会社員になると、労働時間が発生します。この労働時間には、「所定労働時間」と「法定労働時間」というものがあることをご存じですか？両者の違いを、法律の面や残業の在り方、有給制度との関係性から紐解いていきます。

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所定労働時間と法定労働時間の違いは明確に

まず所定労働時間とは、会社が定める労働時間を指します。ただし、例えばある会社が「社員にはたくさん働いてほしいから、うちは1日10時間勤務だ！」と定めたとしても、これは違法となることを覚えておきましょう。

ここで重要になるのが法定労働時間の存在です。これは労働基準法（第32条）で定められた労働時間のことで、労働時間の上限を「1日8時間・週40時間」までと定めるもの。
前述した会社は、1日8時間以上の労働時間を設定しようとしていたため、法定労働時間の上限を越えていることになります。

反対に、所定労働時間が法定労働時間を下回ることは可能です。「社員には自分の時間も大切にしてほしい」といった理由で、その会社が所定労働時間を7時間に設定する場合には、なんら問題ありません。

■所定労働時間は明示しておきたい

労働基準法で定められた法定労働時間ですが、所定労働時間との違いを明確に説明できる方はそう多くないかもしれません。

「法定労働時間における労働時間の上限が1日8時間だとしたら、残業は違法なの？」
「所定労働時間を7時間に設定している会社なら、毎日7時間働けばすぐに帰れるの？」

労働基準法になじみがないと、会社側と社員側の間で、ときにこのような誤解が生じる可能性もあります。

適切に残業代が支払われれば、法定労働時間を越えた労働は違法ではありません。また、所定労働時間が7時間に設定されている会社でも、繁忙期や仕事が立て込んでいる時期には、残業が発生する可能性は充分にあり得るものです。

労働時間やお金の絡む問題は、双方に大きな溝を残すこともあります。社員に気持ち良く勤務してもらうことに加え、トラブルを避けるためにも、所定労働時間についての詳細はしっかりと社員に明示しておきましょう。

所定労働時間と残業の計算の仕方に注意

前項で触れた残業代の計算方法にも、この所定労働時間と法定労働時間が関わってきます。以下の問いについて考えてみてください。

【問い】 Aさんは所定労働時間が7時間に設定されている会社に勤務しています。あるとき、トラブルが重なり1時間残業したのち、帰宅することになりました。この場合、残業代として割増賃金が支払われるのは何時間分でしょう？

【答え】 原則として割増賃金は発生しません。

所定労働時間を越えて勤務したのが1時間となるため、中にはその1時間分の残業代が割増賃金として計算されると考えた方も多いのではないでしょうか。しかしそれは誤った考え方です。
実は、会社が設定した所定労働時間に関わらず、割増賃金の残業代が発生するのは「法定労働時間を越えた労働時間分」と決められているのです。よって問1の答えは「割増賃金なし」です。

ここまでは正社員を例に話を進めてきましたが、もちろんパート社員でも、法定労働時間以上に勤務した場合は残業代が発生します。会社によっては、パート社員は正社員よりも所定労働時間が短く設定されていることもあるのではないでしょうか。しかし、労働条件通知書や就業規則にて規定があれば、残業や休日出勤をお願いすることも可能です。

1日8時間・週40時間を超えた分の残業代については、25％以上50％以内の範囲で計算された割増賃金が支払われます。残業代に気になることがあった際には、残業時間が法定内か法定外かを確認した上で、一度計算してみてくださいね。

所定労働時間と有給の取り扱いは？

前述したとおり、パート社員は正社員よりも所定労働時間が短く設定されていることがあります。これは同じ会社内で、社員ごとに所定労働時間の違いがあるということ。

また、同じ正社員だとしても、所定労働時間時間が人によって違うということはありがちです。本店と支店、本社と分社といった勤務先の違いから、拠点ごとで所定労働時間が設定されているという場合がこれにあたります。

ここで問題になるのは、有給取得時に支払われる賃金です。例えば、ある会社は所定労働時間を本社は8時間、分社では7.5時間と設定しているとします。この場合、本社勤務の社員と分社勤務の社員とで、有給取得時の賃金を同一にしてしまうと不具合が生じますよね。

• 7.5時間で計算した場合：本社勤務の社員が0.5時間分少なく賃金を得る
• 8時間で計算した場合：分社勤務の社員が0.5時間分多く賃金を得る

前者であれば本社勤務の社員が損をし、後者であれば分社勤務の社員が得をします。よって、拠点によって所定労働時間に違いがある場合には、賃金計算を一律で行うべきではありません。

そうなると個別の所定労働時間にて計算するのが正しいですが、社員数が多ければ多いほど、管理が大変になってしまいますよね。所定労働時間だけならまだしも、残業が発生した際に、法定労働時間まで考えることになれば、さらに複雑さは増します。

そこでおすすめしたいのが、弊社が提供する勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」です。

MINAGINEでは、社員の勤怠や給与計算の管理をすべてシステムで一本化。会社が定めた所定労働時間はもちろん、社員ごとの給与体系や勤務地によって異なる規定もすべて把握した上で、社員の給与計算や残業代、有給取得時の賃金計算を行います。

社員個々人の安心を約束してくれることはもちろん、人事部の負担も軽減できる勤怠管理システムなんです。

• 毎月の給与計算や勤怠の管理が大変…と嘆く人事部の方
• 拠点ごとの就業規則の違いなど、複雑な業務体系に頭を抱える管理職の方

このようなお悩みを抱えていると、業務効率も下がってしまいがち。業務効率アップと、それに伴う会社全体の士気向上のためにも、MINAGINEの導入をぜひご検討ください。

また、こちらの記事ではMINAGINE勤怠管理とあわせて複数の勤怠管理システムを紹介しています。一気に複数のシステムを比較したい！という担当者さまは、ぜひあわせてご覧ください。

まとめ

所定労働時間と法定労働時間は、字面は似ているものの内容には大きな違いがありました。しかし、両者は切っても切れない存在で、ひいては社員の給与や残業代、有給にも関わる重要なものだということがお分かりいただけたのではないでしょうか。

これを踏まえて、いま一度自分が働いている会社の就業規則や労働基準法に目を通し、改めて自分の働き方を見直してみるのもいいかもしれませんね。

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人件費の高騰や、働き方改革による「時間外労働の上限規制」などを理由に、従業員の残業削減について本格的に取り組もうとしている企業も多いのではないでしょうか。

長時間労働が慢性化している会社はブラック企業と呼ばれやすくなり、従業員の健康リスクや企業のイメージダウンなど、深刻な問題へと発展する危険性が高くなってしまいます。

