【徹底解説】36協定の基本的な書き方や注意点


36協定とは、労働基準法第36条に基づき、会社と労働組合などとの間で結ばれる協定のことです。労働基準監督署への提出が義務で、36協定では時間外労働と休日出勤においての協定が結ばれます。今回は、働き方改革によって変化があった、36協定の書き方について見ていきましょう。

36協定の基本的な書き方

36協定は以前からありますが、働き方改革で時間外労働の上限規制がはじまったことにより、2019年4月から新様式で届け出ることになりました。これまでは特別条項は別に設けられていませんでしたが、新様式は、「一般条項」と「特別条項」の2種類に分類されます。それぞれどういった記載が必要なのか、書き方を見ていきましょう。

一般条項の場合

一般条項は、労働時間が時間外労働の上限を超えないときに使う様式です。以下のような項目について記入していきます。

・労働保険番号と法人番号
・事業の種類、名称、所在地
・協定の有効期間

(時間外労働の部分)
・時間外労働の必要がある事由

「不具合」の対応など具体的な事由を記入する項目で、時間外労働の項目では、事由から時間外労働の時間まで、1年単位の変形労働時間制とそうでない労働者に分けて記入します。

・業務の種類、労働者数、労働時間
時間外労働の事由ごとに、業務の種類と労働者数、労働時間を記入する部分です。労働者数は18歳以上の労働者数、労働時間は1日の時間をそれぞれ記入します。

・1日のうち、法定、所定労働時間を超える時間
1日単位で、法定時間を超える時間外労働の時間、任意で所定労働時間を超える時間外労働の時間を記入します。

・1箇月のうち、法定、所定労働時間を超える時間
一般条項の場合、1年単位の変形労働時間制なら45時間、それ以外の労働は42時間以内でなければなりません。

・1年のうち、法定、所定労働時間を超える時間
1年の時間外労働の起算日を記載したうえで、それぞれ記入します。1年単位の変形労働時間制は360時間、それ以外の労働は320時間以内でなければなりません。

(休日労働の部分)
・休日労働の事由、業務の種類、労働者数、所定休日
・労働可能な法定休日日数と始業から終業の時刻

・時間についてのチェック
時間外労働と法定休日の労働時間の合計が月100時間を超えていないこと、2~6ヶ月間の平均が80時間内に収まるかどうかのチェック部分です。チェックがついていないと、協定は無効になります。

・成立年月日と当事者
ほかには、協定の成立年月日、当事者(労働者の代表)や使用者の職名や氏名を記入します。労働組合がない場合は、当事者の選出方法の記入が必要です。

特別条項の場合

特別条項は、時間外労働が臨時で上限を超える場合に使用する様式です。基本的な記載内容は一般条項と重なる部分も多いですが、主な部分として臨時に時間外労働をする場合の項目が増えます。1ヵ月のうち上限を超えるのは6回以内など、36協定のルールに従った記載でなくてはなりません。

・臨時で時間外労働する事由、業務の種類、労働者数
臨時の時間外労働は、発生がわかっているものは認められず、予見できないものに限られます。機械のトラブル対応や事故対応などが例で、事由については一般条項同様に具体的に記入しなくてはなりません。

・1日のうち延長できる時間数(法定、所定)
・1箇月の時間外労働

一般条項と比べ、上限を超える労働の回数を記入する項目が増えます。回数は1ヶ月のうち、6回以内でなければなりません。

・1年の時間外労働
上限を超える時間外労働時間を含めた法定労働時間超えの時間数を記入します。年720時間以内でなければなりません。

・手続き、健康や福祉に関する措置
健康や福祉に関する措置については、1~9のうち社内で実施する番号を選択して記入します。

36協定の有効期間はどうする?

一般条項、特別条項、どちらも36協定の有効期限を記入する項目があります。法律上期限の制限はありませんが、定期的に見直すためにも、最短の1年に設定するのが望ましいです。

ただし、労働組合と会社の間で締結された36協定であれば、有効期限を定める必要はありません。

36協定の書き方は企業によって異なる?

主な36協定の新様式は、一般条項にあたる様式第9号と特別条項にあたる様式第9号の2の2種類です。しかし、新様式変更後も労働時間の上限が猶予される業務があります。猶予されるのは、建設業、自動車運転業、医師、一部砂糖製造業になり、こうした業務の様式と、新技術・新開発のものを合わせると全部で様式は7種類です。

様式第9号の3が新技術・新開発の36協定。第9号の4と5はどちらも猶予業務の時間外労働における36協定ですが、9号の5は事業場外のみなし労働を含めたものになります。

第9号の6と7は決議に関するもので、9号の6は労使委員会、9号の7は労働時間等設置改善委員会の決議届です。

いずれも一般条項や特別条項と違い、限られた業務、限られた条件を満たした場合に使用する様式になります。

36協定を書くときの注意点

ここまで36協定の書き方について紹介してきましたが、もうひとつ、36協定を書くときに注意したいポイントを見ていきましょう。

限度時間を超えた延長時間の36協定は無効になる

時間外労働は月45時間、年360時間が上限でしたが、以前は法的な拘束がありませんでした。仮に上限を超えたとして、労働基準監督署から指導があっても、法的に無効にはならなかったのです。

しかし、法が改正され新様式になったことで36協定の法的拘束力が変化しました。時間外労働の上限を超えるような36協定は、法的拘束が増し、それ自体が無効になったのです。

これは、働き方改革法の限度時間が、36協定の法定要件になったため。よって、36協定を結び届け出る際は、限度時間のルールに従って時間外労働を設定する必要が出てきました。

原則は月45時間、年360時間を超えないことですが、臨時の時間外労働のための特別条項を結ぶ場合は、月の原則を超える時間外労働が年6回以内であること、年720時間以内であることを満たさなければなりません。

また月の時間外労働時間にも制限があり、月100時間、2~6ヶ月の平均80時間を超える場合は締結する36協定は無効になります。

36協定が認められないということは、休日出勤含む時間外労働自体ができないことになるため、上限を超えた内容になっていないか確認したうえでの届け出が必須です。

時間外労働をする場合は労働者の健康・福祉を確保する

臨時で時間労働の上限を超える場合、つまり月45時間、年360時間を超えて労働する特別条項では、保健福祉確保措置の義務があります。会社がとる措置は何でも良いわけでなく、定められた措置のいずれかを行わなければなりません。

医師の面接指導、労働回数の制限、一定以上の休息時間、健康状態に合わせた休暇、健康状態などに合わせた健康診断、有給取得促進、健康についての相談窓口設置、適切な配置転換、産業医などの指導が措置として望ましい9項目です。

複数の措置を実施するのは良いですが、何も措置をしない選択肢はなく、実施の記載がないと36協定は無効になります。いずれかの措置を取り入れたうえで、時間外労働を健康面などから適切に管理しなくてはなりません。

また、限度時間の適用が猶予されている業務についても注意が必要です。猶予対象外の業務ほど厳格ではありませんが、健康や福祉の確保は努力義務とされます。あくまでも猶予とされているだけで、今後ほかの業務のように時間外労働の上限に法的拘束が生まれることを考えると、早い段階で適切な措置を実施しておいた方が良いでしょう。

まとめ

36協定の新様式の書き方について、大きく変わったのは、時間外労働の上限が法的な意味を持つことでルールに反しない内容が求められるようになったことです。

そのため36協定に基づいた勤怠管理がより重要度を増してきました。ミナジンでは、36協定に基づくデータを算出し、適切な管理が可能です。

36協定の新様式と法改正を機に、勤怠管理のやり方について検討されてみるのはいかがでしょう。