打刻漏れが引き起こすリスクと対処方法について解説します
普段何気なく行っている打刻ですが、従業員の打刻漏れがどのようなリスクを引き起こすか皆様は説明ができますか？本記事では人事担当者様、経営者様を対象に、打刻漏れが引き起こすリスクと打刻漏れを防ぐ方法について解説していきます。
日々行っているルーチンだからこそ深くは意識したことのない方も多いであろう打刻。実はきっちりと管理しなければ大きな危険に繋がることがあるのです。ぜひ、最後までお読みください。
ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。
目次
打刻とは？その重要性は？
今更ではありますが打刻とは何か改めて振り返ってみましょう。
打刻とは出勤時刻や退勤時刻を把握するためにタイムカードや勤怠管理システムなどに記録を行う行為です。タイムカードを利用している企業であればタイムレコーダーにカードを通すことで、システムを利用している会社であればICカードやブラウザを通じて打刻を行っているかと思います。
次に打刻の重要性についてですが、企業には従業員の労働時間を正確に把握する義務があります。その目的としては給与計算のため、残業時間是正のためという2つが挙げられます。
前者の給与計算ですが、各従業員がどれだけ残業をしたのか、また遅刻早退があったのか、休暇を取得したかなどの勤怠情報から給与計算を行います。これらの勤怠記録が正確に保管されていなければ、企業は従業員に適切な給与を支払うことができなくなってしまいます。
後者の残業時間是正ですが、国は働き方改革の一環として36協定を定めています。36協定では従業員の労働時間として「月45時間・年間360時間」という上限を定めており、これに違反した場合、労働基準法違反として6か月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金が科せられます。このようなリスクを未然に防ぐためにも企業は従業員の労働時間を把握し、36協定で定められた上限を超えそうな従業員には個別に対策を行う必要があります。これら2つの目的のため、企業は従業員の労働時間を正確に把握する必要があり、その上でも打刻は決してないがしろにして良いものではありません。
また、打刻は客観的打刻であることが求められています。働き方改革関連法に盛り込まれた「客観的方法による労働時間把握の義務化」では、より正確な打刻情報を保管することが求められました。働き方改革を進める中で、改ざんされた打刻では36協定で規定された上限時間内の労働時間に収まっているのかが不透明であり、今後はより信頼性の高い客観的な打刻が求められます。
なぜ打刻漏れは発生するのか
このように正確に管理、把握されるべき打刻状況ですが、多くの企業において従業員の打刻漏れが発生しており、企業は気づかぬうちに多くのリスクにさらされています。そのリスクについては次項で具体的に説明するとして、まずは打刻漏れが発生する原因について紹介をします。
打刻が従業員に習慣化されていない
まずよく見られる原因として打刻が習慣化されていないというものがあります。特に小規模な企業でよく見られる事例ですが、今まであまり労務管理を行っていなかった企業が、法改正などの影響を受け従業員に打刻を求め始めると、なかなかそのルーチンが根付かないことがあります。この場合、打刻の重要性について全社的な説明を行う、ポスターや声掛け、メールなどにより地道に従業員の意識喚起を行うなどの対策があります。文化はすぐには変えられないので、地道に啓蒙を行っていくしかありません。
テレワーク推進などにより労働状況が変わった
テレワークなどにより労働状況が変わったというケースがあります。これは既に勤怠管理システムを導入しており、システム上で打刻を行っている企業によく見られるケースです。テレワーク導入以前は出社した直後に打刻をするという習慣が根付いていたのに対して、自宅で打刻を行うようになるとどうしても打刻を忘れてしまうことがあります。特にテレワーク導入直後には打刻漏れが多発することがあり、人事労務担当者は注意が必要です。テレワークを導入する前に、打刻漏れについて注意喚起を行っても良いでしょう。
タイムレコーダーの置き場所が悪い
タイムレコーダーで勤怠管理を行っている企業によく見られるケースですが、そもそもタイムレコーダーの置き場所が悪いということがあります。ドア付近など従業員が出社して座席につくまでの導線上にタイムレコーダーを置くのがベストですが、導線から離れた場所にタイムレコーダーを置いてしまっているケースがみられます。こちらはレコーダーの置き場所を変えるだけで打刻漏れに対して一定の改善がみられるため、対応は比較的簡単に行えるでしょう。
打刻漏れ、打刻忘れのリスクとは？
続いて打刻漏れが重なるとどのようなリスクがあるのか、人事労務担当者、企業の2つの目線で解説を行います。
人事労務担当者のリスク：業務負担が増える
打刻漏れがあった場合、その従業員に対して訂正や確認を依頼する必要があります。この作業が滞ると、そのあとに控える給与計算などの業務にも遅れが生じることがあります。
また、長時間残業が重なっている従業員を把握し、状況を改善できなければ彼らが退職をしてしまう恐れもあります。その場合は退職手続き、また新たな社員の採用と2つの業務が発生します。特に採用に関しては長期に渡る可能性もあり、また採用がうまくいかなかった場合には社内で人員を補填するなどの対応をする必要もあるでしょう。
このように打刻漏れは様々なことに影響し、雪だるま式に業務量を増やしてしまうことがあります。
企業のリスク：未払い残業代の請求
従業員の労働時間を適切に管理できていない場合、未払いの残業代を後から請求されることがあります。実際に生じた事例として、退職後の従業員が企業に対して未払いの残業代を請求したものがあります。その企業では該当する従業員の労働状況について正確な打刻記録が管理できていなかったため、求められるがまま残業代を支払うことになりました。
加えてこのような未払いの残業代請求問題は、支払ったから終わりというわけではなく、企業のネームブランドに傷を付ける恐れがあります。新聞やテレビのニュースで報じられるようなことがあれば、労務問題が発生した企業として全国区の知名度を得ることになります。
打刻状況を適切に管理できていなかったとだけ聞くと、さほど大きな問題ではないように感じる方もおられるかと思いますが、ひとつのミスが波及して甚大な損失をもたらすこともあります。未然にリスクを防ぐためにも、企業には適切な打刻管理が求められます。
防止策は勤怠管理システムの導入
さて、従業員の打刻が適切に管理できていなかった場合にどのようなリスクがあるのか解説しましたが、最後にそのリスクを未然に防ぐ方法を紹介したいと思います。
結論から言うと、防止策は勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムを使用した打刻であれば、出退勤時刻を明確に把握でき、集計の手間やタイムカード管理の工数などを省く事ができます。
オンプレミスタイプであれば数十万円～数千万円の初期費用が発生するなどハードルが高く簡単には導入ができないものでしたが、近年主流となっているクラウドタイプは初期費用無料～、月額利用料も従業員1人当たり数百円で使用できるものも多く、導入や運用のコストが圧倒的に下がっています。
近年、国が働き方改革を推進し、きっちりとした労務管理を行わなければ企業側のリスクが増す中で、ますます多くの企業が勤怠管理システムの導入を行っています。
労務管理のポイントは先手を打ってリスクを未然に防ぐことです。弊社の勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」であれば打刻欄と申請欄を別枠にしており、打刻の上書きが不可能になっています。またWindows、MacともにPCログの取得が可能となっています。これは客観的打刻が保証されているということであり、本記事で解説した未払い残業代問題などのリスクから企業を守ります。
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