GPS打刻で勤怠を管理するメリットやアプリ・ポイントを紹介

タイムカードでの勤怠管理が当たり前でしたが、現代はスマホやICカードを利用した勤怠管理など、さまざまな方法での管理が行われています。中でも、GPSを活用した勤怠管理が人気を集めています。GPSで勤怠管理をするメリットやおすすめのアプリなどを紹介します。

勤怠を正確に管理するためにGPS打刻が効果的

企業は、従業員の労働時間を適切に把握するように労働安全衛生法で義務付けられています。そのため、従業員が業務の開始・終了時間を把握するためのツールを設置することがスタンダードになってきています。

その中の1つであるGPS打刻は、勤怠管理システムの打刻方法の1つです。端末に搭載されているGPS機能と連携することで、従業員の位置情報の提供と同時に出退勤の打刻ができるようになっています。GPS打刻がおすすめなのは、外回りが多い営業職や、オフィス以外で仕事をする運送業・建設業・訪問看護や介護などです。
紙に時間を書いて勤怠管理をすることも多くありましたが、GPS打刻なら正確な時間はもちろん、就業を開始・終了した場所と正確な時間の記録ができるため、正しい給与計算ができるようになります。

GPS打刻で勤怠を管理するメリット

勤務時間を正確に管理しなくてはいけないのはわかりますが、どうしてGPSで場所まで記録しなくてはならないのかという疑問がある人は多くいます。しかし、実際にはGPSでの勤怠管理によるメリットはたくさんあります。

①打刻漏れや不正を防げる

GPSによる打刻は、スマホやタブレットなどで操作を行うだけという簡単な操作で完了するシステムがほとんどです。打刻すると、打刻した時間だけではなく打刻した場所も同時に記録できます。どこでも打刻することができるため、打刻忘れを防ぎやすくなります。紙のタイムカードの場合、決まった場所で操作をしなくてはならず、外出時などにはかなりの手間がかかります。
また、GPSによる場所の記録は、不正の防止にも繋がります。誰が・いつ・どこで打刻しているかを管理者が正確に把握できるため、間に合わない時などに誰かに代わりにタイムカードを打刻してもらう代理打刻のような不正防止にも役立ちます。1人ひとりの就業時間を位置情報とともに正確に把握し、正しい給与の支払いに貢献します。

②直行・直帰の場合やリモートワークでも正確な打刻ができる

GPSで時間と場所を把握できるということは、打刻により出勤・退勤時間の記録だけではなく打刻時の位置情報の把握もできるということです。その日に外出した場所や、仕事をした場所を確認し、就業時間も確認できるため正確な給与計算ができるのです。給与計算担当者の負担はもちろんですが、直帰が可能になることで現場で仕事をしている従業員の負担も大幅に減ります。

出向先など離れたオフィスで仕事をしている従業員がいる企業はもちろん、リモートワークをしている従業員がいる場合でも、目視での出退勤管理を行うことなく正確な勤怠管理ができるようになるのも魅力です。

③勤怠管理を効率化できる

従業員が出先で1日中勤務する場合、何日か分の勤怠の記録をまとめて提出するケースもあるでしょう。しかし、数日分の勤怠の記録を正確に記録するのは困難です。管理担当者も、正確な記録なのか不安が残るのではないでしょうか。

GPS機能付きの勤怠管理システムを利用すれば、スマホで打刻するだけで正確な勤怠時間を記録できるのはもちろん、どこで仕事をしたのかも把握できます。それに加え、勤務時間の計算も正確になり、ヒューマンエラーの防止もできます。打刻する従業員も管理する従業員も効率アップに繋がります。

GPS打刻で勤怠を管理するデメリット

メリットばかりあるように思えるGPSによる勤怠管理ですが、デメリットもいくつかあります。導入後に起こりやすい、GPS勤怠管理のデメリットを紹介します。

①デバイスによっては作動しない可能性がある

GPSを活用した勤怠管理を行う場合、必須なのがGPS機能を搭載したスマホやタブレットなどのデバイスです。従業員個人のスマホに勤怠管理アプリをインストールして打刻を行う場合、スマホが普及しているとはいえ、従業員全員がGPS機能付きのスマホや、システムに対応しているバージョンのOSを搭載したスマホを持っているとは限りません。スマホは種類が多く、中には古いものをずっと使い続けている人もおり、持っているスマホがシステムの対象外ということもあるのです。

