有給管理をエクセルで行うなら無料テンプレートを活用しましょう

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有給管理はエクセルでできる?有給休暇の概要とおすすめテンプレート3選

2019年4月から施行された働き方改革関連法により、企業は従業員に対し「年5日の有給休暇をさせることが義務化されたこと」はご存知でしょうか。

この法案は会社の規模に関係なく、従業員を1名でも雇用している企業は対象となります。
その中で「年次有給休暇管理簿」の作成は、年次有給休暇が10日以上発生する労働者を雇用しているすべての事業者に義務付けられることになりました。

有給休暇管理簿を作成するにあたって、数名程度であればエクセル(Excel)管理で十分なケースがあります。コストが大きくかからないうえ、比較的誰でも扱いやすいというメリットもあります。

本記事では、無料でダウンロードできる便利なエクセルテンプレート3選と、改正後の年次有給休暇に関するルールについて解説します。ぜひ最後までお読みください。

現在、以下のようなお悩みを抱えていませんか?
  • 有給休暇管理簿の作成などの勤怠管理業務の負担を減らしたい
  • 働き方改革関連法をはじめとする法改正への対応が間に合っていない
  • 正確・簡単な勤怠管理であらゆる業務を効率化したい

このようなお悩みは勤怠管理システムの導入によって解決する場合があります。

弊社が提供する「MINAGINE就業管理」は、人事労務のプロフェッショナル集団が開発したコンプライアンスに強い勤怠管理システムです。サービス概要を詳しく知りたい方はこちらの資料「1分でわかる!MINAGINE就業管理」をぜひご覧ください。

無料で使える年次有給休暇管理簿のエクセルテンプレート3選

年次有給休暇管理簿を作成するにあたり、すでにフォーマットが整ったテンプレートが多数存在しています。
その中から無料で使えるおすすめのテンプレートを3つご紹介いたします。

尚、あくまでテンプレートであるため、自社の運用に合わせるべく、また新ルールに対応した形式にするべく編集が必要ですが、一から表を作ったり、数式をいれたりする手間が省けるため、ぜひ活用しましょう。

Microsoft Office


Microsoft Officeの無料Excelテンプレートイメージ

Microsoft Officeが提供している「有給休暇管理表」というテンプレートです。
休暇取得日をカレンダーに入力しておけば、いつ誰が有給休暇を取るのか、わかりやすく管理することができます。

【注意点】

  • 「基準日(付与日)」の入力箇所がない
  • 半休、時間休には対応していない
  • 付与日ごとにシート作成の必要あり

▼ダウンロードはこちら
Microsoft Office テンプレート

UCONNECT


UCONNECTの無料Excelテンプレートイメージ

各種業務効率化のためのテンプレートが利用できる、UCONNECTの年次有給休暇管理エクセルテンプレートです。
半日の休暇取得にも対応しているほか、年休の利用可能日を超えるとアラートが出る、などといった便利機能もついています。

【注意点】

  • 付与日ごとにシート作成の必要あり

▼ダウンロードはこちら
UCONNECT 悪魔のエクセルテンプレート

ゆはら社会保険労務士・行政書士事務所のExcel


ゆはら社会保険労務士・行政書士事務所の無料Excelテンプレートイメージ

労務士事務所が提供する年次有給休暇管理簿のテンプレートです。
新ルールに対応しており、入社日や有給休暇の使用日を入れると、法定の付与日や付与日数、使用期限(時効)、残日数が簡単に確認できるようになっています。

【注意点】

  • 半休、時間休には対応していない

▼ダウンロードはこちら
ゆはら社会保険労務士・行政書士事務所 年次有給休暇について

年5日の年次有給休暇とは?

年次有給休暇とは、一定期間、勤続した労働者に対して、事業主から賃金が支払われる休暇のことで、労働基準法第39条で認められた労働者の権利です。

そして、全ての企業は、最低10日の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、企業が時季を指定して取得させることが義務付けられました。

日本の有給休暇の取得率の低さから義務化された

日本の有給取得率は、総合旅行サイト、エクスペディアの調査によると、諸外国に比べ非常に低く、3年連続で最下位であることがわかっています。


出典:エクスペディア|有給休暇国際比較調査

こうした年次有給休暇の取得促進は大きな課題となっていました。

これまで義務化されていなかった分、有給休暇の管理を曖昧にしていた、といった企業も少なくありませんが、このルールに違反した場合には、企業側に罰則が課せられる場合もあるのです。

