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有給休暇義務化の抜け道はNG!適切に対応する秘策

2019年4月から、労働基準法の改正により有給休暇の取得が義務化されました。年に10日以上の有給休暇が付与されている労働者には、必ず5日取得させなければいけません(労働基準法第39条7)。けれども、この改正には労働者でなく、会社側が有利になる抜け道があります。

確かに従業員の数が少ない中小企業にとって、有給休暇の義務化は大きな負担です。だからといって、本当に抜け道を利用しても問題はないのでしょうか。

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有給休暇義務化の抜け道とは?

有給休暇義務化とは、働き方改革関連法により、全ての企業を対象に導入された「年間10日以上の有給休暇が与えられる全ての労働者に対して、年次休暇を付与した日から一年以内に最低でも5日間は取得させなくてはならない」ルールを指します。

違反した場合、労働者1人につき30万円以下の罰金が課せられてしまいます。

▼関連記事

有給休暇義務化の法改正の内容や対応方法について詳しく知りたい方は別記事「有給休暇の基準日がわかる!確実に年5日の有給休暇を取らせる3つの方法」も合わせてご覧ください。

これにより企業担当者は従業員一人一人の就業管理をしなければならず、法改正への対応に悪戦苦闘している企業も少なくないのではないでしょうか?

しかしこの法改正には、企業側が有利になる抜け道も存在するのです。

まずは、どのような抜け道があるのか紹介します。

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休日を有給休暇に変える

例えば週休2日の会社で、月に1~2日を平日に変え、有給休暇を取得させて休ませる方法です。労働基準法の第35条で定められている休日は、最低でも週に1日、あるいは4週間で4日なので、これ自体は違反になりません。

他にも夏休みや年末年始など特別休暇の一部を平日に変えて、有給を取得させる方法もあります。これも労働基準法ではなく、会社が独自に定めた休みなので、廃止するのは違反ではありません。

ただし、どちらも就業規則で定めることなので、変更や廃止をするには、すべての従業員と個別に話し合い、同意を得る必要があります。

有給休暇が10日未満になるよう再契約する

年に10日以上の有給休暇が付与される条件は、全労働日の8割以上出勤しており、正社員やフルタイムの契約社員なら6ヶ月以上の継続勤務です。パートやアルバイトは、週に30時間以上の勤務を6ヶ月以上継続すると付与されます。それより短時間の勤務でも、週4日の出勤なら3年半、週3日なら5年半の継続で10日以上が付与される決まりです。

会社の中にはこれを逆手にとって、有給休暇が10日以上に付与される前に契約を終了し、一定の空白期間を設けてから再契約して勤務の継続をリセットしているところがあります。目安としては、多くの派遣会社で適用されている1ヶ月と1日以上です。

もっとも、勤務の実態に継続性が認められれば、2つの契約の間に1ヶ月と1日以上の空白期間があっても、1つの契約とみなされる場合があります。また、空白期間は労働力が不足するため、5日取得の対象外になったとしても、会社側にとってはデメリットのほうが多いでしょう。

会社が有給休暇を買い取る

対象となる期間が終了した時点で、有給休暇の取得日数が5日に達しなかったとき、会社が不足日数分を買い取って給与を支払う方法です。買い取った有給休暇は、遡ってどこかの休日を平日に変え、取得したことにします。

けれども、こうした有給休暇の買取は取得の妨げとなるため、原則禁止です。会社はもちろん強要できませんし、労働者から強要されても応える義務はありません。ただし、労働者にとって不利にならないときに限って、3つの例外があります。

1つ目は「退職時に残っている有給休暇」の買取です。今後、取得する機会が無いため、買い取っても労働者は不利になりません。会社側にとっては、有給休暇で退職者の在籍期間を延ばさなくても良いので、社会保険料の負担が軽減されるというメリットもあります。

2つ目は「時効になった有給休暇」の買取です。有給休暇は付与から2年で時効となり消滅します。それ以降は取得のしようが無いため、買い取ってもらうほうが労働者にとって有利です。もちろん、義務となっている5日分は取得しているのが前提となります。

3つ目は「法律で定められた日数を上回る有給休暇」の買取です。有給休暇の日数は労働基準法の第39条で定められており、最大で年20日付与されます。会社の中には福利厚生の一環として、それ以上の日数を付与しているところがあり、その分については買取で対応しても問題はありません。

それ以外で有給休暇を買い取るのは、労働者が休める権利を奪ってしまうため、法律違反になってしまいます。取得日数を年5日にするために買い取るのも同様です。

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有給休暇の買取制度やその価格・取り扱いなどについて詳しく知りたい方は別記事「有給の買取は原則NG!例外で認められるケースとそのルールを解説」も合わせてご覧ください。

有給休暇義務化の抜け道を使うのは危険!?

