IPOにおける労務監査とは？上場審査のための労務管理のポイント

IPOを実現するにあたり、企業における人事労務の管理体制の強化は避けられない課題です。労務監査はIPOの必須要件ではありませんが、IPOの厳しい審査基準を通過するためには労務管理についての意識を高め、実行していく必要があります。

労務監査とは、労働諸法令の遵守状況を調査することですが、監査項目は多岐にわたり、念入りに準備する必要があります。

本記事では、労務監査の概要やIPO準備企業における労務管理のポイントを解説します。ぜひ参考にしてください。

労務監査の基礎知識

IPOを目指す企業にとって、労務監査は関心度の高いテーマといえるでしょう。そもそも労務監査とは、どのようなものなのでしょうか。また、必ず受けなければならないのでしょうか。詳しく解説します。

労務監査とは

労務監査とは、労働諸法令の遵守状況を調査することです。具体的には、労務に関する書類や規定などの書類が整っているか、就業規則の内容が正しく運用されているか、実際の運用に問題がないかなどを調査します。

調査はヒアリングやアンケート、書面上（就業規則・36協定等）の調査によって行われ、監査結果を評価します。労務調査を実施することで、上場にあたっての問題点や課題に気付くことができ、従業員の働く環境整備にもつながります。

社内のトラブルを未然に防ぐことで、企業としての信用を失うリスクを抑えられる点がメリットです。

IPO準備における労務監査の必要性

労務監査はIPOにおいて必須ではないものの、近年は企業の労働環境が重視される傾向があり、主幹事証券会社から労務監査を受けるよう依頼があるケースが増えてきています。

IPOの審査において、労務に関する重大な問題点が指摘されれば、上場が延期になってしまうというケースも存在します。IPOの前に第三者による監査を受けて自社の状況を客観的に把握し労務上の問題を解決しておくことは、将来起こり得るトラブルを防止し、IPOの審査をスムーズなものにします。

IPOすることのメリット

IPOは、企業やそこで働く従業員にとって多くのメリットがあります。主なメリットは、以下の5つです。

• 社会的信用が上がる
• 資金調達がしやすくなる
• 人材確保がしやすくなる
• 従業員のモチベーションが上がる
• 社内体制の強化が図れる

それぞれについて詳しく解説します。

社会的信用が上がる

IPOの審査基準は厳しいものであるため、IPOを実現すること自体が企業の社会的信用につながります。取り引きの安全性を重視する企業は多く、扱う商材がどんなに優れていても、社会的信用が担保できない会社とは取り引きしない方針の企業も少なからず存在します。

IPOによって社会的信用力が高まれば、これまで取引ができなかった企業との契約が実現するなど、さらなる事業拡大へつながるでしょう。

資金調達がしやすくなる

IPOが実現すると、金融機関などの機関投資家や個人投資家など、さまざまな投資家が自社の株式を保有したり売買したりすることになります。株式市場から資金調達できるため、金融機関やベンチャーキャピタルによる調達よりも、多くの資金が手に入る場合が多く存在します。

また、金融機関からの借り入れや社債発行による調達は返済と利息の支払い義務が発生しますが、株式発行による資金調達は返済義務が発生しないというメリットがあります。

人材確保がしやすくなる

IPOは人材採用の面でも効果を発揮します。「上場していること」を就職先の条件として挙げる求職者は少なからず存在します。上場するためには厳しい審査をクリアする必要があるため、一般的に「上場企業＝経済基盤がしっかりしていて社会的信用があり安心して働ける環境である」と判断されるためです。

IPOによって社会的信用を獲得し企業の知名度も高まれば、結果として多くの就職希望者を集めることができ、優秀な人材の確保がしやすくなるでしょう。

従業員のモチベーションが上がる

企業の社会的信用や知名度の向上は、従業員にとってもプラスに働きます。たとえば、住宅ローンを組む際は、上場企業に所属していることで審査に通りやすくなるメリットがあります。

また、IPO時の経験は転職市場で高く評価される傾向があるため、自分の市場価値を高めることにつながります。

他にも、IPOによってストックオプションなどのインセンティブを得られる点もメリットの1つです。企業の株価が上昇すればその分報酬を獲得できるため、従業員のモチベーションアップにつながるでしょう。

社内体制の強化が図れる

IPOを実現するには、証券会社や証券取引所の審査および監査法人による監査を通過しなければなりません。審査基準は厳しく、クリアするためには内部管理体制を強化する必要があります。必然的に、IPOの準備を通して社内体制の強化が図れます。

