課題：コンプライアンス | 勤怠管理システムや人事労務サポートならミナジン（MINAGINE）

紙からデジタルの勤怠管理へ。業務効率化の成果は、社員の時間管理意識向上とコンプライアンス遵守の徹底

minagine — Mon, 01 Aug 2022 06:23:22 +0000

※2019年1月24日取材

株式会社郵便局物販サービス様。以前から36協定などコンプライアンスの遵守を徹底してきたという同社ですが、勤怠管理を紙で行っていたため、申告内容と実態のずれを総務部で把握しにくいという課題がありました。また業務をデジタルで効率化したいという思いもあり、MINAGINE勤怠管理を導入していただきました。

その結果、業務効率化で勤怠締め時間の短縮ができただけでなく、勤怠状況の見える化により、社員の時間管理意識の変化が出たといいます。紙からデジタルへの移行を成功させたポイントはどこにあったのでしょうか。

株式会社郵便物販サービス執行役員片岡聡氏、総務部マネジャーの宮本美弥子氏、情報システム部チーフの森田昌弘氏、グループ会社のJP三越マーチャンダイジング総務部マネジャーの岩崎昌子氏にお話を伺いしました。

＊文中では宮本氏、岩崎氏のお話は「総務」森田氏のお話は「情シス」と記載しています。

コンプライアンスをさらに強化するために勤怠管理をシステム化

——MINAGINE勤怠管理を導入した経緯について教えてください。

総務：弊社では長い間、紙で勤怠管理を行なっていたのですが、それを「システム化しよう」という話が社内で出たのがきっかけです。

——紙での管理にはどんな課題があったのでしょう。

総務：今まで勤怠については、社員本人が集計し、事業所でチェックをしてから総務部へ提出するという流れで管理していました。有給管理も付与から申請管理まで各事業所でやっており庶務担当者の負担が大きくなっていました。また、どうしても申告内容と実態が違ってしまうこともあり、残業時間についても総務部では確認できないため、本人の申告を信じるしかありません。なにしろ総務では一カ月たたないと社員の勤務状況がわからず、途中のチェックができない状態でいました。

——たしかに紙だけでは、勤怠の実態を完全に把握することは難しいと思います。残業の過少申告などの可能性もありますよね。

総務：おっしゃる通りです。弊社では残業時間の削減を進めており、36協定を遵守しています。22時以降の残業は禁止していますし、以前から上長には36協定を守るよう呼びかけていました。総務ではパソコンのログで残業の過少申告がないかサンプルチェックしていました。残業の過少申告があるとしたら、それは当然大きな問題です。形式的なコンプライアンスではなく、しっかり実態を伴うためには、過少申告がないようしっかり対応する必要性がありました。

——紙で管理されていた頃から36協定については厳しく管理されていたのですね。

総務：はい。システム化したことで遵守できるようになったのではなく、以前から遵守していたコンプライアンスをより強化するための取り組みとして、システム化を取り入れたということです。また他にも、「業務を効率化したい」という思いもありました。以前は勤怠を締めるとなると、各部署の庶務担当がまず一人で3日間かけて集計し、それをさらに総務が6名全員総動員でチェックしていました。その作業に3日はかかっていました。システム化することで、これを少しでも効率化できればと考えたのです。

低いコストで当社独自の課題を解決できる幅の広さが魅力

——さまざまな勤怠管理システムがあるなかで、なぜMINAGINE勤怠管理を選んでいただいたのでしょうか。

総務：いくつかの会社のサービスを検討し、デモなども受けたのですが、帯に短し襷に長しでなかなかフィットするものがありませんでした。そんな折、ミナジンさんにプレゼンしていただき、フィットすると感じて、”MINAGINE勤怠管理”を選びました。

——他社製品はフィットしなかったとのことですが、それらとMINAGINE勤怠管理の違いは何だったのでしょうか。

総務：操作画面などがわかりやすく、使いやすかったこと。しかし、一番はMINAGINE勤怠管理でしか実現しないことがあり、それでいてコストが他社よりも抑えられることなどがMINAGINE勤怠管理を選んだ理由です。例えば、残業の過少申告をなくすため、PCのログオンログオフデータを日々の打刻とは別に管理でき、ギャップを把握できることが大きかったです。

