1年で最低5日の有給休暇の消化が義務化に。企業がすべきこととは?

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5日の有給休暇取得義務化へ対応!夏季休暇を有給に充てられる?

2019年4月1日から、年に10日以上年次有給休暇が付与されている労働者は、次の基準日までに最低でも5日取得するよう義務付けられました。違反すると企業に対して労働者1人あたり30万円以下の罰金が科せられます。

けれども、労働者の数が少なかったり、業務が多忙だったりする企業にとって、対象となるすべての労働者に年次有給休暇を5日取得させるのは難しいものです。そんなとき、労働者にとって不利益になる就業規則の変更をしても問題はないのでしょうか。

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年次有給休暇の義務化で何が変わった?

以下二つは「働き方改革関連法」によって新たに追加された内容です。

  • 年間10日以上の有給休暇が与えられた労働者に対して、年次休暇を付与した日から一年以内に最低でも5日間は取得させなくてはならない。
  • 労働者が自ら有給休暇を取得した場合と「年次有給休暇の計画的付与制度」により有給休暇を取得させた場合には、その日数分だけ最低5日間の取得義務を免れる。

ここで注意したいのは、有給休暇取得の義務化に対応する方法です。法改正はただ制度が変わった訳ではないので、どのような対応を取るのかが重要になります。

この法律が施行された理由は日本人の休暇取得率の低さにあります。その点から考えてみても法改正に対して抜け道を探すのではなく、職場環境の改善の機会であると捉え、積極的に有給休暇を取得してもらうための取り組みを行うことが望ましいでしょう。

▼年次有給休暇取得義務化の背景や対応についてさらに詳しく知りたい方は別記事「2019年4月1日から新たに施行!年次有給休暇取得の義務化とは?」をご覧ください。

休暇を有給に充てることは可能?

まずは、どのようなケースが不利益変更に当たるのか紹介します。

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休暇の定義

休暇とは「労働義務が免除される日」であって、最初から労働義務の無い休日とは異なります。つまり、本来は働かなければいけない日に休んでも良いのが休暇です。

休暇はさらに法律で定められた「法定休暇」と、企業が独自に定めている「法定外休暇」に分かれます。前者は年次有給休暇や産前産後休暇、育児休暇、介護休暇などが該当し、労働者から請求があれば企業は取得させなければいけません。違反すると6ヶ月以下の懲役か30万円以下の罰金が科せられます。

夏季休暇や年末年始を有給に充てると不利益変更に

一方、後者は夏季休暇や年末年始休暇、慶弔休暇、リフレッシュ休暇などが該当し、無くても違反にはなりません。定める場合は、必ず就業規則に記載します。

仮に、年次有給休暇の5日取得を容易にするため、就業規則にあった法定外休暇を廃止して、年次有給休暇で対応させようとすると、不利益変更になります。労働者にとっては休める日数が減ってしまうからです。また時季指定権といって、自分の希望どおりに年次有給休暇を取得する権利を奪うことにもなります。

ただし、法定外休暇が就業規則に無ければ、年次有給休暇で対応させても問題はありません。例えば「計画的付与制度」といって、労使協定を結んで就業規則に記載すれば、5日を超える年次有給休暇については、企業側が日程を決められます。

就業規則の不利益変更をした場合はどうなるか

年次有給休暇の5日取得の義務化に限らず、就業規則は法律の改正など企業を取り巻く環境の変化により、実状にそぐわなくなる場合があります。就業規則を不利益変更するには、どのような手順を踏めばいいのでしょうか。

就業規則の変更

就業規則の変更については、労働契約法の第9条から11条に記載されています。

就業規則は企業が一方的に変更できるものではなく、必ず労働者の過半数代表から意見を聴衆しなければいけません。過半数代表とは、過半数の支持を得て選出された労働者であり、労働者の過半数が所属する労働組合も該当します。労働基準監督署で就業規則の変更を申請するときは、過半数代表による意見書が必要です。

もっとも、意見を聴衆するだけで必ずしも同意を得なければいけないわけではありません。反対によって過半数代表から意見書の提出を拒否されても、意見を聴衆したという事実が確認できれば、就業規則を変更する手続きは可能だからです。

その場合は変更の内容が必要性や相当性、不利益の程度、交渉の状況、変更に関する事情と照らし合わせた上で合理的でなければいけません。また、実施にあたっては全労働者が見えるところに新たな就業規則を掲示したり、印刷して配布したり、いつでも見られるようにしたりするなど、周知する義務があります。

有給の不利益変更をした場合

たとえ就業規則の変更が労働者にとって不利益な内容だとしても、労働基準監督署では明らかな法律の違反が無い限り受理します。労働基準監督署が合理的なのか判断するわけではなく、労働契約法自体には罰則規定が無いからです。

