勤怠管理システムを比較!貴社の手法を見直しませんか?


パソコンの勤怠管理には様々な手法があります。けれども、勤怠管理システムを導入すれば、より正確な運用が可能で幅広い勤務体系に対応できるはずです。選び方や代表的なサービスを紹介します。

パソコンで勤怠管理する手法の特徴

まずはパソコンで勤怠管理する主な手法の特徴と、メリット・デメリットを比較してみましょう。

エクセル・表計算ソフト

表計算ソフトは、セルという枠に計算式を埋め込むと、数値を入力するだけで自動的に計算してくれます。勤務時間の管理に便利ですし、給与計算にまで使用する企業もあるほどです。

マイクロソフト社のExcelは、表計算ソフトの中で圧倒的なシェアを誇ります。パソコンを購入すればアプリがインストールされていることが多いため、使い慣れている人も多いでしょう。

単に計算するだけでなく、画面をカスタマイズしたり、VBAで一連の作業を自動化することもできます。パソコンの共有フォルダで保管すれば、ネットワークを組んでいるすべてのパソコンで閲覧や操作ができるのも大きなメリットです。

また、Excelは勤怠管理向けのテンプレートが、インターネット上で数多く公開されています。あらかじめ勤怠管理に必要な計算式が入っており、画面もカスタマイズされているため、すぐに使えるでしょう。

一方で表計算ソフトは、1つの入力ミスで広範囲に影響を及ぼします。勤怠の管理者は入力された情報が正しいのか、いちいちチェックしなければいけません。

勤務体系が多岐にわたる企業では必要とする計算式が複雑になります。ずっと勤怠管理に使い続けるのであれば、表計算ソフトに詳しい人材も必要です。法改正があったときも、地道に計算式を修正しなければいけません。

そして何よりも入力できるデータの量が限られ、信頼性も低いというデメリットがあります。簡単に改ざんできる上に、ファイル自体が壊れやすく、バックアップを取っていないと二度と普及できないからです。そのため、厚生労働省でも表計算ソフトで勤怠管理をするのは推奨していません。

勤怠管理システム(従来型)

勤怠管理に特化した機能を1つのパッケージにしたのが、勤怠管理システムです。出退勤の登録や有給休暇の申請などが連携しているため、わざわざ収集してチェックしたり、集計したりする手間が省けます。また、登録されたデータは改ざんできないので信頼性も十分です。

残業が多かったり、有給休暇の消化日数が少なかったりするなど、問題のある従業員のピックアップも簡単ですし、アラートを表示することもできます。グラフ化すれば、人員配置が適切か、生産性はあるか客観視するのも簡単です。

勤怠管理システムは大きく分けて3種類あります。自社用に1から開発するものと、ソフトウェアを購入して利用するパッケージ型と、インターネット上で提供されるサービスを利用するクラウド型です。

自社用に開発するメリットは、その企業の勤務体系に合ったシステムを作れるところです。アップデートが無いので、ずっと同じ画面で使える安心感もあります。一方で、導入するまでの費用が高く、保守管理も必要です。パソコンのOSがアップデートされると使えなくなるかもしれません。

パッケージ型は、自社用に開発するよりも導入費用が安いのがメリットです。ただし、使用するパソコンの台数が増えるたびにライセンスを購入しなければならず、新しいバージョンが販売されると買い替えなければいけません。企業の規模によっては、データを管理するサーバーも必要になります。

勤怠管理システム(クラウド型)

クラウド型は最近の主流です。ソフトウェアもデータもインターネット上のクラウドサーバーに保管されるため、使用する端末を限定しません。パソコンやタブレット、スマートフォンを使って、どこからも利用できます。パッケージ型と違って自社でサーバーを構築する必要もありません。

また、ソフトウェアが更新されても、クラウド型ならすぐに利用できます。勤怠に伴う法改正があれば、即座に反映してくれるでしょう。利用料は定額で、月または年単位の更新です。常に最新の状態で使うと考えれば、パッケージ型よりも安上がりです。

出退勤の登録も、他のタイプでは社内からしかできませんでしたが、クラウド型はインターネット上であることを利用して、出先でも可能にしています。スマートフォンから登録しても、GPS機能によって居場所を特定できますから、不正はできません。

さらにクラウド型勤怠管理システムの中には、アプリに対応しているものがあり、スマートフォンにインストールすると、タイムカード代わりに使えます。有給休暇や残業など様々な申請もできるようになり、パソコンから入力するのと比べて簡単です。

勤怠管理システムを選ぶときに見るべき点

クラウド型の勤怠管理システムは、とても便利なように見えますが、必ずしもすべての企業にとって使い勝手が良いとは限りません。導入にあたっては、本当に必要な機能を備えているか確認しましょう。

例えば、勤怠管理システムの中には、1日2回以上の出退勤の登録ができない場合があります。何らかの理由で中抜けしたときは、別の手段でその旨を登録しなければいけません。月に数回なら無理なく対応できますが、あまりにも数が多いと面倒になります。

また、インターフェイスも重要です。勤怠管理システムでは従業員が出退勤を登録し、様々な申請を行います。パソコンを使い慣れていない人が多く、まして画面が閉じられていたり、入力方法が切り替えられていたりしたら、それだけで登録も申請もできません。従業員のレベルに合わせて使いやすい勤怠管理システムを選びましょう。

他にも、何かトラブルが発生したときに、スタッフがどこまで対応してくれるのか確認したいところです。自社用に開発されたものであれば、すぐに制作会社がサポートしてくれますが、クラウド型だと電話や遠隔操作のサポートに限られるのがほとんどです。そもそもサポートが有料のところもあります。

勤怠管理システムの中には、一定期間無料で試せるものもあるので、導入前に確認してみると良いでしょう。

勤怠管理システムサービスを比較

最後にクラウド型の勤怠管理システムを5つ紹介します。

ジョブカン勤怠管理

シフト勤務やフレックス、裁量労働など、様々な勤務体系に対応しており、企業や職場に合った勤怠管理ができます。出退勤の打刻方法も豊富です。必要な機能だけを組み合わせて、使用料をリーズナブルに抑えることもできます。

人事労務freee(フリー)

勤怠管理だけでなく、給与計算や労務管理まで幅広く対応しているシステムです。機能を充実させるとそれなりの費用はかかりますが、人事関連の業務を一元化したいときに役立ちます。

jinjer勤怠

1つのプラットフォームで様々な情報を閲覧・管理できるため、管理者側にとっては使いやすいシステムといえるでしょう。スマートフォンやタブレットから管理画面にアクセスできるのもうれしいところです。

KING of TIME

既存の給与計算システムとの連携が容易で、データの出力も一般的なcsvだけでなく、Excelファイルやpdfにも対応しています。海外の勤務にも使えて、英語表示もできるところはKING of TIMEならではです。

MINAGINE就業管理

人事のプロフェッショナル集団が、うまくいかないを”先回り”。打刻から給与計算ソフトへの取り込みまでの導入サポート、つながり、画面共有し、その場で解決するヘルプデスク。コンプライアンス遵守重視の企業様に大好評頂いていますので、気軽にご相談ください。

まとめ

パソコンを使った勤怠管理システムは、クラウド型が主流です。常に最新の機能で使えるだけでなく、スマートフォンからの出退勤登録もできます。導入にあたっては、自社のニーズに合っているか確認しましょう。一定期間、無料で試せる勤怠管理システムもあります。