年次有給休暇管理簿を簡単に作成・管理する方法を徹底解説

労働基準法の改正により、2019年4月からすべての企業で「年次有給休暇管理簿」の作成が義務付けられました。人事担当者にとっては、できるだけ負担をかけずに管理したいところです。

エクセルなどの表計算ソフトで作成する企業もありますが、スピーディーに効率よく作成するには勤怠管理システムの導入をご検討されてはいかがでしょうか。

こちらでは、年次有給休暇管理簿の概要から作成・保管義務についてご紹介していきます。

有給休暇の取得義務に違反した際の罰則とそれを防ぐための方法とは？

全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。しかし、このリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。

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企業が提出しなければならない「年次有給休暇管理簿」とは？

年次有給休暇管理簿とは、従業員の有給休暇の取得状況の把握を目的とした、従業員ごとに基準日・日数・時季等を記載した書類のことです。2019年4月に改正された労働基準法の年次有給休暇取得の義務化に伴い、年次有給休暇管理簿の作成・保存も義務付けられました。

それではまず、年次有給休暇管理簿の基本をさらに詳しく確認していきましょう。

年次有給休暇管理簿の基本的な概要

年次有給休暇は、6ヶ月以上継続して雇用され、労働日の8割以上出勤していれば付与されます。付与される日数は労働時間や継続勤務年数によって異なりますが、最大で年に20日です。けれども、業務への支障や周囲への配慮などによって取得が進まず、多くの労働者が未取得のまま時効（付与から2年）を迎えているのが課題でした。

そこで、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者を対象に、5日分については付与から1年以内に必ず取得させるよう義務付けられました（労働基準法第39条の7）。果たせなかった場合は、企業に対して労働者1人つき30万円以下の罰金が科せられます。

年次有給休暇の取得状況を誰でも把握できるようにするには、労働者ごとに必要事項を記載した管理簿が無ければいけません。労働基準法施行規則第24条の7では、企業が年次有給休暇管理簿を作成し、期間中はもちろん、期間後も3年間は保存するよう義務付けています。

本来は年次有給休暇を取得した時点で作成義務が発生しますが、付与した基準日に作成するほうが管理しやすいでしょう。

年次有給休暇管理簿の作り方

年次有給休暇管理簿における3つの作成項目

年次有給休暇管理簿には、必ず盛り込まなければいけない項目が以下の3つあります。

• 基準日
• 日数
• 時季

それぞれ詳しく説明します。

基準日について

基準日とは、労働者に年次有給休暇を付与した日です。この日に付与された年次有給休暇（繰り越し分を含む）のうち、5日分までは1年以内に取得させなければいけません。

新入社員のように、前倒しで年次有給休暇を付与するなどして、1年の間に2つの基準日がある場合はその両方を記載します。

日数について

日数とは、基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数のことです。
残日数ではなく取得した総日数を記載するのは、そのほうが5日分の取得を把握しやすいからです。残日数の記載は、必須ではありません。

時季について

時季とは、労働者が実際に年次有給休暇を取得した日のことを指します。全休なのか半休なのかも合わせて記載すると良いでしょう。

管理簿のフォーマットについて

年次有給休暇管理簿には決まった書式がありません。先ほどの基準日・日数・時季の3つの項目を盛り込んでいれば、他のことは自由に作れます。

一般的には、同じく労働者ごとに作成義務がある「労働者名簿」や「賃金台帳」と一緒にしている企業が多いようです。

年次有給休暇管理簿は、いつでも見られるような状態であれば、紙以外の媒体で作成しても構いません。パソコンで作成したものでも、労働基準監督署が立ち入り調査を行うときにすぐ印刷できるなら有効です。

パソコンで作成するときは、表計算ソフトや勤怠管理システムが使われます。特に表計算ソフトのエクセル（Excel）は、パソコンに付属していることが多いため、多くの企業で使われているようです。インターネット上には、エクセルで開くことを前提としたフォーマットが、多数公開されています。

