勤怠管理システムの「打刻修正」、実はすごく重要│勤怠打刻で注意すべきポイント
勤怠管理システムを使用して勤怠の管理をする場合、打刻修正するケースも少なくありません。しかし、そんな打刻修正においては注意しなければならないこともあります。
そこで今回は、勤怠管理システムの「打刻修正」で注意すべきポイントを紹介します。勤怠管理システムを利用している人事担当者は、ぜひ参考にしてください。
目次
勤怠管理システムに打刻修正が必要な理由
勤怠管理システムを導入しても、何かと打刻修正を行わなければいけないケースは多くあります。
例えば、「帰宅しようと退勤打刻をしたけれど、急遽仕事が入って残業をすることになってしまった」という場合や「正常に出退勤していたにも関わらず、打刻漏れをしてしまい、欠勤、遅刻の異常出退勤扱いになった」という場合には、正確な出退勤時間を記録するために打刻修正を行わなければいけません。
企業は働き方改革による労働安全衛生法の改正によって、従業員の正確な労働時間の把握が義務づけられるようになりました。
従業員の出退勤時の打刻忘れがあった場合や、実態と異なる打刻時間の記録が残ってしまった場合には、正確な労働時間の把握と正しい給与計算を行うという観点から勤怠修正を行うことはやむを得ないことであり、勤怠管理システムにおいても必要不可欠な機能といえるのです。
勤怠管理システムの打刻修正はタイムカードの改ざんにあたる？
これもよく聞く“声”の一つですが、勤怠管理システムで打刻修正をすると、タイムカードの改ざんにあたるのでは？と考える方もいるようです。
単純な打刻漏れであれば、タイムカードの改ざんとみなされることはありませんが、打刻修正によって「労働時間が減る場合」には注意が必要です。
例えば、打刻修正による悪質な事例として、業務過多で部下の労働時間が長くなった際に、退勤時間を短く修正して部下の時間外労働時間を抑えて申請するなど、管理者が従業員の勤怠状況を改ざんする不正も実際に起きています。他にも、打刻修正によって遅刻や早退時間をごまかしたり、残業時間を増やして働いていない時間分の残業を受け取ったりする社員がいないとも限らず、打刻修正の使い方によってはタイムカードの改ざんにつながるでしょう。
打刻修正によって悪質な不正行為を疑われないためにも、打刻修正を行う際は、客観的な記録と理由を残すことが重要なのです。
勤怠管理システムの打刻修正によるトラブルを防ぐには？
では、勤怠管理システムの打刻修正によるトラブルを防ぐには、どのようにすれば良いのでしょうか。
続いては、勤怠管理システムの打刻修正のトラブル防止策を紹介します。
客観的な記録をもとに労務管理を行う
厚生労働省のガイドラインによると、従業員の労働時間はタイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録をもとに把握する必要があります。
しかし、使用する勤怠管理システムによっては、打刻修正によって修正前の打刻記録が消えてしまい、修正後の打刻時間が上書きされてしまうことがあるのではないでしょうか。
打刻修正によって変更された打刻記録は、「客観的な方法その他適切な方法」で把握された労働時間の記録とはいえません。そのため、勤怠管理システムで打刻修正を行う際は、修正前の記録と修正後の記録の両方を残し、正しく把握した労働時間で給与計算が行われているかどうか、従業員本人が給与明細と照合して確認できるようにすることが大切です。
MINAGINE勤怠管理による打刻修正の特徴
そこでおすすめしたのが、株式会社ミナジンが提供しているクラウド型勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」です。
同システムは、従業員が打刻修正を行った場合、その記録を「打刻時間」「申請時間」「承認時間」の3つに分けて残す仕組みになっています。
PCやICカードによって客観的に把握した「打刻時間」は、本人だけではなく、上長や人事部側からも上書きできません。一度記録された出退勤時間は修正できないため、客観的な出退勤管理を行い、不正打刻の防止につながります。
打刻時間は修正することができませんが、誤った打刻時間や打刻漏れの修正は「申請時間」で打刻修正することが可能です。申請時間は、従業員本人が打刻時間を手入力で修正し、上長に申請することで変更が可能です。打刻時間と申請時間それぞれの異なる記録が残せることから、打刻修正が多い場合にも早期発見できます。
従業員の労働時間は、客観的な記録をもとに把握することが大切です。特に、労働基準監督署の調査や監査が入った場合には、厚生労働省のガイドラインに沿って適切な労働時間の把握が行われているかどうかが重要なポイントとなります。打刻修正をしても本来の打刻時間が上書きされることはなく、客観的な記録が履歴として残るシステムとなっているため、労働基準監督署の調査や監査にもスムーズな対応が可能です。
ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。
勤怠管理システムの打刻修正は客観的な記録を残すことが大切
勤怠管理システムの打刻修正は、出退勤時の打刻漏れが起きてしまった場合や、急な残業が発生してしまった場合でも、正確な勤務時間を記録するために必要な機能です。
しかし、勤怠管理システムの打刻修正は、タイムカードの改ざんといった不正行為につながる可能性も秘めています。従業員に不正行為をさせず、労働基準監督署の調査や監査にもスムーズに対応できるように、勤怠管理システムの打刻修正は客観的な記録を残すことが大切です。
「MINAGINE勤怠管理」は、打刻修正が行われた場合も、客観的な記録となる打刻時間が残る勤怠管理システムです。適切な労務管理を行うことができ、労働基準監督署の調査や監査にもスムーズに対応できると、いくつもの社会保険労務士法人からも推奨されているシステムです。
また、「MINAGINE勤怠管理」はPCを使用して打刻する方法や専用端末にICカードをかざして打刻する方法、スマホやタブレット端末から打刻する方法など、企業の就業規則や勤務スタイルに合う多彩な打刻システムを用意しています。さまざまな打刻方法を組み合わせて勤怠管理が行うことができるため、打刻修正が必要な原因の一つでもある打刻漏れを防ぐことにもつながります。
打刻修正によるトラブルにお困りの企業様や、労働基準監督署の調査や監査にもスムーズに対応できる勤怠管理システムをお探しの企業様は、ぜひこの機会に「MINAGINE勤怠管理」の導入を検討してみませんか。
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