GPS打刻で勤怠管理を行うデメリット｜違法になる？プライバシー侵害？

GPS機能がついた労務管理システムは、社員の勤怠を正確に把握しやすくなるだけではなく、労務作業の効率もあがるなどメリットが多い勤怠管理方法です。

しかし効率が上がる一方でプライバシーの侵害になる恐れがあるなど気をつけなければならない点もあります。本記事では、企業が労務管理システムを導入する際に注意すべき点について解説します。

GPS打刻を活用した勤怠管理とは

GPS打刻で行う勤務管理とは、スマートフォンやタブレットのGPS機能を利用して出退勤の時間を記録する勤務管理のことです。

GPS打刻を活用すれば、時間だけでなく場所も記録・管理することができます。GPS機能のついた端末があれば、簡単に出勤・退勤時の打刻が可能なため便利です。

ほかにも、GPS打刻での勤務管理を用いることで、複数の営業拠点の労務管理の負担も軽減できます。管理者が直接勤務状況を確認できないような環境でも、従業員が勤務している場所と時刻の正確な記録が可能になるからです。

外回りを主な業務とする従業員も、スマートフォンのアプリを使用してGPSによる打刻を活用すると直行直帰しやすくなります。カード打刻のように会社に戻る必要はありません。

GPS打刻での勤怠管理を使えば、時間の有効活用ができるため仕事も効率化しやすくなるといえます。

GPS付き会社携帯での労務管理は違法ではない

GPSによって会社が社員の居場所を把握することは違法ではありません。就業中のスタッフには職務専念義務があるため、正当な理由さえあれば会社側は社員がどこで働いているのか就業中であれば知る権利があります。

近年、働き方が多様化しており、家やワークスペースなどで働く人も増えています。こうしたワーカーの勤務状況を把握するための1つの手段として位置情報をチェックする必要が生まれています。

たとえば勤怠管理を行うシステムに位置情報取得システムが搭載されていても、出勤ボタンや退勤ボタンを押すタイミングで自動的に位置情報が取得される場合などは違法ではないのです。

これにより、どこで働いているのか、報告と齟齬（そご）がないかなどを会社側が確認することができるようになります。

プライバシー侵害・違法にならないためのGPS労務管理のルール

プライバシー侵害とならないためには、あらかじめルール整備をしておくことが重要です。今回は3つのルールについて紹介するので、これからGPS労務管理システムを活用する会社は参考にしてみてください。

①目的を社員全員に共有する

位置情報取得について事前に社員に周知せず、「いつのまにかGPSで居場所を管理されている」と、あとから気が付かれてしまうと会社として一気に印象が悪くなってしまいます。必ず以下のように目的を事前に共有しておきましょう。

＜GPSを使用する目的＞
・営業先が報告と相違ないか確認する
・就業中に別の場所でサボることを防止する
・見られていると意識させることで業務効率をあげる
・緊急事態が発生した際に居場所を確認する

目的はあくまでも就業中の位置情報を確認することであり、その他の時間について使用することはないということを伝え、社員からも理解してもらうことが重要です。トラブルに繋がらないよう、あらかじめ書面を交わしておくこともおすすめです。

②GPSは業務時間内に限定する

GPSでの位置情報確認は必ず業務時間内のみにしましょう。労働者には職務専念義務があり、就業中の私的行為は基本的には控えるべきとされています。

そのため、きちんと業務を遂行しているかチェックするためにGPSの確認を行うことは問題ありません。ただし、業務時間外に確認することは業務に関係がないため、プライバシーの侵害にあたる可能性もあります。

勤怠管理システムを利用している場合は、業務時間内に絞るために、就業開始のタイミングでタイムカードを記録するのと同時に位置情報を取得し、退勤したあとの確認は不要となります。社用携帯で位置情報取得を把握している場合は、社員に対しても、業務時間外は会社携帯の位置情報をオフにしても構わないことを伝えておくと良いです。

もし会社がルール違反をしてしまうと社員からの信頼も失ってしまうため、必ず業務時間内に限定するようにしてください。

③業務に必要のない情報まで取得しない

GPS確認を業務時間内に収めるだけでなく、業務に関係ない情報まで取得することも原則禁止となります。たとえばセクハラ・パワハラといったハラスメントにつながる異常な監視などは認められません。

具体的に法律で定められているわけではないため、線引きが難しいですが、社員が不快な思いを抱いたり、不安にかられたりするレベルでの監視はハラスメントとなります。また、必要以上の情報を取得した結果、不当な評価を下すことも控えなければいけません。

