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有給休暇の基準日とは？仕組みはどう変わった？有休の付与日数から管理の効率化まで解説
国が提唱する「働き方改革」の一環として、2019年4月1日に労働基準法が改正され、年次有給休暇の仕組みが一部変わりました。けれども企業によっては従業員によって基準日が異なり、どのように導入すべきか迷うところでしょう。取るべき対策を紹介します。
全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。しかし、このリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。
目次
年次有給休暇の基準日のさまざまなパターン
年次有給休暇の基準日とは、年10日以上の有給休暇を付与した日のこと指します。この基準日は、従業員によって異なり、基準日の定め方も企業によって決めることができます。
基準日は、第一基準日と第二基準日というように、年2回に分けることも可能です。
この基準日から1年間の間に、最低5日の有給休暇を取得させなければなりません。
基準日を4月1日とした場合
例えば、新入社員が4月1日に入社した場合、年次有給休暇が付与されるのは6ヶ月以上継続して勤務した10月1日になるはずです。けれども、企業の中には4月1日の時点で年次有給休暇を付与するところがあります。
この場合は付与した4月1日を起点に、3月31日までに5日取得しなければいけません。以降も同じ期間で5日取得するよう義務付けられます。
基準日を2回に分けた場合
もし、2回に分けて年次有給休暇を付与した場合は、合わせて10日以上に達したときから1年間に5日取得することになります。例えば4月1日に5日、7月1日に5日付与すると、5日取得の対象期間は7月1日から翌年度の6月30日までです。
既に7月1日の時点で、最初に付与された年次有給休暇を取得しているのであれば、その日数に応じて取得すべき日数が控除されます。例えば3日取得済なら、対象期間内で取得しなければいけないのは2日です。
基準日を初年度と翌年度で変更した場合
次に、入社した初年度は法定どおり10月1日に付与しながら、翌年度は企業側の都合で他の社員と同じく4月1日を基準日にして付与した場合です。初年度と翌年度の5日取得の期間が6ヶ月間（翌年度の4月1日から9月30日まで）重複しています。
この場合は、双方の期間を合算した上で取得日数を按分しなければいけません。合算した期間は18ヶ月ですから、最低でも7.5日の年次有給休暇を取得することになります（18ヶ月 ÷ 12ヶ月 × 5日）。以降は、毎年10月1日が基準日となり、それから1年の間に5日取得するという流れです。
但し、按分計算が煩雑であるという企業様には、付与日ごとに、それぞれ5日取得という方法もありえます。つまり、10月1日に付与した10日について5日間、翌年4月1日に付与した11日について5日間取得したかという管理方法で、この取扱は法律の求める基準を上回る取り扱いとなります。
今回の法改正によって労働者の年次有給休暇を管理しやすいよう基準日を統一したいときも、期間の合算と按分によって対応できます。
新しく変わった年次有給休暇の仕組みとは？
そもそも、年次有給休暇の仕組みがどのように変わったのかを確認していきましょう。
法改正により「年5日の年次有給休暇の取得」が義務化された
労働基準法で年次有給休暇について記載されている第39条では、2019年4月の法改正により第7項と8項が追加されました。要約すると「10日以上の年次有給休暇が付与されている労働者には、基準日から1年以内に最低でも5日取得させなければいけない」という内容です。
従来は年次有給休暇を付与しなかったり、特別な事情もなく希望日に取得させなかったりした場合、企業に罰則規定が設けられていました。今回の法改正で5日未満しか取得できなかった場合も、労働者1人につき30万円以下の罰金が科せられるようになったのです。
さらに、労働者ごとの「年次有給休暇管理簿」を作成することが義務付けられています。保管期間は対象期間が終了してから3年間です。
年次有給休暇の対象者とは？
年次有給休暇は6ヶ月以上継続して勤務し、全労働日の8割以上を出勤していれば付与されます。正社員や長時間のパート従業員だけでなく、短時間のパートやアルバイト、管理監督者も付与の対象です。
このうち週に5日、30時間以上勤務しているのであれば、10日以上の年次有給休暇が付与されるので、基準日から1年以内に最低でも5日取得させなければいけません。
年次有給休暇の付与日数は？
勤務日数や時間がそれより少なくても、継続して勤務する期間が長ければ付与する日数は10日以上になります。週3日の勤務なら5.5年、週4日の勤務なら3.5年です。10日付与された基準日から5日取得の対象になります。
「有給休暇義務化の抜け道は危険？その理由と対策を徹底解説」も合わせてご覧ください。
年5日の有給休暇を確実に取得してもらうには？
いくら働き方改革であったり、労働基準法で定められていたりしても、実際に年次有給休暇を取得するのは労働者です。単にお願いするだけでは5日も取得してくれない場合もあります。また、企業側にも管理する負担が伴います。基準日を統一する以外に、どのような対策があるのでしょうか。
計画的付与制度を活用する
計画的付与制度とは、企業側で年次有給休暇の5日を超える分の取得日を決められるものです。15日の年次有給休暇がある労働者なら10日分が計画的付与制度の対象になります。制度の導入にあたっては、あらかじめ労使協定を結び、就業規則に記載しなければいけません。
計画的付与制度は大きく分けて3種類あります。例えば企業全体で一斉付与する方式です。定休日を設けやすいなど、全員が休んでも支障がない企業に向いています。個別に取得日を調節しなくても、全労働者の年次有給休暇を消化しやすいのがメリットです。
企業全体で休むのが難しい場合は、部署ごとに交代制で付与する方式があります。部署の全員が同時に休むので、自分だけ休むという後ろめたさがありません。
会社ごと、部署ごとが難しい場合であっても、個別に定めることも可能です。
これらの方式は年末年始や夏季休暇などに大型連休を設けたり、ゴールデンウィークやシルバーウィークなど飛び石連休を穴埋めしたりするときに使えます。