ログイン・ログオフのデータが管理できる画面。日々の打刻とは別に管理できる。

また、かなり細かいポイントなのですが、大きな決め手になったのは有給の3年繰り越し機能です。他社製品は繰り越せるのが2年までというものがほとんどだったので、とても役立っています。

有給休暇の繰り越し機能の画面。この設定をするだけで全従業員に自動的に反映できる。

情シス：情シスの立場からは、出向者の勤怠管理が細かく設定してできることや、カスタマイズの幅の広さが好印象でした。夜間のバッチ機能もとても便利です。

最初の3ヶ月は紙との並行稼動で習慣付けを実施

——御社ではシステムの本稼働開始後初月から3営業日で勤怠が締まっていました。御社の規模（約500人）ではそんなことは珍しく、当社のサポート担当者も驚いています。準備期間は大変ではなかったでしょうか。

総務：プロパー社員には紙文化でやってきた人が多いのですが、中途採用で入社した社員は前職でデジタルを使いこなしていた人も多く、システム化にはまったく抵抗がなかったようです。また、各部門の上長も協力的でした。そうはいっても、やはり最初は戸惑う持つ人もいたようで、特に「上長だけが大変になる」という気持ちもあったようです。慣れるまではうまく承認できないというケースもありました。そこで上長や一般の社員向けの説明会を何度も実施し、まずは打刻に慣れてもらうことから始めました。最初の3ヶ月間は紙とシステムの並行稼動期間とし、習慣付けを行いました。日頃から上長やキーマンには声をかけ、「打刻して下さい。」という張り紙を壁に貼ったりもしましたね（笑）。

情シス：その中でも特に大変だったのは、マニュアルの作成ですね。また、イレギュラーなケースはテスト期間で出しきれない部分もあると思いました。システムだからこその申請のしやすさが想定しない登録につながることもあり、逆にそういうケースもあるんだなと気付かされました。

総務：紙のときはどんな内容で申請が来ても総務で判断できるので、何とでもなるところはありましたからね。システム化すると、判断するのはシステムですから。上長の承認業務の習慣化のために、よくある質問をQ&Aにして配ったり、未承認リストをメールで送って、承認の期限厳守は並行期間も強くお願いしました。

——システムの導入がうまくいったのは、総務の方や情シスの方のサポートが大きかったのですね。

総務：ミナジンのサポート担当者の方のおかげでもあります。というのも、これまではアナログな処理だったからこそ曖昧に対応できていた面もあったのですが、デジタルは融通をきかせることができません。ですから、システム化するとなると正確な就業規則に基づいて機能をカスタマイズしていく必要があります。そこで改めて就業規則を読み込んで内容を確認し、それをシステムで管理できるよう細かく要望を出させていただきました。その作業に導入担当の草場さんとエンジニアの佐井さんが嫌な顔ひとつせずに付き合ってくださったので、本当に助かりました。

情シス：情シスという立場からすると、ミナジンさんのことがちょっと心配になるくらいでした（笑）。特に利用者の作業負担を減らす観点から色々要望をしましたが、他のベンダーではまず断られるだろうという要望にも応えていただき、パッケージサービスとしての懐の深さを感じました。システム導入に際して業務フローをまとめましたが、おかげで希望通りのシステム設定になったと思います。

締め時の残業がなくなり、勤怠管理に対する社員の意識も向上

——MINAGINE勤怠管理の導入で業務はどのように変わりましたか？

総務：期待していた通りの効果が出ています。これまで各部門の庶務担当者に任せきりになっていたところについても、システムで自分でも見られるようになり、日々承認する形にすることで、上長が承認しやすくなっただけでなく、勤怠管理に対する意識が向上していると感じます。紙の場合は仮に間違っていても、ハンコは押せるので承認できてしまいます。それが今はシステムになり、間違っている場合はエラーが出て承認できません。おかげで形式的にハンコを押して承認するのではなく、中身までしっかりと目を通してから承認するようになりました。上長からは「勤怠をきちんとチェックしたいからPCのログデータを見たい」という希望まで出てくるようになり、労務管理上も良い変化が表れていると思います。そういった上長の時間管理意識の変化が部下への仕事の割振りの見直しにつながったりもしていて、部下の社員にとっても「気にかけてもらっているかは」はとても大きいと思います。

