残業削減に失敗しないポイントとは?勤怠管理方法や改善事例も紹介

日本は、以前から「働き過ぎ」といわれている国です。サービス残業、上限を超えてしまう残業時間、過労によって引き起こされる心身的な病気などの問題は、早期改善を図らなければなりません。

最近では、少子化による人手不足問題も絡み、ますます深刻な問題となっていくと予想されています。

特に、限られた人数で業務を行っている中小企業やベンチャー企業は、従業員の残業や休日出勤に大きく依存しているのではないのでしょうか?

今一度、労働時間を適切に管理し、残業削減や業務の効率化に取り組まなければならないと考えている担当者も多いでしょう。本記事ではなぜ残業が発生してしまうかの原因を究明した上で、企業全体が取り組むことができる残業削減のノウハウをご紹介します。

残業規制は長時間労働を抑えるため

2019年4月1日の法改正により、時間外労働は原則月45時間、年360時間が上限として定められました。1日に換算すると、およそ2時間くらいの残業時間に収めなければなりません。

残業時間の規制に違反した場合、罰則として6ヶ月以下の懲役、また30万円以下の罰金が課せられます。こちらは「犯罪」として扱われ、厚生労働省に企業名を公表されてしまいます。結果、企業のイメージが崩れ、採用面でも問題が出てくるでしょう。

法改正の背景には、従来の法律の抜け道を使って実施されていた過重労働による自殺や、過労死などの社会問題が顕著になってきたことにあります。

法改正への対応や残業削減は、企業としてのコンプライアンスに終始せず、従業員のメンタルヘルスや生産性を担保という意味で、非常に重要な課題であるといえるのです。

▼残業の法改正に関する基礎知識をおさえておきたい方は別記事「残業の法改正の基礎知識|ペナルティの内容と管理見直す方法とは?」も合わせてご覧ください。

残業削減が注目されているわけは?

私たちが日ごろよく使う「残業」言葉は、実は法律用語ではありません。私たちが「残業」呼んでいるものは、正式には労働基準法における「時間外労働」のことを指しているのです。

なぜ「残業」が問題視されているのか、ここではもう少し掘り下げて解説していきたいと思います。

サービス残業は企業の体質?

残業(時間外労働)とは基本的に、法定労働時間(8時間)を超えた実労働時間を指します。

社員が時間外労働をした場合、企業は割り増し賃金を支払わなければならないと法律で定められています(法第37条)。

参照:労働基準法・労働基準監督署ガイド

ただ法律を無視し、人件費削減のために時間外労働分の報酬が支払われないいわゆる「サービス残業」が多発してしまっているという問題があります。

サービス残業が発生する原因の1つとして、残業規制の法律に抜け道があることがあげられます。サービス残業を引き起こす法的制度は、主に3つです。

1つ目は、「固定残業制」です。こちらは残業時間に関わらず一定の報酬を支払うという制度です。あらかじめ定めれた残業時間を超えた場合のみ、追加で残業代が支払われます。

2つ目は、「みなし労働時間制」です。実労働時間に関わらず、一切の給与計算を「みなし労働時間」で処理します。外回りの営業マンやツアーガイドなど、特殊な勤務体系に適用されるケースが多くなっています。

3つ目は、残業代の対象から外れる「管理監督者」の給与制度です。法律上(労基法41条3号)、管理監督者には残業代を支払う必要がありません。「管理監督者」は立場が高く、相対的に給与が高いことから、このような給与制度が実施されているのです。

残業が発生しやすいケース

残業が発生してしまう原因は、法制度だけではありません。仕事の内容や時期によっては、どうしても就業時間にばらつきが生まれてしまうのです。

例えば、終業時間間際に顧客から要望があった場合、必然的に残業は発生してしまいます。顧客の動き、要望は一定とは限りません。

また繁閑の差が大きい業種の場合、業務量の多い繁忙期に時間外労働が発生することは、必然ともいえるでしょう。

もちろん、繁忙期の企業は多くの従業員を採用するべきです。ただ閑散期のときに余分な人材を抱えてしまうことにもなりかねず、採用課題や財源不足も足かせとなって、採用に躊躇してしまうケースが多いのです。結果として人員不足が解消されないまま、既存の従業員が時間外労働を余儀なくされるのです。

もちろん業種の繁閑に関わらず、常に仕事量が多く非効率な仕組みで成り立っている「ブラック企業」もあります。多くは職場環境の悪さ、人事力のなさ、財源のなさが原因となって残業が発生するのです。

テレワークの導入で難しくなった残業管理

2020年の新型コロナウィルスの大流行で、テレワークの導入を進めた企業は多いでしょう。

東京都が2020年9月に発表した「テレワーク導入実態調査結果」によると、東京都内の企業2,034社のうち57.8%がテレワークを導入していることがわかりました。

それに加え、80.4%の企業がテレワークを「継続・拡大したい」「継続はしたいが、拡大は考えていない」のいずれか意向を持っており、今後もテレワークが浸透していくことが想定されます。

