住民税特別徴収の納付方法は従業員の状況で異なります

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人事部必見!住民税特別徴収の代表的な4つのパターンと手続きを紹介

地方税の一種である住民税の徴収方法には、普通徴収と特別徴収のふたつがあります。普通徴収は納税者が直接税を納める方法で、特別徴収は事業主が従業員の給与から天引きして代わりに納める方法です。

この特別徴収は、個人、法人問わず源泉徴収義務のある事業主が法令上選択をしなければならない納税方法ですが、特別徴収を実施していない事業者も少なくありません。(一部、条件に該当する場合は普通徴収が認められます)そこで、全国の自治体では特別徴収での納付方法を周知し、推進しています。

今回は、そんな住民税の特別徴収について、入社や退社などパターン別に手続きの方法を解説していきます。

住民税特別徴収の納付までの流れ

住民税は、前年1月から12月の個人の所得に対して課税されます。特別徴収の場合は、この分を6月から翌年5月にかけて毎年納付しなければなりません。どのように納付するのか、手順を簡単におさらいしてみましょう。

手順①:給与支払報告書の提出

前年1月から12月までの1年間の各従業員の給与支払額を、「給与支払報告書」にまとめて市区町村の窓口に提出します。この給与支払報告書が住民税算定の基準になります。

手順②:特別徴収税額の通知

住民税額が記載された「特別徴収税額の決定通知書」が、従業員が居住している市区町村から毎年5月ごろに事業主宛てに届きます。

通知が届いたら、記載されている金額が正しいものなのかをチェックする必要があります。詳しくは後述する「住民税特別徴収の納付までのパターン別対応方法」をご確認ください。

手順③:税金の徴収

通知された各従業員の住民税の月額を給与計算に反映させ、住民税分を給与から天引きするようにします。毎年5月に通知された分を、翌月の6月から反映しなければなりません。

手順④:給与支払い

給与支払額から住民税分を天引き、そのほか社会保険など必要な分を天引きしたうえで、残りの額を従業員に支払います。

手順⑤:税金の納入

給与から天引きした住民税額を、給与支払いの翌月10日までに納付書を使って納付します。金融機関、あるいは市区町村の窓口で納付することが可能です。

住民税特別徴収の納付までのパターン別対応方法

電卓で給与計算をしている様子

ここまで簡単に住民税特別徴収の流れを説明してきました。市区町村から通知を受けて給与額に反映するのが基本ですが、通知が正確だとは限りません。

通知があったら、徴収額など内容に間違いがないか、特別徴収対象外の人が含まれていないか確認することが大切です。特別徴収はアルバイトなど非正規雇用の人も含め、ほとんどの従業員が対象になりますが、退職者など対象でない人が含まれていることもあります。

このようなミスがあった場合、すぐに市区町村の窓口に連絡する必要があります。会社側で訂正して、市区町村への連絡なしに納付すると一部未納になってしまうこともあるためです。

また、このほかにも5月に通知が届かないケースがあります。給与報告書提出が遅れて事務手続きが遅れている、引っ越しや転勤で従業員の住所が変わったなどさまざまな状況が考えられますが、いずれにしても早めに問い合わせることが大切です。手続きが遅れると、正確に給与計算ができなくなってしまいます。

それでは、従業員の雇用状況などが変わって、住民税に影響がある場合は、会社側でどう対応するべきなのでしょうか。従業員の入社、退社、また休職や転勤の場合について詳しくみていきましょう。

①:新入社員の場合

入社した社員が普通徴収であった場合、特別徴収切替届出(依頼)書を市町村に提出する必要があります。この場合、すでに納付期限を過ぎた税額は切り替えられないため、社員が個人で納付しなければなりません。会社側から通知しておくと親切です。

中途入社で特別徴収を引き継ぐ場合で、社員の前職の会社から異動届出書が送られてきていない場合の対処も同様です。前職からの異動届出書がある場合は、転勤(転職)の該当部分に追加で記載し、市町村に届け出ます。

