この法案は会社の規模に関係なく、従業員を1名でも雇用している企業は対象です。
その中で「年次有給休暇管理簿」の作成は、年次有給休暇が発生する労働者を雇用しているすべての事業者に義務付けられることになりました。

有給休暇管理簿を作成するにあたって、数名程度であればエクセル（Excel）管理で十分なケースがあります。コストが大きくかからないうえ、比較的誰でも扱いやすいというメリットもあります。

本記事では、無料でダウンロードできる便利なエクセルテンプレート3選と、改正後の年次有給休暇に関するルールについて解説します。ぜひ最後までお読みください。

有給休暇の取得義務に違反した際の罰則とそれを防ぐための方法とは？

全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。しかし、このリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。

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無料で使える年次有給休暇管理簿のエクセルテンプレート3選

年次有給休暇管理簿を作成するにあたり、すでにフォーマットが整ったテンプレートが多数存在しています。
その中から無料で使えるおすすめのテンプレートを3つご紹介いたします。

尚、あくまでテンプレートであるため、自社の運用に合わせるべく、また新ルールに対応した形式にするべく編集が必要ですが、一から表を作ったり、数式をいれたりする手間が省けるため、ぜひ活用しましょう。

Microsoft Office

Microsoft Officeの無料Excelテンプレートイメージ

Microsoft Officeが提供している「有給休暇管理表」というテンプレートです。
休暇取得日をカレンダーに入力しておけば、いつ誰が有給休暇を取るのか、わかりやすく管理できます。

【注意点】

• 「基準日（付与日）」の入力箇所がない
• 半休、時間休には対応していない
• 付与日ごとにシート作成の必要あり

▼ダウンロードはこちら
Microsoft Office テンプレート

UCONNECT

UCONNECTの無料Excelテンプレートイメージ

各種業務効率化のためのテンプレートが利用できる、UCONNECTの年次有給休暇管理エクセルテンプレートです。
半日の休暇取得にも対応しているほか、年休の利用可能日を超えるとアラートが出る、などといった便利機能もついています。

【注意点】

• 付与日ごとにシート作成の必要あり

▼ダウンロードはこちら
UCONNECT 悪魔のエクセルテンプレート

ゆはら社会保険労務士・行政書士事務所のExcel

ゆはら社会保険労務士・行政書士事務所の無料Excelテンプレートイメージ

労務士事務所が提供する年次有給休暇管理簿のテンプレートです。
新ルールに対応しており、入社日や有給休暇の使用日を入れると、法定の付与日や付与日数、使用期限（時効）、残日数が簡単に確認できるようになっています。

【注意点】

• 半休、時間休には対応していない

▼ダウンロードはこちら
ゆはら社会保険労務士・行政書士事務所 年次有給休暇について

年5日の年次有給休暇とは？

年次有給休暇とは、一定期間、勤続した労働者に対して、事業主から賃金が支払われる休暇のことで、労働基準法第39条で認められた労働者の権利です。

そして、全ての企業は、最低10日の年次有給休暇が付与される労働者（管理監督者を含む）に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、必ず、付与日から1年の間に取得させることが義務付けられました。

日本の有給休暇の取得率の低さから義務化された

日本の有給取得率は、総合旅行サイト、エクスペディアの調査によると、諸外国に比べ非常に低く、3年連続で最下位であることがわかっています。

出典：エクスペディア｜有給休暇国際比較調査

こうした年次有給休暇の取得促進は大きな課題となっていました。
これまで義務化されていなかった分、有給休暇の管理を曖昧にしていた、といった企業も少なくありませんが、このルールに違反した場合には、企業側に罰則が課せられる場合もあるのです。

まずは「年5日の年次有給休暇の確実な取得」のルールや、年次有給休暇の管理方法、罰則について学ぶことで、従業員へ有給休暇を消化してもらう準備を進めていきましょう。

ルールについては厚生労働省の年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]を参考に解説していきます。

