勤怠管理とは？その意味や目的、必要性を分かりやすく解説します
勤怠管理について皆様はきっちりとした説明ができますか？「労働時間を記録することでしょ」と漠然とした説明できても、勤怠管理は奥が深く、正確な説明ができる方は意外に多くないのでは、と思います。
まして、本やインターネットで勤怠管理について調べたとしても、専門用語や法律の羅列でなかなか頭に入ってこない、という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか？私自身、労務について勉強を始めた当初は同様の悩みを抱えていました。
本記事では、特に20代～30代前半の新卒入社や部署移動で人事に携わることになった方を対象に、勤怠管理の意味や目的、必要性についてわかりやすく解説をしていきます。労務知識を勉強し始めた方には必ずお役立ちできる内容です。ぜひ、最後までお読みください。
ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。
目次
勤怠管理とは？
勤怠管理とは従業員の労働状況を記録し、会社がその状況について正確に把握することを言います。この労働状況には出勤時間や退勤時間だけでなく、実働時間や時間外労働時間、また欠勤日数や有給残日数など様々な情報が含まれます。会社はこれらの情報を正確に管理することで、働きすぎを阻止し、また社員の労働状況の改善に努めることができるようになるわけです。
【使用者が管理しなければならない勤怠情報】
- 出勤時間、退勤時間
- 労働時間
- 時間外労働（残業）時間
- 深夜労働時間
- 休日労働時間
- 出勤日数
- 欠勤日数
- 有給休暇の取得日数、有休残日数 など
勤怠管理の目的、必要性
勤怠管理の目的は大きく分けて3つあります。それぞれについて具体的に解説していきます。
労働状況の改善
昨今は働き方改革が叫ばれており、各企業は社員の労働状況を改善する必要に迫られています。長時間労働を許容しているブラック企業の烙印を押されてしまうと、社員の採用にも大きく影響しますし、何よりも顧客が離れていきます。現在はSNSでネガティブな情報が簡単に発信されてしまうため、炎上してブラック企業と認定されると、その後遺症に長く苦しめられることになります。
それを防ぐためにも、社員の労働状況をきっちりと把握し、問題が発生していく前に改善していくことは必要不可欠です。
過重労働による罰金の防止
会社と従業員が36協定を締結していない場合、1日8時間、つまり週に40時間以上の労働をさせることはできません。
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これに違反してしまうと、最悪の場合「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」の刑事罰を受けることがあります。このような事態を未然に防ぐためにも、日ごろから社員の労働状況を記録していることが重要です。
社員の離職率低下、満足度の向上
労働状況は社員の満足度に大きく影響します。社員満足度が下がると離職者が増え、逆に満足度が上がると員はモチベーション高く働き、会社の業績に大きな影響を与えます。最近ではエンゲージメントという概念も注目され、企業と社員の関係性構築の重要性が注目されています。
現に弊社でも月に1回、エンゲージメント計測のアンケートに全社員が回答しています。エンゲージメントを高め、社員にいきいきと働いてもらい、生産性を向上していくうえで、勤怠管理によって正確に労働状況を把握することは第1歩です。
勤怠管理の方法
さて、ここまで勤怠管理の重要性、目的について解説をしてきました。それを踏まえたうえで、ここでは勤怠管理を行う代表的な方法を紹介します。企業によって採用している方法は異なりますが、代表的なものを3つご紹介します。
タイムカードを使用する
まずはタイムカードを使用する方法です。私は学生時代の飲食店のアルバイトでタイムカードを使用していました。同じように、タイムカードを使用した経験のある方は多いのではないでしょうか。
メリットとしては、安価さ、使用の容易さが真っ先に挙げられます。特に使用の容易さについてですが、タイムカードをレコーダーに挿入するだけなので、ITリテラシーが求められることもなく、従業員側からするととても簡単に運用ができます。
一方でデメリットとしては、管理の難しさ、不正打刻の恐れ、集計ミスの恐れが考えられます。1点目の管理の難しさですが、法律により会社は全従業員のタイムカードを5年間保管することを求めています。従業員の多い会社の場合、物理的に保管することの難しさがあります。2点目の不正打刻の恐れですが、他の従業員や上司がある従業員のタイムカードを勝手にレコーダーに挿入することができます。この場合、本来の就業時間と異なった時間が記録されている恐れがあります。3点目の集計ミスですが、タイムカードを運用する際は、給与の締め日にカードを回収してそのデータを給与計算ソフトに転記する作業を行います。この作業は人の手によって行われるため完全にミスを排除することができず、正しく労働時間が管理されていないケースもあります。
