事評価制度の構築に向けて、どういったことに注意する必要があるのかなど、全体感を掴むことが難しいのが人事評価制度です。
本記事では人事評価制度を構築するにあたって、そもそも人事評価制度とは?といった概念的な考え方から重要な構成要素といった、基本要項をまとめました。これから人事評価制度を構築するという中小企業の担当者にオススメの内容となっております。

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人事評価制度とは

人事評価制度とは、従業員の働きぶりや貢献度などを評価し、その結果にもとづいて処遇・育成などに役立てる制度(ツール)のこと。また、従業員の行動や成果、将来の成長可能性、得意、不得意を把握するためにも活用されます。
働き方改革以前における人事評価制度のあり方は、業績向上・生産性向上・人材育成を中心とした成長戦略として「あったほうがいい」ものでした。一方、働き方改革以降は、働き方の多様化や労働法の遵守など、企業のインフラとして「なくてはならないもの」として人事評価制度のあり方に変化が起きています。

人事評価制度を導入する目的

人事評価の目的は何でしょうか?目的を明確化することで、どういったことを重視して評価制度を構築するべきかの指針となります。会社の経営戦略や組織の課題などによって目的は異なります。ここでは代表的な3つの目的と、その考え方を紹介します。

処遇を決めるため

基本給与やボーナスをどのように分配するかを決めるために評価をするという考え方です。
どうすれば処遇が良くなるのかという基準が曖昧であれば、従業員の不満が溜まり、最終的に離職の大きな原因になります。処遇の良い従業員と悪い従業員の差を明確化し、その差を納得してもらうために評価制度が整備されていることが重要です。

経営方針や会社のビジョンを共有するため

人事評価制度には経営方針、会社の理念やビジョンなど、会社が求める従業員像が色濃く表れます。経営陣のビジョンが従業員の方向性や、目標と一致したとき企業としての団結力は高まります。従業員は、会社のビジョンが反映されている人事評価の基準を知ることで、会社の目指す方向性を知ることができます。会社のビジョンに沿って人事評価を行えば、従業員は自分に求められている役割やスキルを自覚しやすくなります。人事評価制度によるビジョンの共有は、従業員の処遇にも大きく関係するため、「誰でも当事者意識を持って理解できる」というメリットがあります。

人材育成のため

人材育成のために人事評価制度を構築するという考え方があります。仕事の中で何に注力するべきか、どういった能力やスキルを付けていくべきかということを評価制度によって明確化し、共通認識として持つことで、会社の求める方向に人材を育成しやすくなります。

人事評価制度構築のメリット

それまで曖昧だった「評価」の基準が言語化・可視化されることにより、社内の価値基準や育成ステップ、各レイヤーに求められる期待値がより明確になります。
その結果、中堅クラスの幹部や現場リーダーの能力に依存せず、メンバーを適正に処遇、育成していくことが可能になります。

 

従業員モチベーションがアップする

成果に対し、それに見合った待遇や給料を定めると、より積極的に仕事に取り組むことが期待されます。各社員の仕事の生産性だけでなく、企業としての生産性の向上も見込まれます。

組織に対する従業員の期待値がアップする

人事評価が適正に行われ、その結果、昇進できることが分かると、会社に対する従業員の期待値は上がります。「もっと貢献したい」「昇進してできることを増やしたい」「マネジメントに挑戦したい」と考えるようになります。

従業員のスキルや能力が掴める

人事評価をすることにより、目標としていた内容と現状を比較することができます。社員の現状を把握することは、社員が有しているスキルや能力を把握することにもつながります。

一方で、デメリットも

適正に人事評価が行われていなければ、評価に個人差が生まれる可能性があります。あるマネージャーはメンバーを過大評価するのに対し、別のマネージャーは過小評価。というような噂が流れてしまうと、会社に対する不信感が溜まっていくことになります。
また、従業員全員が満足する評価制度にすることは極めて困難です。上司と部下の相性であったり、好調な事業や停滞している事業もあるため、どの部署に所属しているかによっても評価が異なることがあるでしょう。
日頃から評価制度についての目的や会社の考えを伝え、会社と従業員との信頼関係を構築できるように努める必要があります。

人事評価制度の3つの構成要素

人事評価制度の構成要素としては、「評価制度」「等級制度」「報酬制度」があります。

評価制度

評価制度を導入させることにより、社員の行動を経営戦略に繋げることができます。評価により従業員のモチベーションが左右されるため、モチベーションを保つためにも適切に評価することが大事です。また、会社に対する従業員の貢献度を見極めることも重要です。
従業員が評価に納得してもらうためには、従業員に対してどのような部分を評価するかを示すことが大切です。
評価項目としては、例として年功評価、業績評価、職務評価、能力評価などが挙げられます。

等級制度

等級制度とは、人事評価制度において建築物でいう骨組みにあたります。従業員に対し、能力や職務、役割などの観点から順位をつけることをさします。
等級制度が人事評価制度において骨組みであると言われているのは、従業員に順位をつけないと、評価や報酬、昇格を決定することができないためです。等級制度としては、職務等級制度、職能等級制度、役割等級制度が挙げられます。