まずは「年5日の年次有給休暇の確実な取得」のルールや、年次有給休暇の管理方法、罰則について学ぶことで、従業員へ有給休暇を消化してもらう準備を進めていきましょう。

ルールについては厚生労働省の年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]を参考に解説していきます。

年5日の年次有給休暇の条件

そもそも企業は、労働者が雇入れの日から6ヶ月間継続勤務し、その期間の全労働日の8割以上を出勤した場合には、原則として10日の年次有給休暇を与えなければなりません。


出典:厚生労働省|年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]

このうち、企業は年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、年次有給休暇を付与した日(基準日)から1年以内に5日、取得時季を指定して年次有給休暇を取得させなければなりません。
※パートタイム労働者など、所定労働日数が少ない労働者に対してはこのルールの対象外です。


出典:厚生労働省|年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]

企業は、時季を指定するにあたり労働者の意見を聴取し、可能な限り労働者の希望に沿った取得時季になるよう、聴取した意見を尊重することが求められます。
※既に5日以上の年次有給休暇を請求・取得している労働者に対しては、企業が時季指定をする必要はありません

また、企業はこうした説明を、就業規則に記載することも求められます。

”休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項(労働基準法第89条)であるため、使用者による年次有給休暇の時季指定を実施する場合は、時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法等について、就業規則に記載しなければなりません。
出典:厚生労働省|年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]

違反した場合の罰則

これまで、従業員が有給休暇を取得していなくても、企業側が罰せられることはありませんでした。しかし、2019年4月のルール導入により、これに違反した企業には罰則が課せられる場合もあります。

対象となる違反内容や罰則については、以下の通りです。

違反条項 違反内容 罰則規定 罰則内容
労働基準法第39条第7項 年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合(※) 労働基準法第120条 30万円以下の罰金
労働基準法第89条 使用者による時季指定を行う場合において、就業規則に記載していない場合 労働基準法第120条 30万円以下の罰金
労働基準法第39条(第7項を除く) 労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合(※) 労働基準法第119条 6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金

(※)罰則による違反は、対象となる労働者1人につき1罪として取り扱われますが、労働基準監督署の監督指導においては、原則としてその是正に向けて丁寧に指導し、改善を図るものとします。

従業員へ有給休暇を取得させることや、就業規則への規則が義務となった以上、「知らなかった」では済まされない状況を招いてしまう恐れがあります。

有給休暇を取得することは、従業員のモチベーション維持やリフレッシュのためにも必要不可欠です。
企業側は従業員が年次有給休暇を取得できるよう、環境整備に努めましょう。

有給休暇義務化の抜け道を使っても大丈夫?

有給休暇義務化には以下の3つの抜け道が存在します。

  1. 有給休暇が10日未満になるよう再契約する
  2. 休日を有給休暇に変える
  3. 会社が有給休暇を買い取る

ただしこのような不利益変更は、法改正の「有給休暇の取得促進」という本来の目的を達成することからかけ離れています。さらに従業員のモチベーション・生産性の低下や万が一法律に抵触してしまった場合に企業へのマイナスイメージは避けられないでしょう。

そのため有給休暇の抜け道を使うのではなく、あくまで従業員の労働環境の改善の機会として法改正に柔軟な対応をしましょう。有給休暇の取得を促す方法としては、「計画的付与制度の活用」や「労働実態の正確な把握」などが挙げられます。

有給休暇義務化の抜け道とそのリスクについて詳しく知りたい方は別記事「有給休暇義務化の抜け道は危険?その理由と対策を徹底解説」も合わせてご覧ください。

年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存の義務化

企業は労働者ごとに、時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類(年次有給休暇管理簿)を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間の保存を義務付けされました。また、この年次有給休暇管理簿は、必要なときにいつでも出力できなければなりません。

そのためには、労働者名簿または賃金台帳に基準日や日数などの必要事項を盛り込んだ表を追加したり、クラウド型の勤怠管理システムを利用する方法があります。

年次有給休暇管理簿を作成したり、記録をつけていく上で注意すべき点については、次の章で詳しくみていきましょう。

有給休暇の管理で気を付けるポイント

企業が従業員の有給休暇を管理する上で、気をつけるべきポイントをみていきましょう。

年次有給休暇管理簿には3項目の記載が必須

前の章で解説した通り、企業は従業員一人ひとりの年次有給休暇管理簿を作成し、管理しなければなりません。

この年次有給休暇管理簿の作成にあたっては、

  • 基準日
  • 日数
  • 時季

の3つの項目の記載が必須です。以下で詳しくご説明いたします。

基準日

労働者に年次有給休暇を付与した日(基準日)を記載します。
この基準日に付与された年次有給休暇(繰り越し分を含む)のうち5日分を、基準日から1年以内に取得させなければいけません。