ただし労働者が裁判を起こし、変更に合理性が無いと判断されると、変更そのものが無効になります。例えば夏季休暇を廃止して年次有給休暇で対応していた場合は、夏季休暇が復活するため年次有給休暇を適用できません。その日数分を取得していないことになるため、5日取得の義務を果たせなくなる恐れがあるわけです。

冒頭で述べたとおり、違反すると企業に労働者1人あたり30万円以下の罰金が科せられます。労働者に対する罰則規定はありません。

裁判沙汰にならなかったとしても、不利益変更は労働者の意欲を低下させます。そもそも年次有給休暇は労働者がリフレッシュするために欠かせないものです。厚生労働省の「従業員の労働時間と休暇に関する調査」では、年次有給休暇の取得率が低いと労働者が不満を感じたり、健康を損ねたりするという結果が出ています。

不利益変更をしたばかりに業績が下がったり、休職や退職が続出して人手不足に陥ったりする可能性もあるわけです。企業のイメージも悪くなってしまうでしょう。

もちろん、年次有給休暇を優先したばかりに経営が立ち行かなくなっては本末転倒ですし、やはり労働者にとっても不利益になります。そうならないように、不利益変更をするときは労働者が納得できるよう話し合いを重ね、慎重に進めるのが望ましいでしょう。

年次有給休暇の取得をスムーズにするには

トラブルを防ぐためにも、就業規則の不利益変更をせずに、年次有給休暇を取得できるようにしたいものです。そのためには、どのような方法があるのでしょうか。

計画的付与制度の活用

先述のとおり、労使協定を結んで就業規則に記載すれば、5日を超える年次有給休暇については、企業側が取得日を決められます。こうした計画的付与制度を活用すれば、義務化されている年次有給休暇の5日取得を達成しやすくなるでしょう。

労働者全員が休んでも問題ない企業であれば、一斉に付与する方式が適しています。個別に取得日を決めなくても良いので、管理する手間が省けるのがメリットです。全員で休むのが難しいのであれば、班やグループ、部署ごとに交代制で付与する方式が向いています。

どちらも夏や年末年始の長期休暇を拡大したり、飛び石連休の穴埋めをして連続した休暇にしたりするときに活用できそうです。

もちろん、個別に労働者と相談して取得日を決めても構いません。1日単位で取得するのが難しければ、半日単位で取得することもできます(時間単位の計画的付与は不可)。ただし、計画的付与制度は5日取得が未達になりそうな労働者向けであり、既に自分で5日以上取得している労働者は対象外です。

年次有給休暇管理簿の作成・保存

年次有給休暇の義務化においては、労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成・保存しなければいけません。保存期間は対象機関が終了してから3年間です。

基準日と取得日数、取得した日付を記載する項目があれば、労働者名簿や賃金台帳に含めることができます。計画表も作っておくと、労働者がどの時季に年次有給休暇を取得するのか、把握しやすくなるでしょう。

年次有給休暇管理簿は紙である必要はなく、印刷できればパソコンで作成して保存することも可能です。勤怠管理システムを導入すれば、より年次有給休暇の管理が簡単になります。

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このMINAGINE就業管理では、本人が有給申請をするだけでなく、計画的付与に活用できる、人事部が社員と日付を指定して一括して休暇申請するための機能があります。
また、年次有給休暇の残日数や取得状況を確認でき、企業全体や部署ごとの取得率を分析するのも難しくありません。ロジックを設定すれば、基準日になると自動的に労働者ごとの年次有給休暇が付与されます。

こうした年次有給休暇の確認や申請は労働者側もパソコンからできるため、人事担当者の負担は大幅に軽減できるでしょう。

労働実態の把握が有給を消化させる近道

従業員に上手く有給休暇を取得させる仕組みづくりは非常に大切ですが、何よりもまず最初に行うべきなのは労働実態の把握です。

有給休暇を取得しやすい雰囲気づくりができているか、取得を妨げる要素はないかなどを確認しましょう。問題があれば、その都度改善をはかることで「働き方改革関連法」の本来の目的を達成できることにつながり、従業員のパフォーマンスが向上することも期待できます。

有給休暇取得の義務化には確かに抜け道が存在します。しかしそれを利用することで法律違反や従業員のモチベーション低下などのリスクを背負うことになるため、あまり賢い選択とは言えません。計画的付与制度や勤怠管理システムの機能などを利用することで上手く対応していくことを目指しましょう。

▼有給休暇取得の義務化に関する抜け道とそのリスクについて詳しく知りたい方は別記事「有給休暇義務化の抜け道は危険?その理由と対策を徹底解説」も合わせてご覧ください。

まとめ

年次有給休暇の5日変更を容易にするため、休暇を廃止するなど就業規則を不利益変更するのは、裁判で訴えられたり、労働者の意欲が下がったりするなどのリスクがあります。計画的付与制度を活用したり、勤怠管理システムを導入したりするなどして、企業側が年次有給休暇を管理するのが理想です。

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