基本的に「相手を貶めよう」という目的で使用することはルール違反となりますので、注意が必要です。

GPSで労務管理を行うリスク・デメリット

GPSで労務管理を行うときに起こるリスクやデメリットを4つ紹介します。

・社員から嫌がられる可能性がある
・正しく運用しないと社員のプライバシーを侵害してしまう
・労働時間や残業時間が曖昧になる
・位置情報オフの状態では正しく機能しない

①社員から嫌がられる可能性がある

GPSで位置情報を取得されることを、会社から監視されているようで不快に感じる人もいるでしょう。とくに「サボる気なんてもともとない」という社員の中には、信頼されていないような気持ちを訴える人が出る可能性があります。

しかし、監視するために導入するのではなく、あくまでもきちんと業務に取り組んでいることを確認するための1つの手段として用いるということを伝えておくことが重要です。それでも一定数、嫌がる社員が生まれてしまうのは仕方ありません。

あまりにも不信感を産むようであれば、打刻したタイミングで確認するのみに留めるといったルールの見直しも必要です。

②正しく運用しないと社員のプライバシーを侵害してしまう

労務管理の一環とはいえ、運用方法を間違えてしまうと社員のプライバシーを侵害する恐れもあります。プライバシーの侵害とは、個人情報や私生活など、業務に関係なく、一般的に他人に知られたくない情報を取得することです。

先述したように、業務時間外にもかかわらずGPSを起動させたり、端末の位置情報をオンにし続けるよう指示したり、といった行為は避けるべきです。

事前に運用ルールを定めてオープンな姿勢でいることや、どのような事態が起きた場合、位置情報をオンにさせる可能性があるのかについてあらかじめ伝えておくことが重要でしょう。

業務時間外の位置情報取得により、損害賠償が認められた裁判例もあるため気をつけましょう。

③労働時間や残業時間が曖昧になる

労働時間や残業時間が曖昧になりやすいというリスクがあります、たとえば営業職のように、外出や直行直帰などが多く労働時間を正確に算出しにくい職務に、「事業場外労働のみなし労働時間制」を適用している企業も多いでしょう。

実際の労働時間把握が困難な場合に適用することができる「事業場外労働のみなし労働時間制」は、その要件が厳しく定められています。GPS情報を取得している場合、労働時間を把握しているとみなされ、みなし労働時間制の適用が無効になる可能性があります。

適用無効となることで、正確な労働時間が曖昧になってしまうだけではなく、未払いと判断された残業代を請求される恐れがあり、注意が必要となります。

④位置情報オフの状態では正しく機能しない

位置情報がオフになっている状態で勤務しても、正確な位置情報が取得できない可能性があります。インターネットがつながっていたとしても、上手く作動しないケースがあり、不正な打刻が発生する可能性があります。

テレワークしている社員は家や別のオフィススペースで仕事する場合もあるでしょう。そうした状況で位置情報が上手く作動しなければ、会社としては勤務状態を正確に把握できなくなってしまいます。該当の社員に別の場所で勤務してもらうか、電波状況などの改善を図る必要があります。

労務管理システムのアップデートを行い、常に最新の状態にしておくことも重要です。

⑤従業員全員がGPSに対応したデバイスを持っている必要がある

従業員のデバイスがGPSに対応していないと、位置情報などを取得できないことがあります。また従業員の保有するスマートフォンや会社から支給するスマートフォンについて、動作や勤怠管理システムとの相性も調べておかなければなりません。

従業員が持つスマートフォンを打刻に利用する場合、注意すべき点として、従業員の中にはかなり古い機種のスマートフォンを持っている方やそもそも持っていない場合が挙げられます。スマートフォンの操作に苦手意識を持つ従業員がいることにも留意しなければなりません。

GPSに対応したシステムの導入前には従業員の端末を確認し、持っていない従業員がいる場合には会社での端末の用意も検討するなど適切な対策を講じる必要があります。GPSに対応していない端末では、正確な位置情報を取得できないためです。

GPSでの労務管理がプライバシー侵害で問題となった例も

GPSの位置情報取得が、社員のプライバシーを侵害しているとして裁判となってしまった事例「東起業事件 （東京地裁 平成24年5月31日判決）」を紹介します。この事例の発端は、元支店長が在職中に会社に対して水増し請求をしたことが発覚したことにありました。会社が「水増し請求の証明を目的に、GPSの位置情報を確認した行為」が違法に当たるのでは、という点で争われました。