この記事では、長時間残業のリスクや他社の成功事例など、残業削減の取り組みに役立つ、いくつかの情報を紹介しています。

従業員の長時間残業問題について

企業経営において利益の追求は最重要事項ですが、コンプライアンスの面から経営を考えた場合、従業員の長時間残業がもたらす影響についても把握しておく必要があります。ここでは、従業員の慢性的な長時間残業が、企業にどのようなリスクを与えるかについて説明します。

長時間残業がもたらす企業への影響

実際のところ、多くの日本企業において「時間外労働が慢性化している」というのは本当の話なのでしょうか？

厚生労働省の「平成30年度版 労働経済の分析」によると、週60時間以上就労している雇用者の割合は、2013年度に比べ、2018年度は男性2.2ポイント、女性0.8ポイント減少していると、長時間労働そのものの時間はデータ上では少なくなってきてはいます。

しかし、2013年度の所定外労働時間（残業）が13.8時間であるのに対して、2018年度では14.6時間にまで増加しています。また、週20時間以上の時間外労働は減少傾向にありますが、全体の残業時間そのものは、未だに増加している状況であることが分かります。

参照：厚生労働省労働経済の分析　－働き方の多様化に応じた人材育成の在り方について－第3章 労働時間・賃金等の動向[PDF]

政府が働き方改革において「時間外労働の上限規制」を決定した背景には、このような長時間労働に関する問題が深刻化しているからだと考えられます。長時間労働によるリスクは、従業員の健康面だけではありません。

企業に「長時間労働を強いているブラック企業」というイメージが付いてしまうと、世間の風評などにより求人応募者の数が減少したり、取引先との関係においてもマイナスな影響を及ぼしたりする可能性があります。

こういったリスクを避けるためにも、企業は残業削減について真剣に取り組んでいく必要があるでしょう。

残業削減への取り組みが重要なのは、「法律で定められているから遵守する」という理由だけではありません。「働く人を大切にする企業」という企業ブランディングや、生産性向上といった利益拡大の面においても、残業削減はメリットが大きいのです。

健全な経営が求められる時代

働き方改革やワークライフバランスの尊重など、日本の労働環境に新しい価値観が求められる時代となりました。旧来の日本企業にあった、長時間労働を良しする風潮は薄れてきています。

長時間労働によって充分な休息が取れない状況は、従業員の健康を脅かすものとして問題視されています。長時間労働は肉体的な健康問題だけでなく、「うつ病」をはじめとしたいくつかの精神疾患を発症させる原因にもなっています。

また、長時間労働の慢性化は、疲労の蓄積や睡眠不足による集中力低下を招き、生産性の低下にもつながってしまいます。長時間労働の慢性化は健康問題だけでなく、企業の利益追求においてもデメリットが大きいといえるでしょう。

残業削減の方法を紹介！他社の事例も解説

ここでは、慢性化した残業を削減し、従業員のワークライフバランスを保つための方法について紹介します。

残業時間削減の方法やアイディア

残量削減を行うためには、まず残業が発生している原因を把握する必要があります。たとえば、「特定の部署や役職に負担が集中していないか」「優先度の低い業務まで負担していないか」などといった、具体的なポイントを定めてから調査を行っていきます。

従業員の業務状況を数値やグラフなどで可視化し、分担やフォローを相互に行える労働環境作りが必要になります。また、一部の「長時間労働が慣習化している従業員」に対しても、健全な働き方についての意識改革も必要となるでしょう。

リモートワークやフレックスタイム制の導入など、「柔軟な働き方」の取り組みには様々な方法があります。さらに、他社の成功事例を参考に取り入れる方法も効果的です。

残業削減に成功した企業の事例

残業削減に成功した企業事例が、厚生労働省の「時間外労働削減の好事例集」に掲載されているので、参考にしましょう。

・成功例①「自ら決めるノー残業デー」(運送業)
従業員によって業務内容、進捗状況はそれぞれ異なるため、一律に曜日を決めて実施するのではなく、各自がそれぞれ毎
週1日、自分でノー残業デーを決定しています。
以前は「みんながいると帰りにくい」という雰囲気がありましたが、ノー残業デーを設定することで、「今日はノー残業
デーなので」と、周囲に気兼ねなく定時で帰りやすくなることを期待して、このような制度を導入しました。
ノー残業デーの実効性を高めるため、あらかじめ職場の全員が共通のファイルに各自のノー残業デーを記入し、お互いに
確認できる仕組みとすることによって、ノー残業デーの設定の重複を避けるなど業務に支障が出ないような調整を各自
で行えるようにしました。

引用：企業における取組事例_厚生労働省「時間外労働削減の好事例集」自ら決めるノー残業デーと業務効率向上の目標設定で時間外労働を抑制
[PDF]

この企業では、ノー残業デーを設定するにあたり、スケジュールや業務の進捗状況を共有する仕組みを導入しています。このように、単純に残業削減のみを行うのではなく、業務に支障がでない工夫を行うことが大切です。

・成功例②「パート・アルバイトの能力管理と改善提案で正社員の残業を削減」(飲食業)
正社員の人数が限られている中では、店長業務のように正社員しかできない業務を絞り込むとともに、パート・アルバイトの方に可能な限り広い業務を担っていただけるよう、能力の向上に取り組むことが一人ひとりの業務を平準化し、時間外労働を削減する鍵です。
当店では、パート・アルバイトの方の能力向上意欲を高める仕組みを取り入れています。具体的には、こうした方々に担っていただく作業をリストアップし、作業ごとの習熟度をチェックリストにして、作業ができるようになれば、教育する立場の者がチェックすることにしています。

引用：厚生労働省「時間外労働削減の好事例集」パート・アルバイトの能力管理と 改善提案で正社員の残業を削減
[PDF]

正社員の残業削減のために、パート・アルバイトの能力を引き上げ、任せられる仕事や権限の移譲を行った例です。パート・アルバイトのモチベーションアップにも繋げながら、残業削減を実現することが可能になっています。

効率よく残業時間を削減！最新の管理システム

前述の好例を見ても分かるように、マンパワーには限界があり、残業削減のためには業務の効率化が欠かせません。ここでは、最新の管理システムによる業務の効率化について紹介します。

残業時間削減に役立つツールとは

勤怠管理システムには、残業時間の削減に役立つさまざまな機能があります。従業員の勤務状況を一括管理できるので、管理者は長時間残業に気づきやすくなるでしょう。

また、勤怠管理システムを使うことで給与・人件費計算の簡略化ができるので、経理業務のペーパーレス化や経費削減にも役立ちます。タイムカードをスマホやPC、タブレットで打刻できるなど、ツールによって機能に違いがあるため、自社にマッチするものを選ぶことをおすすめします。