各種の社内制度や規則の見直しにより上場企業にふさわしい健全な内部体制が構築できれば、今後の経営にとって大きなプラス要素となるでしょう。

労務監査の実施タイミング

労務監査実施のタイミングは一般的に2回したほうがよいと言われており、「直前々々期」と「直前期」です。直前々々期に労務監査を実施する理由は、監査法人のショートレビュー前に監査を受けることでコンプライアンスを遵守していることを明確に示し、監査法人に選ばれやすくするためです。

近年、監査法人の人手不足が深刻化していることもあり、受けてくれる監査法人が見つからない「監査難民」という言葉も存在するほどです。監査法人としては上場時に問題が起こりにくい、できるだけ経営課題の少ない企業を選ぶ傾向があるため、労務監査を受けていることはアドバンテージになります。

さらに、監査は直前期にも実施することが推奨されています。労働諸法令は改正が多く、直前々々期の労務監査では問題がなくても、直前期のタイミングで問題が見つかる可能性があるためです。

労務監査の流れ

労務監査は、以下のステップで実施されます。

1. 実施準備
2. 労務監査の実施
3. 監査報告

労務監査の期間は、一般的に3～12カ月程度です。それぞれのステップの詳細を解説します。

実施準備

まずは労務監査を受ける前の準備が必要です。具体的には、以下を準備します。

• 監査の範囲と期間を決める
• 監査項目を決定する
• 監査対象となる書類を準備する
• 監査担当者との打ち合わせ

監査を依頼したい内容や範囲、実施期間などについて担当者と打ち合わせた後、実際に監査を実施する監査人の編成やスケジュール案の作成、監査対象となる書類の準備もこのタイミングで行います。

必要書類は、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿、就業規則、労働契約書など多岐にわたります。

労務監査実施

準備が整ったのちに、実際に労務監査を実施します。具体的には、以下のような内容です。

• 事前提出した書類の確認
• ヒアリングやアンケートによる調査の実施
• 労務監査の実施
• 労務監査報告書の作成

労務監査の方法はさまざまですが、書面による監査をはじめ、ヒアリングやアンケート調査による監査が一般的です。予定していた監査項目のチェックが一通り完了したら、監査結果についてまとめた報告書が作成されます。

監査報告

最後に、監査報告が実施されます。

• 監査報告書の提出
• 改善策の検討

監査結果をまとめた報告書をもとに、監査報告会が実施されます。場合によってはレポートの提出のみで完了することもあります。

監査報告会では、監査を通して発覚した労務環境に関する問題点や見直すべき制度、改善が望ましい事項などについて報告がなされます。企業は、報告の内容にもとづいて改善や見直しをし、IPOの準備を進めていきます。

IPO準備企業における労務管理のポイント

IPOに向けた労務管理のポイントは、以下の9つです。

• 就業規則・規定の整備
• 雇用契約書の作成
• 社会保険への加入
• 労働時間の適切な管理
• 36協定の締結・届出
• 未払いの残業代の有無
• 安全衛生管理体制の整備
• ハラスメントへの対応
• 有給休暇の取得状況

それぞれについて詳しく解説します。

就業規則・規定の整備

労務監査では、就業規則や規定が正しく運用されているかあらゆる角度からチェックされます。形式的に整えただけでは監査を通過することは難しいでしょう。

特に、創業間もない企業の場合は、実際の勤務実態と就業規則に乖離（かいり）があることも少なくありません。就業規則は労務管理の根本で、不適切な運用は内務管理体制が整っていないと判断されてしまいます。勤務実態と乖離が生じないように就業規則や規定を整備し、運用していく必要があります。

労働条件通知書の作成

労働条件通知書の作成も労務監査の重要なチェックポイントです。労働条件通知書は、労働時間や残業を管理するうえで根拠となる書類です。

労働契約には労働条件通知書の交付が必須ですが、雇用契約は書面による他、口頭による締結でも成立します。しかし、何らかの形で雇用契約の内容を残しておかなければ、後々双方の認識の違いによるトラブルに発展するリスクが高くなります。その観点でも、書面で労働条件通知書を作成し、記録として残しておくことが賢明です。この際に互いに合意したことを示す雇用契約書の意味合いをかねて「労働条件通知書兼雇用契約書」として締結することで、労使間のトラブル防止に役立つでしょう。
※雇用契約書は、労働者と使用者の双方が合意（署名・捺印）する契約となります。

