テレワークや在宅勤務の導入には勤怠管理が必須！課題や方法、ポイントを解説
働き方改革によって徐々に浸透していたテレワーク、リモートワークですが、2020年、コロナウイルスの大流行に伴い、爆発的にテレワークの導入が進みました。多くの企業が見切り発車的にテレワークを導入した結果、社内制度の整備などが間に合わず問題を抱えた状態となっています。一方でテレワークを導入したくとも、ソフト、ハードの両面の構築が進まず、導入に踏み切れない企業もあります。
本記事ではテレワーク導入時に発生する課題を紹介し、中でも勤怠管理面における課題を掘り下げて解説します。具体的な解決策も紹介しますので、テレワーク導入時の勤怠管理に課題を感じている企業様には必ずお役立ちできる内容となっています。
ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。
目次
ますます多くの企業がテレワークを導入している
テレワーク導入時の課題について解説する前に、テレワークの普及状況を紹介します。
こちらは総務省のホームページで公開されていたデータを参照して作成したものです。
「令和元年 通信利用同協調査の結果」（総務省）
テレワークを導入済の企業は年々増加し、中でも令和元年に大きく増加しています。導入目的としては業務の生産性向上、勤務者のワークライフバランス向上などが上位に上がり、87.2%の企業がテレワーク導入に対して「非常に効果があった」、「ある程度効果があった」と回答しています。
更にはコロナウイルスの流行に伴い、ますますテレワークが浸透しています。これらの状況を踏まえると、今後もテレワークの導入は増えていく事が予想されます。
テレワーク導入時における人事労務面の課題
このように多くの企業が導入を検討しているテレワークですが、導入にあたってはいくつかの課題、ボトルネックが存在します。下記のデータを参照ください。
「平成29年 ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」（総務省）
こちらはテレワークを導入した企業が感じた課題感をアンケートにより取得したものですが、情報セキュリティや社内での理解など様々な課題が挙げられています。
人事労務における課題は色付けしておりますが、見てわかるように上位に位置しており、特に「労務管理」「テレワークに合わせた社内制度」「テレワーク導入後のコミュニケーション確保」などへの対応を検討する必要があります。
勤怠管理における課題は以降で詳しく解説するので、まずは人事面における社内評価、コミュニケーションにおける課題と解決策を解説します。
人事評価の観点
テレワークを導入することで、上司と部下が同じ空間で仕事をすることが減る、あるいは完全に無くなるため、オフィスで勤務していた際に比べて人事評価が行いづらくなります。とはいってもテレワークが影響する部分、影響しない部分があるので、まずは問題の切り分けが重要です。テレワークの影響が少ない部分としては部下の仕事における成果やプロセスの把握が挙げられます。成果は目で見て確認することができるので、テレワーク下においてはさほど影響はありません。他方、勤務態度やモチベーションの把握など定性的な部分は、テレワークの影響を大いに受けます。加えて、雑談の減少による関係性構築への影響も同様です。相互の理解が浅い状態だと、本当に勤務をしているのか、モチベーションはどうなのかといった部分の理解が弱くなってしまいます。
テレワークを導入すると、人事評価に必要な情報が断片的にしか入手できなくなってしまうため、場合によっては人事評価制度の改修も検討する必要があります。まずは現在のルールを引き続き運用していく上で、どういった問題が生じ得るのか検討しましょう。
コミュニケーション設計の観点
人事評価の観点とも関連しますが、テレワークを導入することで、コミュニケーションの頻度が減少します。オフィス勤務であれば執務室内で気軽に話しかけたり、通路ですれ違った際に雑談をしたりという光景は当たり前でしたが、テレワークでは雑談の機会が圧倒的に減少します。会議で話す機会はもちろんあるものの、会議は目的、アジェンダに沿って進行するので、アイスブレイクなどを除いて雑談が発生しづらい雰囲気があります。
積極的にコミュニケーションを取って関係性を構築するのはもちろん個々の社員に委ねられる部分もありますが、人事担当者もツール導入や制度作りにおいてコミュニケーションを促進することが求められます。具体的にはチャットツールの導入、ビデオ通話の推奨、リモート飲み会などの企画なども挙げられます。
コミュニケーション頻度が減ることで社内文化の浸透がうまくいかなければ従業員満足度の低下につながり最終的には離職となってしまう可能性もあります。新たな採用コストを発生させないためにも、先手を打つ対策が必要です。
テレワーク下における勤怠管理の課題
さて、ここまでテレワーク導入時に生じる人事面の課題を紹介しましたが、いよいよ本題である勤怠管理面における課題と解決策について解説をしていきたいと思います。
労働時間の把握
まず、労働時間の把握において課題が挙げられます。テレワーク導入以前にオフィスの入退館記録や出勤簿、タイムカード等で労働時間の管理を行っていた場合、自宅では同様の打刻を行う事ができません。その場合、エクセル等で従業員に勤務時刻を記載してもらうことになりますが、入退館記録やタイムカードに比べるとどうしても客観性、正確性に欠けた記録となります。本来の労働時間よりも多く申告し、残業代を手にしようと考える従業員が出てくる可能性も0とは言い切れません。打刻の正確性をどうしても個々の従業員に委ねる形になってしまいます。