この結果、たとえ不正行為があったとしても業務時間外の位置情報取得は違法であると判断され、結果的に元支店長に10万円の慰謝料を支払うことが命じられています。とくに早朝・深夜・休日の位置情報が取得されており、不正調査であるとしても必要性が薄いと指摘されています。

このように、事情があったとしても会社側が社員の位置情報をむやみに確認することは、大きなリスクが伴います。

GPSでの労務管理にはメリットも多くある

GPSを活用した労務管理のリスクやデメリットを説明してきましたが、メリットもあります。本記事では、労務管理におけるメリットについて3つ紹介します。

・どんな働き方でも労働時間を正しく管理できるようになる
・社員の不正や勤怠の打刻漏れを防げる
・勤怠管理の業務効率化になる

①どんな働き方でも労働時間を正しく管理できるようになる

1つ目のメリットは、テレワークによって自宅やレンタルスペースなどで働いている社員に対しても、出社している社員と同じように正しい労働時間を把握することができるようになる点です。とくに早出・残業時間の管理は、システムを活用することで精度の高い管理が可能です。

また、育児や介護のように勤務中に一時的に外出する可能性がある場合でも、GPSで位置情報を確認されることで報告内容との相違を防ぐことができ、管理しやすくなるでしょう。さらに、営業職のように直行直帰が多い職種であっても外から勤怠状況を報告することができます。

これからますます多様化する働き方を企業が受け入れていくためにも、GPS機能付きの労務管理システムは欠かせないものとなるでしょう。

②社員の不正や勤怠の打刻漏れを防げる

2つ目のメリットは、社員のサボり防止や、勤怠の打刻漏れを防ぐことができる点です。就業時間に別の場所で長時間留まっていたり、報告内容と異なる行為をしていたりする場合、位置情報と照らし合わせることができます。先に伝えておくことで「位置情報を取得されている」と思わせ、不正な行為の抑止効果も働きます。

さらに、タイムカードで管理している場合は、打刻漏れについてカードを目視で確認するまで分かりません。しかし、労務管理システムを導入することで、漏れがある場合にアラートが飛んだり、次の打刻時にエラーが出たりします。素早く打刻漏れに気づき、労務管理の作業効率アップにも繋がるでしょう。

③勤怠管理の業務効率化になる

3つ目のメリットは、システムを入れることで労務業務の効率が格段に上がる点です。たとえば残業代なども計算してくれるため、給与計算システムと連携させれば給料日前の経理の負担を軽減できます。

他にも残業時間を可視化させ、あまりにも業務時間が多い社員の上司に対してアラートを出したり、分析材料として抽出したりすることもできます。有給申請や遅刻・早退についてもスムーズに申請でき、口頭報告や紙面での申請を減らせるため、作業効率も上げられるでしょう。

位置情報を取得することで正確な勤怠状況を把握できる点も、人数が多い大企業にとっては大きな魅力です。

GPS労務管理サービス・アプリをスムーズに導入するためのポイント

GPS労務管理サービス・アプリの導入をスムーズに進めるためには、次の2つのポイントを押さえましょう。

・ルールを明確化する
・社内携帯の導入を検討する

それぞれ詳しく解説します。

①ルールを明確化する

GPS機能がついた労務管理システムを導入する際に、いつ位置情報を取得するのか・しないのかについてルールを決めておきます。まずは経営層を交えてルールを決め、社員に伝えるようにしましょう。

なんとなくシステムを使い始めてしまうと、順応するまでの時間がかかるだけではなく社員からの信頼を失う原因となります。複雑な勤務形態の社員が多い場合、ルールまで複雑にしないように気をつけましょう。

分かりやすくシンプルな仕組みにすると、スムーズに導入しやすくなります。もし自社で導入前例がなく、ルール策定が難しい場合、導入システム企業の担当者に相談してみてください。

同業他社の事例を踏まえて、細かなルールの提案をしてくれる可能性があります。

②社内携帯の導入を検討する

労務管理システムを個人のスマートフォンやPC端末に導入している会社は、社用携帯を用意するのも有効な手段です。やはり個人の端末へダウンロードし、位置情報を管理されることに抵抗がある社員は多いでしょう。

社用端末にあらかじめシステムを導入しておき、その後で端末を配布することで「もともとそういうシステムが入っている端末なのだ」という認識を持ってもらいやすくなります。後から導入するよりも抵抗感が減る傾向にあり、おすすめです。