※前倒しで年次有給休暇を付与した場合など、1年間に2つの基準日がある場合はその両方を記載します。

日数

基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数を記載します。
※残日数ではなく取得した総日数を記載

時季

労働者がいつ年次有給休暇を取得したのか、日付を記載します。

時間休は取得させるべき5日の有給休暇に含まない

企業により年次有給休暇の取得を「全休」「半休」だけでなく、「時間単位」で認めている場合があり、その旨を就業規則に定める必要があります。

ここで注意したいのは、時間単位で取得した休暇については「取得させるべき5日」の年次有給休暇に含めることができないという点です。

例えば、全休を1回取得した場合はもちろん「取得させるべき5日」のうち1日消化となり、半休を2回取得した場合にも「取得させるべき5日」のうち1日消化した、とカウントすることができます。

しかし、時間単位での年次有給休暇取得を認めている場合、「3時間が2回と2時間が1回で1日分消化」という計算はできないのです。自社の就業規則を今一度確認し、混同しないよう注意しましょう。

▼関連記事

年次有給休暇管理簿の作成方法や管理について詳しく知りたい方は別記事「年次有給休暇管理簿を簡単に作成・管理する方法を徹底解説」も合わせてご覧ください。

有給休暇中の給料の基礎知識と計算方法を知っておこう

有給休暇の管理に合わせて有給休暇中の賃金の支払い方法についてもおさえておきましょう。有給休暇中の給与計算には以下3つの種類があり、いずれにせよ就業規則であらかじめ定めておく必要があります。

通常賃金
労働者が「通常の就業時間だけ労働した」と仮定した場合の1日当たりの賃金。
平均賃金
平均賃金過去3カ月間に支払った賃金を合計し、それを日数で割って算出した賃金。
健康保険の標準報酬月額
健康保険が定めた基準により算出される賃金。
※区分については、加入している健康保険の公式サイトにて都道府県別の「保険料額表」からご確認いただけます。

また、事業者は有給休暇中の賃金に関して、最低賃金以上の給与を労働者に支払うことが義務付けられています。計算方法は派遣社員・アルバイト・パートなども変わりません。

▼関連記事

有給休暇中の賃金の計算方法や業務負担を減らす方法について詳しく知りたい方は別記事「もう聞かれても困らない!有給休暇の給料の基礎知識と計算方法」も合わせてご覧ください。

残業中の計算方法は異なる

給与計算に関連して、有給休暇中の賃金だけでなく、残業中の給与計算方法もおさえておきましょう。

残業代の計算方法

法廷外残業の場合、基本的にはこの数式に数値を当てはめていけば、残業代を求めることができます。

残業代の計算式
1時間当たりの賃金 × 残業時間 × 割増賃金率 = 残業代

1時間当たりの賃金の計算方法

1時間当たりの賃金は、企業が日給制を採用しているか、月給制を採用しているかによって変わってきます。それぞれ以下のような計算式で求めることができます。

1時間当たりの賃金
月給制の場合:1時間当たりの賃金 = 月給 ÷ 1ヶ月の年平均所定労働時間
日給制の場合:1時間当たりの賃金 = 日給 ÷ 1日の所定労働時間

割増賃金率の計算方法

従業員が会社で定める所定労働時間および、法定労働時間を超えた時間外労働を行った場合、原則として1.25倍の割増賃金率が発生します。

また、休日出勤の場合は1.35倍、深夜帯勤務の場合は1.25倍の割増賃金率が発生します。これらの条件が重複した場合は、全てが適用されます。つまり、深夜残業のケースであれば1.50倍、休日の深夜帯労働のケースであれば1.60倍となるのです。

給与計算のミスは、深刻なトラブルの原因にもなります。残業中の基礎的な給与計算方法は、ぜひ押さえておきたいところです。

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残業中の計算方法について詳しく知りたい方は別記事「もう手間がかからない!深夜所定の計算方法と残業の種類を徹底解説!」も合わせてご覧ください。

エクセルを使った年次有給休暇管理簿の注意点

従業員の数が少ない企業では、すでに労務管理をエクセル(Excel)で行なっている場合も多いと思います。
労働者名簿や賃金台帳のエクセルデータがあれば、年次有給休暇管理簿もそれらに紐付けて、エクセルで管理すると便利です。
コストが追加でかからないため、今すぐにでも導入できるほか、誰でも扱いやすいというメリットがあります。