もちろん各労働者と個別に相談して、取得日を決める方式もあります。手間がかかるため、労働者の数が少なかったり、逆に余裕があったりする企業向けです。
年次有給休暇管理簿を作成する
作成が義務付けられている「年次有給休暇管理簿」があれば、労働者の取得状況を把握しやすくなるでしょう。紙媒体である必要はなく、印刷できる状態であればパソコンで作成・保存しても問題はありません。そのほうが事業所別に年次有給休暇管理簿を作らなくても、ネットワークで共有できるため、管理が楽になるでしょう。
年次有給休暇管理簿には基準日と取得日数、取得した日付を記載する項目が必要で、これらがあれば労働者名簿や賃金台帳との一体化も可能です。保存期間としては、対象期間終了後、3年と義務付けられています。
また、管理簿と併せて計画表も作成しておくと、予定と実際の取得状況を照らし合わせやすくなります。個別に取得させる場合は、あまり長期で計画すると形骸化する恐れがあるので、毎月あるいは四半期ごとなど、こまめに作成したほうが良いでしょう。
全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。しかし、このリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。
年次有給休暇管理簿作成と効率化方法
労働時間の把握に便利な年次有給休暇管理簿を作成する際には、以下の3つの項目の記載が必須です。
・基準日：労働者に年次有給休暇を付与した日
・日数 ：基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数
・時季 ：労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付
これらのポイントをおさえて作成することができれば、有給休暇の管理も効率的なものになります。
「年次有給休暇管理簿を簡単に作成・管理する方法を徹底解説」も合わせてご覧ください。
エクセルで管理しているなら無料テンプレートを活用
しかしながら、ただでさえ大変な労務管理に加えて、有給休暇管理簿を新しく作成するのは手間がかかり大変だと感じるでしょう。
そこで活用したいのが、インターネット上で無料ダウンロードが可能なテンプレートです。あくまでテンプレートであるため、自社の運用に合わせた形式にする編集が必要ですが、一から表を作ったり数式をいれたりする手間が省けるため、エクセルでの管理にはおすすめです。
「有給休暇管理をエクセルで！有給休暇管理簿無料テンプレート3選を紹介」も合わせてご覧ください。
勤怠管理システムを利用する
エクセルなどの表計算ソフトでも作成・管理できますが、従業員が増えてきたり、経理・人事担当者のリソース不足にお悩みなら「勤怠管理システム」の導入を検討されてはいかがでしょうか。
勤怠管理システムは、年次有給休暇管理簿の作成・有給休暇の管理に必要な有給休暇の付与日と有効期限、使用日数・残日数などは、以下のように管理できます。
MINAGINE勤怠管理の有給休暇残日数の確認画面イメージ
年次有給休暇の取得状況が分かりやすくなり、5日に満たない労働者を簡単に抽出して重点的にアプローチできます。
自社に合った勤怠管理システムを選ぶポイント
有給休暇の適切な管理や業務の効率化におすすめの勤怠管理システムですが、その種類は膨大であり、それぞれに備わっている機能や特長も異なります。
実際に勤怠管理システムを導入する際に失敗しないためにも、選定の際に重要となるポイントをおさえ、数あるシステムを比較する必要があります。選定のポイントは以下の4つです。
・システム導入のサポート体制を確認する
・自社の就業形態に対応しているかを確認する
・自社に必須の機能をピックアップする
・「〇」「×」の記載だけで判断しない
導入後に独自の運用ルールに対応させることができないことに気づく、あるいは必要な機能がなかったなどということを避けるためにも、自社の就業ルールを今一度確認しておきましょう。
また、初めて導入する際にも気をつけたいのが、導入時のサポート体制です。初期のシステムを浸透させるまでが最も大変なので、どこまでサポートしてくれるのか、という点は考慮したいポイントの一つです。
システム選定のポイントを踏まえて比較・検討し、自社に最も適した勤怠管理システムを導入して業務の効率化や勤怠管理の適正化を目指しましょう。
「絶対に失敗しない！勤怠管理システムのポイントとおすすめ22種を比較」も合わせてご覧ください。
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ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」であれば、クラウンド型の勤怠管理システムで給与計算ソフトと連携も可能。また、あらかじめロジックを設定すると、基準日に年次有給休暇が自動的に付与されます。
年次有給休暇の取得状況や残日数は労働者も確認できるため、人事担当者への問い合わせが減少するのもメリットです。また、労働者の申請も上司の承認も画面上から行えるので、用紙の削減にもなります。
MINAGINE勤怠管理の導入によって、何かと手間がかかる年次有給休暇の管理業務が効率化できるでしょう。
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まとめ
働き方改革による年次有給休暇の5日取得義務は、新たに基準日を迎えた労働者から順次適用されます。有給休暇の取得を円滑に管理するには基準日を統一したり、計画的付与制度を導入したり、勤怠管理システムで運用したりするのが効果的ではないでしょうか。
全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。しかし、このリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。
社会保険労務士法人ミナジン 代表社員
髙橋 昌一
特定社会保険労務士。1967年東京都世田谷区生まれ。1990年早稲田大学商学部卒業後、約14年間の総合商社での勤務を経て、2004年社会保険労務士試験合格。以来、約15年間にわたり社会保険労務士として、特に労使間トラブルの解決に尽力する。2019年4月より社会保険労務士法人ミナジン代表社員就任。
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