３社に２社は勤怠管理システムの選定を失敗したと感じている？初導入の際に気を付けるべきポイントとは。
勤怠管理システムを導入しようとした際、多くの製品があり迷ってしまいますよね。働き方改革が普及するに伴い、勤怠管理システムの数は爆発的に増えました。その中から自社に最適なものを選ぶのは至難の業。しかも、はじめて勤怠管理システムを導入した会社の３社に２社が選定を失敗したと感じているんです。
この記事では、初めて勤怠管理システムを入れようと検討している会社の担当者様向けに、どうすれば自社にマッチしたシステムを見つけられるのか、ポイントをお伝えしていきます。ぜひ、参考にしてくださいね。
目次
勤怠管理システムが必要となる背景
勤怠管理システムとは？
まず、改めて勤怠管理システムとは何かお伝えします。勤怠管理システムとは、文字通り従業員の勤怠管理を行うためのシステムのこと。従来、勤怠管理は紙やタイムカード、エクセルで行うのが普通でした。しかし、そういった勤怠管理方法では客観性が担保されません。つまり、それらに記載された勤怠情報は正確かどうかも分からず、もっと言えば本人が記録したものなのかも分からないですよね。
エクセルに1ヶ月分の勤怠記録が書かれていたとしても、もしかするとそれは月末にまとめて記載したものかもしれません。その可能性は誰も否定できませんよね。働き方改革を進める中で、「正確な情報」が必要なため、勤怠管理システムの導入が必要不可欠になりつつあるのです。
３社に２社はシステム導入を失敗する
こういった背景から、多くの企業が紙やエクエル等のアナログな勤怠管理から卒業し、勤怠管理システムを導入しています。しかし実際のところ、3社に2社が勤怠管理システムの導入を失敗したと感じているのです。これは衝撃的な割合ですよね。勤怠管理システムを導入したのにもともとのアナログ管理に戻ってしまう、または数年内に別のシステムに乗り換える、システムを導入したのに多くの手作業が残り全く工数削減にならない、こういった事例が多く発生しています。（もっとも最後に関しては人事側の工数が増えたという話で、会社的にコンプライアンス遵守は達成できますが。）
とにかく、この記事で何がお伝えしたいかというと、勤怠管理システムを初導入する際の選定軸を多くの企業が間違えているということです。勤怠管理システムは非常にレッドオーシャン化しており、2023年現在で200以上の製品があると言われています。ここから自社に最適なものを選ぶのは至難の業。
だからこそ、ここから先は勤怠管理システムの導入を失敗しないために、どういった軸で選定を進めていけば良いのか紹介していきます。
勤怠管理システムの選定で最も大事な視点
この章では勤怠管理システムの選定において最も大事な視点をお伝えしていきます。まず、多くの会社が「機能の有無」だけを重視しており、実際にそれを運用していくイメージを想定していません。いかに多くの機能があれど、それを使いこなすことがなければ意味はありません。
勤怠管理システムの設定を行い、運用をしていくことは想定以上に負担です。設定時、運用時の負担は大きく分けて下記の2通りです。
①導入時の初期設定
勤怠管理システムの初期設定は想像以上に大変です。就業規則と照らし合わせ、働き方を洗い出し、休暇申請や残業申請などのルールを不備の内容に勤怠管理システム内に設定していく作業です。過去に勤怠管理システムを使っていたことのある方ならともかく、勤怠管理システムを使ったことのない方がこれらの設定を行っていくのは相当な負担。なおかつ勤怠の記録は間違ってしまえば後工程の給与計算に影響します。設定ミスにおいて給与が正しく支給されないとなった場合、炎上案件になってしまいませんか？
多くの勤怠管理システムのベンダーが「簡単に設定できる」ことを売りにしていますが、多くの会社が簡単に設定できるはずの勤怠管理システムを設定しきれず、勤怠管理システムを導入した意味を失っています。
②稼働後の設定変更
自身で設定するタイプの勤怠管理システムを四苦八苦の末に何とか設定完了し、無事に運用できるところまで持っていけました、しかし問題はここでは終わりません。
まず、初期設定完了後にも設定変更をするタイミングは数多く出てきます。その際、サポートページを見たり、ヘルプデスクに問い合わせたりして設定変更をする瞬間が出てきます。しかし、多くの企業がこういったヘルプデスクは外部に委託しています。つまり、電話をかけても対応する人は勤怠管理システムや労務の知識がない方ばかり。そして、何を聞いてもマニュアルを読み上げるだけ。マニュアルを読んでも分からないから電話しているのにこれでは全く意味がありませんよね。そんなことが至るところで起きているのです。
ここまで読んでいただければお分かりの通り、初めて勤怠管理システムを導入する場合の選定においては、機能よりも設定代行、サポートが重要なわけです。
勤怠管理システムの選定手順
お伝えしてきた内容を踏まえ、初めて勤怠管理システムを導入する際に、どうやってシステムを選んでいけばよいのか紹介します。
①誰が初期設定を行うかを決める
お伝えした通り、勤怠管理システムの初期設定はとても大変な作業。なおかつ、ここでミスが発生すれば、後工程の給与計算に影響が生じます。実際に、勤怠管理システムの設定をミスしたが故に給与計算を間違え、支給後に再計算した事例も多くあります。
勤怠管理システムの設定を自社でやるか、代行してくれるタイプのものを選ぶか、ここでの判断軸は「時間と経験」。システムの設定はスムーズに進んでも50時間程度を要することが多いです。まず、これだけの時間を確保できるかが1つのポイント。もう一つは勤怠管理システムに対する経験です。前職等でシステムの設定を一部やったことがある方、勤怠管理について相当な知識があり、なおかつ一定以上のITリテラシーを持つ方であれば勤怠管理システムの初期設定もさほど問題なくできるでしょう。しかし、これら2つの条件に該当しない方は、初期費用を払ってでも初期設定を代行してくれるタイプのシステムを選ぶことがおすすめです。
②必要な機能要件を洗い出す
①でどちらのタイプにするか決めた後は、必要な要件を洗い出していきます。ここでのポイントは細かく洗い出しすぎないこと。ある程度の機能がそろった勤怠管理システムであれば、大きく機能が変わることはありません。
最も気を付けるべき点は、自社の働き方に合った打刻ができるかどうか。例えば1人1台のPCを持っていない場合はスマートフォン経由の打刻ができるか、ICカード経由での打刻ができるか等を確認しましょう。
他にも確認が必要な箇所があれば、勤怠管理システムの資料を各社のホームページからダウンロードしましょう。営業担当から電話がかかってきて、打合せを設定してくれるはずです。
勤怠管理システムの選定は、多くの会社が3カ月～半年程度で済ませることが多いようです。失敗のできない勤怠管理システムだからこそ慎重になるのも分かりますが、一方で時間をかけすぎても意味がない部分もあります。期間を決めて選定を済ませ、後は自社の運用をシステムに合わせて変えていく覚悟で、勤怠管理システムを導入しましょう。
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