残業規制を行うにはまず、勤務状況の見える化をしましょう

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残業規制への対応だけじゃない!中小企業が今すぐ取り組むべきこと

従来手つかずであった残業規制を、あらためて強化した形となった働き方改革関連法の成立。これにより、大企業ではすでに時間外労働の上限規制が適用されていましたが、後を追う中小企業でも2020年4月に適用され、規模問わず全ての企業が対象となりました。

多くの中小企業では、限られた人数の従業員で業務を行っています。そのため、従業員の残業や休日出勤に大きく依存する企業も少なくないのが現状です。

ここでは、施行された残業規制の内容に合わせて、中小企業が取るべき手だてについて解説します。

残業規制は全ての企業が対象。中小企業は2020年4月から

働き方改革により「働き方改革関連法」が成立し、残業規制の動きが本格化しました。大企業では、すでに2019年の4月1日より法律が施行され、続いて中小企業でも2020年4月1日から適用対象となりました。

中小企業の定義

中小企業の範囲は「資本金や出資金の総額」と「常時使用する労働者の数」どちらかが基準を満たすことで定義されます。業種により、要件となる金額や労働者数が変わります。 

参照:厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」[PDF]

制度の適用に当たっては、自社が中小企業の定義に当てはまっているかを確認しましょう。

規制適用後の時間外労働(残業)の上限は?

残業規制の改正によって、時間外労働の上限は、原則として以下の通りとなりました。

  • 月45時間
  • 年360時間

また、特別条項を結んでいる場合でも、以下のルールを守らなければなりません。

  • 時間外労働:1年で720時間以内
  • 時間外労働+休日労働:1カ月あたり100時間未満
  • 時間外労働+休日労働:2~6カ月平均で80時間以内
  • 特別条項の適用:原則である月45時間を超えることができるのは1年で6ヶ月まで

残業規制による罰則は?

もし上限を守らずに働かせた場合、使用者には6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が課せられます。

参照:厚生労働省|時間外労働の上限制限

残業規制が除外となる中小企業が存在する?

残業時間の上限規制適用には、例外的に猶予期間や除外規定が設けられている業種があります。以下では、残業規制が適用外になる中小企業について解説します。

残業規制の適用が猶予・除外となる事業・業務

残業規制の適用が猶予・除外となる業種は以下の通りです。

建設業

残業の上限規制には5年の猶予が設けられるため、2024年4月からの適用となります。建設業の仕事のなかには、災害時の復興など、人命や生活に深くかかわるものもあり、一部業務では例外として規制が適用されないものもあります。

自動車運転の業務

建設業と同じく、残業の上限規制適用には5年の猶予が与えられています。自動車運転業では例外は認められません。

医師

5年の猶予後、2024年4月より適用となる見通しです。ただし、救急病院などでは1分1秒が患者の命に係わる場面もあるため、医師の残業上限については医療業界の有識者達が参加の上、詳細は引き続き検討される予定です。

鹿児島県及び沖縄県における砂糖製造業

季節に大きく影響される業種であるため、5年の猶予が与えられています。2024年からは一般の業界と同じ上限規制が設けられる予定です。

新技術・新商品などの研究開発業務

特殊な業務になるため、唯一適用除外の指定を受けている業種です。ただし、無用な長時間労働防止策や労働者の健康保持のための施策が実施される予定です。

残業規制の適用が猶予・除外となる理由

政府は、業務の性質上長時間労働や危険を伴いやすく、過労や怪我など労働災害が生じやすい業種を「重点業種」と定め、対策中です。重点業種には、IT産業や外食産業、教職員、介護業などが指定されており、残業の上限規制が猶予される業種も含まれます。

これらの業種は、人手不足や深夜業などの理由により、慢性的な長時間労働が課題です。しかし、長時間労働の解消には多くの対策が必要となるため、是正に多くの時間がかかるでしょう。

重点業種の労働環境を改めるには、自社の業務のやり方を根本から見つめなおす必要があります。また、業務の多くは取引先との関係に大きな影響を受けるため、取引環境の改善も必要不可欠です。

物理的に長時間残業をしないで済む環境整備のために、5年間の猶予期間が設けられています。各業界の制度が適用されるまでは、環境改善の進捗状況を注視しながら、2024年を目途に、再度適用の条件などが検討される予定です。

割増賃金の水準の改定も

働き方改革法では、残業時間だけでなく、割増賃金の水準も大企業並みに改定されます。猶予は2023年の3月まで。4月以降は、残業時間が月60時間を超えた分の割増賃金率が25%から50%に上がります。

なお、月60時間を超えない分の割増賃金率については、25%のまま据え置かれる予定です。

さらに、2021年4月からは「同一賃金・同一労働」も適用されることになります。制度の目的は、正規社員と非正規社員の待遇差を解消することです。

適用によって、パート社員や派遣社員などの非正規労働者の賃金が正当な賃金へと改善されることや、それによる非正規社員の生産性向上が期待されています。

参照:厚生労働省・法定割増賃金率の引上げ[PDF]

残業時の給与計算はどうする?