こちらの記事では、22種の勤怠管理システムを一気にご覧いただけます。各システムの特徴や強みを一気に比較検討できるので、効率よく自社に合ったシステムをお選びいただけます。ぜひあわせてご覧ください。

残業時間を徹底管理！ミナジンの勤怠管理システム

弊社、ミナジンの勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」でも、残業削減に役立つ機能を取り揃えています。従業員の残業基準時間超過を知らせてくれる「アラート機能」を始め、部署ごとにメンバーの残業状況を確認できる「残業チェッカー」などです。

https://minagine.jp/system/checker/

システム上で有給休暇の申請、従業員全体の勤務時間や労働状況の確認を一括管理できます。導入時のシステム初期設定は、専属スタッフが設計を代行します。

低労力・低コストで残業削減に取り組める「MINAGINE勤怠管理」を活用して、健全で効率的な企業経営を実現していきましょう。
30日間試せる無料デモ版もありますので、本格導入前は、一度弊社までお気軽にご相談ください。

まとめ

残業削減は、コンプライアンス遵守の面だけでなく、経営戦略のひとつとして多くの企業が取り組んでいます。

残業削減の取り組みにおいて勤怠管理システムを活用することは、現在最も効率的な方法のひとつだといえるでしょう。従業員全員の勤務状況の把握、勤務時間、休暇、給与の管理までを一元化でき、経理業務にかかるコストも抑えることが可能です。

もちろん、ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」も、残業削減において最適な勤怠管理システムです。

長時間残業に悩む企業は、残業削減の取り組みとして、最新の勤怠管理システムの導入を検討されてみるのはいかがでしょうか。

また、経営改善のITサービス比較はビズクロにも多数情報が掲載されています。ぜひ参考にしてみてください。

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タイムカードやICカードなど、従業員の出退勤の時間について管理することが当たり前のようになってきています。そもそも、使用者に従業員の勤怠管理の義務はあるのでしょうか。法的な義務の有無から、厚生労働省のガイドラインを基準にした適切な勤怠管理について解説していきます。

労働者の勤怠を適切に管理する義務はあるのか

勤怠管理は、労務において必須のようになっていますが、そもそも企業に労働者の勤怠を適切に管理する義務はあるのでしょうか。

実は、労働基準法などをはじめとした法律では「企業は労働者の勤怠を適切に管理すること」などのように明確に義務として明記されていません。つまり、法的な義務はないのです。

しかし、労働者の権利などを守る労働基準法の内容をみてみると、たとえば以下の内容が記載されています。

※労働基準法の内容の一部より

• 1週間につき40時間を超える労働は原則認められない
• 休憩時間を除いた1日8時間以上の労働は原則認められない
• 少なくとも週1日の休日を設けなければならない
• 基準を超える時間外労働や休日出勤は使用者と労使協定を締結しなければならない
• 全労働日の8割以上出勤している労働者には有給休暇を付与しなければならない

このように、労働時間や休日出勤など労働基準法では細かな規定があります。仮に規定を無視すれば、労働基準法違反にあたるということ。労働基準法に違反すれば、是正勧告や罰金の対象です。

それでは、労働基準法に違反しないようにするにはどうすれば良いかというと、勤怠管理を行っていくほかありません。つまり、労働者の勤怠の適切な管理義務はないものの、実質勤怠管理の責任が使用者にはあるということです。

■労働安全法改正案で予定される法的義務化

労働者の勤怠を管理する義務は法的に定められていないと紹介しましたが、あくまで平成30年度時点の話です。実は、労働安全法改正案では労働時間の把握を明記することが検討されています。法改正があれば、今後勤怠を適切に管理することが義務化される可能性があるということです。

実質、勤怠の適切な管理は現行法でもおおむね必要なものではありますが、今後法改正によってさらに法的な縛りが強くなり、労働基準監督署による指導の強化などが予想されます。

どのように労働者の勤怠状況を把握しているのか

使用者に労働者の勤怠を適切に把握する法的な義務はないといったものの、勤怠管理の責任の法規は労働基準法違反にあたってしまう可能性があります。それでは、どのようにして勤怠状況を確認するべきなのでしょうか。

厚生労働省、平成29年1月20日策定の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（PDF）」より7つの措置を確認してみましょう。

1.始業時刻と終業時刻の確認

1日どれくらい従業員が働いたか、労働時間が法律に触れないか確認するために、始業時刻と終業時刻の記録と管理を行います。

2.始業時刻と就業時刻の確認のための方法

始業時刻と終業時刻の適切な記録のためにガイドラインにあるのは、使用者自ら確認して記録すること、客観的な方法によって記録することの2つです。客観的な記録には、タイムカード、パソコン、ICカードを利用したものがあげられます。

3.労働時間を自己申告する場合

仕事によっては自己申告の方が管理しやすいこともあります。自己申告制を採用する場合は、使用者側が十分な説明をしたうえで、自己申告の時間とデータに記録された時間に、著しい乖離がないように管理しなくてはなりません。

4.賃金台帳の調製

使用者は、従業員の労働時間や休日出勤などの勤怠を適切に賃金台帳へ記入します。

5.関連記録の保存

出退勤など労働時間の記録にかかわる書類は、労働基準法にもとづき3年間の保存義務があります。

6.労働時間を管理する者の責任

管理責任者は、労働時間を適切に管理する責任があります。ここでの管理責任者とは、使用者だけでなく、人事担当役員や各部署の責任者なども指すので注意したいです。

7. 労働時間等設定改善委員会などの活用

必要に応じて、使用者は労働時間等設定改善委員会などの組織を活用して、労働時間についても問題や解決を考えていくことが推進されています。

あくまでガイドラインの範囲ではありますが、適切な勤怠管理のためにさまざまな措置を講じることが必要だとわかるでしょう。なお、項目の中で自己申告制の勤怠管理について触れましたが、実際のガイドラインではさらにこと細かに条件が設けられています。

現実的に考えると自己申告制を採用して勤怠管理をしようというのは、先に解説した実働時間との乖離も発生する可能性がありますし、困難といわざるをえません。

客観的に適切な勤怠管理を行うには

従業員の勤怠を適切に管理するために、厚生労働省のガイドラインでは始業時刻と終業時刻を使用者が直接管理すること、または客観的に管理することのいずれかが基本となっていることを紹介しました。それでは、そもそも客観的な勤怠管理とはどのようなものを指すのでしょうか。