一方で、手動管理のため入力ミスや、別のファイルや宛先と間違えて外部に流出してしまうようなヒューマンエラーを起こしやすい、というデメリットもあります。

すでにエクセルでの労務管理に限界を感じている企業や、今後人員増幅を考えている企業は、勤怠管理システムを利用すると良いでしょう。

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、労働者の出退勤管理(出勤・退勤時間、残業時間)や欠勤管理、残業申請や休日申請などといった、勤怠管理が総合的にできるシステムのことです。
給与計算ソフト連携できるクラウド型のものだと、導入後の運営もスムーズに活用できるのではないでしょうか。

ミナジンが提供している「MINAGINE就業管理」は、年次有給休暇の管理ができるクラウド型勤怠管理システムです。
出退勤の管理はもちろん、残業申請や休暇申請といったフローも完備しており、労基署推奨のフォーマットで出勤簿を出すことも可能です。

MINAGINE就業管理システム(有給休暇の申請画面のイメージ)
MINAGINE就業管理システム(有給休暇の申請画面のイメージ)

従業員は有給休暇や特別休暇などをシステム上で申請することで、それぞれが自身の消化日数を自己確認でき、管理部側への問合せも最小化されます。

こうしたシステムを利用することで、労務管理に関わる全ての手間を削減できるので、従業員が10名を超えたらシステムの導入を検討しましょう。

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関連資料

勤怠管理システムの導入をご検討されている方は、別記事「勤怠管理システムを導入するメリットとは?エクセルとクラウドでの管理方法を比較解説」や「絶対に失敗しない!勤怠管理システムのポイントとおすすめ22種を比較」も合わせてご覧ください。

まとめ|年次有給休暇はしっかり管理し保管しよう

今回は、無料で使える年次有給休暇管理簿のエクセルテンプレートや、2019年4月に適用された新ルール「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の概要・管理について解説いたしました。

新ルールでは、企業は対象となる労働者に対して、基準日から1年以内に5日、年次有給休暇を取得させなければなりません。これに違反した企業には、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が課せられる場合があります。

また、企業は労働者ごとに、年次有給休暇管理簿を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間の保存が義務付けられました。労務管理が複雑になったこの機会に、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

従業員が有給休暇を取得することは、ビジネスアイデアを思いついたり、モチベーションが維持できるなど、企業にとってもメリットが大きいものです。従業員が年次有給休暇を取得できるよう努め、勤怠状況を見える化し、企業と従業員双方にとって満足度の高い職場環境を整えていきましょう。

経理だけじゃない、勤怠管理システムで社員の勤務状況を見える化し
コンプライアンスを実現する企業へと導きます。

労務管理をちゃんとやりたい。コンプライアンスを遵守して、未払賃金をなくしたい。フレックス制や裁量労働制など、新しい働き方を導入したい。残業の上限規制や有給休暇の取得義務化をしっかり守りたい。そんな課題をお抱えならMINAGINEにお任せください。

労務管理の運用の基本は勤怠管理です。勤怠がしっかりできていないと、会社のリスクは増し社員の不満も高まります。しかし、労務管理はしっかりやろうとすればするほど、業務は複雑になり、そこに確かな知識が必要になります。MINAGINE就業管理システムは、給与計算事務の効率化だけでなく、「労務リスクをなくす」ツールとして活用できます。

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労務管理を重視する、MINAGINEならではの便利な機能

自動アラート機能
残業超過、承認チェック、時間外申請、未打刻などあらゆる状況に合わせた通知機能
チェッカー機能
(ストレスチェック)
メンタルヘルスの未然防止に加えストレスチェック義務化にも対応
深夜残業
振休・代休申請
労働基準法第61条に対応し、時間外勤務や休日出勤と紐付けた振休・代休申請が可能
労務管理チェック
レポート作成
時間外勤務、代休消化率、有給取得率のチェックレポートを作成
豊富な打刻インターフェース
PCやスマホ・タブレット端末を使用して打刻する方法や、専用の打刻端末(ピットタッチ)にICカード(felicaカード、mifareカード)をかざして打刻する方法があります。
他社給与計算ソフト連携
弥生給与や給与奉行などの給与ソフトと連携することが可能です。総勤務時間数など出力したい項目を自由に設定できるのが特長です。

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