——業務が減る以上に労務管理上大きな変化ですね。課題とされていた締めの作業は改善しましたか？

総務：締め時の残業がなくなりました。弊社は物販サービス部門が全国に13の拠点を持っており、以前は各地の事業所から勤怠の用紙が本社の総務宛に送られてきていました。それが揃うまでにもかなり時間を取られて、3営業日で勤怠を締めるルールを守れない事業所があったのですが、今はMINAGINE勤怠管理でクラウドで管理可能なので、同じタイミングで楽に締めることができるようになりました。

——大きな効率化ですね。

総務：また、36協定と有給取得率の管理データ作成が手作業でなくなったことで、スピードも大きく上がりました。月1回おこなう部長会にデータを提出しているのですが、これまではどうしても間に合いませんでした。それがシステム化したことで間に合うようになり、また紙では不可能だった集計データも出せるようになりました。今後はそういったデータも活用していきたいと考えています。

MINAGINE勤怠管理で働き方改革を推進し、若手からも喜びの声

——勤怠管理がより徹底されたことで、社員の皆さんの働き方に良い影響などはありましたか？

総務：働き方改革という観点でも大きな効果があったと感じています。もともと弊社は社長が長時間労働の是正を打ち出しており、ポスターで啓発するなど意識改革をおこなっていた最中でした。仕事だけでなくプライベートの充実も大事にするようにメッセージを出し、全社集会で余暇の過ごし方を発表したりしています。水曜と金曜はノー残業デーにしており、社員も「やってみると意外と帰れるものなんだな」と感じているようです。今回のMINAGINE勤怠管理の導入は、そうした働き方改革をより一層推進できるものだったと実感しています。実際、若手社員からも帰りやすくなったとの声が上がっています。

——今後の労務管理の方針や展望について教えてください。

総務：サービス残業が陰でおこなわれていないかについては引き続きしっかり確認していきたいと思います。また、弊社は年40時間の時間休暇がとれるのですが、その残時間が本人にはわからない状態なので、今後は消化状況が把握できるようになればいいですね。また、個社別のマニュアルを作るのが大変だったので、そういったサポートも充実していただければと思います。

——いただいたご意見をもとにMINAGINE勤怠管理をさらにより良いシステムにしていきます。本日はありがとうございました。

（編集後記）

郵便局物販サービス様の勤怠システム導入がスタートからうまくいった背景には、並行期間を長くとって社員への浸透を図ったこと、システム導入作業により明らかになった就業ルールの細かい問題をあいまいにせず、全体的なルール見直しを行ったうえでシステムの設定を行ったことがありました。そのことが、勤怠システム導入が業務効率化だけに終わらず、社員の時間管理意識の向上につながっていったと思います。
そして、何より、執行役員の片岡氏はじめ経営陣が意思統一して残業の抑制やしっかり休暇をとり、コンプライアンスも遵守する方針を出していることで、総務部門も迷いなく課題に取り組み、「見えていないことに責任はない」という形式的になコンプライアンスではなく、実態に踏み込んで社員の働く環境を作ろうとされている姿が印象的でした。

