システム導入の稟議をスムーズに通すポイント

 
本日は、勤怠管理システムなどのシステムを社内に導入する際、稟議書を社内でスムーズに通す方法について解説します。業務効率化の為にシステムの導入を検討され、ご担当者様で、製品の選定をし、いくつかには絞られた。次の段階として、役員へシステムのプレゼンをする必要があり、社内稟議を通すのに知恵を絞っているご担当者様も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

企業役員というのは、良いとはわかっていても、
１）導入効果が良く見えない
２）費用対効果が見えない

モノに対しては、投資を渋るものです。目に見えないモノや効果が見えにくいモノであればある程導入をためらいます。今回は、社内にシステムを導入する際のポイントについて記載していきます。

得られるメリットを明確にする

まず、一番重要なことは、導入することによって得られる効果を明確にすることです。大まかな流れとして、「全体のコスト（現在、時間が掛かっているところ）を明確にし、システムを導入することで時間・コストが削減される」ことを証明していきます！

それでは、詳しく解説をしていきます。

下記の手順で、現状の作業をたな卸ししましょう。

現状の作業のたな卸し

１）各々の業務フローに掛かっている時間を明確にする
２）今の作業フローのデメリット（抱えている課題）を書き出す

上記の２つの作業によって、
現状の作業に掛かっている時間をまず明確にしていきます。考えつく限り、白紙の紙に全て書き出してください。

３）システムを導入することで削減される作業時間を計測する
４）システムを導入することのメリット（期待される効果）を書き出す

上記の２つの作業によって、
システムを導入することで得られるメリットを書き出します。

これまでアウトプットしたものをまとめる

このステップが終われば、次はこれまでアウトプットしたものをまとめていきます。

１）で出した、パーツ毎に掛かっている時間を、システムを導入することによってどれだけ削減できるのか。

現状のデメリットが、システムを導入することによってどう打ち消されせるのかを明確にしていきます。

ここまでできれば、ゴールは間近です。

どれだけ費用が削減されるのかを可視化する

削減された時間に、現在のスタッフの時間当たりの単価を掛け合わせ、システムを導入することで、どれだけ費用が削減されるのかを見ます。これで、社内でかかっていたトータルのコスト削減額が可視化されます。

後は、システムを導入する際にかかる金額と、社内でかかっていたトータルコスト削減額を比較し、導入額に比べて、費用削減額が大きかったら、費用対効果が高いという事になります！

各々のスタッフが、削減された時間を、より生産的な時間に投入する事で、生産性が上がり、『導入する方が良い』という事を自信を持ってプレゼンすることができます。これまでの全てのステップを、プレゼンをする際は、１枚のシートにまとめ（箇条書き）て、役員会で発表するようにしてください！もちろん、「導入することで、余った時間を利用し、社内の生産性が上がる。」ということも同時に伝えるようにしましょう。

また、22種の勤怠管理システムの各特徴や強みなどを、こちらの記事にまとめています。どのシステムにしていいのか迷っているご担当者さまは、システム選びの際にぜひお役立てください。