勤怠・労務管理~残業と深夜残業とそれに伴う割増賃金についての考え方

通常、社員には定時で退勤してもらえる会社が理想的です。しかし、繁忙期や急なトラブルの際には、やむを得ず残業をお願いすることもあるでしょう。一口に残業と言っても、残業代が発生するもの・しないものがあることをご存じですか?本日は残業の種類の解説と、深夜残業に伴う割増賃金の計算方法についてもご案内します。

ご存知ですか?残業の種類<所定内&所定外>

残業には「所定内(法定内)残業」と「所定外(法定外)残業」という、2種類が存在します。【割増賃金で計算された残業代が、発生するかしないかの違い】が大きなポイントです。

■所定外(法定内)残業

会社が定める所定労働時間を越えて残業をしたとしても、労働基準法が定める「1日8時間・週40時間」の法定労働時間を超えない勤務時間をさします。
たとえばある会社が、所定労働時間を7時間に設定しているとします。この場合は、1時間残業をしても法定労働時間の8時間は超えない勤務となりますよね。よって、これは割増賃金が発生しない時間外労働となります。
※会社によっては、法定内残業に対しても割増賃金を支払う旨、就業規則に謳っている会社もあります。

■法定外残業

社員が、会社で定める所定労働時間および、法定労働時間を超えた時間外労働を行った場合は、割増賃金が必要になります。「うちは所定労働時間を9時間に設定しているから、9時間までは基礎賃金だ!」と主張する方がいたとしても、これは無効です。なぜなら、所定労働時間は法定労働時間を上限とし、それを超える設定は違法となるためです。つまり、法定労働時間の8時間を超える時間外労働は、所定労働時間内であっても全て割増賃金の対象となります。

なお、ここまででご紹介した8時間とは、“休憩1時間を含めた8時間”となることを、合わせて覚えておきましょう。

深夜帯勤務および所定内深夜残業と、所定外深夜残業について

クライアント対応やシステムのメンテナンス等で、ときには深夜の時間帯に社員を勤務させる事が必要な場合もあるでしょう。この深夜帯勤務に発生した残業に関しても、「所定内深夜残業」と「所定外深夜残業」という、2種類の残業形態があります。

■そもそも…深夜勤務と深夜残業の違いとは

まず深夜勤務とは、社員を深夜の時間帯に勤務させた場合の労働時間です。労働基準法では、原則22:00~翌5:00までの間を深夜帯勤務の時間と定めています。深夜帯勤務を行った社員に対しては、基礎賃金の1.25倍の割増賃金を支払う義務が発生することを覚えておきましょう。

続いて深夜残業は、所定労働時間および法定労働時間を超えた残業が、深夜帯にまで及んだ場合をさします。つまり、夜の10時を超えるひどい残業になり、深夜までかかってしまった場合などです。このときには、深夜残業に該当する時間の賃金を1.5倍の割増賃金として支払います。この計算方法の詳細は、後述します。

■休日労働における賃金の計算方法

通常は休みになるはずの土日、祝日に勤務があたった場合には、基礎賃金の1.35倍の割増賃金を社員に支払います。

それでは、社員が休日労働を行い、かつ8時間以上の残業を行った場合はどうなるのでしょうか?ここまでの流れのとおり考えれば、8時間を超えた分の労働時間には残業代が付きそうですよね。しかし、休日労働の残業時間の考え方のみ特別で、これには該当しません。

たとえ10時間勤務を行ったとしても、全体の10時間という労働時間に対して1.35倍の割増賃金が発生することになるのです。

■割増条件が重複する場合は?

前項でご紹介したとおり、休日労働における残業代は、別途カウントされないことが分かりました。ただしこれは特別な例で、ほかの割増条件において重複があった場合には、割増率を足し算して賃金を計算することになります。

以下に、いくつかのパターンを挙げてみましょう。

・残業が深夜帯にまで及んだ場合
 法定労働時間を超えた残業の割増率(1.25)+深夜勤務の割増率(1.25)=1.5倍

・休日に勤務し、かつその時間が深夜帯だった場合
休日労働の割増率(1.35)+深夜勤務の割増率(1.25)=1.60倍

前項では、休日の残業時間は割増賃金の対象外となることをご紹介しましたが、時間が深夜の場合は割増の対象となります。1.35倍から1.60倍に変わるポイントは、勤務の時間帯が重要になることを覚えておくとよいでしょう。

勤怠管理システムなどの活用

会社に常時10名以上の社員がいる場合には、就業規則の作成と、職務・労務規定に則った勤怠管理が必要になります。また、勤務形態は常に三六協定や労使間協定に基づいた取り決めが必要です。

このように、勤務時間と勤務形態など、実にさまざまな事柄をもとに計算する必要がある賃金。これには、残業時間や、時間帯により賃金の割増率が変わったり、重複条件を考えたりする必要があり、実に複雑です。ややこしさのあまり残業管理を誤り、社員への残業代や手当の支払い額に手違いがあれば、労使上の信頼関係に溝が入ってしまうことにもなりかねません。

中には、勤怠管理を外部機関へ代行依頼することを考える管理職の方もいらっしゃるのではないでしょうか。まずは代行にあたってのメリット・デメリットを見ていきましょう。

■勤怠管理代行のメリット

・勤怠管理を専門に扱う担当者が管理するため、計算が正確になる。
・社内の勤怠管理担当者が不在の場合に、処理が滞ってしまうという事態がなくなる。
・社内担当者が不要になり、その分の人件費等コスト削減につながる。

■勤怠管理代行のデメリット

・代行のための費用が発生する。
・社員の情報を外部委託先に提出するため、万が一に伴う漏洩のリスクがある。

上記のとおり、メリットもデメリットもあるのが事実。なお、相場は社員数により異なりますが、例えば50人程度の社員を抱える会社であれば、給与計算のみ代行した場合で一ヵ月40,000~60,000円となるようです。

これらを踏まえておすすめなのが、弊社の勤怠管理システムMINAGINE。MINAGINEを使えば、深夜残業や休日勤務の申請も、社員ひとりひとりがPC画面上から上司に申請することができます。深夜労働や休日労働が発生する場合は、社員からの事前申請が必須なので、上司側での管理も容易です。

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まとめ

残業に深夜労働、休日勤務など、働けばさまざまな条件が発生するもの。会社の義務は、それに伴った賃金を社員に支払うことです。知れば知るほど複雑な、賃金計算の実態。頭を抱えてしまう前に、勤怠管理システムを導入するなど外部の力に頼ってみてはいかがですか?
日常的な手間がぐっと減り、いままでより効率的に会社が回り始めるかもしれませんよ。