対策としては、従業員が所持しているスマホがシステムのアプリに対応しているか、GPSが搭載されているかどうかを事前にチェックしてからシステムの導入をすることです。従業員が少ない企業なら、全員のスマホをチェックしてからの導入でも大変ではありません。

②システムやアプリのメンテナンスが必要になる

システムを導入すると、最新の状態にアップデートすることを求められることがほとんどです。アップデートを行わずにいると、打刻が正常に行われなかったり、そもそもアプリが開けないということもあり得ます。常に最新の状態にしている場合は問題ありませんが、何か理由があってアップデートしていないことがあると、システムがうまく動作しません。

もしアップデートしない場合はその理由を明確にすることと、常にシステムが動作しているかどうかを確認しましょう。1人ひとり扱いが違うスマホだからこそ、導入後にどのようなメンテナンスや呼びかけが必要になるのかを把握しておくことが大切です。

GPS打刻で勤怠を管理できるサービス・アプリ5選

勤怠管理システムと一言で言っても、実際にGPS打刻で勤怠管理ができるシステムはたくさんありますし、どのシステムも使いやすいように工夫されているものばかりです。GPS打刻が可能な勤怠管理システムを5つ紹介します。それぞれの特徴も紹介していきます。

①ミナジン勤怠管理

ミナジン勤怠管理は、30年以上もの間、さまざまな労務問題に対応したノウハウを活かしたクラウド型勤怠管理システムです。幅広い業界・業種で利用でき、勤務スタイルを問わず打刻ができるようになっています。

打刻データはもちろんですが、PCログを取得する機能もついており、従業員の勤務状況を可視化することが可能になります。オフィスで業務を行う従業員はもちろんですが、テレワークや在宅勤務をしている従業員のPCログの取り込みにも対応しているので、どんな勤務スタイルでも同じ対応ができます。

また、システム初期設定作業代行サービスがあり、初期設定作業をサービス側で行うため、導入時の担当者の負担を大幅に軽減することができます。

②ジョブカン勤怠管理

従業員も勤怠管理の担当者も簡単に扱うことができるのがジョブカン勤怠管理です。シンプルな操作性でパソコンが苦手な場合でもわかりやすいので、誰でも使いこなすことができるでしょう。

GPS打刻ができるのはもちろんですが、LINEやSlackと連携することでより簡単な打刻ができます。正確なデータによる勤怠管理ができ、適切な給与計算を叶えます。

利用料金も安価で、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の中から使いたい機能のみを選び、1機能1人あたり200円（税別、以下同）で利用できます。出勤管理のみを使いたいという場合は、200円×従業員の人数が月あたりの利用料金となります（最低料金2,000円から）。人数が多い場合や、規模が大きい企業の場合は個別での見積もり作成も可能です。

③KING OF TIME

KING OF TIMEは47,000社以上の導入実績を誇る勤怠管理システムです。顔認証や指紋認証、ICカードなど、打刻方法が多彩なので、自社に合う打刻方法が選べるようになっています。また、打刻方法は併用もできるため、例えば出勤時は指紋で、退勤時はICカードで打刻するという使い方も可能です。GPS打刻もでき、出勤時はオフィスで、退勤時は出先でスマホで打刻もできます。企業の特徴や従業員のスタイルに合わせた柔軟な対応ができます。

価格も安価で、利用人数1人あたり300円／月で利用できます。初期費用も必要なく、従業員数が少ない企業なら、毎月のランニングコストも抑えることができ、経費の削減にも貢献します。

④ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠も、勤怠時間の集計管理が行える勤怠管理システムとしての標準的な機能を備えています。勤怠管理や労務管理などによくある管理者の手間や確認作業などの工数を大幅に削減することで、よりシンプルな管理業務ができるようになります。もし法改正があった場合は、システム側で素早く対応し、反映された状態ですぐに使えるようになるので、導入した企業側が何かを行わなくてはいけないということはありません。

システムの運用が定着するまでは、システム側のサポートを受けることができるので、システムの導入に不安を感じている場合でも安心です。何かわからないことがあった場合でも、すぐに質問して解決できます。

