勤怠管理システムは無料版で良い?会社の特徴別に使うべきサービスを解説

勤怠管理システムは、給与の集計や、従業員の労働状況を把握し適切な働き方を進めるために、企業・従業員双方にとって欠かせないツールです。
しかし、従業員管理は正確に行いたい一方で、できれば手間やコストは最小限に押さえたい企業も少なくないでしょう。

最近では無料で利用できる勤怠管理システムが多く存在しますが、実際に無料版でどこまでカバーできるのか、有料版に切り替えるタイミングはいつなのか、と迷っている企業のご担当者も多いことでしょう。

本記事では、無料で利用できる勤怠管理システムの特徴と、無料版と有料版のどちらを使うべきか、企業の特徴別に解説していきます。

自社により相応しいサービスを知ることで、手間やコストの削減に役立てるため、ぜひ最後までお読みください。

勤怠管理を楽にしたい人事担当者様へ

労務管理をちゃんとやりたい…。 でもリソース不足で手がまわらないし、確かな知識を持った社員もいない…。 そんなお悩みを抱える人事担当者様には、楽に勤怠管理ができる勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行うことができる仕組みのことです。無料から有料まで、その種類は実にさまざまです。
そもそも勤怠管理システムを導入するメリットは、主に3つあります。

1. 長時間労働や残業の管理

勤怠管理システムを使えば、例えオフィスへの出勤が伴わないテレワークの環境でも、労働時間、残業、休日出勤など、どの従業員がどれくらい働いているかをオンライン上で簡単に管理することができます。打刻を自動化させたり、申請リマインドの通知を送ることもできるので、企業担当者の作業工数削減にもつながります。

2. 不正打刻の防止

ICカード(ピットタッチ)打刻PC(ログオン/ログオフ)打刻、GPS機能などにより、どの従業員が「いつ」「どこで」作業を行なっているのかを可視化することができます。これにより、なりすましによる不正打刻を減らすことができます。

3. コスト削減

勤怠管理システムに蓄積されたデータは自動で集計され、レポートとして吐き出すことがでいます。担当者が手打ちで労働時間を集計する必要がないため、その分の生産性が上がり、人件費を削減することができます。

しかし、勤怠管理システム自体にはこうしたメリットがある一方で、無料で利用できる勤怠管理システムは

・利用できる機能に制限がある
・管理できる人数やデータの上限がある
・サポートが少ない
・広告が表示される

といった特徴があるのも事実です。

コスト削減のために、多少の使いづらさを感じつつも無料版の勤怠管理システムを使い続ける選択肢もありますが、それによって「長時間労働や残業」が生まれてしまうと、勤怠管理システムの本来のメリットを享受できていないことになります。

勤怠管理システムを導入する際は、「コストをかけたくないから無料」「とりあえず安心・安全に運用したいから有料」ではなく、自社の状況に応じて適切な方法を選びましょう。

無料版の勤怠管理システムをおすすめする企業

勤怠管理におけるニーズは、会社の規模やフェーズによっても変わるため、自社のニーズに合わないサービスを利用すると、却って管理が煩雑になってしまったり、アナログな作業が必要になったりしてしまいます。

ここからは、勤怠管理システムを無料版で使うか、有料版で使うべきか、以下の通り会社の特徴別に解説します。自社の状況と照らし合わせて、導入の参考にしていただければと思います。

まずは、無料版からでも勤怠管理システムを試した方が良い会社の特徴についてです。
有料版の勤怠管理システムがおすすめの企業については次章で紹介しています。

今まで全く勤怠管理を行っていなかった会社
従業員が10名以下の会社

今まで全く勤怠管理を行っていなかった会社

これまで全く勤怠管理を行なっていなかった、とい場合は、まずは無料版の勤怠管理システムの利用をおすすめします。

例えばスタートアップや小規模の会社では、勤怠管理を企業が行うのではなく個人の申告に任せるなど、システマチックに管理していない場合がほとんどです。
そこで立ち上げから数年が経ち、従業員が増えだしたタイミングではじめて、勤怠管理の重要性を意識する、といったことも多いようです。