ガイドラインに記載されている、パソコンによる管理、ICカードでの管理、タイムカードの管理についてそれぞれの管理の特徴を確認していきましょう。

■パソコンの使用時間で管理する

まず出退勤をパソコンの使用時間によって管理する方法です。パソコンが起動していた時間を調べれば、従業員が記録しなくても自動的に勤務時間が記録できるというもの。使用者は、従業員のログインの時間とログオフの時間を記録して管理します。

メリットは、デスクワークの仕事を管理するのに役立つということ。1日のほとんどが事務作業という職種やシステムエンジニアなどパソコンでの作業がメインの職種であれば、パソコンの使用時間=出退勤の時間とカウントしても実働時間との乖離はほとんどありません。

一方、事務作業がメインでない職種や、デスクワークがあっても外回りなどでそのまま直帰することが多い仕事は、正しく管理ができないためデメリットが多くなります。

■ICカードで管理する

社員証などをICカード型にして、会社に設置しているカード読み取り機に読み取らせ、出退勤を管理する方法です。導入するシステムによっては、交通系の電子マネーなど一般的に使われるカードをICカードとして採用できるものもあります。

読み取り機に読み込ませるだけなので便利ではありますが、問題はICカードを忘れてしまったり、紛失してしまったりする可能性があること。また、一般の電子マネーをICカードとして採用する方法もありますが、全ての社員が対象のICカードを所持しているとは限りません。

■タイムカードで管理する

中小企業などを中心に人気があるのがタイムカードによる出退勤の管理です。メリットは、使い方がシンプルで覚えやすいということ。アナログ式なので、年齢問わず取り入れやすい面があります。

一方のデメリットは、管理があやふやになってしまう可能性があること。タイムカードの保管方法にもよりますが、同じ場所に保管していると誰でも打刻できてしまいます。仮に本人の代わりに違う人がタイムカードを打刻したとすると、実働時間と差が発生して正しい労働時間の把握ができません。

また、タイムカードがアナログ式であることから、打刻された時間を確認して、パソコンなどに入力しなければならないものもあります。労働者だけでなく、管理者や労務担当にも負担がかかるのです。

■より適切な管理のためには

パソコンの時間による管理、ICカードでの管理、タイムカードでの管理を紹介してきましたが、どれも欠点になる部分があります。今後義務化が予想される中、適切な労働時間の把握はこのような方法のみでできるのでしょうか。

今後の法律改正も視野に入れて、適切に勤怠を管理するには、パソコンの時間による管理、ICカードでの管理、タイムカードでの管理をベースに、さらにスムーズに処理ができるよう弊社、MINAGINEの勤怠管理システムの導入がおすすめです。

こちらの記事では、MINAGINE勤怠管理とあわせて22種のおすすめ勤怠管理システムを紹介しています。まとめて一気に比較検討できるので、どの勤怠管理システムを導入するか迷っている担当者さまはぜひあわせてご覧ください。

まとめ

従業員の勤怠管理についての義務は法的にないといったものの、実質管理は必須のようなものです。労働基準法違反にならないためにも、適切に管理することが望まれます。

適切な勤怠管理をするためにも考えたいのが、今後の法的義務化を視野に入れた対策です。MINAGINEでは、そうした法改正も視野に適切かつシンプルに管理が行なえるよう、勤怠管理システムを展開しています。

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MINAGINE勤怠管理サービスでは、導入していただいている勤怠管理システムで入力されたデータを基にした、組織分析レポートの作成サービスを行っています。

この組織分析レポートを活用すれば、客観的な数値に基づき組織の状況変化を把握することが可能です。

【事前情報】クラウド型の勤怠管理システムとは？

そもそも、「ミナジンが提供しているクラウド型の勤怠管理システムとは何なのか?」について、簡単に説明していきます。

クラウド型の勤怠管理システムとは、従来のタイムカード等に代わって、従業員の出勤・退勤時刻、合計勤務時間、残業時間などを、Web上で管理するためのシステムのことで、業務の効率化と、コンプライアンス(法令順守)を同時に遂行できる、労務管理業務に不可欠なシステムと言え、大企業から導入が始まり、現在は中小・ベンチャー企業にも広まっています。
 
詳しくは、下記ページをご参照ください。

MINAGINE勤怠管理システムとは

今回ご説明するのは、クラウド型の勤怠管理システムで得た”客観的事実”をベースに作成される組織分析レポートの内容です。

組織改善に有効なミナジンの組織分析レポートの内容

クラウド上で管理した勤務実績データをもとに、人事のプロフェッショナルであるミナジンならではの視点により推察される問題点や問題の背景などが、分析レポート内に記載されています。
では実際にミナジンが提供する、組織分析レポートの内容について、サンプルをもとに紹介します。
 

• 社員マスタ分析
• 入退社分析
• 休暇取得分析
• 勤怠分析
• 総合的な分析(総論)

社員マスタ分析や入退社分析で、離職率の改善などへ繋げる

勤怠管理システムに登録された従業員の情報より、年末時点での在籍社員数の推移を比較することができます。(サンプルの場合、過去4年と比較している)
様々な分析の前提として、会社の成長スピードや年齢などによる社員構成を数値でとらえておくことが大事になります。

上のサンプル画像は、入退社分析です。
勤怠管理システムに登録されたデータをもとに、「入社した人」「退職した人」の数を算出し、その数値を基に、離職率を割り出しています。

現在、離職率は新規採用にも関わる重要なポイントとなっています。
離職率が高い会社はその分採用をする必要があり、現在のように採用が難しい状況ではいかに離職を抑えるかは大きな経営課題になっています。

ただし、離職率は組織の新陳代謝とも関係があります。そのためミナジンの組織分析レポートでは、離職のデータを退職者の在籍年数や現時点での組織の年齢構成との対比で見るようにしています。
仮に離職率が低くても、退職者の在籍年数が極端に短い会社は、古株社員の影響力が強すぎ、新しい人が定着せず、社員の高齢化が進んでしまっている可能性もあります。
逆に、離職率が高くても、組織としては構成バランスや平均年齢などを考えれば、正しい新陳代謝が行われ、うまく成長していっている会社もあります。

まずは客観的なデータで状況を把握した上で、組織の現状を分析していき、会社にあった改善を行っていくことが大事になります。

休暇取得分析で、有給消化率の悪さを改善

休暇取得分析では、振休、有休や各種特別休暇の消化率の年次推移を確認できます。

有給消化率のいい会社、休みたい時に休むことができる会社は、求職者にホワイト企業として認められる要素の1つです。
消化率が低い場合には、振休が多い会社は休日出勤の必要性を見ていくことから始めていくべきですし、各種特別休暇が多い場合は、休暇制度全体を見直すこともあります。