それらのエクセルテンプレートにはあらかじめ計算式やマクロが組み込まれているので、すぐに年次有給休暇管理簿として使うことができます。共有フォルダで保存すれば、ネットワーク上にある複数のパソコンで閲覧・入力することも可能ですね。

3年間の保存義務

年次有給休暇管理簿は、年次有給休暇を与えた期間と期間が満了してから3年間の保存が義務付けられています。

年次有給休暇管理簿をスムーズに作るための作成タイミングと基準日の決め方

先述のとおり年次有給休暇管理簿は、基準日以降に年次有給休暇を取得した時点で作成義務が発生します。けれども、その都度作成するのは面倒なので、基準日に作成するのが簡単であり一般的です。

ただし、中途採用を頻繁に行っている企業では、入社日によって基準日が異なるため、年次有給休暇管理簿を作成するタイミングがバラバラになってしまいます。

こうした手間を省くために、厚生労働省では基準日の設け方について、2つの方法を勧めています。

基準日を特定の日に統一する

1つ目が全従業員の基準日を年度始めなど特定の日に統一する方法です。入社日にかかわらず、基準日になると全従業員が年次有給休暇を付与されます。

例えば4月1日に入社した人は10月1日が本来の基準日ですが、企業が4月1日を全従業員の基準日にしていると、翌年からは4月1日が基準日です。

仮に、1年目（10月1日～9月30日）で10日、2年目（4月1日～3月31日）で11日の年次有給休暇を付与された場合、それぞれ5日分を必ず取得させるのが原則です。

管理を簡単にするなら、2つの期間を合算して比例按分した日数で取得させるのも認められています。

例えば1年目と2年目を合算すると1ヶ月半（18ヶ月）となるため、必ず取得させなければいけない日数は5 × 1.5 ＝ 7.5日です。

基準日を日にちのみ統一する

2つ目は、月は特定せず、日にちのみ統一する方法です。

例えば、月初めの1日に統一した場合、何日に入社しても6ヶ月後の1日が基準日で、翌年以降の基準日も同じです。

2つの期間が重複しないので分かりやすい反面、毎月基準日を迎える従業員がいるため、管理の手間はかかります。どちらかといえば従業員の数が少ない企業向けでしょう。

なぜ「有給休暇管理簿」の作成が必要なのか？

有給休暇管理簿は有給休暇の取得状況を正確に把握するためにも、作成することが義務づけられています。

これは年次有給休暇の5日取得の義務化に関連しており、法律で有給休暇を取得するよう定めても、実際に取得するのは労働者なので、ただ命じるだけで達成させるのは容易ではありません。確実に取得してもらうには企業側に管理する負担が伴います。

この有給休暇の取得を励行するための方法の一つが、有給休暇管理簿の作成による取得状況の正確な記録です。

また他の方法として、計画的付与制度の活用や勤怠管理システムの利用などが考えられます。計画的付与制度とは、企業側で年次有給休暇の5日を超える分の取得日を決められるものです。制度の導入にあたってはあらかじめ労使協定を結び、就業規則に記載しなければならない点に注意しましょう。

これらの方法は全て、5日間の有給休暇を労働者に確実に取得させるのに有効です。「有給休暇管理簿」をただ作成するのではなく、有給休暇取得状況を把握しやすく、より効率的に取得させるためのツールとして活かすことができます。

合わせて知っておきたい労働時間管理の3つのポイント

有給休暇の適切な管理のために必要なのが「年次有給休暇管理簿」ですが、そもそも休暇管理などの労働者の労働環境を整える上で大切なのは労働時間管理です。

労働時間管理において気をつけるべきポイントは、以下の3つです。

1. 法定三帳簿は、原則3年間の保存が必要
2. 労働時間以外の勤務日数・休日出勤・残業時間・深夜勤務時間の管理が必要
3. 自己申告の勤怠管理は原則、認められない