このように、これまで勤怠管理を行なっていなかった会社は、まずは無料版の勤怠管理システムを利用しましょう。
無料版で最低限の管理を行ううちに、「自社に必要な機能が何か」が分かるので、会社の成長に合わせて有料版の利用を検討すると良いでしょう。

従業員が10名以下の会社

無料で利用できる勤怠管理システムには、利用できる機能に制限があります。基本的な勤務時間の把握をシステムで行い、あとはエクセルなどでデータのバックアップをするなど、手動での管理が必要となります。

多くのデータを人の手で編集管理を行うには限界があり、ミスが生じたり、時間がかかってしまったりなど、却ってコストがかかってしまうため、無料版の勤怠管理システムで管理できる従業員の数は、10名程度までと考えておいた方が良いでしょう。

有料版の勤怠管理システムをおすすめする会社の特徴

次に、有料版の勤怠管理システムの導入が望ましい会社の特徴を説明します。

どのような機能が必要か分かっている会社
申請ワークフローなど、利用できる機能の幅を広げたい会社
管理コストを削減したい会社
残業時間の抑制と有給休暇の利用を推進したい会社

それぞれ詳しくみていきましょう。

どのような機能が必要か分かっている会社

有料版では勤務時間の把握だけでなく、幅広い機能が存在します。そのため、必要のない機能までいきなり導入してしまうと、却って煩雑になってしまう恐れがあります。

これまで無料版も含め勤怠管理システムを利用しており、自社にどのような機能が必要なのかきちんと把握している会社であれば、「自社にマストな機能」を絞って、有料版を検討するのが良いでしょう。

有料版といっても、サービスによって使い勝手や機能には違いがあります。数ある勤怠管理システムの中から自社に合うものを見つけたい、という方は、別記事「絶対に失敗しない!勤怠管理システムのポイントとおすすめ3選を比較」もあわせてご覧ください。

申請ワークフローなど、利用できる機能の幅を広げたい会社

申請ワークフローとは、残業・休暇時に従業員が申請を行い、上長が承認を行う事で認められる機能で、無料版では対応していないサービスががほとんどです。

また、有料版ではプロジェクト管理や工数管理機能といった機能を利用することができます。
こうした機能を併用することで「勤怠」に関する管理だけでなく、全体最適や人事労務全体の管理を可能にできるのです。自社に必要な機能をあらかじめ洗い出しておくと良いでしょう。

なお、有料版の勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」では、企業担当者にとって便利な下記機能が備わっています。

・タイムカード
・打刻
・出勤予定(勤務表)の作成
・残業申請
・休暇(有休)申請
・給与ソフト連携
・深夜残業
・直行・直帰申請
・振替休日・代休の申請
・経費精算申請
・出勤簿出力
・運転日報の申請
・遅刻・早退申請
・Web給与明細
・チェッカー機能
・アラート機能
・G Suite(GoogleApps)連携
・労務チェックレポート

▼各機能をチェック
「MINAGINE就業管理」システムの基本機能

管理コストを削減したい会社

有料版の勤怠管理システムは企業としては経費でこそあれ、従業員の工数などをトータルで教理すると、管理コストを削減することも可能です。

有料版では各種アラート機能が搭載されており、従業員本人が未入力(未打刻)のタイムカードについても、月次承認前に慌てて本人に確認して登録してもらう必要がなくなります。

