人事評価制度とは？目的や評価基準・実施方法・作成手順・事例も解説
上手く活用すれば、人材育成や業績アップにつながる「人事評価制度」。しかし、人事制度がなぜメリットをもたらすのか、どうやって作成すればいいのか、いまいち理解していない人も多いのではないでしょうか。この記事ではこれから人事評価制度を導入しようと考えている方に向け、実施方法や作成手順などを詳しくご紹介していきます。
目次
人事評価制度とは
人事評価制度とは社員の成績や能力、企業への貢献度などを評価し、給与や昇給に反映させる制度のことです。企業によって異なりますが、一般的に人事部や直属の上司たちが評価者となり、四半期ごと、半期ごと、1年ごとなどの期間を設けて定期的に社員を評価していきます。
人事評価制度には「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つの要素があり、それぞれがバランスよく保たれることで成り立っています。
等級制度
社員に求める能力、職務、役割などを分類し、社員にランクをつける制度。
評価制度
企業の行動指標をふまえ、社員のスキルや貢献度を評価する制度。
報酬制度
等級や評価結果に基づいて、社員の報酬を定める制度。給与や賞与といった金銭的な報酬の他に、社内での表彰制度や休暇などの非金銭的な報酬も存在します。
人事評価制度を実施する目的
人事評価制度は昇給や給与を査定するためだけではなく、その他にもさまざまな目的が存在します。
企業理念や方針の明示
企業が成長するには社員の育成が欠かせませんが、そのためには企業側が求める行動や成果について知ってもらわなくてはなりません。組織が期待しているものを明示する人事評価制度は、社員にとっての行動指針にもなるのです。
適材適所な人材配置を可能にする
人事評価制度は社員のスキルや業績、成果などにより処遇が決まるため、その評価に基づいて必要な人材を適材適所に配置することができます。
社員のモチベーションアップにつながる
公正かつ適切な人事評価を実施し、成果が昇給や昇進に結びつくとわかれば、社員たちのモチベーションや会社への貢献度が高まります。そういった意味では、社員の成長促進も期待できるでしょう。
人事評価制度の評価基準
人事評価を行う場合は、明確な評価基準を設定する必要があります。会社によって評価項目は異なるものの、例として4つの項目を挙げました。
年功評価
年功評価とは、いわゆる年功序列のことです。勤続年数が長ければ長いほど待遇が良くなる制度で、高度成長期以降の日本の経済を支えてきた賃金形態の1つでもあります。
能力評価
個人の能力や知識に基づいて評価する方法です。具体的には、与えられた職務を遂行するうえで必要とされる能力や技能が評価対象となります。
職務評価
文字通り、それぞれの従業員が担当した職務内容を評価する方法です。組織内のあらゆる職務と比較し、どの程度の重要性を占めているかを測定します。
役割評価
役割評価とは、社員1人1人に割り当てられた役割（仕事）をもとに評価する方法のこと。どのような役割を担っているかに応じて、給料が設定されます。
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人事評価制度の実施方法
評価基準にいくつかの種類があるように、その評価方法にもさまざまな手法があります。
１．目標管理制度（MBO)
目標管理制度とは社員自らが目標を設定し、その達成具合に対して評価を行う方法です。MBOは「Management By Objectives and self-control（目標管理）」の略称で、もともと経営学者のピーター・ドラッカーによって提唱されたといわれています。
実施方法としては、まず個別やグルーブごとに目標を設定。目標に対して上司やリーダーとともに話し合い、組織目標とリンクさせていきます。あくまで上司はサポート役に徹し、部下に参画意識を持たせることが大切。個人と組織の成長を同時に達成させる狙いがあります。
２．コンピテンシー評価
そもそもコンピテンシーとは、優れた成果をあげた個人の行動特性のことを指します。その行動特性を基準において評価を行うことを「コンピテンシー評価」と呼び、実施するためには評価のモデルとなるハイパフォーマーの選定、ヒアリング、分析などが必要です。
コンピテンシー評価を導入すると社員の目指すべき姿が明確になり、即戦力人材を効率良く育てることができます。しかしその一方で「コンピテンシーの分析が難しい」「特定したコンピテンシーが必ずしも成果をあげるとは限らない」といったデメリットも。
３．360度評価（多面評価）
上司だけでなく同僚や部下、業務上関わりのあるメンバーなど、多方面の社員が対象者を評価する方法です。360度評価を取り入れるためには基準やルールを明確にし、評価者には研修などを行って360度評価を理解してもらう必要があります。