また、「大型休日に絡めた有給取得キャンペーンなどを企画する」、「休みたい時に休めるように、特定の部署に仕事を偏らせすぎない」等、有給休暇を取りやすい環境に改善することで、人が集まりやすく、去りにくい組織づくりに繋がります。

勤怠分析で、長時間労働や従業員の勤務モラルの改善

クラウド型勤怠管理システムで得た勤務実績データをもとに、勤怠に関する詳しい分析も、レポートにします。

ひと月ごとの平均勤務時間、平均残業時間、40時間以上・60時間以上残業者の割合など、適正なコンプライアンス管理に必要不可欠な情報を、分かりやすく記載します。

また、平均の残業時間と最大残業時間を比較することで、過重労働が一部の人に偏っていないか確認できます。

業種によっては、繁忙期があり、月々の勤務時間にどうしてもムラが出てしまう可能性もあります。

繁忙期と、繁忙期でない時を比較しても、あまり参考にならないため、年度別の同じ時期(繁忙期)を並べて、レポートに記載することもあります。
従業員の勤怠状況の細かい変化を、とらえていくために行っている工夫です。

また、遅刻回数の変化には、組織全体のモラルの状況が現れやすくなります。年次推移でデータを見れば、現在の肌感覚で認識できない状況が見えてきます。総労働時間との関連や、離職率との関連など、ほかの項目と合わせて考えることで組織の実態が浮かび上がることがあります。

最後には、社員マスタ分析、入退社分析、休暇取得分析、勤怠分析を踏まえた、総合分析結果(まとめ)も導き出します。

組織の分析と効果的な改善には、客観的な視点が大切

ミナジンが、勤務実績データをもとにした組織分析レポートを作成する際、お客様に対して、あえてヒアリングを行いません。
あくまで、データで得た事実をもとに、分析や改善の提案をします。

それは、事前情報や個人の判断を排して、客観的な数値から推察していくことに意味があると考えているからです。

経営者や人事の方も自社の状況や問題点を当然理解しておられますが、意外と客観的な数値で見ると「思った以上に問題だ」「確かにそうかもしれない」というように認識を新たにされることがあります。

ミナジンが提供する組織分析データは、客観的、なおかつ、人事のプロフェッショナルならではの視点を持った物であるべきと、考えています。

勤怠管理システムを導入していて、これからさらに”働きやすい会社”を目指していきたいなら、ミナジンの組織分析レポートの作成をご検討ください。

また、こちらの記事ではおすすめの勤怠管理システムを22種厳選してまとめています。勤怠管理システムを導入しているが改めて見直したいという企業さまやご担当者さまはぜひ一度ご覧ください。

勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」も含め、使いやすいシステムだけをご紹介していますから、今導入しているシステムと比較しながら検討をすすめてみてください。

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しかし、最近は中小企業においてもサービス残業が減少し、時間に基づいてきちんと賃金を払うことから、過重労働の抑制や３６協定の遵守など、労働時間そのものを管理することに労務管理の重心が移ってきており、「従業員1人1人の労働時間を、簡単かつ正確に管理したい」というニーズが多く見られるようになっています。

それにより、勤怠管理システムに求められる機能も変わってきています。

労働時間管理の適正化とは?

労働時間の管理の適正化とは、ただ残業に対価(給料)が支払われているかどうかを判断することではありません。
 
従業員1人1人の時間外労働時間(残業時間)が、過重労働を抑制するための基準である８０時間におさまっているのか、また、36(サブロク)協定の許容範囲内におさまっているかどうかを正確に把握すること、また「このままいけば許容範囲を越えてしまうのではないか?」とデータを基に推測することが、労働時間の管理の適正化において、特に重視されます。
 
電通の事件やヤマト運輸の問題が社会問題になり、政府を中心に働き方改革が推進されるなど、社会情勢の大きな変化を受け、企業もこのような労働時間管理に本腰を入れ始めています。
 
人事・労務部門は、各部署・チームの労働時間の管理の適正化に気を配らなくてはならず、そこには大きな責任も存在します。

管理職が労働時間を適正に管理する方法3つ

現在、企業は主に３つの方法で労働期間を管理しています。
まずは簡単に、それぞれの方法のメリットとデメリットを紹介していきます。

労働時間をタイムカードで管理するメリット・デメリット

労働時間を表計算ツール(エクセル)で管理するメリット・デメリット

労働時間をクラウド型勤怠管理システムで管理するメリット・デメリット

しかし、タイムカードやエクセルでは、給与計算のための勤怠時間集計は行えても、今回のテーマである、全社員の総労働時間が許容範囲に収まるように適正に管理できません。
 
クラウド型勤怠管理システムで労働時間を適正に管理する方法について、より深く掘り下げていきます。

労働時間をクラウド型勤怠管理システムで管理する方法

タイムカードやエクセルを活用して労働時間を管理する方法に比べると、クラウド型勤怠管理はシステムによる自動集計をリアルタイムで行えます。ここ10年くらいの間に普及し始めました。
 
ミナジンが提供しているクラウド型勤怠管理システムの日々の業務は、スムーズな給与計算のために、従業員1人1人の労働時間を自動集計することです。
労働時間は内訳別に、細かく集計できます。
 
しかし、クラウドサービスによる労働時間の管理の最大のメリットは、従業員1人1人の勤務実績データを、給与計算以外でも活用できる点です。
 
ミナジンでは、当社社労士法人との顧問契約と勤怠管理システムを両方ご契約いただいているお客様を対象に、時間外の労働時間が目で見てすぐ分かる、勤務実績データのレポート提出のサービスも始めています。

労働時間の適正な管理に役立つ、ミナジンの勤務実績データのレポートとは

では、ここからはミナジンが提供する勤務実績データのレポートサンプルを見ながら、どのような事が分かるのか、いくつか紹介いたします。

部署ごと、個人ごとに分けた労働時間が把握できる

まず、上の画像のように、部署ごとにレポート項目が分けられています。
そして、部署ごとの労働時間が分かることはもちろん、その部署に所属している個人1人1人に分けた労働時間のデータも記載されます。
 
それにより、「どの部署に人手が足らず、残業が多くなってしまっているのか?」「どの部署の誰が、残業を多く行っているのか?」を把握することができるのです。
 
時間外労働時間が36(サブロク)協定で定められた基準を上回っている、あるいは上回りそうな場合は、部署や従業員個人の項目の部分の色を赤やオレンジに変えて、ひと目で気付けるようにしています。

