もう聞かれても困らない！有給休暇の給料の基礎知識と計算方法

働き方改革の推進により、企業は従業員の年次有給休暇の取得について、より積極的に取り組んでいかなくてはならなくなりました。今後は全国各地で労働者の有給休暇取得が活発になることが予想されます。

その際に経営側の負担になる業務というのが、「有給休暇中の賃金計算」です。
この記事では、企業の人事担当者の方に向けて、有給休暇中の賃金に関する基礎知識や計算方法などを紹介していきます。

有給休暇の取得義務に違反した際の罰則とそれを防ぐための方法とは？

全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。

しかしこのリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。

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人事担当者が把握しておくべき「有給休暇の常識と賃金」

インターネットがもたらした価値観の多様化は、日本の就労意識にも大きな影響を及ぼしています。特に、企業コンプライアンスに対する監視の目は、今後もますます厳しくなっていくことでしょう。

この項では、健全な企業経営において必要不可欠とも言える「有給休暇」について、基本的な概要を解説していきます。

「年次有給休暇」の基本情報

有給休暇とは、心身の疲れを癒し、ゆとりのある暮らしを送るために労働者に認められた、「休暇を取得する権利」です。有給休暇の最大の特徴は、休暇を取得しても賃金が支払われるという点です。

しかし、有給休暇は労働者の権利ですが、誰でも好きなだけ取得できるものではありません。有給休暇を取得できる要件は、以下のとおりです。

1. その事業所に雇用されてから6カ月以上が経過していること
2. 期間中の出勤日数が全労働日の8割以上になっていること

労働基準法では、上記2点の要件をクリアした労働者に対して、「最低10日以上の有給休暇を与えること」と規定してあります。有給休暇の日数は、同じ事業所における勤続年数が長くなるにつれて、取得できる日数も多くなります。

たとえば、雇用された日から6カ月を超えると10日の有給休暇がもらえ、1年6カ月を超えると11日、2年6カ月を超えると12日と、年数を重ねるごとに総日数が追加されていきます。

また、原則的に有給休暇の申請というのは、企業側に拒否する権利がありません。労働者の有休申請があった場合、一部の時季変更などを除き、企業側は希望通りの有給休暇を承認する必要があります。

労働者が取得できる有給休暇の日数とは？

2019年4月から、年間あたり最低5日の有給休暇を従業員に取得させることが事業主の義務となりました。その背景には、「有給休暇を持っているにも関わらず、周囲に気兼ねして取得しない労働者が多い」という問題があるからです。

年5日の有給休暇取得義務付けの対象者は、10日以上の有給休暇を与えられた労働者です。これには、期間に定めのある有期雇用労働者や管理監督者も該当します。

有給休暇で付与される日数は、入社半年の従業員で10日です。その後、1年毎に得られる日数は1日ずつ増えていき、6年6カ月時点では、最大日数となる20日に到達します。

1年間でもらえる有給休暇は最大20日です。しかし、有給休暇は年間5日間の使用が義務づけられているだけであり、残りの6日～15日は翌年に持ち越すことができます。

また、有給休暇の有効期限は2年間です。そのため、7年6カ月以上勤めている人の場合、「前年から持ち越した15日 + 本年の20日 = 最大35日」を一度に取ることができます。

有給休暇中の賃金はどういう給与計算になる？

有給休暇中の給与計算については、次の3つの方法の中から1つを採用します。

(1)通常の賃金

労働者が「通常の就業時間だけ労働した」と仮定した場合の1日当たりの賃金。

(2)平均賃金

過去3カ月間に支払った賃金を合計し、それを総歴日数で割って算出した賃金。

(3)健康保険の標準報酬日額

健康保険が定めた基準により算出される賃金。

いずれの計算方法を選ぶ場合でも、あらかじめ就業規則に定めておかなければなりません。

なお、派遣社員やパート・アルバイトなどでも計算方法は同じです。正社員に比べて月あたりの出勤日数が少ない契約を結んでいる場合は、(2)の平均賃金を元にした計算方法の方が、通常の賃金より少なくなる点に注意が必要です。

残業中の給与計算はどうなる？

給与計算に関連して、有給休暇中の賃金の他、残業時などに発生する賃金の計算方法もおさえておきましょう。

残業には法定内残業と法定外残業の2種類があります。この内、法定外残業となる、従業員が法定労働時間を超えた時間外労働を行った場合は、割増賃金で支払う必要があり、これは基礎賃金の1.25倍です。

