有給休暇取得の基準日には気をつけよう!働き方改革に向けて企業がとるべき方法をご紹介


国が提唱する「働き方改革」の一環として、2019年4月1日に労働基準法が改正され、年次有給休暇の仕組みが一部変わりました。けれども企業によっては従業員によって基準日が異なり、どのように導入すべきか迷うところでしょう。取るべき対策を紹介します。

新しく変わった年次有給休暇の仕組み

まずは、年次有給休暇の仕組みがどのように変わったのか確認しましょう。

法改正により何が変わったか

労働基準法で年次有給休暇について記載されている第39条では、今回の法改正により第7項と8項が追加されました。要約すると「10日以上の年次有給休暇が付与されている労働者には、基準日から1年以内に最低でも5日取得させなければいけない」という内容です。

従来は年次有給休暇を付与しなかったり、特別な事情もなく希望日に取得させなかったりした場合、企業に罰則規定が設けられていました。今回の法改正で5日未満しか取得できなくても、労働者1人につき30万円以下の罰金が科せられるようになったのです。

さらに、労働者ごとの「年次有給休暇管理簿」を作成することが義務付けられています。保管期間は対象期間が終了してから3年間です。

年次有給休暇の対象者

年次有給休暇は6ヶ月以上継続して勤務し、全労働日の8割以上を出勤していれば付与されます。正社員や長時間のパート従業員だけでなく、短時間のパートやアルバイト、管理監督者も付与の対象です。

このうち週に5日、30時間以上勤務しているのであれば、10日以上の年次有給休暇が付与されるので、基準日から1年以内に最低でも5日取得させなければいけません。

勤務日数や時間がそれより少なくても、継続して勤務する期間が長ければ付与する日数は10日以上になります。週3日の勤務なら5.5年、週4日の勤務なら3.5年です。10日付与された基準日から5日取得の対象になります。

なお、5日取得には経過措置が設けられており、2019年4月1日以降に基準日を迎えた従業員から順次適用されます。例えば2019年10月1日に基準日を迎える労働者が、それ以前に付与された年次有給休暇を5日未満しか取得できなくても、違反にはなりません。

有給休暇の基準日のさまざまなパターン

新入社員が4月1日に入社した場合、年次有給休暇が付与されるのは6ヶ月以上継続して勤務した10月1日になるはずです。けれども、企業の中には4月1日の時点で年次有給休暇を付与するところがあります。

この場合は付与した4月1日を起点に、3月31日まで5日取得しなければいけません。以降も同じ期間で5日取得するよう義務付けられます。

もし、2回に分けて年次有給休暇を付与した場合は、合わせて10日以上に達したときから1年間に5日取得することになります。例えば4月1日に5日、7月1日に5日付与すると、5日取得の対象期間は7月1日から翌年度の6月30日までです。

既に7月1日の時点で、最初に付与された年次有給休暇を取得しているのであれば、その日数に応じて取得すべき日数が控除されます。例えば3日取得済なら、対象期間内で取得しなければいけないのは2日です。

次に、入社した初年度は法定どおり10月1日に付与しながら、翌年度は企業側の都合で他の社員と同じく4月1日を基準日にして付与した場合です。初年度と翌年度の5日取得の期間が6ヶ月間(翌年度の4月1日から9月30日まで)重複しています。

この場合は、双方の期間を合算した上で取得日数を按分しなければいけません。合算した期間は18ヶ月ですから、最低でも7.5日の年次有給休暇を取得することになります(18ヶ月÷12ヶ月×5日)。以降は、毎年10月1日が基準日となり、それから1年の間に5日取得するという流れです。

今回の法改正によって労働者の年次有給休暇を管理しやすいよう基準日を統一したいときも、期間の合算と按分によって対応できます。

年5日の有給休暇を確実に取得してもらうには

いくら働き方改革であったり、労働基準法で定められていたりしても、実際に年次有給休暇を取得するのは労働者です。単に命じるだけでは5日も取得してくれないでしょう。企業側にも管理する負担が伴います。基準日を統一する以外に、どのような対策があるのでしょうか。

計画的付与制度を活用する

計画的付与制度とは、企業側で年次有給休暇の5日を超える分の取得日を決められるものです。15日の年次有給休暇がある労働者なら10日分が計画的付与制度の対象になります。制度の導入にあたっては、あらかじめ労使協定を結び、就業規則に記載しなければいけません。

なお、計画的付与制度は期間内に5日の年次有給休暇を取得できない労働者のために行使されるものであり、既に5日の年次有給休暇を取得している労働者は対象外です。

計画的付与制度は大きく分けて3種類あります。例えば企業全体で一斉付与する方式です。定休日を設けやすいなど、全員が休んでも支障がない企業に向いています。個別に取得日を調節しなくても、全労働者の年次有給休暇を消化しやすいのがメリットです。

企業全体で休むのが難しい場合は、部署ごとに交代制で付与する方式があります。部署の全員が同時に休むので、自分だけ休むという後ろめたさがありません。

これらの方式は年末年始や夏季休暇などに大型連休を設けたり、ゴールデンウィークやシルバーウィークなど飛び石連休を穴埋めしたりするときに使えます。

ただし、既に5日の年次有給休暇を取得している労働者は対象外になるため、全労働者で基準日を統一して、直後に取得する日程を決めるなどの対策が必要です。また、5日取得の対象外となる労働者がいる場合も、特別休暇を与えるなどの配慮をしたほうが良いでしょう。

もちろん各労働者と個別に相談して、取得日を決める方式もあります。手間がかかるため、労働者の数が少なかったり、逆に余裕があったりする企業向けです。

年次有給休暇管理簿を作成する

作成が義務付けられている「年次有給休暇管理簿」があれば、労働者の取得状況を把握しやすくなるでしょう。紙媒体である必要はなく、印刷できる状態であればパソコンで作成・保存しても問題はありません。そのほうが事業所別に年次有給休暇管理簿を作らなくても、ネットワークで共有できるため、管理が楽になるでしょう。

年次有給休暇管理簿には基準日と取得日数、取得した日付を記載する項目が必要で、これらがあれば労働者名簿や賃金台帳との一体化も可能です。保存期間としては、対象期間終了後、3年と義務付けられています。

管理簿と併せて計画表も作成しておくと、予定と実際の取得状況を照らし合わせやすくなります。個別に取得させる場合は、あまり長期で計画すると形骸化する恐れがあるので、毎月あるいは四半期ごとなど、こまめに作成したほうが良いでしょう。

勤怠管理システムを利用する

年次有給休暇管理簿をパソコンで管理するなら、導入したいのが「勤怠管理システム」です。年次有給休暇の取得状況が分かりやすくなり、5日に満たない労働者を簡単に抽出して重点的にアプローチできます。

MINAGINEの「MINAGINE就業管理」であれば、クラウンド型の勤怠管理システムで、あらかじめロジックを設定すると、基準日に年次有給休暇が自動的に付与されます。

年次有給休暇の取得状況や残日数は労働者も確認できるため、人事担当者への問い合わせが減少するのもメリットです。また、労働者の申請も上司の承認も画面上から行えますから、用紙の削減にもなります。取得が5日に満たない労働者にアラートを表示するのも簡単です。

MINAGINE就業管理の導入によって、何かと手間がかかる年次有給休暇の管理業務が効率化できるでしょう。

まとめ

働き方改革による年次有給休暇の5日取得義務は、新たに基準日を迎えた労働者から順次適用されます。円滑に管理するには基準日を統一したり、計画的付与制度を導入したり、勤怠管理システムで運用したりするのが効果的です。