5日の有給休暇取得義務化へ対応！夏季休暇を有給に充てられる？

2019年4月1日から労働基準法の改正により、年に10日以上年次有給休暇が付与されている労働者に対して、次の基準日までに最低でも5日の有休を取得するよう義務付けられました。違反すると企業に対して労働者1人あたり30万円以下の罰金が科せられます。

しかし労働者の数が少なかったり、業務が多忙だったりする企業にとって、対象となるすべての労働者に年次有給休暇を5日取得させるのは難しい場合があります。そんなとき、労働者にとって不利益になる就業規則の変更をしても問題はないのでしょうか。

今回は、夏季休暇などの長期休暇に有給休暇をあてられるのか？や労働者にスムーズに有休取得をしてもらう施策について解説していきます。

有給休暇の取得義務に違反した際の罰則とそれを防ぐための方法とは？

全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。

しかしこのリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。

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年次有給休暇の義務化で何が変わった？

まず、「働き方改革関連法」によって新たに追加された内容が以下の2つです。

• 年間10日以上の有給休暇が与えられた労働者に対して、年次休暇を付与した日から一年以内に最低でも5日間は取得させなくてはならない。
• 労働者が自ら有給休暇を取得した場合と「年次有給休暇の計画的付与制度」により有給休暇を取得させた場合には、その日数分だけ最低5日間の取得義務を免れる。

ここで注意したいのは、有給休暇取得の義務化に対応する方法です。法改正はただ制度が変わった訳ではないので、どのような対応を取るのかが重要です。

この法律が施行された理由は、日本人の休暇取得率の低さにあります。その点から考えてみても法改正に対して抜け道を探すのではなく、職場環境の改善の機会であると捉え、積極的に有給休暇を取得してもらうための取り組みを行うことが望ましいでしょう。

休暇を有休にあてることは可能？

結論を言うと、有休を休暇にあてることは就業規則の不利益変更にあたります。
不利益変更とは、企業側が一方的に労働者に対して不利益になるような労働条件（賃金・労働時間・休暇・福利厚生など）に変更することをいいます。

まずは、どのようなケースが不利益変更にあたるのか、休暇の定義に沿ってご紹介します。

休暇の定義

そもそも休暇とは「労働義務が免除される日」であって、最初から労働義務の無い休日とは異なります。つまり、本来は働かなければいけない日に休んでも良いのが休暇です。

休暇はさらに法律で定められた「法定休暇」と、企業が独自に定めている「法定外休暇」に分かれます。法定休暇は年次有給休暇や産前産後休暇、育児休暇、介護休暇などが該当し、労働者から請求があれば企業は取得させなければいけません。違反すると6ヶ月以下の懲役か30万円以下の罰金が科せられます。

夏季休暇や年末年始を有休にあてると不利益変更に

一方、法定外休暇は夏季休暇や年末年始休暇、慶弔休暇、リフレッシュ休暇などが該当し、無くても違反にはなりません。定める場合は、必ず就業規則に記載します。

仮に、年次有給休暇の5日取得を容易にするため、就業規則にあった法定外休暇を廃止して、年次有給休暇で対応させようとすると、不利益変更になります。労働者にとっては休める日数が減ってしまうからです。また時季指定権といって、自分の希望どおりに年次有給休暇を取得する権利を奪うことにもなります。

ただし、法定外休暇が就業規則に無ければ、年次有給休暇で対応させても問題はありません。例えば「計画的付与制度」といって、労使協定を結んで就業規則に記載すれば、5日を超える年次有給休暇については、企業側が日程を決められます。

就業規則の変更手順と不利益変更をした場合はどうなるのか？

年次有給休暇の5日取得の義務化に限らず、就業規則は法律の改正など企業を取り巻く環境の変化により、実状にそぐわなくなる場合があります。就業規則を不利益変更するには、どのような手順を踏めばいいのでしょうか。

就業規則の変更手順

就業規則の変更については、労働契約法の第9条から11条に記載されています。

就業規則は企業が一方的に変更できるものではなく、必ず労働者の過半数代表から意見を聴取しなければいけません。過半数代表とは、過半数の支持を得て選出された労働者であり、労働者の過半数が所属する労働組合も該当します。労働基準監督署で就業規則の変更を申請するときは、過半数代表による意見書が必要です。

もっとも、意見を聴取するだけで必ずしも同意を得なければいけないわけではありません。過半数代表から意見書の提出を拒否されても、意見を聴取したという事実が確認できれば、就業規則を変更する手続きは可能だからです。

その場合は変更の内容が必要性や相当性、不利益の程度、交渉の状況、変更に関する事情と照らし合わせた上で合理的でなければいけません。また、実施にあたっては全労働者が見えるところに新たな就業規則を掲示したり、印刷して配布したり、いつでも見られるようにしたりするなど、周知する義務があります。

不利益変更をした場合

たとえ就業規則の変更が労働者にとって不利益な内容だとしても、労働基準監督署では明らかな法律の違反が無い限り受理します。労働基準監督署が合理的なのか判断するわけではなく、労働契約法自体には罰則規定が無いからです。

ただし労働者が裁判を起こし、変更に合理性が無いと判断されると、変更そのものが無効になります。例えば夏季休暇を廃止して年次有給休暇で対応していた場合は、夏季休暇が復活するため年次有給休暇を適用できません。その日数分を取得していないことになるため、5日取得の義務を果たせなくなる恐れがあるわけです。