年5日の年次有給休暇の条件

そもそも企業は、労働者が雇入れの日から6ヶ月間継続勤務し、その期間の全労働日の8割以上を出勤した場合には、原則として10日の年次有給休暇を与えなければなりません。

出典：厚生労働省｜年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]

このうち、企業は年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、年次有給休暇を付与した日（基準日）から1年以内に5日、年次有給休暇を取得させなければなりません。
※パートタイム労働者など、所定労働日数が少ない労働者に対してはこのルールの対象外です。

出典：厚生労働省｜年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]

企業は、時季を指定するにあたり労働者の意見を聴取し、可能な限り労働者の希望に沿った取得時季になるよう、聴取した意見を尊重することが求められます。
※既に5日以上の年次有給休暇を請求・取得している労働者に対しては、企業が時季指定をする必要はありません

また、企業はこうした説明を、就業規則に記載することも求められます。

”休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項（労働基準法第89条）であるため、使用者による年次有給休暇の時季指定を実施する場合は、時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法等について、就業規則に記載しなければなりません。

出典：厚生労働省｜年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]

違反した場合の罰則

これまで、従業員が有給休暇を取得していなくても、企業側が罰せられることはありませんでした。しかし、2019年4月のルール導入により、これに違反した企業には罰則が課せられる場合もあります。

対象となる違反内容や罰則については、以下の通りです。

（※）罰則による違反は、対象となる労働者１人につき１罪として取り扱われますが、労働基準監督署の監督指導においては、原則としてその是正に向けて丁寧に指導し、改善を図るものとします。

従業員へ有給休暇を取得させることや、就業規則への規則が義務となった以上、「知らなかった」では済まされない状況を招いてしまう恐れがあります。

有給休暇を取得することは、従業員のモチベーション維持やリフレッシュのためにも必要不可欠です。
企業側は従業員が年次有給休暇を取得できるよう、環境整備に努めましょう。

有給休暇義務化の抜け道を使っても大丈夫？

有給休暇義務化には以下の3つの抜け道が存在します。

1. 有給休暇が10日未満になるよう再契約する
2. 休日を有給休暇に変える
3. 会社が有給休暇を買い取る

ただしこのような不利益変更は、法改正の「有給休暇の取得促進」という本来の目的を達成することからかけ離れています。さらに従業員のモチベーション・生産性の低下や万が一法律に抵触してしまった場合に企業へのマイナスイメージは避けられないでしょう。

そのため有給休暇の抜け道を使うのではなく、あくまで従業員の労働環境の改善の機会として法改正に柔軟な対応をしましょう。有給休暇の取得を促す方法としては、「計画的付与制度の活用」や「労働実態の正確な把握」などが挙げられます。

有給休暇義務化の抜け道とそのリスクについて詳しく知りたい方は別記事「有給休暇義務化の抜け道は危険？その理由と対策を徹底解説」も合わせてご覧ください。

年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存の義務化

企業は労働者ごとに、時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類（年次有給休暇管理簿）を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間の保存を義務付けされました。また、この年次有給休暇管理簿は、必要なときにいつでも出力できなければなりません。

そのためには、労働者名簿または賃金台帳に基準日や日数などの必要事項を盛り込んだ表を追加したり、クラウド型の勤怠管理システムを利用する方法があります。

年次有給休暇管理簿を作成したり、記録をつけていく上で注意すべき点については、次の章で詳しくみていきましょう。

有給休暇の管理で気を付けるポイント

企業が従業員の有給休暇を管理する上で、気をつけるべきポイントをみていきましょう。

年次有給休暇管理簿には3項目の記載が必須

前の章で解説した通り、企業は従業員一人ひとりの年次有給休暇管理簿を作成し、管理しなければなりません。

この年次有給休暇管理簿の作成にあたっては、

• 基準日
• 日数
• 時季

の3つの項目の記載が必須です。以下で詳しくご説明いたします。

基準日

労働者に年次有給休暇を付与した日（基準日）を記載します。
この基準日に付与された年次有給休暇（繰り越し分を含む）のうち5日分を、基準日から1年以内に取得させなければいけません。