②:社員が退職した場合

退職した社員が再就職した場合は、翌月10日までに転職先に給与所得者異動届出書を送ることで滞りなく特別徴収を引き継げます。

退職したものの再就職しない、もしくは再就職が決まっていない場合は、退職した月で取扱いが異なるため注意が必要です。

  • 1~4月の退職は原則残りの分を「一括徴収」
  • 5月なら通常どおり「特別徴収」
  • 6~12月の退職は翌月から「普通徴収」

6~12月に退職した場合、退職金などを超えない範囲で本人の希望で一括徴収にすることも可能です。

なお退職時の退職所得で、退職所得控除を超える分については住民税が課税されます。そのため、従業員の退職時には、特別徴収方法の確認だけでなく、退職所得の課税についても気を付けなくてはなりません。

③:休職・転勤の場合

従業員が転勤により納税地が変更になった場合、また休職により給与が発生しなくなった場合も手続きが必要です。いずれも給与所得者異動届出書の該当欄を記入して、市町村の窓口に提出します。

休職の場合はまとまった期間給与が発生しないことになるため、特別徴収の取扱いとしては退職と同様です。残りを給与から一括徴収するか、納税者個人が普通徴収で納めるかになります。

④:滞納した場合

ここまで、住民税特別徴収のケース別の対応について説明してきました。問題なくスムーズに対処できれば良いのですが、手続きを忘れていたり、変更などで納付を忘れたりしてしまうと、住民税を滞納することになります。

住民税を滞納した場合、ペナルティを受けるのは、従業員の代わりに住民税の納付義務がある会社です。

通常は、滞納から20日程度で会社に督促状が届きます。すぐに納付する、または退職などで切り替えがうまくいっていない場合は問い合わせるなどして早めに対処するようにしましょう。この場合、翌月に2ヶ月分をまとめて支払うことも可能です。

また、滞納があると金額によっては延滞税が発生することもあります。納付が遅れることによるメリットはありませんので、入社や退社など従業員の異動があった場合は、すみやかに手続きを済ませ、滞納が発生しないように注意しましょう。

スムーズに住民税特別徴収をするためにできることとは?

スムーズかつ、手続き漏れなどのミスを減らすには、給与計算をシステム化することです。
給与計算ソフトを導入することで、システムで住民税額を反映すれば毎月の給与計算も自動でできるだけでなく、集計機能で給与支払い報告書の提出も楽になります。

前述にもある通り、住民税の特別徴収が遅れると、延滞税が発生する恐れがあります。従業員数が多くない、または手続きが頻繁にない場合は、住民税の滞納にかかわる手続きに漏れはないか、ひとつひとつ手作業で確認していくフローでも問題はないでしょう。

しかし、従業員の数が多かったり、社内の転勤が多かったりする会社だと、処理する件数が多くなり、手作業ではミスや届け出漏れが発生する恐れが出てきます。こうした漏れがあると、住民税滞納になっても不思議ではありません。これらを回避するためにも、システムでの自動化が必要になってくるのではないでしょうか。

また、システム化をすれば、これまでの給与業務の負担が減り、住民税特別徴収の手続きなど注意が必要な業務にも時間を割くことができ、忙しさによるヒューマンエラーを減らすことができます。

さらに「勤怠管理システム」を連携することで、各従業員の労働状況が把握しやすく、給与計算に必要な欠勤・有給取得・休日取得といった集計データの加工も最小限に抑えることができます。

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勤怠管理システムについて詳しく知りたいという方は別記事「勤怠管理の給与計算ミスを防ぐには?工夫のポイントやツールを解説」や「勤怠管理システムを導入するメリットとは?エクセルとクラウドでの管理方法を比較解説」を参考にしてください。

まとめ

住民税の特別徴収は、原則、従業員を雇っている個人や法人の義務です。ただ代理で納付するだけなら問題ありませんが、入社や退社、あるいは転勤など社員に異動があれば、その都度手続きが必要になります。このような手続きでミスをなくすには、給与計算のやり方自体を見直すことが大切です。

会社の規模や必要性に合わせて、給与計算ソフト・勤怠管理システムの導入などをうまく利用してスムーズに手続きができるよう社内整備を進めましょう。

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