冒頭で述べたとおり、違反すると企業に労働者1人あたり30万円以下の罰金が科せられます。労働者に対する罰則規定はありません。

裁判沙汰にならなかったとしても、不利益変更は労働者の意欲を低下させます。そもそも年次有給休暇は労働者がリフレッシュするために欠かせないものです。厚生労働省の「従業員の労働時間と休暇に関する調査」では、年次有給休暇の取得率が低いと労働者が不満を感じたり、健康を損ねたりするという結果が出ています。

不利益変更をしたばかりに業績が下がったり、休職や退職が続出して人手不足に陥ったりする恐れもあるわけです。企業のイメージも悪くなってしまうでしょう。

もちろん、年次有給休暇を優先したばかりに経営が立ち行かなくなっては本末転倒ですし、やはり労働者にとっても不利益になります。そうならないように、不利益変更をするときは労働者が納得できるよう話し合いを重ね、慎重に進めるのが望ましいでしょう。

有給休暇の取得義務に違反した際の罰則とそれを防ぐための方法とは？

全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。

しかしこのリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。

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年次有給休暇の取得をスムーズにするには？

トラブルを防ぐためにも、就業規則の不利益変更をせずに、年次有給休暇を取得できるようにしたいものです。そのためには、どのような方法があるのでしょうか。

計画的付与制度の活用

先述のとおり、労使協定を結んで就業規則に記載すれば、5日を超える年次有給休暇については、企業側が取得日を決められます。こうした計画的付与制度を活用すれば、義務化されている年次有給休暇の5日取得を達成しやすくなるでしょう。

労働者全員が休んでも問題ない企業であれば、一斉に付与する方式が適しています。個別に取得日を決めなくても良いので、管理する手間が省けるのがメリットです。全員で休むのが難しいのであれば、班やグループ、部署ごとに交代制で付与する方式が向いています。

どちらも夏季や年末年始の長期休暇を拡大したり、飛び石連休の穴埋めをして連続した休暇にしたりするときに活用できそうです。

もちろん、個別に労働者と相談して取得日を決めても構いません。1日単位で取得するのが難しければ、半日単位での取得も可能です（時間単位の計画的付与は不可）。

従業員一人ひとりの労働実態の把握

従業員に上手く有給休暇を取得させる仕組みづくりも非常に大切ですが、何よりもまず最初に行うべきなのは労働実態の把握です。

有給休暇を取得しやすい雰囲気づくりができているか、取得を妨げる要素はないかなどを確認しましょう。問題があれば、その都度改善をはかることで「働き方改革関連法」の本来の目的を達成できることにつながり、従業員の有休休暇の取得率やパフォーマンスが向上することも期待できます。

有給休暇取得の義務化には確かに抜け道が存在します。しかしそれを利用することで法律違反や従業員のモチベーション低下などのリスクを背負うことになるため、あまり賢い選択とは言えません。計画的付与制度や勤怠管理システムの機能などを利用することで上手く対応していくことを目指しましょう。

年次有給休暇取得の義務化から考える、勤怠管理方法の見直し

従業員の労働状況の把握といっても、従業員数が多かったり、「年次有給休暇管理簿」の作成や保存も義務付けられ、人事・経理担当者の負担も増えてくるのではないでしょうか。
エクセルなどの表計算ソフトや給与計算ソフトで管理している企業もあるかと思いますが、テレワーク・在宅勤務も増え、効率的にかつヒューマンエラーを無くすために「勤怠管理システムの導入」を検討する企業が増えつつあります。

勤怠管理システムとは、労働者の出勤・退勤時間の管理はもちろん、有給休暇の取得日数や残日数、休日申請、欠勤申請など、総合的に勤怠管理ができるシステムのこと。
クラウド型の勤怠管理システムなら、今お使いの給与計算ソフトと連携できるものもあるので、スムーズな導入が叶うはずです。

ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」は、クラウド型の勤怠管理システムです。人事労務のプロフェッショナル集団が開発しているので、コンプライアンスの強さが特徴。さらに複数の事業所がある企業でも手間をかけずに導入できます。

MINAGINE勤怠管理の休暇管理・申請の管理画面イメージ

このMINAGINE勤怠管理では、本人が有休申請をするだけでなく、計画的付与に活用できる、人事部が社員と日付を指定して一括して休暇申請するための機能があります。
また、年次有給休暇の残日数や取得状況を確認でき、企業全体や部署ごとの取得率を分析するのも難しくありません。ロジックを設定すれば、基準日になると自動的に労働者ごとの年次有給休暇が付与されます。

詳しい機能説明や導入事例をまとめた資料を無料で配布しております。ご検討の際にぜひご活用ください。

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勤怠管理システムなら年次有給休暇管理簿の作成・保存もスムーズに

年次有給休暇の義務化においては、労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成・保存しなければいけません。保存期間は対象期間が終了してから3年間です。

基準日と取得日数、取得した日付を記載する項目があれば、労働者名簿や賃金台帳に含めることができます。計画表も作っておくと、労働者がどの時季に年次有給休暇を取得するのか、把握しやすくなるでしょう。

年次有給休暇管理簿は紙である必要はなく、印刷できればパソコンで作成して保存することも可能です。勤怠管理システムを導入すれば、より年次有給休暇の管理が簡単になります。

こうした年次有給休暇の確認や申請は労働者側もパソコンからできるため、人事担当者の負担は大幅に軽減できるでしょう。

まとめ

年次有給休暇の最低5日取得を容易にするため、休暇を廃止するなど就業規則を不利益変更するのは、従業員に裁判で訴えられたり、労働者の意欲が下がったりするなどのリスクがあるため、推奨されません。

計画的付与制度を活用したり、労働実態の把握のために勤怠管理システムを導入したりするなどして、企業側が年次有給休暇の取得を管理し、従業員が積極的に有給休暇を取得できる環境を構築することが理想です。