また労働基準監督署の調査が行われる際、「労働時間の管理（長時間労働）」や「給与未払い（未払い賃金等）」がよく調査対象とされます。長時間労働の有無や残業代が適切に支払われているかなどがチェックされますが、これらはいずれも正確な勤怠記録があった上での話です。勤怠管理の方法を整備する前にテレワークに移行してしまった場合、労基署の調査対象となった際のリスクが発生するため、なるべくテレワーク移行前での勤怠管理の整備をおすすめいたします。
各種申請の工数
各種申請が書面を通して行われている場合、テレワーク中に申請ができなくなってしまいます。有給休暇の取得を申請するために出社する、また上長が承認するために出社するといったことが起きてしまえばもはやテレワーク導入の意味がありません。
2019年以降、全従業員が年5日の有給休暇を取得されることが義務付けられ、違反した場合は従業員1人につき～30万円の罰金が課されるようになりました。しかし休暇申請が紙で行われていた場合には、テレワーク導入後に有給休暇取得が進まなくなる可能性があります。
なお、この有給休暇取得の義務化の概要や対象、また罰則を防ぐための方法はこちらの冊子で詳しく解説しています。
無料でダウンロードできるので、ぜひご覧ください。
全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して～30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は～3,000万円となります。しかし、このリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。本紙では有給休暇の取得義務について解説し、そのリスクと対応策をお伝えします。
勤怠管理問題の解決策
ここまでテレワークにおける勤怠管理の課題として、労働時間の把握、各種申請の工数の2点を紹介してきました。そして、これらの問題は勤怠管理システムの導入によって解決が可能です。
勤怠管理システムで申請のペーパーレス化を進める
多くの勤怠管理システムは休暇申請や残業申請などのワークフロー機能を備えています。システムの導入により社内申請がシステム上で完結するようになるため、申請や承認での出社が不必要になります。
加えて従業員ごとにおける休暇の取得状況も可視化されるため、有給休暇取得義務における罰金リスクも未然に防止することが可能です。
勤怠管理システムで労働時間を把握する
勤怠管理システムを導入すれば、システム上で打刻をすることができます。打刻したデータはサーバーに保存されるため、上述のように労基署の調査が入った場合でも、そのデータを基に長時間労働や未払い残業代の有無を調べることが可能になります。
また、従業員1人1人の労働状況が可視化されることで、チーム内での業務量の調整が行えるようになり、生産性が向上します。
勤怠管理システムのポイントは客観的打刻が取れるかどうか
テレワーク時に必須ともいえる勤怠管理システムですが、現在市場には100以上のサービスが存在しています。その際、上述のようなワークフロー機能が備わっているか、また料金やサポートはどのようになっているかといった点も踏まえて慎重に選定を進める必要があります。しかし、選定の上で最も重要なポイントは「客観的な打刻」を行えるかどうかです。
2019年4月に改正された労働安全衛生法では、企業が全従業員の労働時間を把握することが義務付けられました。労働時間の把握とは、従業員がエクセルに記入したような主観的な記録ではなく、タイムカードや勤怠管理システムに記録された客観的なものである必要があります。
「客観的」という言葉についてもう少し考えてみましょう。勤怠管理システムを導入したとして、従業員が打刻の上書きを行い、上書き前の労働時間が保存されていないとしたらそれは本当に客観的といえるでしょうか。また、システム上で退勤としたものの、それ以降も勤務を続けていたら、その記録は客観的といえるでしょうか。そこで、ミナジンでは客観性を強めるために下記の機能を用意しております。
①「打刻時間（PCや端末、ICカードなどで打刻された時間）」「申請時間（打刻修正の申請時間）」「承認時間（上長が打刻修正を承認）」の3つの時間がそれぞれ別に保存され、打刻修正はできても打刻時間の上書きはできない。当初、打刻をした時間が保存されるため、打刻時間と申請時間にどれほどの乖離があるのかを後からでも確認できる。
②上述の打刻時間と申請時間（打刻修正）の乖離理由を備考欄に残すことができ、備考欄への入力がない場合はアラートで促すことができる。結果、打刻時間に対してなぜ後から申請を行ったのか、第三者が把握することが可能になる。
③Windows、MacいずれもPCの起動、シャットダウン、スリープイン・アウトの時刻を取得することができ、出力することができる。打刻の記録だけでなく、PCの起動時間を労働時間の参考として利用することができる。
上書き前の打刻記録が残らなければ客観性が担保されているとは言い難いでしょう。また打刻をしたもののPCがシャットダウンされていた場合も考えられるため、PCログが取得されればさらに客観性が増し、テレワークの打刻だけでなく様々な労務リスクを防止することができます。
利用料金は複数のプランを用意しており、導入は0円～行っていただけます。まずは下記から無料で資料をダウンロードしてみてください。
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