採用担当必見！アルバイト採用時の必要書類と注意点を紹介
これまで一人で行ってきた事業、手が回らなくなってきていませんか？「一人じゃできないけど、アルバイトを採用するのはハードルが高い」と感じる方も多いでしょう。しかしアルバイト採用も、一度手順を覚えてしまえば大丈夫です。
ここでは、アルバイト採用における必要書類や、採用前にやっておくべきこと、法律に触れないよう気をつけておきたい点について解説します。
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アルバイト採用するなら知っておきたい手続きと必要書類
アルバイトの採用をするなら、必要書類とその手続についてはしっかりと把握しておかなければいけません。多くの手続きがありますので、詳しく見ていきましょう。
■アルバイト採用前に知っておきたい採用までのこと
アルバイトを雇用するためには、雇用条件や労働条件を作り、税金や社会保険関係の手続きもしなければいけません。
あなたが個人事業主の場合、これからは源泉徴収を行う必要が出てきます。具体的には、給与支払事務所等の開設届を提出し、源泉徴収義務者となる必要があります。これは管轄の税務署に提出してください。
年金事務所での年金支払に関する手続きも必要です。こちらは雇用してから5日以内に年金事務所へ提出します。
労働保険に関する手続きは、所轄の労働基準監督署で行います。こちらは雇用してから10日以内に行ってください。
雇用側が用意しなければいけないのはタイムカードや名簿、賃金台帳です。いずれも保管義務がありますので、きちんと用意しておきましょう。
■アルバイト採用前にしておく手続き
アルバイト採用前にしておくべきことは、労働条件の作成です。書面で作る時には、次のことを記載しておきましょう。
書面で用意しておく労働条件
・労働契約の期間
・有期労働契約を更新する場合の基準
・就業場所
・業務内容
・労働時間、有給の有無、休日や休憩時間について
・賃金の計算方法や支払い方法、支払い時期について
・解雇を含む退職に関すること
・昇給や退職手当、賞与の有無
・短時間労働者の雇用管理改善に関する相談窓口
細かくてよくわからない、という方は厚生労働省の見本を見ながら書面を作り上げましょう。
■アルバイト採用の必要書類一覧
アルバイト採用時には、採用した人からも多くの書類を受け取らなければいけません。法律上決められているものはマイナンバーのみですが、それ以外にもこれだけの書類が必要です。
・住民票や資格に関する証明書
・雇用契約書
・給与の振込口座登録申請書
・交通費申請書
・年金手帳
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・扶養控除等申告書
・健康保険被扶養者異動届
採用にあたり誓約書や身元保証書を求める会社もありますが、そこまでする必要はないと感じるのであれば用意しなくても良いでしょう。ただし雇用契約書は必ずもらっておいたほうが良いです。
後々のトラブルを避けるためにも、必要書類は漏れなく受け取ってください。
アルバイト採用時に必要な手続き
ここからは、雇用側がアルバイト採用時・採用後にしなければいけない手続きや必要書類、手続きに必要な持ち物について解説します。
■社会保険関係
アルバイトやパート職員は、労働時間によって社保・雇用保険への加入有無が決まります。
社会保険の加入対象は、1週間の労働時間と1ヶ月の労働日数が一般社員の4分の3以上ある場合です。雇用保険の加入対象は、１週間の労働時間が２０時間以上あり、１ヶ月以上雇用できる見込みがある場合です。
アルバイトやパートの人数を少なくして、一人の人にたくさん仕事をしてほしいという場合には、どちらへも加入してもらわなければいけないかもしれません。
この場合、採用した人から年金手帳とマイナンバーを受け取ってください。雇用を開始したら、これらを持っていき、すぐに年金事務所と労働基準監督署で手続きを行いましょう。
■税金関係
採用した人が以前どこかで勤めていた時には、源泉徴収票を受け取っておきましょう。この時扶養控除の申告も受け取っておくと便利です。どちらも年末に必要なものですが、採用時にやっておくと雇用側としても後々事務作業が楽になります。
はじめてのアルバイト採用で注意しておきたいこと
採用時に必要なものや手続きについてはわかりましたが、採用時に注意しておかなければいけないことがいくつかあります。詳しく見ていきましょう。
■雇用に関係する法律について
人を雇用する時には、法律に関わることが多々あります。雇用に関する法律を破ってしまわないよう、きちんと手続きをしましょう。
たとえ１時間のアルバイトであっても、労災保険への加入は必要です。雇用主の業務形態や企業規模に関係なく、労災への加入は必須ですので忘れずに労働基準監督署に届け出ましょう。その際、概算保険料の申告をして、年度分の保険料を納付しなければいけません。
雇用保険については上記でも説明したとおり、勤務時間や契約期間によって加入の有無が変わります。
ここまでの情報をまとめるとこのようになります。
・短時間・短期間のアルバイトは労災にのみ加入
・週20時間以上を１ヶ月以上に渡って雇用したアルバイトは労災と雇用保険に加入
・ほとんど社員と変わらずに働いているアルバイトやパートの場合には労災と雇用保険、社会保険、厚生年金に加入
自分がどのように人を雇用したいのかによって、労働基準監督署に持っていく書類や必要な手続きも変わります。手続きを行う期間も雇用保険は雇用から10日以内、年金は雇用から5日以内と決められていますので、雇用を開始したらすぐに各種手続きを開始しましょう。
■契約書等必要書類の重要性
雇用に際し、労働条件や契約書等の必要書類を省いて「知り合いのみを雇用」するのはとても危険です。たとえとても親しい間柄であっても、雇用契約書は必ず交わしておきましょう。
労働条件や就業規則についてきちんと定めておかないと、後々トラブルに見舞われてしまうことがあるかもしれません。すべての書類は、事業におけるリスクを回避するために必要 なものです。
「難しい書類ばかりでわからない」「労働基準法違反じゃないか客観的に判断してほしい」、そんな時には労働基準監督署に相談してみましょう。
採用準備が整ったら、次はアルバイトを探す手はずを整えなければいけません。ここまで大変な手続きを進めてきたのに、まだアルバイト採用までに時間がかかると思うと少し疲れが出てきてしまいますよね。
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まとめ
事業を拡大していこうと思うと、どうしても一人ではやりきれない仕事が増えてきます。アルバイト採用を考え始めたのであれば、雇用に関する手続きや必要書類に対する知識はしっかりと深めておきましょう。
雇用に関する法律について、不安があれば労働基準監督署や社労士、会計士等に相談しながら手続きを進めていきましょう。
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