※前倒しで年次有給休暇を付与した場合など、1年間に2つの基準日がある場合はその両方を記載します。

日数

基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数を記載します。
※残日数ではなく取得した総日数を記載

時季

労働者がいつ年次有給休暇を取得したのか、日付を記載します。

時間休は取得させるべき5日の有給休暇に含まない

企業により年次有給休暇の取得を「全休」「半休」だけでなく、「時間単位」で認めている場合があり、その旨を就業規則に定める必要があります。

ここで注意したいのは、時間単位で取得した休暇については「取得させるべき5日」の年次有給休暇に含めることができないという点です。

例えば、全休を1回取得した場合はもちろん「取得させるべき5日」のうち1日消化となり、半休を2回取得した場合にも「取得させるべき5日」のうち1日消化した、とカウントすることができます。

しかし、時間単位での年次有給休暇取得を認めている場合、「3時間が2回と2時間が1回で1日分消化」という計算はできないのです。自社の就業規則を今一度確認し、混同しないよう注意しましょう。

有給休暇中の給料の基礎知識と計算方法を知っておこう

有給休暇の管理に合わせて有給休暇中の賃金の支払い方法についてもおさえておきましょう。有給休暇中の給与計算には以下3つの種類があり、いずれにせよ就業規則であらかじめ定めておく必要があります。

通常賃金

労働者が「通常の就業時間だけ労働した」と仮定した場合の1日当たりの賃金。

平均賃金

平均賃金過去3カ月間に支払った賃金を合計し、それを日数で割って算出した賃金。

健康保険の標準報酬月額

健康保険が定めた基準により算出される賃金。
※区分については、加入している健康保険の公式サイトにて都道府県別の「保険料額表」からご確認いただけます。

また、事業者は有給休暇中の賃金に関して、最低賃金以上の給与を労働者に支払うことが義務付けられています。計算方法は派遣社員・アルバイト・パートなども変わりません。

残業中の計算方法は異なる

給与計算に関連して、有給休暇中の賃金だけでなく、残業中の給与計算方法もおさえておきましょう。

残業代の計算方法

法定外残業の場合、基本的にはこの数式に数値を当てはめていけば、残業代を求めることができます。

残業代の計算式

1時間当たりの賃金 × 残業時間 × 割増賃金率 ＝ 残業代

1時間当たりの賃金の計算方法

1時間当たりの賃金は、企業が日給制を採用しているか、月給制を採用しているかによって変わってきます。それぞれ以下のような計算式で求めることができます。

1時間当たりの賃金

月給制の場合：1時間当たりの賃金 ＝ 月給 ÷ 1ヶ月の年平均所定労働時間

日給制の場合：1時間当たりの賃金 ＝ 日給 ÷ 1日の所定労働時間

割増賃金率の計算方法

従業員が会社で定める所定労働時間および、法定労働時間を超えた時間外労働を行った場合、原則として1.25倍の割増賃金率が発生します。

また、休日出勤の場合は1.35倍、深夜帯勤務の場合は1.25倍の割増賃金率が発生します。これらの条件が重複した場合は、全てが適用されます。つまり、深夜残業のケースであれば1.50倍、休日の深夜帯労働のケースであれば1.60倍となるのです。

給与計算のミスは、深刻なトラブルの原因にもなります。残業中の基礎的な給与計算方法は、ぜひ押さえておきたいところです。

エクセルを使った年次有給休暇管理簿の注意点

従業員の数が少ない企業では、すでに労務管理をエクセル（Excel）で行なっている場合も多いと思います。
労働者名簿や賃金台帳のエクセルデータがあれば、年次有給休暇管理簿もそれらに紐付けて、エクセルで管理すると便利です。
コストが追加でかからないため、今すぐにでも導入できるほか、誰でも扱いやすいというメリットがあります。