エクセルを使用する
続いてエクセルを使用する方法が挙げられます。勤怠管理では１：勤務時間の記録、２：勤務時間の集計、３：給与の計算というフローを辿ります。フローのどの部分においてエクセルを使用するかによって何パターンかが考えられます。エクセルを使用する際の最大のメリットはその手軽さです。特に勤務時間の記録をエクセルによって行ってしまえばタイムカード使用時のようにタイムカードを保管する物理的なスペースが不要になります。
一方で、タイムカード使用時と同様に、集計ミスの恐れは解消できません。また集計や給与計算においてはエクセルの関数が必須になってきます。社内にエクセルについて詳しい方がいない、またはいたとしても社内の離職率が高いという場合、この運用は現実的ではないかもしれません。
勤怠管理システムを使用する
最後に勤怠管理システムを使用するケースをご紹介します。勤怠管理システムはブラウザやアプリによって勤怠管理が可能になるもので、多くのメリットがあります。
代表的なメリットとしては、不正打刻の防止、法改正への対応、労働時間の管理の容易化でしょう。不正打刻の防止ですが、タイムカードやエクセル使用時に比べ本人以外が打刻できる状況を防ぐため、より正確な勤務状況を把握することができます。次に法改正への対応です。労働基準法など労働に関する法律が改正された際、エクセル等を使用していた場合は社内でその運用方法を見直す必要があります。勤怠管理システムは法改正に伴ってバージョンアップが行われるため、社内運用を変更する手間やミスの恐れがなくなります。最後に労働時間を管理することがより容易となります。前述のように従業員の労働時間を適切に把握できていない場合、過重労働による罰金など企業は多くのリスクに直面します。勤怠管理システムではこの労働時間や休暇取得状況など、各種の勤怠状況を正確に管理できるようになります。
一方でデメリットとしては、コスト、また社内浸透の工数が挙げられます。勤怠管理システムはユーザー数などに応じた利用料金が発生するものがほとんどです。今までエクセルなどで勤怠管理を行っていた企業からすると本来発生していなかったコストが見かけ上、発生してしまいます。もちろん、エクセルなどで勤怠管理を行っていた場合、作業に人件費が発生しているので、トータルで見れば勤怠管理システムを導入した方がコストカットとはなるでしょう。
また、社内浸透の手間もあります。今まで使用していなかったシステムであり、かつ全社員が使用するものであるため、全社的な研修などで使用法をレクチャーする必要があります。システムの選定、意思決定～定着においてもコスト、手間が発生することが想定されます。
ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。
勤怠管理システムのタイプ
このように便利な勤怠管理システムは昨今ますますニーズが高まり、今までタイムカードやエクセルで勤怠管理を行っていた企業も次第に勤怠管理システムを導入するようになっています。そのような勤怠管理システムですが、いくつかタイプがあるので当記事では最後にそれらを紹介します。
オンプレミスタイプ
オンプレミス、いわゆるオンプレと呼ばれるタイプです。オンプレミスとはサーバーやソフトウェアなどの情報システムを、システム利用企業の管理する設備内に設置し、運用することを言います。後述のクラウドが登場するまでは一般的なシステム利用形態でした。自社でシステムを構築するため、数十万円～数千万円の初期費用が発生しますが、クラウドタイプに比べ強固なセキュリティ、自由なカスタマイズ性などに強みがあります。一般的に言って、従業員数が1,000名を超す企業様におすすめするタイプです。
クラウドタイプ
クラウドとは英語の雲を語源とし、インターネットなどのネットワーク経由でアクセス可能なサービスのことを指します。従業員1人当たり数百円で使用できるシステムも多く、また導入もスピーディであり、様々な企業がクラウドタイプの勤怠管理システムを提供しています。他システムと連携できるものも多々あり日に日に存在感を増してはいますが、カスタマイズの自由度においてはオンプレミスに分があります。一般的には、複雑なカスタマイズあまり必要としない特に1,000人以下の従業員規模の会社様におすすめです。
まとめ：勤怠管理で働きやすい会社作りを
さてここまで勤怠について解説をしてきましがたがいかがでしたでしょうか？労務分野は奥が深く、学ぶべきことも多いですが勤怠はまさにその入り口といえます。
世の中で見ても働き方改革や有給の取得義務化など勤怠管理はホットな分野です。これを機に、勤怠管理システムをまだ導入していない企業はぜひ導入して、従業員の働きやすい会社を目指してきましょう。
ありがとうございました！
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