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コンプライアンスと勤怠集計業務の削減を同時に実現！

minagine — Fri, 03 Feb 2017 00:32:25 +0000

法律・就業規則遵守のツールとして。常に進化し続けるクラウドシステムであることが決め手。

—— 導入のきっかけを教えてください。
事業が軌道に乗り、会社全体が更なる拡大の方向に進んできたことがきっかけです。労働基準法や就業規則を遵守する為のツールとして、勤怠管理システムの導入を検討しました。その中でMINAGINE勤怠管理を選んだのは、やはり労働基準法に対応したシステムであるということがまずは挙げられます。いらっしゃる営業担当者の方も、労働関係の法律の知識が豊富であるということをやり取りの中で感じられました。もうひとつ、顧客のニーズや労働環境の変化を汲み取ってシステムのバージョンアップに繋げていこうという意識があることを強く感じられたのも大きな理由です。私たちもスマートフォンのアプリを作っていく中で、市場環境に合わせて幾度となくバージョンアップを繰り返していますので、そこは非常に共感が持てましたね。ですから、資料を見て決めたというよりは、来ていただいた「人」の対応という部分が大きかったと思います。当時、残業管理・有休管理・36協定の遵守など、スタートアップ企業として色々な課題を抱えていましたので、やり取りの中でシステムを通してどうやって改善していけば良いか、導入前から提案していただけたのは、心強かったです。あと細かい点でいうと、当社は全員Macを使用しているのですが、Mac対応のシステムって意外と少ないんですよね。MINAGINE勤怠管理が数少ないMac対応の勤怠管理システムで安心しました。(笑)

導入の決め手のポイント

・労働基準法に対応したシステムである・顧客のニーズや労働環境の変化を汲み取っていこうという意識がある・Mac対応のシステムである

発注から1ヶ月で運用開始！想定し得る最短でのスピーディー対応に感嘆しました。

—— 導入中の対応についてはいかがでしたか。
導入のスピードとしては、想定し得る最短で進められたので、そこは本当に満足していますね。発注を決めてからすぐ訪問も来ていただいて、実質1ヶ月で打刻を始められる状態に持って行けたので。せっかちな社員ばかりなので、有難かったですね。(笑) ただ、これまで打刻の習慣が無かったので癖付くまでは打刻漏れも多くて大変でした。まあ、今では打刻機器にニックネームをつけるくらいで、立派なオフィスの一員ですよ！（笑） ICカードで打刻が出来る、というところが便利ですよね。オフィスへの入退室のICカードと一緒に使っています。
対応としては、導入サポートを同じ担当者の方が一貫してやっていただけた、というのが良かったですね。これまでの流れを把握していただけていて、且つ、労務の知識ももちろん持っておられましたし。たまに不在の時もありましたが、他の方に質問してもちゃんと答えてくれたので、社内できちんと情報共有していただけているのだな～と感じました。私も労務の専門家ではなかったので頼りっきりになってしまっていたのですが、そこはさすが「人事屋」でした！スピーディーに対応していただけたので、有難かったです。

給与計算に関わる手作業が全て削減！法律を遵守した勤怠管理の体制構築。

—— 導入後の効果について教えてください。
作業工数の削減と、労働基準法・就業規則に遵守したやり方で、勤怠管理の運用を行える体制を構築できた、ということですね。特に、作業として一連の労務周りの工数を大幅に削減できたことは、目に見える変化として大きく実感しています。これまでは、時間集計→給与計算システムへのインプット→振込データの作成というフローを全て手作業で行っていました。それが今では、MINAGINE勤怠管理から時間集計のデータを出力→出力したデータをそのまま給与計算システムへインポート→ そこから吐き出したデータを振込データとしてアップロードするだけ・・・になりました。勤怠管理システムMINAGINE導入により、これまでの手作業がごそっと無くなって、一連のフローが全て解決しましたね。当たり前と言えば当たり前なのですが、深夜・休日などきちんと分けて集計できるというのは、良い機能です。労務にかける時間が減ったので、他の「経営管理部としてのやらないといけない取り組み」にかけられる時間が増えた、というのは大きいです。おかげさまで、当初見込んでいた効果として、想定していたことは100%実現できていますよ！

