失敗しない勤怠システムの選び方は?


従業員を雇う以上、勤怠システムの機能は吟味しなければなりません。

安易にコストや使いやすさ、知名度のみで選んでしまうと、自社のシステムとまったく合わないものを使い続ける羽目になってしまいます。

余計なコストを削減するためにも、給与計算や出退勤を正確に把握し、マネージメント等にも役立つ、勤怠システムの選び方についてご紹介します。

解決したい課題を明確にし自社に合った勤怠管理システムを選ぼう

法改正により、雇用主側の労働者への管理の適正さが重視されはじめています。

これまでは曖昧にされていた節のある労働時間の管理ですが、現在は適正な管理をする責務が企業にあると明示されており、正しく把握しなければなりません。

厚生労働省発行の『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』リーフレットで、労働時間について言及されているのをご存知でしょうか。具体的には、労働者の始業・終業時刻を労働日ごとに、適正に記録する必要があります。

勤怠管理システムを導入すると、たとえば以下のような方法で労働時間の把握が正確かつ容易に行えるようになります。

・タイムカードの打刻
・ICカードによる入退出記録
・業務用パソコンの使用時間

労働者側に自己申告制を提案することはできますが、最終的な確認は企業が行わなくてはなりません。パソコンの使用時間などと申告された時間に著しく差がある場合は、実態調査の義務が課せられます。

あらかじめ勤怠管理システムを導入することで、自己申告制のような実態との乖離を予防し、後日の実態調査の手間やコスト発生を避けられます。

今ある課題を明確に!勤怠管理システムで解決できるのか

勤怠管理システムと一括りにいっても、打刻方法や記録する項目など、それぞれ異なります。導入時にはまず、自社が抱えている課題を明確にし、その勤怠管理システムを利用することで解決を期待できるかどうかを念頭に検討しましょう。
多くの企業が抱える課題は、以下のようなものがあげられます。

・給与計算の集計時にミスが起こりやすい
・法改正に合わせた対応に時間がかかる
・月末・月初の集計作業が集中しすぎる
・正確な労働時間の把握が難しい

ほとんどの企業において、社員やその他の従業員の就業状況は、それぞれ異なるケースのほうが多いでしょう。同じ社員でも管理職と新入社員では、みなし残業代や各種手当に違いがあり、アルバイトやパート従業員の場合、各々勤務時間の長さが異なります。

そのため、ひとりひとりの状況に合わせて給与計算を行わなければならず、集計時にヒューマンエラーのリスクが生じます。

また、近年は政府主導の働き方改革の影響や増税により、法改正がさまざまな点で起こっています。逐一システムを更新して対応するには、自社システムや手動の場合、スムーズにはいかないものです。

月末月初の集計作業が社員の負担となったり、他の業務を圧迫するケースも珍しくありません。使用する管理システムによっては、そもそも正確な労働時間の把握自体が困難なこともあるでしょう。

単純な給与計算・コストの把握はもちろん、適正な人員配置や業務の割り振りができているかなど、会社経営そのものに影響することも考えられます。

適切な勤怠システムの導入は、労働者ごとの労働時間や給与支給額の把握、人員配置の把握を効率化してくれます。

相性の良い給与計算ソフトと合わせて活用すれば、月末月初の集計作業など、社員の負担を軽減することも可能です。

勤怠管理システムを選ぶ基準

勤怠管理システムは、さまざまなタイプが発売・リリースされています。

数ある中で自社の課題を解決してくれる勤怠管理システムを選ぶには、以下のチェックポイントを基準にしましょう。

・打刻方法は自社に適しているか
・誰でも使いやすいシステムか
・サポート体制は充実しているか
・他サービス(給与計算など)との連携は可能か
・適切な価格か

打刻方法は、ICカードで管理するのか、各自に貸与するPCやスマートフォンなどで管理するのかだけでも異なります。出張や直帰が日常的な社員の割合が多い企業では、ICカードによる管理は向いていません。

PCやスマートフォン管理も、パートやアルバイト従業員の分もデバイスを用意するのか考える必要があります。

日常的な打刻はもちろん、集計を担当する社員やシステム管理を担う社員にとっても、使いやすく管理しやすいシステムが望ましいでしょう。いざというときのサポート体制が充実しているメーカーのものであれば、安心して利用できます。

給与計算ソフトや各デバイスとの連携、福利厚生や人事など、業務効率化のための連携可能な範囲や、汎用性も重要です。どこまでの機能を望むのか、価格は適正かも考慮して、コストパフォーマンスの良い勤怠管理システムを選びましょう。

勤怠管理システムのメリットとデメリットを確認しよう!

