思わぬ罰則を避ける！基礎から学ぶ36協定と時間外労働の上限規制

2019年4月の働き方改革関連法案施行により、残業規制の動きが本格的に始動しました。違法に従業員を長時間労働させた企業には、厳しい罰則が課せられることになっています。

中小企業や一部の業種では、規制の適用は2020年4月からです。
全国的な規制の施行に備えて、多くの企業は勤怠管理方法の見直しに迫られているのです。

現在のところ、時間外労働の限度に関する基準には、「 1日 」 について延長することができる限度時間は示されていません。理論上の上限は15時間ですが、見直しの際は「社員の健康管理」「「仕事と家庭の両立」といった要素を鑑みて設定することが望ましいでしょう。

ここでは、時間外労働のルールについて、改めて整理します。1日の残業の上限や、残業を行う上での留意点などについて解説します。

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時間外労働の上限時間は？

経営者や労務管理担当者が気になる点の1つに、残業時間の上限があります。ここでは、残業時間の基本的な考え方や決まりごとについて詳しく解説します。

時間外労働を可能にするには

企業は、原則的に労働基準法で定められた労働時間の限度を超えて、従業員を働かせてはならないことになっています。

法律により定められた労働時間を法定労働時間といいます。法定労働時間は、原則的に「1日8時間・週40時間まで」です。ただし、一部の業種では若干の相違があります。

10人未満の従業員を雇う小規模な事業者の場合、商業や接客業、娯楽業、映画演劇業、保健衛生業に限っては、週に44時間まで労働させることができると認められています。

しかし、実際のところ、法定労働時間があるにも関わらず、多くの企業は法定労働時間を超えて従業員を働かせています。じつは、以下の条件を満たせば、時間外労働が認められるのです。

・従業員に法定時間外の労働をさせる場合は割増賃金が支払われること
・36協定を締結し、時間外労働の扱いについて労使間で取り決めること

36協定が定める時間外労働の上限時間

36協定とは、企業が従業員に残業をさせるために締結される労使協定です。

36協定を結んでいない企業は、従業員に「1日8時間・週40時間以上の労働」をさせることができません。

また、残業を許容する36協定にも上限が定められています。それが、時間外労働は「月45時間・年360時間まで」というものです。原則的には、この時間を超える残業は認められません。

しかし、実際の労働現場では、一時的に月の労働時間が36協定で定められた上限を超えることがあります。例えば思わぬトラブルの発生や多忙な決算前の時期、特定の季節に集中して売れる商品やサービスを取り扱っているなどの場合です。

そのような場合に締結するのが、特別条項付き36協定です。

特別条項を結んだ企業は、通算6カ月の間であれば「月45時間・年360時間」の上限を超えて従業員を働かせることができます。

特別条項は正しく利用すれば、企業の利益に貢献できる有効な制度です。しかし、この制度では残業時間の上限が定められておらず、事実上の「働かせ放題」という状況を生む問題点がありました。

このような制度の抜け道を利用して、従業員に過重労働を強いる企業が少なくなかったのです。

しかし、この度の働き方改革によって、労働関係法規が改正され、特別条項の時間外労働にも上限が設けられることになりました。

それにより、企業はどのような事情があろうと「年720時間、2カ月ないし6カ月平均80時間以内、月100時間未満」を超える残業をさせることができなくなったのです。

参照：厚生労働省・「時間外労働の限度に関する基準」の見直し関係（限度時間を超える時間外労働の抑制 [PDF]

36協定の時間外労働が適用されない業務

2019年4月の「働き方改革関連法」施行により、たとえ特別条項を結んでいる場合でも、原則的に残業時間に上限規制が設けられることになりました。しかし、一部の業種では、規制に猶予や除外が適用される場合があります。

2019年4月から残業の上限規制が適用されるのは、大企業です。中小企業については、1年の猶予があるため、適用は2020年4月からです。

また、一部業種では、規制の適用が猶予や除外される場合があります。

「建設事業」「自動車運転業」「医師」「季節による業務量の変動が大きい業務」は5年間の猶予が与えられます。そのため、残業の上限規制は2024年4月からです。

「新技術・新商品などの研究開発業務」については、残業の上限規制が唯一適用されません。ただし、残業の上限除外に伴って「労働安全衛生法」が改正されたため「1週間40時間超えの労働により、総残業時間が月100時間を超えた者」については、企業に医師の面接指導を受けさせることが義務付けられています。

