勤怠管理システムを徹底比較|労務のプロがおすすめするサービス3つ

「今後もテレワークを継続するために、勤怠管理システムを導入したい」
「しかし、どの勤怠管理システムが自社に合うかわからない」

このような悩みを抱えている人事担当者・企業の管理職の方は多いと思います。

勤怠管理は、従業員が健康的に働く環境を管理したり、正しい給与計算を適切に行ったりするためのとても重要な業務です。
従業員が安心して働く環境を作っていくこと、また人事担当者の業務効率化を図るためにも、勤怠管理システムの選定はしっかり行う必要があります。

しかし「勤怠システム」と検索をしてみると、膨大な量の選択肢が出てきてしまい、結局何を基準に選べば良いかわかりにくいという問題があります。

そこで本記事では、多くの勤怠管理システムの中から自社に合ったサービスを選ぶ3つのポイントを解説します。ポイントを把握して、勤怠管理システムの選定基準を構築しましょう。

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勤怠管理システムに求められるのは「使いやすさ」「価格」「打刻方法」

一言で「勤怠管理システム」と言っても、その機能や特徴はさまざまです。
ITトレンドが実施した「勤怠管理システム導入についてのアンケート」(2019年)によると、勤怠管理システムの比較検討時にユーザーがもっとも重視するのは「使いやすさ(76%)」、次いで「価格(48%)」「打刻方法(36%)」ということがわかりました。



出典:ITトレンド

セキュリティ対策や他システムとの連携といった項目よりも、実際の使用感に関わる「使い勝手の良さ」が決め手となっていると考えられます。

また同調査の「勤怠管理システムを検討する際、もっとこの部分を検討すればよかった…と思うポイントはございますか?」という問いに対しては、90%の企業担当者が同意した結果となっています。



出典:ITトレンド

▼実際の声

  • 自社に必ず必要な機能とそうではない機能をよく選別しコストパフォーマンスをもっと検討すればよかったと思う。
  • 初期費用と使いやすさだけを重視してしまったので、導入してからのコスト、工数を検討すべきだと感じました。
  • サポート体制がしっかりしているかをもっと検討すれば良かったです。

(引用:ITトレンド

このことから、勤怠管理システムは、なんとなく目先の使いやすさだけに目を向けるのではなく、自社で導入してからの実際の中長期的な運用を考えて選定する必要があると言えます。

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勤怠管理システム導入時に気を付けるべき4つのポイント

それでは、実際の運用で失敗しないための勤怠管理システム選びは、どのように行えば良いのでしょうか。
ここでは、勤怠管理システムを導入するときにチェックしておきたい大事なポイントを3つ紹介します。

このポイントを理解すると、膨大な勤怠管理システムの中から自社に合ったサービスを選ぶ基準がわかりやすくなります。ポイントを1つずつ見ていきましょう。

1. システム導入のサポート体制を確認する

はじめに、勤怠管理システム導入時のサポート体制の確認が重要です。

各企業の就業規則に基づいたルールと、勤怠管理システムに設定されている運用のルールが一致していないケースが多くあります。そのため、今まで通り管理できる部分と新規にルールを定めてシステムに反映させていく必要がある部分が出てきやすいです。

特に、自社に新しいITツールに知見がある担当者がいない場合は、システム導入時のサポート体制をしっかりと敷いている企業の勤怠管理システムの導入を検討する必要があります。

また、サポートにはITツールの知識だけではなく、労務の知識に長けている会社を検討すると、導入後のトラブルを回避しやすいです。

2. 自社の就業形態に対応しているかを確認する

社内で在宅勤務やオフィス勤務含めなど複数の働き方がある場合、勤怠管理システムが働き方ごとに合わせた管理・対応できるかが確かめる必要があります。

下記のようにさまざまな勤務形態が混在していても、部署毎、あるいは従業員毎に対応できる機能が搭載されているか確認しましょう。

  • 月~金曜日の週5日勤務
  • シフト制(早朝・深夜対応)
  • 時短制

また、自社の従業員に合った打刻方式やシフト管理の機能、労働基準法が法改正された際にはすぐ手軽に設定変更ができるか、などもあらかじめ調べておくことが大切です。

導入後のミスマッチを防ぐためにも、自社内の就業形態が何パターンあるか洗い出しておく必要があります。

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「働き方改革関連法案」の成立により、2019年4月1日より、企業は有給休暇権利者に対し、1年以内に少なくとも5日は有給休暇を取得させなければならなくなりました。そこで、従業員全員の就業に関わる法改正に対応している勤怠システムかどうかもチェックしましょう。法改正の詳しい内容は、「有給休暇が義務化された!法改正によって会社側はどう動くべきか」をご参照ください。