36協定を基準にした時間外労働時間や、残りの許容時間を確認できる

勤務実績データのレポートでは、36協定に基づいた時間外労働時間数の他にも、様々な事が確認できます。
 
規定時間超過回数の欄には、36協定の特別条項において、「規定の時間外労働時間を超える月があってもいい」とされている場合に、規定の時間外労働時間数を超える月が何回あったのかが、記載されています。
例えば、「規定時間超過は年に6回まで」とされている場合に、規定時間超過の欄に「5」と記載されていれば、その年はもう後1回しか規定時間を超えて、時間外労働をすることができないという事が分かるのです。
また、現状のデータを基に推測して算出されるのが、年単位で許容されている時間外労働時間数から、現地点での時間外労働時間数を引き、それを月単位で割った(平均した)、残りの許容時間外労働数です。
「現状、月々の残業をどのくらいまでに抑える必要があるのか」が分かる仕組みになっています。

労働安全衛生法に基づいたデータも記載

また、36協定(労働基準法)だけではなく、労働安全衛生法に基づいたデータも算出されます。
面接の申出が推奨される時間外労働時間数(月80時間、および月100時間が基準)を超過した回数が、分かりやすく表記されます。

労働時間の管理の適正化は会社の "義務"

ミナジンの勤務実績データのような、細かいレポートを用いれば、労働時間の管理を、より簡単に、そして正確に行うことができます。
労働基準法にもあるように、労働時間の管理の適正化を行い、従業員1人1人の健康(心身共に)を守ることは、会社の”義務”と言えます。
 
働き方改革は長時間労働の是正にとどまりませんが、同一労働同一賃金とともに、現在最重要なテーマとされています。これからますます企業の人事労務部門の責任は大きくなり、実効性のある施策を講じていく必要性が高まります。
 
クラウド型勤怠管理システムは、そうした人事労務の担当者にとってますます重要なツールになっていきます。システム選定の際には、これまでのように給与計算業務を楽にする、という視点だけではなく、労務管理を適正化する、という観点を重視することをお勧めします。

また、こちらの記事では、勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」を含めた22種の勤怠管理システムの特徴などを比較しまとめています。

日々の教務が忙しく、あまり時間がないので一気に比較検討したい！とお考えのご担当者さまはぜひご覧になってみてください。

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2019年4月より施行された「働き方改革」では、「時間外労働の上限規制」といった、労働時間に関する新制度が各企業へ適用されるようになりました。
この新制度は、フレックスタイム制においてはどのような影響を及ぼすのでしょうか？

労働者の柔軟な働き方が実現するだけでなく、企業にとっても「労働力の最適な振り分け」や「無用な残業代を押さえる」など、さまざまなメリットがあるのがフレックスタイム制という雇用形態です。
しかし、フレックスタイム制度は、フルタイムに比べて残業の考え方やルールが複雑です。

ここでは、フレックスタイム制度の導入を検討している経営者や労務担当者の方に向けて、残業に関する考え方やルール、制度導入における注意点などについて解説します。

フレックスタイム制の「残業」について解説

フレックスタイム制は、上手く導入できれば良好なワークライフバランスを実現してくれる雇用形態です。しかし、経営側と労働者の双方が制度を正しく理解していないと、長時間労働や過重労働などの労働問題に発展する可能性もあります。

ここでは、フレックスタイム制の残業についての基礎知識を解説します。

フレックスタイム制の残業ルール

フレックスタイム制とは、一定の期間(＝清算期間)について、定められた労働時間内の範囲で、労働者が始業時間と就業時間をある程度自由に決めることができる制度です。

法改正により、2019年4月から清算期間が1カ月から3カ月に延長されました。これにより、「繁忙期はいつもよりハードに働き、閑散期は早めに帰る」など、フレキシブルな働き方が可能に。

また、時間外労働と残業に関する取り扱いにも変化があります。具体的には、3カ月の清算期間を適用した場合、3カ月の総労働時間(法定)を超えない範囲なら、時間外労働と判断されなくなったのです。

ただし、総労働時間の総枠を超過する労働や、各期間を平均し1週間当たり50時間を超える場合は、時間外労働になり、残業代の支払い対象となるので注意してください。

フレックス制は導入する清算期間によって、時間外労働や残業の取り扱いが変わります。フルタイム労働と大きく異なる点もあるため、これから導入する予定のある企業は、それぞれの規定について、厚生労働省の資料を詳細に確認しておくことが大切です。

また、フレックスタイム制の導入手続きは、清算期間の長さによって異なります。労使協定の締結など細かなルールが定められているので、前によく確認しておきましょう。

フレックスタイム制における残業時間の計算

残業代は、清算期間内に働くことができる労働時間と、実際にその期間働いた時間の差額分が支払われます。

労働者が実際に働いた時間が、期間内に働ける労働時間を超えた場合、超過した分の残業代を支払います。たとえば、清算期間が30日、月内で働ける時間が171.4時間の場合、同月に180時間働いたとすると、超過分の8.6時間分の賃金を支払わなければなりません。

対して、実際に働いた時間が働ける時間に満たない場合は、「給与から足りない労働時間分の賃金を差し引いて支払う」もしくは、「翌月の労働時間に加えて長く働いてもらうことができる」のです。

たとえば、「清算期間が30日」「月に働ける時間が171.4時間」の場合、この月に150時間働いたとすると、不足分の21.4時間分の賃金を給与から割り引いて支給します。

あるいは、次月に21.4時間を加算して、その分長く働いてもらうようにします。

このように、フレックスタイム制で残業代を正しく計算するためには、会社が従業員の労働時間を正確に把握する必要があるのです。

フレックスタイム制導入前に企業側が覚えておくべきポイント

フレックスタイム制の導入では、労使間で話し合いの場を開き、労使間協定を結ぶことが大切です。

ここでは、制度導入の前に企業側が押さえておくべきポイントとして、「労使間協定の内容」や、「労使間協定を結ばなかったときのリスク」について解説します。

企業側が行っておく労使協定について

フレックスタイム制の導入においては、経営側と労働組合、もしくは労働者の代表との間で労使協定を結ぶことが必要です。

労使協定では、フレックスタイム制を適用する具体的な内容を取り決めます。そのため、労使協定を結ぶことは、労働時間や残業時間の算定などにおいて、無用なトラブルを防ぐことにつながります。

労使協定では、次のような内容を決めます。

・制度を適用する対象労働者の範囲
・清算期間の長さ
・清算期間の総労働時間
・1日の標準労働時間
・コアタイムとフレキシブルタイム

これらの取り決めは就業規則に記載します。

労使協定を行わないことによる企業側へのリスク

労使協定の締結には多くの手間がかかります。しかし、労使間で合意のないままにフレックスタイム制を導入してしまうと、認識のズレや運用方針の違いから、思わぬトラブルに発展してしまいかねません。