また、社用携帯であれば端末管理がより容易になり、セキュリティリスクも減らすことができます。会社も社員も安心して運用しやすくなるため、できる限り社用端末への導入を進めましょう。

GPS打刻機能付きの勤怠管理システムの選び方

下記の4つがGPS打刻機能が付いた勤怠管理システムの選び方です。

自社の導入目的や予算に合っているか
導入時のサポートが手厚いか
セキュリティがしっかりしているか
プライバシーに問題はないか

自社に合った勤怠管理システムを選ぶ際の参考にしてください。

①自社の導入目的や予算に合っているか

どんなに多機能なシステムでも、自社の導入目的に合っていない場合や予算をオーバーするようでは導入のメリットを十分に享受できません。

導入にあたっては、自社の業種や規模感なども十分に考慮して導入目的に合った機能をサービスが有しているかの確認が必要です。自社の従業員数とリモートワークの実施状況などの現状を洗い出し、合うものを選ぶようにしましょう。

また、すでに給与計算のシステムを導入している場合、勤怠管理システムとの連携が可能であるかも確認必須項目です。

②導入時のサポートが手厚いか

正しい勤怠管理をするためのシステム設定は複雑になるため、勤怠管理システムは導入サポートを重視したほうが良いでしょう。

労務担当者に相当な知識がないと正しいシステム導入が難しいため、サポートの手厚さを強みにしたもののうちから選ぶことが賢明といえます。

正しく設定されていない勤怠管理システムを利用すると、知らない間に法令に違反してしまう事態にもつながるリスクが生じてしまいます。

予算とも相談しつつ、プロに導入作業を代行してもらえるサポートがあれば検討してみましょう。

③セキュリティがしっかりしているか

GPS打刻機能が付いた勤怠管理システムでは位置情報までもが記録されるため、セキュリティ対策の重要性は譲れません。

情報漏えいや個人情報が悪用されるリスクにも備えたセキュリティ対策が必要です。

高度な暗号化技術を使用しているかなどをチェックして、セキュリティ対策が強固なサービスを選ぶようにしましょう。

④プライバシーに問題はないか

従業員が保有する端末のGPSで位置情報を取得するため、個人情報の取り扱いやプライバシーには注意が必要です。

就業時間外の位置情報の取得は、プライバシーの侵害として法令に抵触するケースがあります。位置情報の取得は、就業時間内にするようにしましょう。

GPSによって勤務先に位置情報を取得されることについて、プライバシー面で不安を感じる従業員もいるでしょう。トラブルが起こらないためには、取得ルールを明確化して事前に従業員の理解を得ておかなければなりません。

おすすめGPS打刻機能付き勤怠管理システム

下記の3つは、おすすめのGPS打刻機能が付いた勤怠管理システム・アプリです。

ミナジン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理
マネーフォワードクラウド勤怠

3つの勤怠管理システム・アプリの特徴を表にまとめていますので、チェックしてみてください。

①ミナジン勤怠管理

ミナジン勤怠管理は30年以上にわたって企業の労務問題を解決に導いた実績・ノウハウを活用したクラウド型勤怠管理システムです。年々厳しくなる法改正や複雑な就業制度にも対応するアップデートを重ね、サポートの手厚さを強みにしています。

②ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は勤怠管理業務に必要な機能を備えつつ、シンプルな操作性で初めての方も比較的使い始めやすいシステムといえます。

出勤管理・シフト管理・休暇申請管理・工数管理の4つの機能から組み合わせて利用できる、全てのサポートを無料で行っているシステムです。（工数管理のみの単独使用不可）

③マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、出退勤の打刻から働き方改革への対応まで勤怠管理の全てを簡単に行えます。

マネーフォワード クラウド勤怠は、法改正への対応も無料でアップデートを行うことで法令違反のリスクや管理の手間が抑えることのできる勤怠管理システムです。

まとめ

GPS付き会社携帯での労務管理は違法にはなりません。しかし、プライバシーの侵害につながらないように事前にルールを定め、周知させることが重要です。

正確に使うことができれば、労働状況を把握でき、社員の生産性をあげる効果も見込めます。

もしこれから労務管理システムを導入したいと考えている方は、当社が扱う「ミナジン勤怠管理」がおすすめです。30年間、あらゆる企業のコンプライアンスに対応してきた実績があるクラウド型の勤怠管理システムです。

気になる方はぜひ気軽に問い合わせてみてください。無料で相談することも可能です。