▼主なアラートの種類

登録チェック 出勤予定日の勤務開始時刻・終了時刻の登録状態を判定して、未登録の場合にアラートを表示します。チェックを掛ける対象は、出勤予定が登録されている日。登録されていない日。時刻・時間数は、開始打刻、終了打刻、休憩打刻等を指定できます。
承認チェック タイムカード承認状態を判定して、承認が完了していない場合にアラートを表示します。チェックを掛ける期間を指定できるので、いつから〜いつまでのタイムカードを対象にチェックを掛けるかを指定できます。
残業超過チェック 月の残業時間数を判定して、規定の残業時間数を超過した場合にアラートを表示します。集計期間は、[勤務時間登録(会社)の設定] 画面の [月の開始日] から [アラートタイミング] まで です。超過時間数を設定することが出来ます(例えば、残業時間が45時間を超過した場合にアラートを通知するなど)
時間外申請チェック 出勤予定日の勤務時刻と異なるが、時間外勤務の申請がされていない場合にアラートを表示します。チェックを掛ける期間を指定できるので、いつから〜いつまでのタイムカードを対象にチェックを掛けるかを指定できます。
有給休暇 有効期限チェック 有給休暇・振替休日の有効期限が近い場合にアラートを表示します。チェックを掛ける期間を指定できるので、有効期限の◯◯日前からチェックするなどを設定することが出来ます。

参考:MINAGINE就業管理(アラート機能)

こうした管理を人手で行うことは、漏れが生じてしまったり、月末に大量の時間を要したりなど効率的ではありません。
これらをシステムで一括管理することで、確実に管理できる他、管理コストの削減につながります。

残業時間の抑制と有給休暇の利用を推進したい会社

有料版には「長時間労働防止アラート」「有給休暇お知らせアラート」といったお知らせ機能が搭載されているシステムが多く、管理者や従業員本人が残業時間を意識でき、長時間労働の抑制につながります。

例えば深夜に残業が発生したときは、システム上で申請を行うことで、上長へ通知が届き、承認まで勤怠システム上で管理できるのが特長です。

出典:MINAGINE就業管理(新残業の事前申請)

また、有給休暇の残日数や利用日数についても意識ができることで利用推進にも役立ちます。

従業員の長時間労働や、有給休暇の消化が進まない、といった悩みを抱えている会社は、こうした昨日のある勤怠管理システムを導入することで、全体の意識が変わり、課題解決のきっかけとなるでしょう。

無料で使える勤怠管理システム3選

この章では無料で利用できる勤怠管理システムをご紹介します。

一定のサービスであれば期間に制限なく無料で利用できるサービスと、期間限定で機能の制限なく利用できるサービスそれぞれご紹介しますので、自社のニーズに合わせて、ぜひ利用を検討してみてください。

IEYASU

出典:IEYASU勤怠管理

【特徴】
完全無料で、今すぐ使える
人事実務の専門家集団と共同開発
豊富な勤怠レポート

IEYASUは完全無料のでありながら、様々な機能が備わったクラウド型勤怠管理システムです。
利用できる機能は日次勤怠(タイムカード・打刻)、承認・申請、CSVデータ出力、各種設定、ICカード打刻、日報機能、レポート機能、残業(36協定)アラートなど、充実しています。

月額3,800円〜の有料プランではさらに、有給休暇の自動付与機能、時間単位の有給休暇機能、届出申請フロー機能、勤怠アラート機能、新労働基準法対応の残業管理レポートが利用可能な他、メールによる手厚いサポートも受けることができます。

スマレジ・タイムカード

出典:スマレジ・タイムカード

【特徴】
30人まで無料で利用可能
freeeやMFクラウドなど外部サービスと連携可能
メールサポートやヘルプサイトが充実

スマレジ・タイムカードでは、多くの他サービスで有料の、申請・承認ワークフロー、シフト管理・プロジェクト管理といった機能を含めた、全ての勤怠管理システムを無料で提供しています。

スマレジ・タイムカード内で給与計算ができるのはもちろんですが、すでに人事労務freeeやマネーフォワード クラウド給与、 弥生給与などの、 外部サービス(給与計算)を利用している場合はシステムを提携することも可能です。

また、メールでの問い合わせは当日返信を原則としているなど、無料でもサポートが厚いことも魅力です。

コーパス(Corpus)

出典:Corpus

・静脈認証による打刻などさまざまな打刻スタイルに対応
・人数制限なし
・さまざまな打刻スタイルに対応
・大規模導入も可能

コーパス(Corpus)では基本機能である勤怠管理はもちろん、給与計算機能、プロジェクト管理機能、ワークフロー管理機能、な、企業に必要な機能を無料で利用することが可能です。