社員がポジティブに働ける場である為に。MINAGINE勤怠管理を活用し、しっかりとした経営基盤を創っていきたいです。

—— 今後の御社の展望とそれに伴うMINAGINEへの要望を教えてください。
会社とサービスに関しては、多くの人に永い間愛されるモノを提供していきたいですね。その為にはしっかりした経営基盤が必要なので、勤怠管理システムMINAGINEを活用して適正な労務管理を行っていければと考えています。まずは、アラート機能を利用して、労働時間の実態把握といったところですね。ストレスチェックの法改正もされますし、メンタルヘルスとか、やはりある程度労働時間と起因してくるというのも理解していますので。産業医の雇用も検討しているところなので、産業医面談とも合わせて活用していきたいなと思っています。今は少数精鋭の組織で運営しておりますが、会社やサービスの成長にあわせて、今後もどんどん従業員の採用をおこなっていくことを予定しております。今と同様、会社が社員にとってポジティブに働ける場であってほしいと思います。その為にも組織基盤・ベースを強化していかないといけませんよね。労務以外にも、ヒューマンリソースマネジメント全般における改善に向けて、御社には、今後とも色々と力を貸して頂ければと思っていますので、宜しくお願い致します。

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コンプライアンス徹底を実現！勤怠処理時間大幅カットも

minagine — Tue, 18 Aug 2015 04:15:32 +0000

労務管理のしやすさと、現場社員から見た画面の見やすさ・使い勝手の良さが何よりの決め手です

- MINAGINE勤怠管理の導入のきっかけを教えてください。

一番の理由としては、これまで利用していた勤怠管理システムに不都合が生じていたことです。残業集計が不適切であったり、休日出勤と振替休日・代休の紐付けが行えなかったり… それ故に、給与計算や休暇管理において手作業が発生してしまっており、毎月大変な負担となっていました。それまでは、「一定のことが出来る」ということだけをシステムの利便性と考えておりましたが、システム導入によって勤怠管理を効率よく行う、ということのみならず、伊藤忠グループの一員としても、コンプライアンスを徹底できるよう社内体制を整えていかなければならないと考えるようになりました。そこで顧問社労士の五十嵐先生にもご相談し、3社の勤怠管理システムで比較検討を行いました。そこからMINAGINE勤怠管理に決めるまでは早かったですね。何といってもMINAGINEは、現場で実際に使用する一般社員が見る画面が極めてコンパクトで分かりやすいです。 3社の勤怠管理システムを並べて見比べた時に、人事一同、これだ！とすぐに思いました。また、導入前のご説明も非常に丁寧にして頂いたので、ありがたかったですね。私たちの疑問も全て解消できた状態で、スムーズに移行の準備へ取りかかることができました。（佐藤様）

人事・労務知識のノウハウを活かした、導入時の手厚いサポートが魅力

- 導入中の対応についてはいかがでしたか。

営業・導入サポートの方が「ちゃんと来てもらえた」というのは良かったですね。人材派遣という業種上、就業時間が様々な社員を多数抱えていましたので、複雑な勤怠管理となるであろうことは当初より覚悟していました。その中で、導入サポート・社内説明会の同席・人事向け説明会・マニュアル対応など、全般に渡ってしっかりと対応していただけたので、非常に心強かったです。

また、営業・導入サポートの方が皆、労働関係諸法令の知識を有していたことも助かりました。 36協定の限度時間・時間外労働60時間超の割増率・振替休日と代休の違いなど、何においてもやり取りをスムーズに、ストレスなく進めることが出来ました。特に今回の一番の課題が休日出勤と振替休日・代休の紐付けであった為、そこの理解が無いとなかなか本題には入れませんので。我々人事の目線に立って一緒に運用方法を考えていただけたのは、本当にただの「システム屋」ではなく、「人事屋」なのだなと実感しました。（武内様）

勤怠集計から給与計算までの一連の作業がスピーディーに。適正な勤怠管理実現の為の機能も充実

- 導入後の効果はいかがでしたか。
まずは、集計した勤怠データを給与計算処理に回す、という一連の作業が非常に効率化できたことですね。今までは、紙で印刷したものを目で突き合わせており、その作業に大体毎月7～8時間を要していました。それが全てデータ上で瞬時に計算できるようになったので、本当に楽になりました。加えて、労務管理上、我々が抱えていた問題点が全て改善されたことも効果としてあげられます。特に、振替休日・代休を休日出勤と正確に紐付けして管理できるようになったことは大きいです。これにより、割増賃金の未払いを防ぎ、休暇の取得状況を人事はもちろん本人も一目で把握できるようになったので、結果的にコンプライアンスの改善にも繋がっています。
また、導入後のサポートとしても、勤怠管理システムMINAGINE内の機能だけに限らず、残業時間を集計する際のチェック用のツールを作っていただいたり、運用方法を随時提案していただいているのも、ありがたいですね。おかげさまで、リアルタイムでタイムカードの不備を見つけたり、データを集計できるようになったので、適正な勤怠管理の助けになっています。（武内様）