次に、これらの抜け道を使うことで、どのようなリスクがあるのか見てみましょう。

不利益変更になる

有給休暇を5日取得する義務を果たすために、休みや特別休暇を平日に変えるのは、労働者にとって休日が減少するという不利益変更にあたります。就業規則を変更しなければいけないため、労働者と個別に話し合って同意してもらわなければいけません。

たとえ同意を得られたとしても、本来の趣旨である「有給休暇の取得促進」に反するものです。即座に法律違反になるわけではありませんが、労働基準監督署から指導を受ける可能性はあります。

また、休日が減少すると、従業員のモチベーションが下がってしまうため、長期的に見ると生産性の低下や離職に発展するかもしれません。ただでさえ、日本は有給休暇を含めて休みを取りづらい国だといわれています。むしろ、業務の効率化を図って、休日を増やせるように取り組む必要があるでしょう。

法律違反になると罰則を受けることに

有給休暇を年5日取得できなければ、労働基準法の第39条7に反することになり、同法の第120条により、労働者1人につき30万円未満の罰金が科せられます。100人該当すれば3,000万円です。これは抜け道が無効になった場合も遡って適用されます。

合わせて知っておこう!有給義務化の注意点は?

「有給義務化には就業規則を変更して対応しよう」と考えることはあまりお勧めしません。従業員にとっては不利益変更になってしまうためです。不利益変更を行った場合どのようなデメリットが考えられるのでしょうか?

例えば企業側の行った就業規則の不利益変更に対して、労働者が裁判を起こしその変更に合理性が無いと判断されると、変更そのものが無効となります。その結果、5日取得の義務が果たされてないことになるため、罰則を受ける可能性があるのです。

罰則や裁判沙汰にならなくとも、労働者の意欲低下は避けられません。そして何よりも忘れてはならないことが、有給義務化が行われることになった背景です。

日本人の休暇取得率の低さからわかる「働きすぎ」が社会問題となり、労働者の労働環境の改善をはかるために有給義務化が行われました。

抜け道のリスクと有給義務化の目的を忘れずに、積極的で柔軟な対応をすることが求められているといえます。

▼5日の有給休暇取得義務化についてもっと詳しく知りたい方は別記事「5日の有給休暇取得義務化へ対応!夏季休暇を有給に充てられる?」も合わせてご覧ください。

有給休暇義務化に企業側はどう対応すべき?

有給休暇義務化への対応として就業規則の変更など、抜け道を利用することはメリットよりもリスクの方が大きいので避けたいということがわかりました。

では、企業側はどのように動くことが求められているのでしょうか?

まずおさえておきたいのが、有給休暇付与日を基準として、1年以内に5日は取得時季指定で有給休暇を取得させなければならない「時季指定義務」が発生することです。企業側には、できるだけ労働者の希望に沿った形で行うという努力義務があります。

この「時季指定義務」を確実に実行する方法としてあげられるのが、以下の2つです。

  • 個別指定方式
  • 計画年休制度

計画年休制度については次項で詳しく解説していますが、個別指定方式では基本的に労働者本人に有給休暇の取得時季をまかせ、年5日の有給取得を達成できなさそうな場合に企業側が介入します。

有給休暇の取得が難しい社員がいた場合は、会社側が柔軟に取得日を指定できるメリットがある反面、個別で管理する必要があるため管理者の負担が大きくなるというデメリットがあります。

どちらの方法を取るにしても企業側に求められるのは、この「時季指定義務」を守りつつ、有給休暇を社員に上手く消化させることだといえるでしょう。

▼有給休暇義務化の背景や法改正の内容について詳しく知りたい方は別記事「有給休暇が義務化された!法改正によって会社側はどう動くべきか」も合わせてご覧ください。

有給休暇を上手く消化する方法は?