これが守れられない場合は、罰則が適用されます。

参照：厚生労働省・時間外労働の上限規制 わかりやすい解説(上限規制の適用が猶予・除外となる事業・業務があります)[PDF]

36協定を締結するには

従業員に残業させる場合、36協定を締結する必要があります。36協定は、使用者と「労働者の代表者」の間で結ばれます。

労働者の代表者とは、以下のような組織または人物です。

・労働者の過半数で組織される労働組合
・労働者の過半数を代表する者

代表者は、投票や挙手等の手続きで選出されます。原則的には、管理監督者は労働者の代表にはなれません。

また、36協定は、1つの企業に1つあればよいというわけではなく、本社や支社など、事業場ごとに締結しなければなりません。

36協定では、協定締結に当たって、協定書を作る必要があります。協定書へは、たとえば次のような内容を記載します。

・時間外労働をさせることが発生する理由
・時間外労働を行う労働者の業務の種類
・有効期間
・特別条項を適用する場合の事項

他にも、休日出勤についての事項や、時間外労働をさせることができる時間(1日・1カ月・1年それぞれ)などについて決められたことを記載します。

労使間で結ばれた協定書は、労働基準監督署への届け出をもって発効となります。また、企業は、作成した協定書を従業員へ周知徹底させなければなりません。周知の方法は、書面による交付の他、誰もが見やすい場所や掲示板など決められた場所への掲示などがあります。

時間外労働の上限規制で違反にならないようにするには

36協定で定められている時間外労働の上限を超えて、従業員を働かせていることが知られてしまうと、罰則として懲役や罰金を受けてしまう可能性があります。

そこで、以下では、知らず知らずのうちに上限規制に違反してしまわないための留意点を紹介します。

時間外労働の限度を定める

36協定の発効においては、大前提として、企業は時間外労働や休日出勤を可能な限り少なくするように配慮しなければなりません。

また、不要な時間外労働を防ぐために、協定締結に当たっては、同じ企業内であっても時間外労働を認める業務を明確にする必要があります。そのためには、業務を可能な限り細分化し「時間外労働が適用になる業務とならない業務」を区別しましょう。

その上で時間外労働をさせる場合は、労働者の健康面への配慮を欠かさないことが大切です。時間外労働の上限「複数月の平均80時間や月100時間未満」は、過労死ラインを参考に作られています。労働時間がこの過労死ラインに近づけば近づくほど過労死のリスクは高まります。

そのため、長時間労働をさせるときは、心身への悪影響が出ていないかをチェックする仕組みを整えなければなりません。具体的には、医師による面談・指導、十分な休憩時間の確保、産業医等による指導、心身の不調に対する相談窓口の設置などの施策を行います。

勤怠管理を徹底する

36協定の特別条項を結んでいても、一部の業種を除き残業時間には上限が設定されています。故意でないとしても、上限を破ると使用者にペナルティが課せられてしまうため、正確な勤怠管理は必須です。

勤怠管理で、とくに漏れが出やすいため気を付けたいのが休日出勤です。休日には法律により取得が義務付けられている法定休日と、就業規則に定める所定休日の2種類があります。

所定休日は各企業が定めるものですが、従業員に出勤させた場合は、時間外労働として見做されるため注意が必要です。

業種や各企業によって、勤務形態や労働時間はさまざまです。とくに従業員数が多く、部署によって勤務形態がさまざまな事業所の場合、勤怠管理が複雑になるため、思わぬ管理漏れが発生するリスクが高くなります。

そこで、自社の勤怠管理を正確に行える方法を選択し、正しく管理することが大切です。

勤怠管理の効率や正確性を上げる方法の1つが、勤怠管理ソフトを使用することです。勤怠管理システムの導入により、コンピュータが勤怠管理をサポートしてくれます。そのため、労働時間の把握が容易かつ正確になるのです。

勤怠管理システムを用いた管理方法の詳細については、こちらの記事が詳しいので参考にしてください。

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まとめ

長きに渡り、時間外労働は厳しい規制の対象外でした。一部の企業では「1日中働かせ放題」というケースもあったのです。

状況が一変したきっかけは、働き方改革関連法の成立。
これにより、上限を守らない企業への罰則も強化されました。勤怠管理が正確に行えないことによって、思わぬペナルティを受けるリスクは高まっています。

企業は、自社に合った勤怠管理の手法を取り入れて、今まで以上に厳しい管理を行う必要に迫られているのです。