報酬制度

報酬制度では、従業員に支給する給料や賞与などを決めます。報酬制度としては、年俸制、月給制、時間外手当、退職金制度などがあります。
報酬は、大きく従業員のモチベーションに影響を与えるため、モチベーションを高く保つことが出来れば従業員の成果となり、従業員の成果がやがては企業の業績に繋がることができます。つまり、経営戦略にも活かすことが可能となります。

構築時には3つのバランスが重要

人事評価制度の構成要素である「等級制度」「報酬制度」「評価制度」を、全体の整合性を取りながら構築していく必要があります。人事評価制度の構築というと、「評価制度」に注力してしまうケースも見られますが、「等級制度」「報酬制度」の設計が最重要になります。前述した通りこれらは建物に例えると基盤や骨組みに相当するためです。

中小企業が人事評価制度を導入するタイミング

中小企業が人事評価制度を導入するかどうかを検討する場合、以下4点の判断基準を確認してください。当てはまるものが多い場合は、人事評価制度の導入を前向きに進めましょう。

従業員が50名以上

従業員数が50名以上になると、部署数の増加や働き方も多様化していきます。従業員同士でも従業員全員の顔を覚えきれなくなり、上司も部下の仕事振りに目が行き届かなくなりがちです。また、管理職がマネジメントできる人数は7~8人と言われています。それを超えるとメンバー1人1人の対応やマネジメントがしにくくなると考えられています。管理職がマネジメントする人数が8名を超えているならば、属人的な対応が難しいと考えて人事評価制度の検討を始めるべきです。

働き方改革を進める

働き方改革関連法の施行に伴い、従来よりも残業時間や労務管理への配慮が重要になってきました。働き方改革の目的は、「生産性の向上」です。単純に言えば今まで働いていた時間よりも短い時間で同じ業務量に取り組まなければならない為、生産性の向上が必要不可欠になってきます。働き方改革以前の、残業時間が多いほど会社に貢献しているという評価方法では、いつまで経っても残業時間は削減できません。従業員全員が会社の経営方針に沿った目標を立て、達成度によって評価される仕組みが必要です。従業員の能力や仕事のプロセスを評価する仕組みなら、従業員も納得できてやる気が高まり、労働生産性も向上します。

若手の採用を強化する

新卒採用や若手の中途採用する場合は、人事評価制度の導入や見直しを検討すべきタイミングです。評価制度で「あるべき姿」や「評価すべき行動」を明確にすれば、企業のビジョンに合致した人材を採用しやすくなりますし、結果的に定着率もあがります。目指す人物像を明確にしてきちんと評価することで、自然と入社後の人材教育にもつながります。

中小企業における人事評価制度構築のハードル

中小企業において、人事評価制度を構築しようとしても、専任の担当者がいなかったり、人事評価制度構築のためのノウハウや実績がない状態で進めても、通常業務の対応が優先となり、制度構築が後手に回りやすいです。結果として構築段階で頓挫してしまうケースが少なくないのです。また、人事評価制度それ自体はただのツールであり、そのツールを運用し続けることが最も重要なのです。運用を定着させるまでの担当者の労力は計り知れないものとなります。
自社で構築するか外部の人事評価制度コンサルティングサービスを活用するかは慎重に検討する必要があります。

自社で構築する

外部のコンサルティング会社に依頼する場合には費用がかかるため、コストを抑えるなら自社で構築するという判断もできます。コンサル会社に依頼する場合は年間で100万円以上の費用が必要になるケースが多いです。専門家のアイデアを活用できるメリットはありますが、費用を算出したうえで依頼すべきかをしっかりと検討する必要があります。

外部の人事評価制度コンサルティング会社を活用する

より公平な人事評価制度を求めるならコンサル会社へ依頼するのも手です。社長や管理職が主導し構築した人事評価制度に対して、社歴が長い従業員などが反対するケースもよく見受けられます。社長や管理職のみで人事評価制度を構築すると、経営者目線にかたよった仕組みになりがちです。第三者目線を入れ、従業員の納得性や公平性を重視する場合はコンサルに依頼するのがおすすめです。また、自社で構築すると構築期間が間延びするケースもよく見られるため、しっかりと期限を決めて構築できるのもメリットの1つです。

まとめ

以上、中小企業の人事担当者が最低限押さえておくべき人事評価制度のポイントをお伝えしました。働き方改革以降、人事評価制度のあり方として、「あったほうがいい」から「なくてはならないもの」に変わってきています。人事評価制度がない、制度はあるが形骸化している場合は前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
最後に、人事評価制度の構築・見直しを検討されている100名以内の企業の方に向けて、外部の人事評価制度コンサルティングサービスを選定するポイントをまとめたホワイトペーパーをまとめておりますので活用してみてください。

「人事評価制度構築サービス」の選定ポイント

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