一方で、手動管理のため入力ミスや、別のファイルや宛先と間違えて外部に流出してしまうようなヒューマンエラーを起こしやすい、というデメリットもあります。

すでにエクセルでの労務管理に限界を感じている企業や、今後人員増幅を考えている企業は、勤怠管理システムを利用すると良いでしょう。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、労働者の出退勤管理（出勤・退勤時間、残業時間）や欠勤管理、残業申請や休日申請などといった、勤怠管理が総合的にできるシステムのことです。
給与計算ソフト連携できるクラウド型のものだと、導入後の運営もスムーズに活用できるのではないでしょうか。

ミナジンが提供している「MINAGINE勤怠管理」は、年次有給休暇の管理ができるクラウド型勤怠管理システムです。
出退勤の管理はもちろん、残業申請や休暇申請といったフローも完備しており、労基署推奨のフォーマットで出勤簿を出すことも可能です。

MINAGINE勤怠管理（有給休暇の申請画面のイメージ）

従業員は有給休暇や特別休暇などをシステム上で申請することで、それぞれが自身の消化日数を自己確認でき、管理部側への問合せも最小化されます。

こうしたシステムを利用することで、労務管理に関わる全ての手間を削減できるので、従業員が10名を超えたらシステムの導入を検討しましょう。

まとめ｜年次有給休暇はしっかり管理し保管しよう

今回は、無料で使える年次有給休暇管理簿のエクセルテンプレートや、2019年4月に適用された新ルール「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の概要・管理について解説いたしました。

新ルールでは、企業は対象となる労働者に対して、基準日から1年以内に5日、年次有給休暇を取得させなければなりません。これに違反した企業には、30万円以下の罰金が課せられる場合があります。

また、企業は労働者ごとに、年次有給休暇管理簿を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間の保存が義務付けられました。労務管理が複雑になったこの機会に、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

従業員が有給休暇を取得することは、ビジネスアイデアを思いついたり、モチベーションが維持できるなど、企業にとってもメリットが大きいものです。従業員が年次有給休暇を取得できるよう努め、勤怠状況を見える化し、企業と従業員双方にとって満足度の高い職場環境を整えていきましょう。

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人事・労務担当者の業務のひとつである「勤怠管理」。初期費用を押さえるために、エクセルで従業員の出退勤などを管理している企業も少なくないと思います。

しかし、エクセルでの勤怠管理を行うより、勤怠管理システムを導入した方が多数のメリットをあるのをご存知でしょうか？

実は、勤怠管理システムを導入することで、

• 適切な勤怠管理
• 法令順守
• 業務効率の改善（人事部の工数削減）

を実現することが可能です。

そこで本記事では、なぜエクセルではなく勤怠管理システムを導入するべきかを詳しく解説していきます。

「エクセルでの勤怠管理は費用がかからないけど大変」「勤怠管理システムに興味はあるけど、メリットがわからない」という悩みを解決するヒントになると思うので、ぜひ最後までご一読ください。

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ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。

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勤怠管理システムを導入すべき3つの理由

エクセルで勤怠管理を行うことは、決して不可能ではありません。しかし、勤怠管理システムを導入した方が、多くのメリットを享受できることも事実です。
そこでまずは、勤怠管理システムを導入すべき理由について、下記3点をお伝えしていきます。

• エクセルで対応できない機能がある
• システムの変更をする時に手間がかからない
• 厚生労働省が定める勤怠記録の方法に適している

それぞれの理由を詳しく見ていきましょう。

1．エクセルで対応できない機能がある

エクセルの勤怠管理では、手動もしくは口頭で管理せざるを得ない機能が、以下の通り2つあります。

• 残業や年次有給休暇など各種休暇の申請・承認
• 年次有給休暇の付与・喪失

エクセルの場合は、残業や年休などの休暇については、従業員が上長に申請し、確認と承認をしてもらわなくてはいけません。どうしても、口頭もしくは申請用紙を用いて行う必要が発生してしまいます。

データ集計作業が手入力の場合は、思いもよらぬところで人的ミスが発生する可能性も否定できません。
また、従業員が勝手に年休を追加するなどの不正が起きるおそれも否めないでしょう。

