給与明細の作成に便利なテンプレートを紹介します！

現在使用している給与明細のテンプレートを、「使いにくい」と感じたことはありませんか。現状そこまで問題はなくても、従業員が増えたり、組織内の構造が変わったりすることで、今後は使いにくくなるかもしれません。

現在のテンプレートに少しでも不満があるなら、そのタイミングが給与明細テンプレートの替えどきだといえるでしょう。
テンプレートを選ぶときのポイントと、「使えるテンプレート」をいくつか紹介します。

給与明細のテンプレートを活用するときのポイント

給与明細は、給与を受ける従業員に配布するものですが、その形式に法律的な決まりはありません。ただし、記載が必要な内容は決まっており、賃金や手当、税金や社会保険料、振込額などが明確である必要があります。

すでに必要な項目が揃っており、金額を入れ込めばすぐに発行できるようになっているのが、給与明細のテンプレートです。世の中にはさまざまなテンプレートが存在しますが、活用する際は、ふたつのポイントに注目してみてください。

入力しやすい形式か

まず注目したいのが、「賃金」や「社会保険料」など、各項目の見やすさと使いやすいさです。そもそも給与明細というのは、給与の支給状況と控除額を確認するためのものですから、見やすく分かりやすいものを選ぶのがベストだといえるでしょう。

見やすいということは、項目の配置が適切で、入力のしやすさにもつながります。入力がしやすいと手入力によるミスを防げるので、もしも担当者が変更となった場合でも、後任への引継ぎが容易です。そういった理由からも、見やすく、誰にでも使いやすい形式を選ぶことをおすすめします。

業務の効率化が図れるか

もうひとつは、「従来の給与明細と比較して、業務の効率化が図れる内容であるか」です。せっかく給与明細を一新しても、以前より非効率であったり、作業時間が変わらなかったりするのであれば、給与明細変更の手間が増えるだけで、ほとんどメリットがありません。

賃金の額など、元になる金額を入力すれば特定の計算を自動で行ってくれる、プリントアウトなしでネットでも閲覧できるなど、以前よりも業務効率のよいテンプレートを選ぶようにしましょう。

最終的には、会社の給与システムと照らし合わせて、最適かつ使いやすいテンプレートを選ぶことが大切です。

給与明細の作成に便利なテンプレート

ここまでは、給与明細のテンプレートを選ぶ際の基準について紹介してきましたが、実際に利用できるテンプレートには、どのようなものがあるのでしょう。便利で気軽に使えるテンプレートを、Excel形式とWeb上のものに分けて紹介します。

Excel形式のテンプレート

Excel形式は、テンプレートをダウンロードして自社のExcelで使用します。テンプレートによっては、計算式が組み込まれたものもあって便利です。また、ダウンロード後は自分で書式や計算式の変更がしやすいというメリットがあります。
以下にテンプレートを配布しているサイトを紹介します。

■ビズオーシャン
ビジネス向けのテンプレートがダウンロードできるサイトで、Excel形式の給与明細も複数あります。テンプレート一覧では、ファイルの形式と、星5段階によるユーザー評価で、ある程度の使い勝手が想像できるのが特徴です。利用にあたってはユーザー登録が必要です。

■総務の森
総務担当者のためのコミュニティサイトで、A4用紙1枚につき給与明細2枚分が作成できる、エコノミーなテンプレートをダウンロード可能です。書式もシンプルで見やすいので使いやすいです。こちらもダウンロードにはユーザー登録が必要です。

■ビジネス文書 書式
ビジネス書式がダウンロードできるサイトで、こちらの給与明細テンプレートは、大きく見やすい形式になっています。「勤怠」「支給」「控除」の項目が分かれているので、入力もしやすいです。こちらもユーザー登録後に利用可能です。

Web上のテンプレート

Webサービスを活用した給与明細のテンプレートもあります。Webを活用したタイプの特徴は、使用する端末に入っているソフトに依存しないところだといえるでしょう。ネット環境さえ整っていれば、すぐに利用できるタイプのテンプレートも多くあります。