たとえば、労使間で約束事を作ることは非常に重要です。制度運用における明確なルールを設定していないと、企業が次のようなリスクを被る可能性が出てしまいます。

・従業員が会社の状況を考慮せずに労働時間を決めてしまうと、業務が非効率的となり生産性の低下を招いてしまう。

・企業と従業員が制度について齟齬がある場合、揉め事に発展しやすくなる。

・企業が従業員の労働時間を上手く把握できていないと、適切な給与計算が行えない。

また、フレックスタイム制は適切な運用を行わないと、思わぬところで労働基準法に抵触してしまう危険性も秘めています。特に以下のような状況は、違法な長時間労働に発展してしまう可能性があるので、それぞれ注意が必要です。

・企業が従業員の労働時間を把握できていない。
・従業員自身が正しく時間管理を行えていない。

深刻なトラブルを未然に防ぐためにも、労使間協定は必ず締結しましょう。

フレックスタイム制の残業管理は難しい？楽になる方法やツールは？

フレックスタイム制の課題は、「企業が従業員の労働時間を把握することが難しい」ことです。
従業員がある程度自由に出退勤時間を設定できるため、経営側は労働時間の管理に大きな負担がかかってしまいます。

ここでは、フレックスタイム制の労働時間を管理しやすくしてくれる、使い勝手の良いツールを紹介していきます。

管理を簡略化してくれる勤怠管理システム

従業員の労働時間管理を容易にするツールとして、多くの企業で導入されているのが「勤怠管理システム」です。

一般的な勤怠管理システムでは、休暇や残業、スケジュール、各種申請書など、労働者に関わるあらゆる事柄をまとめて管理できます。
労働時間の管理もできるため、出退勤の時間が従業員ごとに異なるフレックスタイム制においても、残業時間の計算がしやすくなるでしょう。

また、多くの勤怠管理システムでは打刻の方法も選択可能です。スマートフォンやパソコン、ICカードなど、環境に合わせた方法を選ぶことができます。

さらに、データの管理はクラウド上にて行うため、事務作業をするためにエクセルの打ち込みを行う必要がありません。その結果、ミスの防止や人件費のカットへとつながります。

勤怠管理システムは、多くの製品が発売されています。メーカーによってシステムの機能や利用料金が異なるので、複数のシステムを比較検討してから自社に合ったものを選びましょう。

ミナジンが提供する勤怠管理システム

勤怠管理システムを選ぶ際に最も重要なことは、従業員が導入したシステムを正しく使いこなすことです。

ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」は、シンプルな承認フローや豊富な打刻方法が特徴の勤怠管理システムです。

さまざまな「遅刻・早退」にも対応しており、たとえば通常の遅刻届や早退届の他、「電車遅延の遅刻届」「天候不良による早退」「体調不良による早退」など、理由ごとに細かく分けて管理することも可能です。

そのため、フレックスタイム制の特殊な出退勤や労働時間の把握にも最適です。
フレックスタイム制の導入を考えている企業の担当者様は、柔軟な勤怠管理ができる「MINAGINE勤怠管理」を、ぜひ一度ご検討ください。

https://minagine.jp/system/

また、ミナジンのWEBサイト「HRソリューションラボ」では経営者や労務管理担当者の役に立つ、お得な情報コラムを随時発信しています。こちらもぜひご覧ください。

まとめ

フレックスタイム制は決められた期間(清算期間)内にて、労働者本人が出勤時間と退勤時間を柔軟に設定できる制度です。

同制度における残業代は、清算期間の総労働時間を超えた分の時間外労働に対して支払われます。そのため、残業代の正しい計算のためには、労働者一人ひとりの実労働時間を正確に把握することが重要。

労働時間や出退勤時間が不規則となっているのが、フレックスタイム制という雇用形態です。勤怠管理システムを使うことで、フレックスタイム制の労務管理も効率よく行うことができるでしょう。

こちらの記事は、フレックスタイム制の仕組みからメリットデメリットまで詳しく解説しています。良ければご覧ください。
フレックスタイム制とは？仕組みと制度のメリットデメリットをわかりやすく解説 | ベンナビ労働問題

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2019年4月の働き方改革関連法案施行により、残業規制の動きが本格的に始動しました。違法に従業員を長時間労働させた企業には、厳しい罰則が課せられることになっています。

中小企業や一部の業種では、規制の適用は2020年4月からです。
全国的な規制の施行に備えて、多くの企業は勤怠管理方法の見直しに迫られているのです。

現在のところ、時間外労働の限度に関する基準には、「 1日 」 について延長することができる限度時間は示されていません。理論上の上限は15時間ですが、見直しの際は「社員の健康管理」「「仕事と家庭の両立」といった要素を鑑みて設定することが望ましいでしょう。

ここでは、時間外労働のルールについて、改めて整理します。1日の残業の上限や、残業を行う上での留意点などについて解説します。

初期設定は全て代行、すぐに使える状態でご納品

ミナジン勤怠管理システムは、初期設定を全て弊社の担当が代行し、ご納品する勤怠管理システムです。勤怠管理システムの初期設定はとても大変でミスの許されない業務。だからこそ、我々労務のプロにお任せください！

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時間外労働の上限時間は？

経営者や労務管理担当者が気になる点の1つに、残業時間の上限があります。ここでは、残業時間の基本的な考え方や決まりごとについて詳しく解説します。

時間外労働を可能にするには

企業は、原則的に労働基準法で定められた労働時間の限度を超えて、従業員を働かせてはならないことになっています。

法律により定められた労働時間を法定労働時間といいます。法定労働時間は、原則的に「1日8時間・週40時間まで」です。ただし、一部の業種では若干の相違があります。

10人未満の従業員を雇う小規模な事業者の場合、商業や接客業、娯楽業、映画演劇業、保健衛生業に限っては、週に44時間まで労働させることができると認められています。

しかし、実際のところ、法定労働時間があるにも関わらず、多くの企業は法定労働時間を超えて従業員を働かせています。じつは、以下の条件を満たせば、時間外労働が認められるのです。

・従業員に法定時間外の労働をさせる場合は割増賃金が支払われること
・36協定を締結し、時間外労働の扱いについて労使間で取り決めること

36協定が定める時間外労働の上限時間

36協定とは、企業が従業員に残業をさせるために締結される労使協定です。

36協定を結んでいない企業は、従業員に「1日8時間・週40時間以上の労働」をさせることができません。

また、残業を許容する36協定にも上限が定められています。それが、時間外労働は「月45時間・年360時間まで」というものです。原則的には、この時間を超える残業は認められません。

しかし、実際の労働現場では、一時的に月の労働時間が36協定で定められた上限を超えることがあります。例えば思わぬトラブルの発生や多忙な決算前の時期、特定の季節に集中して売れる商品やサービスを取り扱っているなどの場合です。