一方で勤怠管理システムでは、これらを自動管理できる機能が備わっています。

入社日と勤務実績・勤続年数に応じた有給休暇の自動付与や、消失される年次有給休暇の処理など、エクセル管理の場合は従業員自身で行う必要のある作業を、自動的に管理することができます。

2．システムの変更をする時に手間がかからない

組織変更や労働基準法などの変更があった際に、適切に勤怠管理を行うためには、エクセルの数式等の変更は必須です。
さらにエクセルの場合は、この表や数式の変更を手動で行うため、手間がかかってしまいます。

また、手動での変更はミスが発生するおそれもあります。ミスがないかダブルチェックを行うなど、大幅に時間がかかりやすいので、残業を発生させてしまう原因にもなり得ます。

その点、勤怠管理システムであれば、ボタン1つで設定の変更が可能です。不安な場合は、勤怠管理システムのカスタマーサービスに問い合わせられるので、スムーズに変更処理を進めることができます。

3．厚生労働省が定める勤怠記録の方法に適している

2019年4月の働き方改革に伴う法改正によって、従業員の労働時間を適性に記録し、保管することが義務づけられました。労働基準法第4章が適用される、すべての企業が対象となります。

厚生労働省が発行したガイドラインでは、下記のように定められています。

• 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
• タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

引用：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」

厚生労働省が定めているように、上記記述の「使用者」にあたる管理職の方が従業員の労働時間を確認し、ICカードやパソコンでの記録など、客観的な記録を残すことが大切です。

また「客観的な記録」とは、以下の要素を満たしていることが求められます。

エクセルで勤怠管理を行う場合は、管理職の方が見ていない間に従業員によって勤怠記録が改ざんされるおそれも、残念ながら否めません。また、申請・承認のフローを行えないため、出退勤記録が正しいと管理職の方が確実に視認するのは困難です。

一方で勤怠管理システムでは、必ず従業員本人でなければ打刻できないICカード打刻や打刻した位置がわかるGPS打刻などの機能が搭載されているので、記録の改ざんはできません。

また、厚生労働省が推奨するICカードやパソコンなどの客観的な記録に値するので、法令を遵守も徹底できます。

エクセルでの勤怠管理に向いている企業の3つの特徴

エクセルで対応できない部分を踏まえたうえで、エクセルでの勤怠管理に向いている企業と、そうでない企業の特徴について説明します。
まずエクセルでの勤怠管理に向いている企業の特徴は、以下の通りです。

• 時給者が多い企業
• 従業員数が30人以下の企業
• エクセルに詳しい従業員が人事・勤怠管理担当にいる

自社の状況に照らし合わせて、確認してみてください。

1. 時給者が多い企業

給与形態が時給制のアルバイト・パートの方が多い企業は、エクセルでの管理でも十分に対応できるケースが多いです。基本的に、「時給 × 労働時間数」で給与計算ができるので、設定する数式も難しくありません。

逆に、月給者については時給者と比べ給与計算用の勤怠集計が複雑になるため、エクセルで全て計算を行うのは難しくなります。

2. 従業員数が30人以下の企業

残業や年次有給休暇の申請と承認は行えません。そのため、口頭ベースや書面での申請・確認を行っている企業もあるでしょう。

これらの確認は、従業員数が30人以下の場合は対象が少ないので、エクセルでもミスなく管理しやすでしょう。

しかし、従業員規模が30人より大きくなると、口頭での申請などでは上長や人事・労務担当者の負担が大きくなります。確認漏れが発生しやすくなり、従業員数が増えるほどエクセルでの管理はミスが発生する原因になり得るので注意しましょう。

3. エクセルに詳しい従業員が人事・勤怠管理担当にいる

勤怠管理は給与計算に関わる大事な数値で、ミスがあってはならないものです。だからこそ、エクセルで管理する場合は、エクセル操作に精通している従業員が設定を適切に行わなければなりません。