3. 自社に必須の機能をピックアップする

導入する前に「勤怠管理システムに絶対必要な機能は何か」を、徹底的に洗い出しておきましょう。

なぜなら、導入後に都度機能を追加していくのは、導入する企業とサポートを行う勤怠管理システムを運用している企業双方に負担がかかるからです。

例えば、以下のような機能は必ずあると業務効率が上げやすく、従業員もスムーズに使いやすいです。

・時間外労働防止のためのアラート機能
・有給や慶弔などの休暇管理
・給与明細や労働時間などの帳票出力機能

試験的に運用しながら、機能を追加していく方が見落としはないかもしれません。しかし、結果的に勤怠管理システムの構築が完成するまでに時間を要してしまいます。また、完成するまでの期間は不便で、勤怠業務を増やしてしまう原因になりかねません。

そのため、導入時は大変ですが、あらかじめ絶対に必要な機能をピックアップしておく必要があります。手間はかかりますが、まずは勤怠管理をしている部門で必要な機能を洗い出し、現場の責任者に漏れがないか確認をしていくのがおすすめです。

4. 「〇」「×」の記載だけで判断しない

サービス比較サイトから自社にあったシステムを選びにくい原因の一つとして挙げられるのが、各勤怠管理システムに搭載されている機能の比較が「広く浅い」状態になっている点です。

比較サイトでは、主要機能の有無を「〇」もしくは「×」の2択で記載されている場合があります。各勤怠管理システム独自のサービスでない限り、基本的な機能はどれも「〇」で表示されている場合が多いです。

そのため、実際に「〇」と記載されていても、細かい部分が対応できない、あるいは細かな条件が記載されていないというケースもあり得ます。結果的に、搭載されている機能はわかっても、実際の比較する段階までに至りにくいのが現状です。

自社にとっての判断軸が「〇」「×」で記載されている場合には、必ず文言で詳細を確認しましょう。

今すぐ導入できる!おすすめの勤怠管理システム3選

ここからは、前章にて紹介した導入する際に気をつけるべきポイントである、充実したサポート体制や、自社に必要な機能のピックアップのしやすさが魅力のサービスを中心に、それぞれの特徴をお伝えしていきます。

1.MINAGINE
2.ジョブカン
3.KING OF TIME

ぜひ、参考にされてください。

1.MINAGINE

「MINAGINE就業管理」は、人事労務に長けたメンバーが作成した、コンプライアンスに強い勤怠管理システムです。
労働基準法の遵守と業務効率改善を、両方実現してくれるのが特徴です。

打刻管理をはじめ、労働基準監督署が推奨するフォーマットでの出勤簿の出力が可能なため、企業担当者のチェック工数を削減してくれます。

また、業務効率を上げてくれる下記の機能も利用できます。

  • 交通費・宿泊費の精算
  • ストレスチェック機能
  • 組織分析レポート

ストレスチェック機能では、従業員個人の日々の業務時間を細かく管理し、メンタルヘルスの維持ができるようサポート。働きすぎといった場合には、従業員と管理者の双方にアラートが送られ、未然に大事を防ぐことができるようになっています。
また、組織分析レポートでは休暇の取得率や離職率を算出できるので、従業員が快適に勤められる企業作りのデータを得ることができます。

ただ従業員の就労データを集めるだけでなく、管理側の業務効率化や理解促進まで考え抜かれた面倒見の良いサービスです。

導入時のサポート体制 ・2時間×4回の導入サポートを実施・給与ソフトとの連携設定・労働基準法に則った勤怠ルールの設定をサポート
打刻方式の種類 ・PC(ブラウザ上から)・PCの電源オンオフでの打刻・Slack連携・携帯電話・スマートフォン・タブレット・ICカード
シフト管理機能 ・従業員の就業時間に合わせたシフト表を作成・勤怠管理システムに反映可能・Excelで出力可能
アラート機能 ・従業員本人への残業防止アラート・残業超過時に本人と管理職へのアラートも設定可
休暇管理 ・有給休暇申請・振替休日申請
帳票出力 ・出勤簿・タイムカード・給与明細
サービス詳細

勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」の特長・導入事例をサクッと目を通せる形にまとめた資料「1分でわかる!MINAGINE就業管理」を、無料でダウンロードできます。勤怠システムのご利用検討時に、他社サービスとの比較検討を素早くしたい場合にご活用ください。