⑤AKASHI

AKASHIは、スマホ打刻・静脈認証など、さまざまな打刻方法から選んで使うことができる勤怠管理システムです。テレワークをしている従業員の管理を行うことができる機能を搭載した勤怠管理システムであり、テレワークや在宅勤務など、働き方が増えた現代だからこそおすすめできるシステムです。その日にテレワークをしている従業員を一目で確認でき、出社回数などを管理できます。

たくさんある打刻方法の中から自分で好きなものを選んで使用できるので、毎日違うデバイスで打刻しても問題ありません。その日のスケジュールに合わせた打刻方法で打刻ができます。出先から打刻したい場合は、スマホからGPS打刻をすることにより、位置情報の記録を合わせて行うことで不正防止に役立てることができます。

GPS打刻の勤怠管理サービス・アプリを導入する際のポイント

GPS打刻機能を持つ勤怠管理システムならどんなものでもいいというわけではありません。それぞれのシステムでサービスなどに大きな違いがあるため、自社で快適に活用できるシステムを選ぶ必要があります。勤怠管理システム導入時のポイントを紹介します。

①セキュリティ対策が徹底されているものを選ぶ

勤怠管理システムに記録されている従業員の個人情報などのデータはもちろんですが、GPS機能で得ることができる位置情報も、従業員のプライバシーに関わる情報です。企業の情報や従業員のデータなどの情報の流出がないよう、セキュリティ対策がしっかりとされているシステムを選ぶ必要があります。

システムによってセキュリティ対策は違いますが、二段階認証などの外部からの不正アクセス対策をしているシステムを選ぶと、流出の可能性は大幅に下がります。他にもさまざまなセキュリティ対策をしているシステムがあるため、システムごとにどんな対策をしているかをチェックするのがおすすめです。

②導入サポートが充実しているか

勤怠管理システムに限らず、新しいシステムを導入する場合は手間がかかりますし、わからないことが発生しがちです。そんな時に、導入サポートのサービスがあるかどうかもシステムを選ぶ際のチェックポイントになります。

導入時の初期設定を全て導入企業側に任せるサービスもあれば、サポートのサービスにより設定が完了するまで併走してくれるところもあります。導入時の設定がスムーズにできれば、その後の運用もかなり簡単になりますし、わからないことがあればすぐ解決できるので、サポートが充実しているかどうかも選定条件に加えるのがおすすめです。

GPS打刻での勤怠管理に関するよくある質問

今までタイムカードのみを利用してきた企業にとっては、GPS打刻ができるような多彩な機能を持つ勤怠管理システムの導入は大きな方針転換になります。GPS打刻で行われる勤怠管理に関するよくある質問をまとめました。

①プライバシー面では問題はない？

GPSで得られる位置情報は、従業員がその時にいた場所であるため、従業員のプライバシーとなります。GPS打刻で得た位置情報の不正利用が行われないように、情報の利用範囲や、情報を利用する際のルールをあらかじめ決定し、周知しておく必要があります。

GPSで位置情報を取得するということから、見張られているようで不快な思いをする従業員がいるかもしれません。実際に提供されるGPSの位置情報は、打刻した時点での位置情報なので、常に位置を把握できるというわけではありません。

GPSを利用することで不安に思う従業員が減るよう、事前に十分な説明をすることが大切です。

②位置情報をオフにしていたらどうなる？

スマホは、GPSの位置情報をオフにすることも可能です。もし位置情報をオフにしたまま打刻したとしても、位置情報が送信されないだけで時間は打刻されるというシステムもあります。システムにもよりますが、スマホのGPSをオンにしていなければ打刻できないというシステムを選ばない限り、ことはないため、オフにしてしまっていても安心です。

サービスやシステム利用企業の設定によっては打刻ができないものもあるため、お使いのサービスや検討中のサービスのホームページ・規約などを確認してみてください。

まとめ

子どもの位置を確認したり、ゲームなどで利用されるGPS機能ですが、勤怠管理に活用することで、従業員も勤怠管理の担当者も、手間の削減や業務効率アップを叶えることができます。

自社に合うシステムを選び、より快適な打刻と勤怠管理業務の効率化を叶えてみてはいかがでしょうか。