偏りのない360度方向から評価を下されるため、評価の対象者に高い納得感を与えられます。その反面、主観的な判断に偏る評価者が出てくる場合も。
人事評価制度作成の手順
ここからは人事評価制度作成の手順をご紹介。企業によって導入方法は異なりますが、基本的なフローは以下のとおりです。
人事評価制度作成の基本フロー
１．現状を把握する
２．人事評価を行う目的を決める
３．評価制度と評価基準を決める
４．評価項目を決める
５．評価方法や処遇に関する規定を設定する
６．社員へ周知、運用開始する
導入までの準備期間については企業規模などによるものの、一般的には半年から1年ほどかかるケースが多いです。ただし人事制度が本当に定着するまでには、それ以上の時間を要することも頭に入れておきましょう。
１．現状を把握する
人事評価制度構築を始めるにあたり、まずは自社の課題を洗い出すことが大切。「社員の士気が低下している」「人が育たない」などの漠然とした課題から始め、「どの属性の社員が」「どのような問題を抱え」「理想はどのような状態なのか」を明確にしましょう。
具体的な分析方法は主に2つ。1つは、決算報告書などの数字から分析していく「定量分析」。もう1つが社員へのインタビューやアンケートなどを行い、現場の声から分析していく「定性分析」です。
２．人事評価を行う目的を決める
続いて、人事評価を行う目的を設定します。目標を定めておくことで、人事評価制度全体の軸がぶれにくくなります。企業理念やビジョン、現状分析から洗い出された課題などを目標に据えていきましょう。
さらに人材ポリシーや分析結果をもとに、人事評価制度の軸である等級制度・評価制度・報酬制度のそれぞれの方向性を定めていきます。例えば「等級制度」は、企業への貢献度をランク付けする制度。その目的としては、能力や職務、役割ごとに人材を序列化することにあります。
一方「評価制度」は、貢献度を評価する制度。社員の成長を促すために必要不可欠な制度です。そして「報酬制度」は貢献度に応じた給与や賞与の基準を定めた制度であり、設ける目的としては従業員のモチベーションアップ、会社の業績向上などが挙げられます。
３．等級制度、報酬制度、評価制度と評価基準を決める
続いて、等級、報酬、評価制度と評価基準を策定しましょう。この2つが曖昧だと、せっかく人事評価制度を導入しても納得感のない評価結果になってしまいます。そんな評価基準を支える軸が、上述した等級制度、評価制度、報酬制度なのです。
まずは、人事評価制度の骨格ともいえる「等級制度」の構築から始めましょう。先ほど決めた方向性に基づいて、等級の段階などの枠組みを作成します。それらをどのように評価するのかを定めるのが「評価制度」であり、下記の評価基準を参考にどう評価するのかを決めたら、最後にその評価基準を報酬に反映させるための「報酬制度」を作成してください。設定した給与や賞与が従業員のモチベーションになるか、きちんと考えることも大切です。
【評価基準の種類】
・年功評価
・能力評価
・職務評価
・役割評価
作成時のポイントとしては、明瞭かつわかりやすい評価基準を設けること。明確で透明性が高い評価基準であるほど、従業員も目標を立てやすくなります。例えば等級制度の側面から考えると、等級の数は従業員規模にもよりますが、目安として4～8段階程度で作成すると良いでしょう。等級の数が多くなりすぎると、等級間の違いが説明しにくくなってしまうので注意が必要です。報酬制度に関しても、「○等級の基本給は□円～△円」などと明確化することが理想的な評価基準へとつながります。
４．評価項目を決める
評価基準を参照にしながら、具体的な評価項目を設定していきます。評価基準は大きく「業績評価」「能力評価」「情意評価」を用いて実施され、それぞれの評価ごとに下記の項目が設けられます。
業績評価
社員があげた成果や企業への貢献度などへの評価。
評価項目：営業成績、研究成果 など
能力評価
知識・技能・技術など、社員が持つ業務遂行能力への評価。
評価項目：企画力、指導力 など
情意評価
仕事に対する意欲や姿勢への評価。
評価項目：責任性、積極性 など
評価の対象となる評価項目は、いわば従業員の評価が決まる重要な項目。それらが遂行されたかどうかで、従業員の評価が決まってきます。評価項目を公平にするために役職や職種によって内容を変えたり、有能な人材の仕事ぶりを参考に評価項目へ反映させたりするのも1つの手でしょう。
５．評価方法や処遇に関する規定を設定する
規定を作成するのは、定めた評価を正しく処遇に反映させるためです。社員へ求められる成果や能力は職種や役職によって異なるため、それぞれの評価基準や項目、処遇に関する規定を定める必要があります。