では、抜け道を使わずに有給休暇を消化させるには、どうすればいいのでしょうか。

計画的付与制度で有休を消化させる

有給休暇は、会社と労働組合(または労働者の代表)が労使協定を結べば、5日を超える分に対して会社が計画的に付与することができます。例えば年に20日付与されている労働者であれば、15日が計画的付与の対象です。残る5日は労働者が自由に取得できるようにしなければいけません。

計画的付与によって、年5日取得の義務を果たせるのはもちろん、誰がいつ休むのか事前に把握できるようになり、事業の見通しを立てやすくなります。

いつ取得させるかは会社が自由に決められますが、飛び石連休の埋め合わせに使ったり、夏季休暇の前後に使ったりすれば、連続した長期休暇にすることが可能です。会社や事業所全体で休むときも有効活用できるでしょう。

年次有給休暇管理簿を作成する

有給休暇管理簿とは、年次有給休暇の取得状況を正確に把握するために、「基準日」「日数」「時季」の3つの必要事項を記載する管理簿のことを指します。

労働基準法施行規則第24条の7では、企業が年次有給休暇管理簿を作成し、期間中はもちろん、期間後も3年間は保存するよう義務付けています。

年次有給休暇管理簿の作成によって正確な管理を行い、有給休暇を効率的に取得してもらうためのツールとして生かしましょう。

▼年次有給休暇管理簿の作成方法や便利な管理方法などについて詳しく知りたい方は別記事「苦手な人でも年次有給休暇管理簿を簡単に作成できる秘訣とは」も合わせてご覧ください。

労働実態を把握し、有休を取得しやすい環境を作る

確実に年5日有給休暇を取得してもらうには、労働実態の把握が欠かせません。取得しやすい環境や雰囲気か、取得を妨げる要素はないか、確認しましょう。問題があれば、業務の効率化を図ったり、有給休暇の取得は当然の権利であると考えをあらためてもらったりするなどして、改善します。

ただし、労働者や部署の数が多くなるほど、人事労務担当者だけで実態を把握するのは困難です。そこで、勤怠管理システムを導入して、有給休暇の取得実績から実態を把握しましょう。もし期限の間近になっても取得が進まないようであれば、直接本人に促したり、上司に聞き取りを行ったりすることができます。

ミナジンの勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」は、人事労務のプロフェッショナルが開発に携わっており、コンプライアンスに強いのが特徴です。画面上から申請・承認ができるため、手間や時間をかけず、簡単に有給休暇を取得できます。有給休暇の日数や付与日、有効期限の把握も難しくありません。

有給休暇の残日数はレポート形式で確認できるようになっており、取得が進んでいなければ一目で分かるようになっています。該当する労働者が画面を開いたときに、アラートを表示させることも可能です。これらの機能によって、年5日の取得を達成しやすくなるでしょう。

労働実態を簡単に把握できる?勤怠管理システムサービスを解説!

労働実態の把握や作業の効率化を目指すにあたって、勤怠管理システムの導入は非常に効果的です。主に以下3つのようなメリットが考えられます。

・長時間労働や残業の管理

・不正打刻の防止

・コスト削減

一方で勤怠管理システムのサービス内容にも会社によって違いがあるため、最も自社の条件にぴったりなシステムを比較・検討する必要があります。

勤怠管理システムには有料版・無料版があり、無料版には一定のサービスであれば期間に制限なく無料で利用できるサービスと、期間限定で機能の制限なく利用できるサービスの2種類があります。

ここで無料で使えるのなら有料版を選ぶメリットは無いのでは無いか、とお考えになるかもしれませんが、従業員数が多い場合や拡張機能を利用したい場合には、有料版がおすすめです。管理データが多くても安心・安全で、サポートつきであればよりスムーズな運用が期待できるためです。

▼勤怠管理システムサービス選定のポイントや実際に比較したいという方は別記事「絶対に失敗しない!勤怠管理システムのポイントとおすすめ22種を比較」も合わせてご覧ください。

まとめ

有給休暇の5日取得を実現する抜け道の多くは法律に抵触する恐れがあり、問題が無くても労働者にとっては不利益になるため、指導の対象になる場合があります。計画的付与制度や勤怠管理システムを導入して、有給休暇を確実に取得できる環境づくりをすることが大事です。

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労務管理をちゃんとやりたい。コンプライアンスを遵守して、未払賃金をなくしたい。フレックス制や裁量労働制など、新しい働き方を導入したい。残業の上限規制や有給休暇の取得義務化をしっかり守りたい。そんな課題をお抱えならMINAGINEにお任せください。

労務管理の運用の基本は勤怠管理です。勤怠がしっかりできていないと、会社のリスクは増し社員の不満も高まります。しかし、労務管理はしっかりやろうとすればするほど、業務は複雑になり、そこに確かな知識が必要になります。MINAGINE就業管理システムは、給与計算事務の効率化だけでなく、「労務リスクをなくす」ツールとして活用できます。

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