「法定三帳簿」とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3つの書類を指し、出勤簿が労働時間管理に含まれます。この保存義務に違反した場合は労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金を科せられる可能性があるので気をつけましょう。

また労働基準法においては、労働時間に関して規定を設けることで、労働時間を適切に管理することが求められています。そのためタイムカードやPCの使用時間などの客観的な記録をもとに適正に記録することが必要です。

有給休暇の管理に合わせて労働時間の適切な管理のポイントをおさえることで、法律違反の回避だけではなく労働環境の向上も期待できます。

年次有給休暇管理簿を効率よく作成・管理ができる「勤怠管理システム」

人事担当者にとって、他の業務と並行して年次有給休暇管理簿を作成・管理するのは大きな負担です。効率よくするには、「勤怠管理システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

エクセルなど表計算ソフトで年次有給休暇管理簿を作成するのは、簡単で費用もそれほどかかりませんが、従業員の数が多くなるほど、管理が難しくなります。

年次有給休暇の申請を管理簿に転記する手間が発生しますし、従業員が希望するときはいつでも見られるようにしなければいけません。パソコンの画面上で閲覧できるようにすると、人事担当者以外が勝手に書き換えてしまう恐れもあります。既存のフォーマットを使ったとしても、仕組みが分かっていなければ、エラーが発生したときに対応できません。

法改正があったとき柔軟に盛り込めないリスクもあります。もっと簡単に従業員の年次有給休暇を管理したいのであれば、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

多くの勤怠管理システムでは、出退勤や残業だけでなく年次有給休暇についても管理できます。

勤怠管理システムを選ぶ4つのポイント

実際に勤怠管理システムを導入する際に、失敗しないためのシステム選びで大切なポイントは、以下の4つです。

• システム導入のサポート体制を確認する
• 自社の就業形態に対応しているかを確認する
• 自社に必須の機能をピックアップする
• 「○」「×」の記載だけで判断しない

機能が多ければ多いほど良いというわけではありません。自社の就業規則をしっかりと把握しておき、会社独自の運用ルールに基づいた必要な機能は何かを考えて選びましょう。

また、システム導入の初期が最も運用に関する疑問や混乱が生まれやすいので、特に初めて勤怠管理システムを導入する場合には、サポート体制がどのようになっているのかをチェックしておくことが必要です。

勤怠管理システムと一言でいっても、サービスの内容やシステムの特長はざまざまです。4つのポイントを意識して各社を比較し、自社に最も適したサービスを選ぶことをおすすめします。

人事担当者の強い味方！「MINAGINE勤怠管理」

勤怠管理システムの中でも、ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」は、人事労務の専門家が開発に携わっています。法改正に対応しており、企業コンプライアンスに強いのが特徴です。

MINAGINE勤怠管理では、パソコンの画面上から従業員が年次有給休暇の申請をしたり、上司が承認したりできます。これらは即座に管理簿へ反映されるため、表計算ソフトのように転記する手間はかかりません。

あらかじめ設定しておけば、基準日になると自動的に年次有給休暇が付与されます。従業員はいつでも閲覧が可能で、書き換えられる心配もありません。

規定の5日分を取得できているか確認することも簡単です。取得していない従業員をピックアップして、画面を開いたときにアラートを表示させる機能もあります。

MINAGINE勤怠管理の休暇管理・申請の管理画面イメージ

データはクラウドで管理されているため、大がかりなネットワークを組まなくても、インターネットに接続されているパソコンであれば、全国どこからでもアクセスできます。

もちろん、労働基準監督署が推奨するフォーマットで印刷できるため、本社で年次有給休暇を一括管理するのも可能です。

まとめ

年次有給休暇管理簿の作成は、従業員に年5日分の有給休暇を確実に取得させるためにも必要な書類です。

表計算ソフトで管理する方法もありますが、在宅勤務・テレワークも増えつつある中、勤怠管理システムを導入するほうが管理も便利になり、人事担当者の負担も軽減することができるのではないでしょうか。ぜひご検討ください。

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