インターネット上で公開されている勤怠管理のフォーマットもありますが、自社でそのまま利用できないケースもあるため注意が必要です。

エクセルでの勤怠管理に向いていない企業の3つの特徴

次に、エクセルでの勤怠管理に向いていない企業の特徴は以下の3つです。

• 月給制の従業員が多い企業
• 従業員数が30人以上の企業
• エクセルに詳しい人が勤怠管理担当の部門にいない

それぞれの内容を詳しく解説していきます。

1. 月給制の従業員が多い企業

まず、月給者については時給者と比べ、給与計算を行うための集計が複雑です。

月給制の従業員の多くが正社員雇用であるため、通常の勤怠管理に加えて、以下の内容も集計する必要があります。

• 出張手当などの各種手当の付与
• 厚生年金や社会保険などの控除額
• 年次有給休暇使用日の確認

時給制で働く従業員より確認事項が増えるため、エクセルでの給与計算はミスが発生するおそれも。勤怠管理システムを用いて、自動集計・管理を行える環境を整えるとミスを防ぎつつ、スムーズに処理しやすいです。

2. 従業員数が30人以上の企業

先ほどお伝えしたように、従業員数が30人を越えるとエクセルでの勤怠管理では、上司や管理部の負担が大きくなりがちです。従業員ごとの勤怠管理エクセルを用意し、ひとつずつ確認をしなければならないので業務効率を上げにくい側面があります。

勤怠管理システムを導入することで、ひとつのシステムで全従業員の勤怠をはじめとした人事・労務業務全般をスムーズに管理しやすくなります。

3. エクセルに詳しい人が勤怠管理担当の部門にいない

エクセルでの勤怠管理は、自社のルールに合わせて関数設定などを自ら行い、集計をしなければなりません。設定を誤ると、正しい勤怠管理の集計ができず、給与の支払い金額ミスにつながります。

これらの内容に該当する場合は、勤怠管理システムを導入し、最低限の手間で確実に管理することをおすすめします。

勤怠管理ができるおすすめの無料テンプレート3選

ここまで、エクセルでの勤怠管理が向いている企業の特徴や注意点をお伝えしました。これらの内容を踏まえて、エクセルで勤怠管理を行いたい企業向けに、無料テンプレートを3つ紹介します。

使用する場合は、テンプレートをダウンロードして、自社に合わせた設定を行ったうえで活用しましょう。

1．bizocean

bizoceanのテンプレートは、残業時間、深夜時間、遅刻早退時間、休日出勤時間と幅広い計算に対応しています。主に、勤務時間が長い正社員の勤怠管理に向きです。

勤怠の欄に数字の「1」を入力すると「出勤」、「2」を入力すると「欠勤」と設定がされているので、スムーズに就業状況を入力できるよう設定されています。

▼テンプレート詳細
bizocean　勤怠管理表001

［文書］テンプレート

アルバイト・パートなど非正規雇用の従業員向けの勤怠管理表です。基本的な出退勤の打刻、残業時間・深夜時間の集計ができます。休日勤務時間と遅刻早退時間は計算できないため、注意してください。

こちらのテンプレートは、丸め処理に対応しているのが特徴です。開始時刻・終了時刻に対して、丸め処理を行っている企業におすすめします。

▼テンプレート詳細
［文書］テンプレートの無料ダウンロード

みんエク！みんなのExcelテンプレート

短時間勤務のアルバイト・パートの勤怠管理に向いているテンプレートです。1ページで日ごとの出勤予定と実働時間をまとめて管理できます。

また、交通費単価と時給を登録することで、1カ月ごとの給与支給額も計算可能です。

残業時間と深夜労働時間の集計ができないため、深夜22時～早朝5時を除いた時間の従業員の勤怠管理をしたい企業におすすめします。

▼テンプレート詳細
みんエク！みんなのExcelテンプレート

エクセルで勤怠管理をする場合の注意点とは？

以上、おすすめのエクセルテンプレートを紹介してきました。
エクセルで勤怠管理を行う場合、従業員が申告した出退勤時間・残業時間などが正しいか注意する必要があります。