残業の上限規制に関する法改正に対応できても、残業時に発生する給与計算方法についてしっかり理解しておかなければ、法律違反となる危険性があります。

そもそも残業には法定内残業と法定外残業の2種類が存在し、法定労働時間の8時間を超える時間外労働は、就業規則に定めた所定労働時間内であっても全て基礎賃金の1.25倍となる割増賃金で支払わなければなりません。

他にも休日出勤や深夜帯勤務の場合も割増賃金で支払うことになっていますが、これらの条件が重複する際には割増率を足し算して賃金を計算します。

残業が深夜帯にまで及んだ場合

法定労働時間を超えた残業の割増率(1.25)+ 深夜勤務の割増率(1.25)= 1.5倍

ただし休日出勤の8時間を超えた残業時間に関しては、休日労働として1.35倍のみの割増賃金で支払うことになっているので、注意しましょう。

残業代の計算方法や基礎知識を正しく理解し、コンプライアンスの面を万全にしていくことを目指していくことが望ましいです。

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残業代や深夜残業などの割増賃金について詳しく知りたい方は別記事「もう手間がかからない!深夜所定の計算方法と残業の種類を徹底解説!」も合わせてご覧ください。

合わせて知っておくべき法改正の背景と理由

法改正前に残業を規制していたものといえば、行政指導の上限です。行政指導対象は月45時間、年360時間が上限となっていましたが、36協定は上限の対象外でした。つまりこれまでは36協定を結んでいれば、通算6カ月までは残業時間に制限なく従業員を働かせることが可能であったため、事実上残業時間がどれだけ伸びても、法的な罰則はなかったということです。

このような法規制の抜け道が存在することで、長時間労働による過労死や過労が原因の自殺が起こり、深刻な社会問題となりました。他にも残業時間に対して正当な報酬を支払わない「サービス残業」という法的にもアウトな問題が起きています。

このような残業時間に関する訴訟や社会問題を背景に、労働者の働く環境を整える目的で実施されたのが「働き方改革関連法」をはじめとする法改正です。

法改正の内容を正しく理解し対応することも大切ですが、なぜ法改正されたのか、目的を見失わずに従業員にとって働きやすい労働環境について考えることも忘れないようにしましょう。

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残業に関する法改正の罰則や残業の管理方法について詳しく知りたい方は別記事「残業の法改正の基礎知識|ペナルティの内容と管理見直す方法とは?」も合わせてご覧ください。

施行前に中小企業がやるべきことは?

残業せずに帰宅する従業員のイメージ

残業や休日出勤が多い企業は、早急に時間外労働是正に向けて対策を講じる必要があります。ここでは、具体的な方法を紹介します。

「ノー残業デー」「残業申請」など残業削減のための取り組み

長時間労働の是正には残業削減のための取り組みを行うことが効果的です。具体的には以下の4つの方法が挙げられます。

ノー残業デー 企業が定めた曜日の残業をなくし、社員を一斉に退社させる。
メリット:残業代の削減、社員のモチベーション向上
残業申請制 事前に残業することを申請し、承認された場合にのみ残業が可能になる制度。
メリット:不要な残業の削減、残業理由・実態を把握できる
業務の多能工化 社員一人ひとりが様々な業務に携われるように担当の仕事をローテーションする。
メリット:担当以外の仕事もフォロー可能になるため、仕事が特定の社員にかたよらない
残業時間に応じた人事評価制 部下の残業時間も考慮して管理職の評価を決める制度
メリット:人事評価に影響するため、積極的に残業削減に取り組むようになる

また、他にも業務を仕組み化することで効率を上げ、残業削減につながることが期待できます。仕組み化の代表的な手法には、マニュアル作成やタスクの共有、教育体制の整備などがあります。

さらに、社員が帰りやすい仕組みを作ることも大切です。とくに若手社員の場合、仮に抱えている仕事をすべて終えたとしても、先輩や上司が残業をしているなか、自分だけが帰ることはしづらいもの。

このことからもわかりますが、これら全ての取り組みを行う上でポイントとなるのは「強制力」です。従業員に残業をしないように呼びかけるだけでは、実際に残業削減の効果を出すことは期待できません。企業側が強制力を持って残業を減らす取り組みを行うこと、そのためのシステム作りが不可欠になります。