他にも休日出勤の場合は1.35倍、深夜帯勤務の場合には更に0.25倍が加算されます。また、このような割増条件が重複する場合には割増率を足し算して賃金を計算します。

(1)深夜残業の場合の計算式

法定労働時間を超えた残業の割増率（1.25）＋ 深夜勤務の割増率（1.25）＝ 1.5倍

(2)休日出勤かつその時間帯が深夜帯だった場合の計算式

休日労働の割増率（1.35）＋ 深夜勤務の割増率（1.25）＝ 1.60倍

このような給与計算方法の基礎はぜひ覚えておきましょう。

正しい有給休暇の管理で給与計算がさらに楽に

有給休暇中の給与計算を正しく行いたいのであれば、正しい有給休暇の管理が必須です。その正確な管理のために大切なのが「有給休暇管理簿」の作成です。

そもそも企業は労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存が義務付けられました。

この有給休暇管理簿の作成においては、以下の3つの項目を必ず記載するように注意しましょう。

1. 基準日　及び付与日数
2. 日数　　基準日から1年の間に労働者が取得した年次有給休暇の総日数
3. 時季　　労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付

これらの内容の記載が必須なので、企業側には正確に把握することが求められます。また、有給休暇管理でもう一つ気をつけたいのが、時間休です。時間休で取得した休暇を、取得義務のある5日の年次有給休暇に含めることはできません。

時間休が就業規則で認められている場合は今一度確認し、混同しないように注意して正確な有給休暇の管理を目指しましょう。

有給休暇中の賃金計算の業務負担を軽減したいときは、勤怠管理システムを活用しましょう

ここからは、有給休暇の賃金計算の負担が少なくなる「勤怠管理システム」について紹介していきます。

有給休暇中の賃金管理や計算をシステム化

労働者を取り巻く制度やルールは絶えず変化をしています。このような状況で、企業は制度やルールの変更点を正確に把握し、従業員の待遇に漏れなく反映させていく義務があります。賃金計算や休暇取得など、把握すべき規約は多岐に渡ります。

しかし、企業によっては労務担当や経理担当に十分な人員を確保することができず、制度の変更に柔軟な対応をすることが難しい場合もあります。

ですが、そのような状況を効率化してくれる便利なツールがあります。それが勤怠管理システムです。
勤怠管理システムとは、労働時間、各種申請など、労働者の就労状況に関する情報を一元的に管理できるシステムのこと。

そのため、もしも労働時間や申請ワークフローに関する制度の変更等が発生した場合でも、変更点をシステムに入力するだけで、簡単に制度の反映ができます。

勤怠管理システムを活用することで、有給休暇中の賃金管理や計算などを、スピーディーかつ効率的に行うことが可能です。特に、限られた人員で仕事をこなさなければならない中小企業においては、より最適なツールだといえるでしょう。

従業員の有給休暇をすべて管理。ミナジンの高機能な勤怠管理システム

弊社ミナジンでも、人事・労務のプロフェッショナルが手掛けた、独自の勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」という勤怠管理システムを提供しています。

MINAGINE勤怠管理なら、従業員の「有給休暇の残日数」や「有休申請」などの情報も一括管理できるため、有給休暇の賃金計算も行いやすくなります。各種申請もシステムを介して行うため、伝票の写し間違いや紛失、エクセルへの入力ミスなどといったヒューマンエラーも起こりません。

日頃から「有給休暇や休暇中の賃金管理を正確に行いたい」と考えている経営者や労務担当者の方は、ぜひ「MINAGINE勤怠管理」の利用をご検討ください。

MINAGINE勤怠管理の休暇管理・申請の管理画面イメージ

まとめ

年次有給休暇中の賃金を計算する場合は、就業規則に定めのある計算方法によって行います。特に、最低賃金の改定などによって従業員に支払う給与額に変更がある場合は、そのつど見直しが必要です。

従業員が多い企業、また、人事・労務・経理の担当者が少ない企業にとって、手計算での賃金計算は大きな負担です。限られた人員で間違いのない賃金計算を行うためにも、便利なツールである勤怠管理システムを利用されてみてはいかがでしょうか。