また、勤務時間と作業内容を紐づけることで作業項目別のコスト、社員別のコストなどをとても簡単に表示させることができ、今まで見えなかったムダなコストが発見にも役立ちます。

安心・安全な運用に!有料の勤怠管理システム

「従業員数が多い」「拡張機能を使いたい」など、無料版では管理が難しい企業には、管理データが多くでも安心・安全、そしてスムーズに運用できる、有料の勤怠管理システムがおすすめです。 

MINAGINE就業管理

出典:MINAGINE就業管理システム

【特徴】
人事労務のプロフェッショナルによるサポートが充実
2019年の労働基準法改正に対応
30日の無料トライアル期間

ミナジン就業管理は、企業ごとに運用・設定を人事のプロや社労士がサポートしてくれる勤怠管理システムです。
導入時に勤務事情に合った運用・設定のアドバイスがあるだけでなく、勤務ルールを見直したい際にもグループの社労士法人がサポートが受けられるため、勤怠管理にとどまらず、人事労務全体をの強い味方となるサービスです。

関連資料

勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」の特長・導入事例をサクッと目を通せる形にまとめた資料「1分でわかる!MINAGINE就業管理」を、無料でダウンロードできます。勤怠システムのご利用検討時に、他社サービスとの比較検討を素早くしたい場合にご活用ください。

ジョブカン勤怠管理

出典:ジョブカン勤怠管理

・変形労働・フレックス・裁量労働などあらゆる勤務形態に対応
・機能の単独利用可能
・30日の無料トライアル期間

ジョブカン勤怠管理はシフト管理に強い勤怠管理システムです。
さまざまな勤務形態に対応しているため、アルバイト雇用の多い飲食業や小売業に多く利用されています。

「シフトの作成・管理を簡素化したい」「ペーパーレス化したい」、など、欲しい機能を選んでカスタマイズできるので、必要な機能のみ単独利用できるため、必要のない機能にコストをかけずに済むことが魅力です。

まとめ|勤怠管理システムは自社のニーズに合わせて選ぼう

今回は、無料で利用できる勤怠管理システムの特徴と、無料版と有料版のどちらを使うべきかについて、ご紹介しました。

「ただより高いものはない」という言葉の通り、自社のニーズに合わないサービスを無料のまま利用していると、実は他の部分で大きなコストがかかかっている、という自体にもなりかねません。

自社のフェーズからニーズをくみ取り、賢く勤怠管理システムを利用しましょう。

勤怠管理システムを導入することは、勤務時間の記録や給与計算だけでなく、従業員のワークライフバランス向上や社内の全体最適にも大きく貢献することでしょう。

ぜひ勤怠管理システムを導入して、企業と働き手それぞれにメリットのある労働環境を実現させましょう。

勤怠管理を忙しくてできない!という人事担当者様へ

労務管理をちゃんとやりたい。 きちんと給与計算をして、未払賃金をなくしたい。 過重労働を減らして時間外勤務の上限規制と36協定を遵守したい。 在宅勤務やフレックス、新しい働き方を導入したい。

しかし、しっかりとやろうとすればするほど、業務は複雑になり確かな知識が必要になります。しかし、多忙で人的リソースが少ないといった理由からそこで足踏みをしてしまう担当者もする方は多いのではないでしょうか?

そこで導入を検討したいのが、労務管理をよくしたい人事労務担当の味方「MINAGINE就業管理システム」です。

・最大3カ月間、全社的に勤怠システムが稼働開始できるまでコンサルタントがサポートします ・導入段階で、就業規則や賃金規定など、就業管理に関するルールで不安な点を、当社社労士がアドバイスします。 ・給与計算のアウトソーシングまで一貫してサービス提供が可能です。

労務管理のレベルアップは、「重要だけど緊急ではない」と思われがちですが、働き方改革の流れや、新型コロナウィルスの影響による就業環境の社会的な変化など、後回しにすれば会社にとって大きなリスクになります。 ”会社の未来をまもる”ためにも、是非「MINAGINE就業管理」サービスをご検討ください。