社会保険への加入

社会保険の加入漏れは、注意しなければならないポイントです。正社員はもちろんのこと、パート従業員やアルバイトなども一定の基準を満たせば社会保険に加入させる義務が発生します。

企業側の認識の誤りやミスにより加入漏れが発生しているケースは多くあります。社会保険の未加入は法令違反に該当し、審査の通過が難しくなるため注意が必要です。IPOの準備として、再度すべての従業員について社会保険の加入状況を調査する必要があります。

労働時間の適切な管理

労働時間が適切に管理されているかも、IPOの審査においても問われる大切な事項です。時間外労働については労働基準法で定めがあり、従業員の労働時間の管理は、厚生労働省の「労働時間の適切な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に沿って実施する必要があります。当該ガイドラインには、労働時間について客観的なデータにもとづいて適正に記録することが必要である旨が明記されています。労務監査においてもPCログやタイムカードなどの記録と実態が合致しているかは重要なチェックポイントです。

適切な労働時間管理が出来ていないと、未払い残業代、36協定の遵守、長時間労働等の前提が崩れるため労働時間の適切な管理は非常に重要です。

労働基準法が遵守され、適切な労働時間の管理がなされているかどうかは、客観的なデータを示して証明する必要があります。タイムカードと実際の勤務時間に乖離があるとすれば、解消しておく必要があります。

36協定の締結・届出

36協定とは、労働者と使用者間で交わす労使協定の1つで、企業は法定労働時間を超える時間外労働や休日労働を従業員に命じる場合、従業員の代表者などと協定を結び、労働基準監督署に届け出なければなりません。

特に中小企業では36協定を提出していない場合も多く、是正勧告を受けるケースがあります。36協定の有効期限は1年のため、毎年忘れずに提出する必要があります。有効期限が切れる前に新しい36協定を提出するように期日管理をするべきでしょう。また、会社単位ではなく事業所単位で提出する必要があるため、従業員が1人でも所属している事業所があれば、提出が漏れていないか改めて確認する必要があります

未払いの残業代の有無

労務監査で未払いの残業代について指摘されるケースが多くあります。残業代の未払いは、IPOの申請期に発覚すると上場延期や上場自体ができない大問題に発展するおそれもあるため、注意が必要です。

未払いを発生させないためには、労働時間の管理を徹底する必要があります。労働時間の管理方法に不備がある場合や、就業規則と給与規程に不整合がある場合などは、速やかに改善に努め、適切な労働時間の管理を実現するための仕組みを整えなければなりません。

安全衛生管理体制の整備

企業は従業員に対し、業務を原因とする労働災害や健康障害を防止しなければならない「安全配慮義務」を負っています。安全衛生管理体制の整備は、労務監査をクリアするための大切なポイントです。

労働安全衛生法では、産業医や衛生管理者、衛生委員会、定期健康診断、ストレスチェックの実施などについて具体的な定めがあります。近年では従業員のメンタルヘルス対策が重視される傾向があるため、企業として安全衛生管理体制を整備し、適切に運用する必要があります。

ハラスメントへの対応

以前は、職場のハラスメント問題は個人的な問題とされ表面化しにくい面がありましたが、近年では社会的にも大きく取り上げられるようになり、ハラスメントへの対策は企業の義務でもあります。

2020年には改正パワハラ防止法が施行され、2022年4月からすべての企業にパワハラ防止措置が義務付けられ、相談窓口の設置やパワハラを防止するための体制づくりが必須とされています。ハラスメントで従業員とトラブルが発生している場合は、全従業員へ実態の調査、改善を求められることがありますので注意が必要です。

有給休暇の取得状況

労働基準法の改正により、年10日以上有給休暇が付与される従業員に対して、最低5日の有給休暇を消化させることが、すべての企業に義務付けられました。

労務監査では、労務管理において法令遵守が徹底されているかが重要なポイントとなります。そのため、従業員の有給休暇の取得状況も企業として管理する必要があります。

有給休暇の取得は、従業員のメンタルヘルス対策としても有効です。有給消化率アップに向けた積極的な取り組みが求められています。

まとめ

IPOを実現するためには、監査の対象期間が始まる前から適切な労務管理体制を整えておくことが大切です。労務管理体制の要となるのが、従業員の労働時間の管理です。労働時間は、客観的なデータにもとづいて正しく運用されていることを証明できなければなりません。

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IPOを見据え、労務管理体制を強化したいとお考えの場合は、ぜひ「MINAGINE勤怠管理」の導入をご検討ください。