みなし残業のリスクを理解できていますか?予防法と合わせて解説

「みなし残業」は企業側からすると残業代の計算が楽になり、従業員側からすると仕事を早く終わらせるために生産性を向上させる動機付けになるなど、多くのメリットがあります。しかし、就業規則の作成や適切な契約締結などを行わなければ様々なトラブル繋がり、罰金などのリスクをもたらします。

この記事ではみなし残業の意味とメリット、また適切に運用しなかった場合のリスクとその予防法について解説します。

みなし残業とは?

みなし残業とは実際の労働時間に関わらず毎月一定の残業を行ったとして、基本給の中に固定残業代を含めて支払う賃金制度のことです。

例えばオフィスに立ち寄ることなく直接顧客のもとに訪問する営業職など、会社側で従業員の労働時間を把握することが困難な場合、非常に相性の良い制度と言えます。

みなし残業の2つの意味

勘違いされることが多いのですが、みなし残業は大きく分けて固定残業代制、みなし労働時間制の2つに分類されます。ここではそれら2つの意味について解説します。

固定残業代制

固定残業代制とは実際の労働時間に関わらず、毎月一定時間の残業をしているとして、固定の残業代を基本給や年俸に含める制度です。

例えば求人票で給与欄を見た場合、基本給23万円(固定残業代として法定時間外20時間分3万円を含む)といった記載があればこれが固定残業代制に該当します。この場合は20時間のみなし残業が行われたものとして3万円を基本給に含めています。

みなし労働時間制

みなし労働時間制とは外回りの営業職や在宅勤務など、企業が従業員の労働時間を把握することが難しい場合、実際に働いた時間とは関係なく、毎月〇〇時間働いたものとして、その分の賃金を支払う制度です。

例えばオフィスに立ち寄ることなく自宅から直接顧客のもとに訪れる場合、実際の労働時間把握は困難ですよね。こういった場合に、みなし労働時間制が適用されます。このみなし労働時間において1日8時間の法定労働時間を超えたものをみなし残業と呼びます。

みなし残業のメリット

みなし残業は企業側、従業員側の双方にとってメリットをもたらします。ここではそれらのメリットについて解説します。

従業員側へのメリット:実際のみなし残業代より労働時間が短ければ得をする

例えば40時間のみなし残業代が基本給に含まれている場合、残業時間を40時間以下に抑えることができれば結果的に金銭的メリットを享受できます。生産性を向上させてスピーディに業務を終わらせる意識付けともなり、自身の成長にもつながります。業務効率が良いほど得をする制度と言えます。

企業側へのメリット①:従業員の生産性向上による成長

従業員の業務効率が上がることで、結果として従業員が成長していくので、事業の成長に繋がることになります。皆が早く業務を終了させるために頑張る組織と、残業代目当てでダラダラと働く組織であれば、前者の方が従業員の成長に繋がることは言うまでもありません。結果、切磋琢磨して働く社風に繋がり、早く帰れば従業員満足度の向上にも繋がります。

企業側へのメリット②:残業代計算のコスト減少

これについては注意が必要です。みなし残業時間の枠内であれば残業代が一律となるため、確かに残業代計算が楽になる側面があります。しかし、あらかじめ設定したみなし残業時間を超えて従業員が残業した場合、その超過分については割増賃金を支払う必要があります。これこそが見落とされがちな点であり、次章で詳しく解説します。

みなし残業のリスク

このように従業員側、企業側ともにメリットのある「みなし残業」ですが、きっちりと理解をしなければ以下のようなトラブルに繋がり、最悪の場合は訴訟問題になってしまうことがあります。メリットだけでなくそのリスクについても認識し、トラブルを未然に防止するようにしましょう。

みなし残業時間の超過分について残業代を支払っていない

みなし残業制を採用していたとしても、みなし残業時間の超過分については割増賃金を支払う必要があります。例えば基本給に固定残業代として法定時間外20時間分3万円を含んでいたとしても、20時間を超えて残業を行った場合には超過分の割増賃金を支払う必要があります。これが認知できていなかった場合、未払残業代が蓄積されていることになるため、訴訟問題に繋がることがあります。未払残業代は1人の従業員が訴訟すると他の従業員も連鎖的に訴訟をするケースがあり、雪だるま式に支払額が増えてしまいます。場合によっては遅延利息や付加金が上乗せされ、経営を脅かす支払額になることがあります。

休日出勤や深夜労働の割増賃金を反映していない

設定されたみなし残業の時間内であっても、休日出勤や深夜労働であればその割増分を合わせて考慮する必要があります。法定休日の出勤では労働基準法において35%の割増賃金を支払うことが定められています。また同様に深夜労働においては25%の割増賃金を支払うことが義務とされています。これらの割増率を考慮せず、一律でみなし残業時間として25%の残業代を支払っているだけでは、未払い賃金が発生している恐れがあります。割増賃金については下記の資料でも詳しく解説しています。是非合わせてご覧ください。

残業、休日出勤、深夜労働の割増賃金。
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残業、休日出勤、深夜労働における割増賃金。きちんと計算できていなければ遅延利息や付加金が上乗せされ、経営が圧迫される金額を請求されことも多々あります。

本紙を使って改めて割増賃金の計算、未払いリスクへの対応について学びませんか。

労働時間を管理することでみなし残業代のリスクをなくそう

みなし残業代の良い側面だけを捉えて理解の浅いままに運用に踏み切ると様々なトラブルに繋がることがご理解いただけたかと思います。これらのリスクを減らすには、日ごろから従業員の勤怠管理を行うことが一番です。

①みなし残業を超える残業を行っていないか
②みなし残業時間内だったとしても深夜労働や休日出勤が発生していないか

この2点を管理することで未払い賃金の問題を未然に防止することができます。

とはいってもエクセルで管理していたのであれば結局は目視で勤怠記録を確認し、給与に反映させていく必要があります。MINAGINE就業管理システムは従業員の労働状況を自動で可視化し、労務リスクを防止する「労務屋が作ったシステム」です。まだシステムを導入されていない方はこの機会に一度検討されてみてはいかがですか。

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