■給与明細.net
「必要事項を入力して自動で給与明細を作成してくれるPDF形式の個別明細」のほか、「Excelをアップロードして一括作成できる明細」の2種類があります。従業員が少ない会社であれば、簡単な入力ですぐにPDFの明細を作ってくれる個別明細は便利です。

■Officeテンプレート
Officeテンプレートは、Office公式のMicrosoftが提供するサービスです。テンプレートには、給与明細と給与管理表が一緒になったタイプのものがあり、管理表へ入力を行うことで自動的に給与明細を作成してくれます。さらに「Officeオンライン」を利用すれば、クラウド上にファイルを保管し、ネットを通して閲覧や編集を行うことが可能です。

■サテライトオフィス
サテライトオフィスの給与明細のテンプレートは、Googleスプレッドシートを活用したタイプになります。Officeオンラインと少し似ていますが、スプレッドシートはOfficeソフトのようにパソコンへダウンロードする必要がなく、ネット上で作業が完結するのが特徴です。

ここで紹介した給与明細のテンプレートは、いずれも無料で利用することが可能です。Excelやネット環境さえ整っていれば、すぐに使うことができるでしょう。

より給与計算の効率化を図るには

給与明細のテンプレートを選ぶ際の基準について紹介しました。テンプレートの中には、自動計算機能が付いていたり、Web上で確認できたりと、無料であっても十分な機能を備えています。しかし、いくらこうした便利な機能があっても、ほとんどは手入力です。

手入力のため、件数が多いとそれだけミスをする確率も高まります。また、社会保険料など給与計算に必要な項目は、法令により数値が変わるケースがあるため、適宜見直しが必要です。
そうした手間やミスを無くす方法として、「給与計算のアウトソーシング・勤怠管理システムの導入」も有効な選択だといえるでしょう。

給与計算をアウトソーシングする

給与計算のアウトソーシングとは、給与計算を社内で行うのではなく、外部に委託することです。給与計算を専門に行っている会社に業務を委託することで、給与計算のミスや担当者の業務負担を減らすことができます。

さらに、給与計算にかかっていた業務時間が減った分、給与計算以外の仕事に集中しやすくなるでしょう。ルーティーンワークではなく、複雑な仕事に時間をかけることができるようになるため、社内の生産性向上も期待できます。

アウトソーシングで注意点があるとすれば、会社によって費用が変わってくることです。そのため、経費が浮くこともあれば、思ったより費用がかかってしまうケースもあります。アウトソーシングを利用する際は、コストパフォーマンスを意識して選択しましょう。

勤怠管理システムを導入する

給与明細と連携している勤怠管理システムの導入も、給与計算の効率化に役立ちます。給与勤怠管理システムMINAGINEは、ワンクリックで給与や賞与明細を、システムからアップロードすることが可能です。勤怠システムでは正確な打刻ができるため、ミスの防止にも役立ちます。

さらに、給与明細は、Excelの給与明細テンプレートと同様に必要に応じてカスタマイズすることもできますので、オンライン形式の給与明細テンプレートのように、Web上の閲覧も可能です。Excel、Web形式の特徴に加えて、勤怠システムを使えばミスも防止できるため、一度に複数のメリットを得ることができるでしょう。

また、「給与計算のみを委託する」「勤怠管理から委託する」など、用途に合わせた柔軟な利用も可能です。明細の配布もサービスに含まれるため、これまで負担となっていた給与明細の封入や、郵送作業にかかるコストを抑えることもできます。

MINAGINEのWeb給与明細の詳細を確認してみてください。

まとめ

給与明細をより良いものに変えようと思ったとき、無料の給与明細テンプレートは便利です。しかし、テンプレートだけでは機能が不十分に感じられることもあるでしょう。そうした場合、給与のアウトソーシング、ミナジンの勤怠管理システムの導入も検討対象に入れてみてはいかがでしょうか。