ただテレワークは従業員の就業管理、残業管理の面でやや課題が残ります。従業員の仕事ぶりや稼働時間が視覚的にわかりにくいので、きちんと就業しているか、いわゆる「サボり」が出るのではないか、といった不安を抱えている管理職の方も多いでしょう。

また同じ理由で、残業管理も難しくなってしまいます。対策の1つとして、勤務時間中にzoomやwherebyなどのWeb会議システムを利用して終始画面を接続し、従業員の就業具合を確認する方法があります。また「日報」の提出を義務付けることで、従業員の仕事具合や今後のリソース具合を確認し、今後の残業削減に繋げることもできます。

残業を大幅に削減するために必要なこと

残業が続くと、心身ともに社員の負担となり、企業側からしても余計な人件費がかかります。残業が発生してしまう状況は、両者にとって望ましい状況とはいえません

次からは、残業を大幅に減らすための施策を紹介していきます。

「ノー残業デー」や「事前申請制」を導入する

「ノー残業デー」とは、企業が定めた曜日は一切の残業をなくし、社員に一斉退社を促す制度のことをいいます。あらかじめ「残業をしてはいけない」と取り決めることで、業務の効率化を図る仕組みです。

「ノー残業デー」の導入は、社員の生産性の向上や今日は早く帰れるというモチベーションの向上を期待することができます。企業側としても、余計な人件費を削減することができるというメリットがあります。

「事前申請制」は、その名のとおり事前に残業を申請する制度のことです。従業員が勤務管理者に申請し、それが認められた場合のみ残業ができます。なので、不用意な残業を減らすことができます。

メリットとしては、残業が発生している理由や、残業量の実態を把握することができます。部門ごとや業務形態ごとの傾向を見えば、今後の残業削減にも繋げるができます。

「業務の多能工化」と「残業時間に応じた人事評価制」

「業務の多能工化」とは社員一人ひとりが別の業務をを受け持つのではなく、担当の業務をローテーションさせて、多能工化を図ることです。

結果、担当以外の仕事をフォローできるようになり、特定の業務だけが過重になったり、特定の社員だけが残業したりすることを防ぐことができます。

「残業時間に応じた人事評価」とは、管理職の人事評価の項目に「残業時間」を追加した評価のことです。部下の残業時間が多いと自分の評価にも影響するため、管理職は積極的に残業時間削減に取り組むようになります。

「裁量労働制」や「フレックスタイム制」を導入する

自社の既存の労働制度を変え、「裁量労働制」や「フレックスタイム制」などの新しい仕組みを導入してみることも、残業削減に繋がってきます。

・裁量労働制

裁量労働制とは、実際の労働時間に関わらず、全てが「みなし労働時間」として集計される労働制度です。出退勤の時間に制限はなく、自分の裁量で勤務をすることができるため、残業削減を期待できます。

ただ誤解されやすいのは、裁量労働制でも残業代が発生するケースが存在するということです。みなし労働時間が法定の8時間を超えた場合、深夜残業をしていた場合、法定休日(週1)出勤をしていた場合は残業代支払いの対象になるので注意してください。

▶︎「裁量労働制」についてもっと詳しく知りたい方は別記事「裁量労働制で残業の扱いはどうする?残業代の計算方法と事例を紹介」をご覧ください。

・フレックスタイム制

フレックスタイム制とは一定の期間(=清算期間)、定められた労働時間内の範囲で、労働者の出退勤の時間をある程度自由に決めることができる制度です。こちらも、従業員個々人が働き方を変えることができるので、残業削減が見込めます。

フレックスタイム制で3カ月の清算期間を適用した場合、3カ月の総労働時間(法定)を超えない範囲なら、時間外労働と判断されません。ただ総労働時間の総枠を超過した場合や、各期間を平均し1週間当たり50時間を超える場合は、残業代の支払い対象となるので、注意しましょう。

▶︎「フレックスタイム制」についてもっと詳しく知りたい方は別記事「フレックスタイム制を導入!残業に関するルールはどうなる?」をご覧ください。

残業時間管理・事前申請など残業削減に必要な取り組みには勤怠管理システムの活用がおすすめ

残業削減の効果的な取り組みとしてあげられる「残業の事前申請」ですが、同時に正しく残業管理をしなければ失敗に終わってしまいます。残業削減を掲げて手っ取り早く残業申請のルールのみを取り入れるだけではすぐに形骸化してしまい、本来の目的は達成できません。

必要なのは、残業管理を行わなかった場合のデメリットを経営陣や管理職がしっかりと把握し、残業のルール設定を従業員にヒアリングしながら自社にあったシステム作りを行うことです。さらに残業ルールを従業員に徹底させることができれば、「残業の事前申請」は残業削減の取り組みとして絶大な効果を発揮できるでしょう。