そのような場合に締結するのが、特別条項付き36協定です。

特別条項を結んだ企業は、通算6カ月の間であれば「月45時間・年360時間」の上限を超えて従業員を働かせることができます。

特別条項は正しく利用すれば、企業の利益に貢献できる有効な制度です。しかし、この制度では残業時間の上限が定められておらず、事実上の「働かせ放題」という状況を生む問題点がありました。

このような制度の抜け道を利用して、従業員に過重労働を強いる企業が少なくなかったのです。

しかし、この度の働き方改革によって、労働関係法規が改正され、特別条項の時間外労働にも上限が設けられることになりました。

それにより、企業はどのような事情があろうと「年720時間、2カ月ないし6カ月平均80時間以内、月100時間未満」を超える残業をさせることができなくなったのです。

参照：厚生労働省・「時間外労働の限度に関する基準」の見直し関係（限度時間を超える時間外労働の抑制 [PDF]

36協定の時間外労働が適用されない業務

2019年4月の「働き方改革関連法」施行により、たとえ特別条項を結んでいる場合でも、原則的に残業時間に上限規制が設けられることになりました。しかし、一部の業種では、規制に猶予や除外が適用される場合があります。

2019年4月から残業の上限規制が適用されるのは、大企業です。中小企業については、1年の猶予があるため、適用は2020年4月からです。

また、一部業種では、規制の適用が猶予や除外される場合があります。

「建設事業」「自動車運転業」「医師」「季節による業務量の変動が大きい業務」は5年間の猶予が与えられます。そのため、残業の上限規制は2024年4月からです。

「新技術・新商品などの研究開発業務」については、残業の上限規制が唯一適用されません。ただし、残業の上限除外に伴って「労働安全衛生法」が改正されたため「1週間40時間超えの労働により、総残業時間が月100時間を超えた者」については、企業に医師の面接指導を受けさせることが義務付けられています。

これが守れられない場合は、罰則が適用されます。

参照：厚生労働省・時間外労働の上限規制 わかりやすい解説(上限規制の適用が猶予・除外となる事業・業務があります)[PDF]

36協定を締結するには

従業員に残業させる場合、36協定を締結する必要があります。36協定は、使用者と「労働者の代表者」の間で結ばれます。

労働者の代表者とは、以下のような組織または人物です。

・労働者の過半数で組織される労働組合
・労働者の過半数を代表する者

代表者は、投票や挙手等の手続きで選出されます。原則的には、管理監督者は労働者の代表にはなれません。

また、36協定は、1つの企業に1つあればよいというわけではなく、本社や支社など、事業場ごとに締結しなければなりません。

36協定では、協定締結に当たって、協定書を作る必要があります。協定書へは、たとえば次のような内容を記載します。

・時間外労働をさせることが発生する理由
・時間外労働を行う労働者の業務の種類
・有効期間
・特別条項を適用する場合の事項

他にも、休日出勤についての事項や、時間外労働をさせることができる時間(1日・1カ月・1年それぞれ)などについて決められたことを記載します。

労使間で結ばれた協定書は、労働基準監督署への届け出をもって発効となります。また、企業は、作成した協定書を従業員へ周知徹底させなければなりません。周知の方法は、書面による交付の他、誰もが見やすい場所や掲示板など決められた場所への掲示などがあります。

時間外労働の上限規制で違反にならないようにするには

36協定で定められている時間外労働の上限を超えて、従業員を働かせていることが知られてしまうと、罰則として懲役や罰金を受けてしまう可能性があります。

そこで、以下では、知らず知らずのうちに上限規制に違反してしまわないための留意点を紹介します。

時間外労働の限度を定める

36協定の発効においては、大前提として、企業は時間外労働や休日出勤を可能な限り少なくするように配慮しなければなりません。

また、不要な時間外労働を防ぐために、協定締結に当たっては、同じ企業内であっても時間外労働を認める業務を明確にする必要があります。そのためには、業務を可能な限り細分化し「時間外労働が適用になる業務とならない業務」を区別しましょう。

その上で時間外労働をさせる場合は、労働者の健康面への配慮を欠かさないことが大切です。時間外労働の上限「複数月の平均80時間や月100時間未満」は、過労死ラインを参考に作られています。労働時間がこの過労死ラインに近づけば近づくほど過労死のリスクは高まります。

そのため、長時間労働をさせるときは、心身への悪影響が出ていないかをチェックする仕組みを整えなければなりません。具体的には、医師による面談・指導、十分な休憩時間の確保、産業医等による指導、心身の不調に対する相談窓口の設置などの施策を行います。

勤怠管理を徹底する

36協定の特別条項を結んでいても、一部の業種を除き残業時間には上限が設定されています。故意でないとしても、上限を破ると使用者にペナルティが課せられてしまうため、正確な勤怠管理は必須です。

勤怠管理で、とくに漏れが出やすいため気を付けたいのが休日出勤です。休日には法律により取得が義務付けられている法定休日と、就業規則に定める所定休日の2種類があります。

所定休日は各企業が定めるものですが、従業員に出勤させた場合は、時間外労働として見做されるため注意が必要です。

業種や各企業によって、勤務形態や労働時間はさまざまです。とくに従業員数が多く、部署によって勤務形態がさまざまな事業所の場合、勤怠管理が複雑になるため、思わぬ管理漏れが発生するリスクが高くなります。

そこで、自社の勤怠管理を正確に行える方法を選択し、正しく管理することが大切です。

勤怠管理の効率や正確性を上げる方法の1つが、勤怠管理ソフトを使用することです。勤怠管理システムの導入により、コンピュータが勤怠管理をサポートしてくれます。そのため、労働時間の把握が容易かつ正確になるのです。

勤怠管理システムを用いた管理方法の詳細については、こちらの記事が詳しいので参考にしてください。

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ミナジン勤怠管理システムは、初期設定を全て弊社の担当が代行し、ご納品する勤怠管理システムです。勤怠管理システムの初期設定はとても大変でミスの許されない業務。だからこそ、我々労務のプロにお任せください！

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まとめ

長きに渡り、時間外労働は厳しい規制の対象外でした。一部の企業では「1日中働かせ放題」というケースもあったのです。

状況が一変したきっかけは、働き方改革関連法の成立。
これにより、上限を守らない企業への罰則も強化されました。勤怠管理が正確に行えないことによって、思わぬペナルティを受けるリスクは高まっています。

企業は、自社に合った勤怠管理の手法を取り入れて、今まで以上に厳しい管理を行う必要に迫られているのです。

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