伊藤忠グループの一員として、益々重要性が高まっている労務管理を、MINAGINEを通じて、行っていきたいと思います

- 今後の御社の展望とMINAGINEに期待することを教えてください。

我々の業界は、人材派遣という人の出入りが激しい業界ではありますが、より一層良質な人材を確保して拡大していきたい、というのが会社の根底にはありますね。ただ、どのような形で発展していったとしても、コンプライアンスの重要性は変わらないですよね。むしろ昨今は、社会全体で労務管理への意識が高まってきていますので、その重要性は益々増しているなと日々感じています。そのような環境下の現代で、伊藤忠グループの一員としても、一企業としても、法律をしっかり守った適正な労務管理を行うというスタンスは、今後もしっかりと持ち続けていきたいです。

なので、勤怠管理システムMINAGINEにはその一助になっていただければな、と思っています。従来のシステムと比べて使える機能も増えたので、単純な勤怠集計・給与計算だけでなく、コンプライアンス徹底の為の労務管理へと繋げる使い方をしていくつもりです。MINAGINE勤怠管理なら、それが実現できると確信していますので。人事労務におけるパートナーとして、今後とも、MINAGINE勤怠管理と御社のご助力にはとても期待しています。（武内様）

社労士先生の声

人事労務を主体とした総合コンサルティング企業である社労士事務所ブレイン・サプライで人事・労務の相談に対応されている社労士先生より、『MINAGINE勤怠管理』をご紹介頂いた理由についてお聞きしました。

元々、私はビーアイメディカル様の人事労務の顧問社労士として、労務管理について、色々とご支援させていただいておりました。その中で、現状の勤怠管理システムで手作業が発生しており、何か他に良いシステムは無いか、とご相談を受けたのがきっかけでした。単純に勤務時間を管理するだけ、という勤怠管理システムが多い中、MINAGINE勤怠管理はその他にも有休管理・代休管理といった機能を備えており、またipadやモバイルなど、遠隔地での対応が柔軟だな、と感じておりました。ビーアイメディカル様は遠隔地の社員様も多く、また各種の休暇管理も適正に行いたいというニーズがありましたので、勤怠管理システムMINAGINEが最もビーアイメディカル様のニーズを満たすことのできる勤怠管理システムだと思い、今回ご紹介させていただきました。勤怠管理というと、どうしても業務が煩雑になると管理そのものが面倒臭く感じられるものですが、会社として非常に大事なものです。何かあった時に会社としてちゃんと管理出来ているかが問われますし、そもそも労働基準法でちゃんと管理しなさい、と言われている中でなかなか上手く管理できていない会社様を私も100社以上見てきました。その中で感じるのは、やはり手作業でやっている会社様はどうしても手間が掛かるので、すぐにやらなくなってしまっています。そこで、MINAGINEのような勤怠管理システムを導入していただくことで、何より会社のリスクが少なくなりますし、業務効率も間違いなく上がります。ということは無駄な時間も省けるし、無駄な残業代も省けるし、その浮いた時間を別の業務に充てることもできる―― そうやって考えを巡らせていくと、会社の規模に関わらず、システム化して勤怠管理を行うことは、少なからず重要ではないかなと考えています。

社労士事務所ブレイン・サプライ
人事労務を主体とした総合コンサルティング会社。人事・労務に関わる相談を主軸に、問題解決後は税・財務、相続・事業承継、経営計画、社員研修、マーケティング、定款変更等の相談にも対応。経験豊富な専門家の徹底サポートにより多くの企業をご支援されています。
URL： http://brain-supply.co.jp/

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