勤怠管理システムは、企業によっては必ずしも積極的に導入するべきとは限りません。極端な話、規模や従業員数によっては、自社開発のシンプルなものでも構わないケースもあります。

実際に勤怠管理システムを導入した場合のメリットやデメリットについてご紹介します。自社は勤怠管理システムを今すぐ導入すべきなのか、急ぐ必要はないのか、検討の参考にしてみてください。

メリット

勤怠管理システムをあえて導入するメリットは、やはりシステム利用による業務効率アップが期待できることです。

他にも、以下のようなメリットが考えられます。

・打刻時間の正確な把握
・個人ごとの労働時間の管理
・システム化による不正打刻の防止
・人件費などコスト削減
・法改正への対応スピード
・外部や他システムとの連携

勤怠管理をシステム化すると、瞬時に正確な打刻時間・勤務時間の把握ができるようになります。個人ごとに管理できるため、フレックスタイム制やパート・アルバイト従業員など、あらゆる勤務パターンに対応できます。

また、手書きや自己申告の場合は逐一確認や管理が必要でしたが、システム化することで不正打刻の防止も容易です。

管理や集計に割く人員が減れば、人件費や打刻シートなどのコスト削減にもつながり、浮いた人員や人件費を他の部署へ回すことができます。

勤怠管理システムによっては、法改正への対応が随時行われていたり、スマートフォンなど外部機器との連携、給与計算システムとの連携も可能です。

これらのメリットにより、自社に合った勤怠管理システムの導入は、業務効率アップにもつながるのです。

デメリット

勤怠管理システムは、実際に使ってみなければ評価が難しいものが多いのが大きな懸念となっています。

・導入後に自社に合っていないことが判明する
・経営層が導入に懐疑的な場合がある
・打刻漏れが起こる可能性もある
・導入時に教育コストがかかる場合もある

勤怠管理システムの多くは、導入時にそれなりのコストが発生します。そのため慎重に選ぶ必要がありますが、事前に自社との相性が100%予測できるとは限りません。

自社との相性が悪いとシステム導入後に判明しても、別のシステムへ簡単に変更できるものでもないでしょう。

コストや内容によっては、「従来の手書きや自社システムで良いのでは」と経営層からの理解を得られない場合もあります。自社との相性とともに、導入することで得られるメリットをしっかりと把握して、経営層を説得しなければなりません。

また、システムへの打刻そのものを忘れる可能性もあり、その際のカバー方法も検討する必要があります。

一度浸透すると非常に便利な勤怠管理システムですが、導入初期はどうしても従業員への教育を行わなくてはならず、場合によっては教育コストがかかります。

勤怠管理システムならミナジン

ミナジンの勤怠管理システムは、あらゆる社員の勤務状況を想定した豊富な機能が特徴です。労基署(労働基準監督署)が推奨するフォーマットを採用し、使いやすさと実用性の両方を実現しています。

・開発は人事労務のプロフェッショナルが担当
・豊富な打刻インターフェース
・シンプルなフローで運用ラクラク
・メンタルヘルスや残業超過へのフォロー機能

人事労務のプロフェッショナルが手掛けたため、使い勝手の良さは折り紙付きです。「こんな機能があったら便利なのに」と多くの担当者が求める、さまざまな勤務状況をカバーできる機能を盛り込みました。

打刻インターフェースにもこだわり、スマートフォンやPCはもちろん、営業職を中心に愛用されているガラケーや、専用の打刻端末によるICカードでの打刻も可能です。

各種申請・労働管理システムの他、メンタルヘルス関連のチェッカー機能や、残業超過者へのアラート機能も導入しています。チェッカー機能は義務化したストレスチェックにも対応しており、実用性があります。

まとめ

労働管理の一環として、労働時間や人件費、人員配置の把握は重要です。適切な勤怠管理システムを導入することで、必要経費を抑えながらスムーズな労働管理が行えます。

ミナジンが提供する勤怠管理システムは、直行直帰など社外からの打刻が必要なケースを含め、あらゆる申請・打刻に対応しています。

メンタルヘルス関連のチェッカー機能をはじめとした、勤務時間以外の労働管理システムも複数盛り込んでおり、実用性と使いやすさにこだわりました。

勤怠管理システムの導入を考えている方は、ぜひ詳細ページをご覧ください。