エクセルでの勤怠管理は、自己申告管理となるため、申告内容が実績と合致しているかが重要です。

働き方改革の効果もあり、36協定で定められている残業上限に収めようと意識する企業は増えています。しかし、企業や上司から通知に対して実際の勤務時間よりも過少な勤務時間を報告する、もしくは残業申請をしない「サービス残業」をしてしまうおそれがあります。
長時間残業が常態化している企業は、特に注意しましょう。

エクセルから切り替えるのに適している勤怠管理システム3選

ここで改めてて、エクセルでの勤怠管理システムが向いていない企業の特徴を振り返りましょう。ポイントは次の3つでした。

• 月給制の従業員が多い企業
• 従業員数が30人以上の企業
• エクセルに詳しい人が勤怠管理担当の部門にいない

これらの内容に該当する場合、また該当しなくても将来的にはエクセル管理ではなく勤怠管理システムの運用に切り替えたい企業様向けに、おすすめの勤怠管理システムを3つ紹介します。

1．MINAGINE勤怠管理

出典：MINAGINE勤怠管理

「MINAGINE勤怠管理」は、人事労務のプロフェッショナル集団である株式会社kubellパートナー が開発した勤怠管理システムです。基本的な勤怠管理はもちろん、労働基準法などの法令遵守のサポートにも徹底しています。

特に、フレックス勤務や時差出勤の打刻に対応しているので、正社員の勤怠管理におすすめ。また、従業員が気持ちよく安心して働けるよう、ストレスチェック機能も搭載しているのはMINAGINEならではの特徴です。

2．IEYASU

出典：IEYASU

「勤怠管理システムのメリットはわかったけれど、やはり費用を抑えたい」と思っている少人数の企業に、IEYASUはおすすめです。

IEYASUは、従業員数10名までは継続して無料で利用できるのが特徴です。もちろん、勤怠管理だけでなく、日報作成や休暇管理も利用できます。

また、10名以上の場合や無料版にはないメールサポートなどのオプション利用できる有料
プランも3,800円～利用可能です。

▼サービス詳細
IEYASU

3．ジョブカン

出典：ジョブカン

ジョブカンは、10年以上に渡り、5万社以上の企業が導入してきた実績を持つ勤怠管理システムです。
下記のような便利なシフト管理機能が充実していることから、シフト制の企業には特に便利な勤怠管理システムでしょう。

• 従業員からの希望シフトの申請
• 予算と照らし合わせながらシフトの作成
• 完成したシフトの公開・確認機能
• 対象従業員へのシフト募集メールの送信

また、日本語以外に英語をはじめ、韓国語・タイ語・ベトナム語に対応しています。

▼サービス詳細
ジョブカン

紹介したおすすめの勤怠管理システム3種の中に、自社に合いそうなシステムはありましたか？

もう少し多くの勤怠管理システムも見てみて検討したいご担当者さま向けに、一気に「22種の勤怠管理システム」を比較検討できる記事がありますので、ぜひお役立てください。

まとめ｜勤怠管理システムの導入でミスなくスムーズな管理を実現しよう

エクセルでの勤怠管理は、無料で対応できるという点がメリットです。一方で、年次有給休暇や残業の申請と承認のフローを行えないというデメリットもあります。また、労働基準法や組織体制が変更になった際、エクセルの表や数式を変更するが手間がかかってしまいます。

なにより、2019年4月の法改正に伴い、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の「客観的な記録」を基礎として確認し、適正に記録することが法律によって義務付けられていいます。
しっかりと法令遵守した上で、適切に従業員の労働時間を管理するためにも、勤怠管理システムの導入をおすすめします。

いままでエクセルで勤怠管理システムを行っていた企業にとっては、いきなり勤怠管理システムの導入は不安な点もあるかもしれませんが、まずは、無料のお試し版の導入からぜひ試してみてはいかがでしょうか。

本記事が、適切な勤怠管理をスムーズに行うための参考になれば幸いです。

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