強いて言えば、わかりやすく、かつ社員のモチベーションが上がるような規定が理想的。なお就業規則や賃金規定の記載を変更する場合は、監督署に変更の届出が必要です。
６．社員へ周知、運用開始する
人事評価制度を運用する前に、まず社員への周知を行います。社員にとっては処遇に関わるセンシティブなものなので、運用前に社員からの理解を得ることが必要。周知の方法も文書ではなく、その場で疑問点を解決できる説明会の方が良いでしょう。
一方評価者に対しては、評価のばらつきを抑えるためにも研修を行うのがおすすめ。どのような方法でどう評価するのかについて理解を深めてもらうことは、制度の円滑な運用につながるのです。
ここまでの手順を踏んだら、いよいよ運用開始。もし運用後に課題点が見つかったらその都度見直し、まめなブラッシュアップを行っていきましょう。
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人事評価に対する不満の原因と対処法
企業にとっても社員にとっても、さまざまなメリットをもたらす人事評価制度。しかし現実問題、多くの人たちが人事評価に対して何らかの不満を抱えています。
人事評価への不満が生じる原因は主に2つ。人事評価制度そのものへの不満と、人事評価を行う評価者への不満です。例えば制度そのものに対する不満には「評価基準がわかりにくい」「評価結果に納得感がない」などがあり、評価者に対する不満には「評価が主観的」「評価者との間に信頼関係がない」などがあげられます。
これらの問題を放置すると、最悪の場合退職者の増加を招く結果になってしまいます。そうならないためにも、その都度解決策を出していくことが大切。制度への不満がある場合は評価基準を見直し、評価者への不満に関しては評価期間以外にも定期的なコミュニケーションを心がけましょう。
人事評価制度の成功事例
人事評価制度を上手く活用できないところもあれば、新しい人事制度を導入したことで大きな成果をあげた企業もたくさん存在します。その成功事例として2つの企業に注目しました。
イケア・ジャパン株式会社
まずは2014年9月に行われた人事制度改革によって、従業員を平等に評価する取り組みを導入したイケア・ジャパン株式会社。従来イケアでは正社員、非正規のパートタイマーなど雇用形態によって給与体系が異なっていましたが、これを「同一労働・同一賃金」に改めたのです。さらに有期雇用を廃止し、全員を無期雇用化へ。他にも福利厚生の一本化などを実施した結果、離職率が劇的に低下。さらに長く働いてくれる従業員が増えたことで仕事の質も向上し、結果的に顧客満足度もアップしたといいます。
カルビー株式会社
同社ではもともと職能資格制度とスキル評価制度を使った人事制度を設けていましたが、新しいCEOの就任をきっかけに「ノーレイティング」とよばれる社員をランク付けしない評価方法が導入されました。業績をランク付けしない代わりに上司と1on1で対話し、その話し合いの中で決めた目標の達成度によって賞与の額が決まります。「目標を自分自身で決める」「評価がしっかり反映される」ことなどから、結果的に誰もが納得できる仕組みができあがり、社員のモチベーションアップに。同時に生産性も上がり、利益率はわずか5年で10倍にまで跳ね上がったそうです。
人事評価制度を作るなら「みんなの人事評価」
ここまでの話でわかるとおり、人事評価制度を導入するためには多大な時間と準備を要します。これが初めての人事評価制度であれば、なおさら負担に感じることでしょう。そこでご紹介したいのが、株式会社ミナジンが提供する人事評価制度の導入支援サービス「みんなの人事評価」。同サービスはシンプルな人事評価制度を、リーズナブルな価格帯で構築&運用までアシストしてくれるワンストップ型人事ソリューションサービスです。
「みんなの人事評価」は短期間での制度構築を推奨しており、一般的に約6か月～1年半ほどかかる構築を約3か月で行います。もちろん短期間といってもデータ分析やヒアリング、課題点の洗い出しなどをきちんと行ったうえで構築し、構築後の運用面もしっかりアシスト。運用結果を踏まえながらその都度修正していくので、理想的なブラッシュアップが叶います。
加えて料金は業界屈指の価格帯。人事評価制度の導入に不安を感じている方は、「みんなの人事評価」の力を借りてみるのも1つの手ですね。
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まとめ
同記事では、人事評価制度の実施方法から作成手順、成功事例などをお伝えしてきました。制度の導入には多大な苦労もありますが、その分企業にもたらされるメリットも数知れず。まずは今回ご紹介した人事評価制度の知識を見直しつつ、自社に必要かどうか検討してみることをおすすめします。