このような残業ルールの徹底に効果的なのが「勤怠管理システム」です。残業申請・承認がPC上で行えてすぐにシステムに反映されるため、簡単に勤務時間の管理が行えます。

残業管理・運用定着を課題として抱えている場合には特に勤怠管理システムの導入をおすすめします。

▼残業申請のルール化・運用定着について詳しく知りたい方は別記事「残業申請のルールと運用で失敗しない!適切な残業時間管理の鍵」も合わせてご覧ください。

勤怠管理システムの選定基準

「勤怠管理システム」は残業ルールを従業員に徹底させるだけでなく、出退勤の正確な打刻時間の把握や、人件費等のコスト削減などにも寄与します。

一口に勤怠管理システムといっても、各社によってその機能や特徴は異なってきます。選択肢が多いので、導入する際はどのような基準で選定したら良いのかわからない担当者も多いでしょう。

ここでは、ITトレンドが実施した勤怠管理システム導入についてのアンケート(2019年)の調査結果を、一つの参考として紹介します。

出典:ITトレンド

勤怠管理システムを導入する際にユーザーがもっとも重視したのは「使いやすさ(76%)」、次いで「価格(48%)」「打刻方法(36%)」という結果が出ています。

このことから、ユーザーはとりわけ実際の使用感に関わる「使い勝手の良さ」を決め手としていることが分かります。自社全体で採用するシステムだからこそ、従業員一人一人のニーズを鑑みてシステムを導入する必要があります。

勤怠管理システムは一度導入すると、再度別のシステムへ移行するのは容易ではありません。安易に知名度やコストだけで勤怠管理システムを導入せず、慎重な比較・検討を重ねていきましょう。

とはいえ、どの勤怠管理システムがいいかを決めるにはなかなか大変です。各社の情報収集なども必要でしょう。こちらの記事では、忙しい担当者さまに向けて厳選した22種の勤怠管理システムをまとめて比較検討できるようにまとめています。ぜひお役立てください。

勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」

勤怠管理システムの中でも、今回は弊社が提供しているMINAGINE就業管理をご紹介したいと思います。

出典:MINAGINE就業管理

「MINAGINE就業管理」は勤怠管理を効率化することができるシステムです。残業ルールを従業員に徹底させたい企業は、当システムの「残業の事前申請」が有効になります。

残業の事前申請をすると、勤務内で発生した残業や深夜残業などの時間外勤務、休日出勤の申請をシステム内で行うことができます。勤務日、勤務時間帯、勤務理由など、残業に必須な項目を入力するだけで完了します。

申請された時間外労働は、担当者がシステム上で承認する形を取っています。申請書はガジェット機能で一覧することができるので、承認忘れが起こることはありません。

出退勤の打刻や残業申請が滞りなく進めば、残業削減やコンプライアンスの遵守、人件費削減などに繋がってきます。ぜひ導入を検討してみてください。

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残業時間削減の事例を紹介

父親の仕事と育児両立を支援する「NPO法人ファザーリング・ジャパン」は、2016年12月12日に、「長時間労働削減施策緊急アンケート」の結果公表をしています。こちらのアンケートをもとに、残業時間削減の事例をご紹介します。

「イクボス」企業へのアンケートを実施

「イクボス企業同盟参画企業」とは部下のワークライフバランスを考えたものです。自ら仕事と私生活を楽しむことができる「イクボス」上司を増やそうという取り組みに賛同する大企業によって成り立っています。

こちらの「イクボス企業同盟参画企業における長時間労働削減施策緊急アンケート」から残業時間を削減する事例を取り上げます。

参照:NPO法人ファザーリング・ジャパン

長時間労働削減のポイントは「強制力」

企業が実際に長時間労働を削減するために取り組んだ結果、効果が高かった施策をランキングでご紹介します。

1位 PC強制シャットダウン
効果あり:4社 取組社数:4社 効果率:100%

2位 ノー残業デー(一律 例:全社毎週水曜日)
効果あり:27社 取組社数:49社 効果率:55%

3位 強制消灯(その後、点灯不可)
効果あり:2社 取組社数:4社 効果率:50%

4位 PCログ管理(タイムカードとPCログオフの時間かい離の把握)
効果あり:17社 取組社数:35社 効果率:49%

5位 管理者による見回り&残業者への声掛け
効果あり:10社 取組社数:21社 効果率:48%

ランキング上位の取り組みを見るとわかるように、個人的な取り組みだけでは実現できないと考えられます。企業が一丸となって考案し、働きかけることが重要であるといえるでしょう。

引用:イクボス企業同盟参画企業における長時間労働削減施策緊急アンケート

まとめ

残業が多いうえに、サービス残業化してしまうと、モチベーションが下がり生産性も落ちることになります。同時に、社員の不満は募り離職につながります。

このような事態にならないために、社員が気持ちよく働ける環境を整えることが大切です。事例で紹介したように、最近では残業を少なくするために取り組む企業が増えてきています。

しかし、働く時間が減っただけで実質の業務内容は同じ場合、社員の負担は増加する可能性があります。時間の制約があるからこそ、効率的に働くことができる一方で、ストレスを抱えることになるかもしれません。

時間外労働を減らしながら、社員が健康的に働ける環境を整えることが大切といえるでしょう。