2.ジョブカン

出典:ジョブカン

ジョブカンは10年以上の歴史を持つ、クラウド型勤怠管理システムです。これまで約5万社以上の企業が導入してきた実績があります。

ジョブカンでは、自社に合った社会保険労務士や公認会計士、税理士を探せる「ジョブカン認定アドバイザー検索」サービスも用意。地域や得意分野を選択してできるので、よりスムーズに探せるよう配慮されています。

また、日本語以外にも英語・韓国語・タイ語・ベトナム語の切り替えも可能です。外国人従業員の多い企業におすすめです。

導入時のサポート体制 ・初期設定代行プランを用意・自社で設定する場合も、メール・チャット・電話にて随時相談可能
打刻方式の種類 ・PC・スマートフォン・タブレット・ICカード・Slack・LINE打刻・モバイルGPS打刻・PitTouch Pro打刻・指静脈打刻
シフト管理機能 ・シフトの作成・LINEから直近7日間のシフト確認可能・対象従業員へのシフト募集メールの送信
アラート機能 ・長時間労働(36協定)の際はアラートで自動通知・時間外労働時間の集計機能も搭載
休暇管理 ・有給休暇申請・残日数確認・夏季休暇や慶弔休暇など、企業独自の休暇を最大30個まで設定して管理可能
帳票出力 ・従業員の勤務実績をCSV・PDF・Excelで出力可能

3.KING OF TIME

出典:KING OF TIME

KING OF TIMEは、他社より豊富な打刻システムを用意しているなど、さまざまな業界や働き方に対応したシステムを多く用意しているのが特徴です。

特に、打刻方式が他社より豊富に取り揃えられています。テレワーク化を進めている企業にぴったりのPCやスマートフォンからの打刻はもちろん、飲食店などの職場への出勤がある企業にもぴったりの顔認証などの打刻方式を用意。導入時に必要な機材も、同社公式サイト(KING OF TIME)より購入可能です。

また、法改正によるシステム変更や利用者からの要望を反映させた無料アップデートを年3回実施。労働基準法を遵守しつつ、常に最新の使いやすいシステムを利用できます。

導入時のサポート体制 ・KING OF TIME専門のスタッフが無料で導入サポート・電話・メール・オンラインヘルプシステムで随時相談可能
打刻方式の種類 ・パスワード打刻・Windowsログオン・ログオフ・GPS打刻・ICカード・指紋・指静脈認証・カメレオンコード認証・顔認証・LINE WORKS連携
シフト管理機能 ・最大3カ月先までスケジュール登録が可能・人件費の概算管理・拠点ごとの集計結果確認
アラート機能 ・指定した条件に合わせて長時間労働をした際などにアラート連絡することが可能・残業だけでなく遅刻回数が一定数を越えた時に通知もできる
休暇管理 ・有給申請、残日数確認・代休管理・「バースデー休暇」など、企業独自の休暇も無制限で設定可能
帳票出力 ・勤務時間や人件費などのデータをExcel・CSV・PDF出力が可能

▼サービス詳細
KING OF TIME

まとめ|ポイントを抑えて自社に合った勤怠管理システムの選定を

テレワークなどをきっかけに、勤怠管理システムを導入することは、自社の業務フローや勤怠管理改善につながります。

しかし、勤怠管理システムごとに複雑な制度に対応できない、自社の業務形態に合った機能が搭載されていないという場合があることも事実です。万が一自社に合っていないシステムを選んでしまうと、最悪の場合、別の勤怠管理システムを導入することも考えなければなりません。

そのような事態を避けるためにも、勤怠管理システムを比較・選定する際は、下記の3つを必ず事前に確認しましょう。

システム導入時のサポート体制
自社の就業形態に合っているか
勤怠管理システムに絶対必要な機能をピックアップする

また、複数の会社のルールを把握している社労士の先生に、自社のルールや運用を一度見てもらったり、おすすめのシステムがないか聞いたりしてみるのもおすすめです。

ぜひ、今回紹介した内容を元に、自社に合った勤怠管理システムを比較していただければ幸いです。

勤怠管理を忙しくてできない!という人事担当者様へ

労務管理をちゃんとやりたい。 きちんと給与計算をして、未払賃金をなくしたい。 過重労働を減らして時間外勤務の上限規制と36協定を遵守したい。 在宅勤務やフレックス、新しい働き方を導入したい。

しかし、しっかりとやろうとすればするほど、業務は複雑になり確かな知識が必要になります。しかし、多忙で人的リソースが少ないといった理由からそこで足踏みをしてしまう担当者もする方は多いのではないでしょうか?

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