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残業の削減に必要なポイントや実際に残業削減に成功した事例を知りたい方は別記事「残業削減に必要なポイントは?残業時間の大幅削減に成功した事例を紹介」も合わせてご覧ください。

勤怠管理を見直す

業務の効率化以外に、適切な勤怠管理によっても、長時間労働は是正できます。たとえば、就業規則の見直しと周知徹底を図ることもひとつの方法です。

通常、就業規則には、就労時間や残業の定義などが書かれています。これらを見直し、働いても良い時間を明確にすることで、時間厳守の意識が社員に根付くでしょう。

また、労務管理者には従業員の労働時間を適切に把握することも求められます。残業時間を正確に把握している従業員は多くありません。そのため、残業時間が一定以上に達した人にはその旨を伝え、調整してもらうように促すなどの管理を行うことが必要になります。

しかし、従業員数が少ない事業所ではない、大多数の労働者が働く企業では、労務管理者が一人ひとりの時間外労働を把握することは至難の業です。

そこで、検討したいのが、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理に必要な情報がシステム上で一元管理できるため、管理漏れによる無用な残業代の出費や法律違反を防ぐことができます。

さらに、システムを使うことで、従業員の勤怠情報をリアルタイムに数字で把握することができるため、月途中で、残業時間短縮の対策を立てることも可能です。

中小企業向けの勤怠管理システムを選ぶ3つのポイント

業務の効率化や適切な勤怠管理を行いたいといった課題は、勤怠管理システムを導入することで解決することができます。

少数精鋭で経営する中小企業にとって、勤怠管理システムを導入するメリットは「業務の効率化」「費用負担の軽減」「法改正への対応」などが挙げられます。しかし実際に導入するシステムを選ぶという段階になると、サービスの種類が多く悩んでしまう人事担当者の方が多いのではないでしょうか?

そのような場合には、中小企業向けの勤怠管理システムを選ぶ際の以下3つのポイントを意識して比較・選定することをおすすめします。

  • 自社の勤怠ルールに合わせてシステムを比較する
  • サポート体制が整っているサービスを選ぶ
  • 運用途中で各種設定変更できるか確認する

勤怠管理システムはカスタマイズや運用ルールに対応できる範囲が決まっているので、自社の勤怠ルールを確認し、システムが必要な機能を搭載しているかどうかをチェックしましょう。

そして初めて導入する場合に特に気をつけたいのが、サポート体制です。導入初期は最も疑問が生まれやすいので、どの程度のサポートをしてもらえるのかは事前に知っておきたいポイントです。

勤怠管理システムを運用している途中で、法改正や組織変更に伴う設定変更が行えるかどうかも確認しておく必要があります。導入時の手続き・社内にシステムが浸透するまでの時間を考えると、勤怠管理システム自体の変更を行うことはなるべく避けたいところです。その場しのぎではなく、中・長期的に利用することを考えて選びましょう。

働き方改革法案改正にも対応。ミナジンの「MINAGINE就業管理システム」

ミナジンが提供する勤怠管理システム「MINAGINE就業管理システム」は、人事労務のプロフェッショナル集団が開発しているため、コンプライアンスの強さが特徴。

そのため、残業規制に伴う、労働時間の管理をはじめ、休日の申請・管理、有給休暇の取得日数や残日数の管理などのワークフローも完備。さらに、給与計算ソフトとの連携も可能であるクラウド型であるため、スムーズな導入も実現できるかと思います。

MINAGINE就業管理の休暇管理・申請の管理画面イメージ
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勤怠管理システムサービス選定のポイントや実際に比較したいという方は、こちらの記事もご覧ください。22種の勤怠管理システムを一気に比較検討できる記事では、本当におすすめだけを厳選して紹介しています。

まとめ

時間外労働規制の動きは、働き方改革関連法の施行により一気に進みました。中小企業の時間外労働規制が適用されてから、。多くの企業では、業務効率の改善や勤怠管理の見直しにより、時間外労働の短縮を迫られているといえるでしょう。

しかし一部の例外業種を除き、どれだけ人手不足でも、業務に支障が出ようとも、従業員に上限以上の残業をさせることはできません。ぜひ、自社の残業削減のために、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

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労務管理の運用の基本は勤怠管理です。勤怠がしっかりできていないと、会社のリスクは増し社員の不満も高まります。しかし、労務管理はしっかりやろうとすればするほど、業務は複雑になり、そこに確かな知識が必要になります。MINAGINE就業管理システムは、給与計算事務の効率化だけでなく、「労務リスクをなくす」ツールとして活用できます。

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