給与計算をアウトソース（外注）するメリットとは？具体的な事例を踏まえて解説
人事労務業務の中でも生産性が低いと言われる給与計算業務。
特に社員数が多くなってくると計算が複雑になり、随時対応しなければならない従業員情報の変更対応に追われ、さらには社員の職種や雇用形態などによって計算方法が異なってくると作業の負荷は増すばかりです。
そうした課題を解決したい、社員数が100～1,000名規模の企業の人事労務担当をされている方を対象に、給与計算アウトソーシングについて解説していきます。
目次
そもそも給与計算アウトソーシングとは
給与計算アウトソーシングとは、社員の給与計算や賞与計算などの事務作業を外注するサービスです。細かい作業の多い給与計算業務をそのまま委託することにより、担当者の負担や工数を減らすことができ、大幅に業務効率化を実現することができます。
また専門性が高いアウトソーサーに外注する為、法改正対応も一任できるのはコンプライアンス面においても安心です。
給与計算をアウトソーシングするメリットとは
コスト削減
自社で給与計算を行う場合、給与計算を行う担当の『人件費』及び給与ソフトにかかる『保守費用』が必要です。また、法改正のたびに給与ソフトや給与計算ロジックのアップデートが必要となり、更新料や追加費用がかかってきます。
一方でアウトソーシングサービスを利用した場合、勤怠データ等の必要なデータを共有するだけなので、人件費、給与ソフトの費用をともに抑えることが可能です。以下に自社で給与計算を行う場合、アウトソーシングを利用する場合のコスト例を比較してみたのでぜひ参考にしてみてください。
◎自社で給与計算を行う場合 【社員数100名の場合】
給与計算作業の月額コスト
※例：月給32万円（時給2,000円）／月20日勤務
勤怠確定：6時間
前工程（入退社情報、社保確認等）：3時間
計算＋一次チェック：12時間
二次チェック：6時間
WEB明細発行、振込手配：6時間
合計：33時間
33時間 × 2,000円（時給） ＝ 66,000円／月
※システム年間保守料金→約100万
つまり月額は約83,000円／月
→想定月額コスト：149,000円
◎アウトソーシング導入の場合
→想定月額コスト：60,000円～120,000円
つまり、給与計算をアウトソースをすることにより、半額～70%までコストカットが実現できる訳です。
コア業務への集中
人事労務担当者の課題として、勤怠管理や給与計算などのルーティン業務に追われ、本来やるべきであるコア業務への集中が出来ていないということがよく挙げられます。労務担当者が採用や育成など人材面の業務まで担当している場合、よりこの状況は顕著となります。
そんな課題があっても、アウトソーシングを活用することで、今まで費やしてきたルーティン業務のリソースを大幅に削減できるため、コア業務に集中することができます。その結果、利益や売上の向上に繋がり企業価値を高めることができる為、得られるメリットは大きいといえます。
法改正への対応コスト削減
頻繁に行われる法令改正にも漏れることなく、確実に対応できるのも大きなメリットの1つです。例えば今後施行される、改正労働基準法の時間外労働規制の中小企業への適用など、最新情報に対応している外注業者であれば、法令違反などのトラブルを未然に防ぎ、コンプライアンスの強化にも繋がります。自社で対応している場合、法令改正や税制改正などの際には従業員への研修や教育が必要になる為、法改正対応のコスト削減にも繋がると言えるでしょう。
属人化の防止
給与計算業務の中でも頭の痛い悩みの1つが『属人化』ではないでしょうか。専門的な知識を要する業務になる為、どうしても属人化が起きやすい状態になってしまいます。担当者の急な退職や休職でお困りの企業様も多い中、簡単に人を増やすこともできません。給与計算アウトソーシングを導入することで、業務の属人化を防ぎ担当者への負担を軽減するだけでなく、繁忙期でも人員を確保する必要がなくなります。
給与計算アウトソーシングを導入する際の手順
自社に適した外注先の選定
給与計算のアウトソース先を検討する際、どうしてもコストに注目してしまいがちですが、中途半端に自社対応業務が残ってしまうと、せっかくのアウトソーシング効果が半減してしまいます。選定前に導入の目的・課題の抽出をしておくことが重要です。優先事項をしっかり見定め、全てクリアされているかを確認しましょう。
また、勤怠管理や社会保険・労働保険関係の業務は給与計算と連動していることが多いため、一気通貫したサービス提供が可能な外注先だとなお効率的です。
稼働に向けた導入準備期間
給与計算は遅れやミスが許されない業務でもあるため、本稼働までは慎重を期す必要があります。弊社も含め、一般的には下記の順番で2～3か月間かけ、本稼働に向けて準備を行っていくことが多いようです。
1.ヒアリング
アウトソーシング業者がお客様に対して現在の給与計算業務のルールなどをヒアリングし、業務量をチェックします。
2.業務フロー、運用ルールの整理
改善提案も含め、勤怠の確定データ受領から給与計算の完了までを、具体的な業務フローや運用ルールに落とし込んでいきます。
3.テスト計算・平行計算
アウトソーシングと社内処理を並行で稼働しながら、不備が無いかを確認していきます。
本稼働の開始
検証作業が終了したら、いよいよ本稼働がスタートします。ここから先は社内での給与計算業務から、完全に手離れすることができます。
給与計算業務の外注先選定ポイント
コスト
長期間に渡り毎月かかるコストなので、重視すべきポイントの一つです。給与計算のみ外注するのか、他の業務も含めて外注するのか、内容によって料金も異なります。プランの内訳、サービスを確認した上で、複数社を比較検討することを推奨します。
対応可能な業務範囲（他サービスのラインナップ）
自社の課題に対応できる外注先を選ぶ上で、どこまでの業務を外注できるかも重要です。給与計算だけではなく、年末調整や給与振込、入社・退社・ライフイベント発生時に必要な手続まで、全てを依頼できる場合もあります。何を外注するのかを明確にして選択しましょう。
また、今は給与計算業務だけ外注するにせよ、会社の成長に伴い年末調整など他の業務も将来的にアウトソーシングすることになる可能性もあります。できれば、多くの業務を外注できる先を選定しておくのが望ましいでしょう。小規模の業者であれば給与計算しか受けられないことも多いですが、ある程度の規模であれば保険手続や年末調整、会社によっては勤怠管理システムまでセットで提供していることもあります。中長期的なことを見据え、チェックしておくのもポイントです。
実績と信頼
実績が多いということは信頼が高いことの証明でもあり、また、業種や企業規模で自社と近い企業実績が多ければ、自社に合った外注先である可能性も高まります。
また、給与計算は人が行う業務である以上、ミスの可能性を0にすることはできません。アウトソーシング業者がミスを減らすため、どういった取り組みを行っているかも確認すべきでしょう。
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