PCログを勤怠管理システムで取得するメリットとは？
近年、徐々に注目を浴びてきている「PCログ取得」。より客観的に労働時間の管理を行うため、勤怠システムと併せて導入を進める企業が増えてきています。本記事ではPCログ取得がトレンドから定番へ変化しつつある時代の背景と共に、企業の労務担当者様が労務管理におけるPCログ取得についてどのような選択肢を持ち、導入/管理を行っていけるのか、労働時間管理に焦点を当てご紹介いたします。
目次
時代背景～在社勤務の際でも見えづらい労働時間の現状～
コロナをきっかけに、”働く”世界も多様に変化してきましたよね。当初、感染防止策としてテレワークが推奨されてきましたが、2020年の1月のコロナ感染流行からもうすぐ2年が経ち、テレワークを継続させる目的も企業間の中で変化が出てきています。
テレワーク継続目的の変化
ポイント💡通勤時間に関する割合を除くと、企業が従業員の働きやすさを向上させることや、人手不足が見込まれる中での雇用継続や人材確保といった目的のためにテレワークを活用しようとする時代の動きがうかがえる。
テレワーク継続時における労働時間管理の課題
こちらはテレワークを導入した企業が感じた課題感をアンケートにより取得したものですが、適正な労務管理が顕著に課題として上がっています。
なぜ在社勤務でも労働時間管理が難しくなってきているのか
テレワークをしている訳でないのに、なぜ労働時間の管理が難しくなってきているのでしょうか。答えは、「在社時間と実際の労働時間の区別ができない」ところにあります。例えば実例ですが、出社をした際、従業員が皆、出社打刻をした後に必ずしもすぐに仕事を始めるとは限りません。コーヒーを飲んだり、他の従業員と談笑したり。労務担当者も、また従業員の上司も、常に従業員や部下の行動を監視することは出来ません。その結果、実際に働いている適正な労働時間を管理することが難しいとされてきているのです。
ポイント💡厚生労働省からの「客観性のある労働時間管理」において、”自己申告により把握した労働時間”と”PCの使用時間等から把握した在社時間”との間に、著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすることとあります。
参照：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
このような背景から、テレワーク勤務を継続させるにしても、在社勤務をさせるにしても、従業員の労働時間管理を行うにあたり、「PCログ取得」がこれから企業に求められてくると言えるでしょう。
何を使ってPCログ管理をする？～ツール紹介～
前提として、勤怠管理システムを既に導入済みの企業様を例に、「PCログ取得」を用いてどのように労働時間管理が出来るのか、どんなツールが必要となるか？この章ではご紹介します。
参照：勤怠システムを導入するメリット
「PCログ×勤怠システム」の場合
まず、勤怠システムを導入している事により、「日ごと・週ごと・月ごと」にPCログと勤務時間のデータ照合が可能となり、実際に働いている勤務時間を可視化させることが可能になります。その際、労務担当者様が行うことになる作業は以下です。
👉勤怠データとPCログデータの突合作業
👉勤怠データとPCログデータに乖離があった際、従業員に理由を確認
👉データ乖離理由の記録保持
IT資産管理ツール使用の場合
「いつ」「誰が」「何をしたのか」といったさまざまな操作をログとして記録・保管し、検索したり分析したりすることが出来、不正アクセス・不正行動などの問題を素早く発見できるツールです。また、ログが記録されていることをユーザーが理解することで、不正アクセスや不正行動の抑止にもつなげる事が出来ます。情報漏洩対策が主な導入の目的ではありますが、近年では働き方改革の推進により、社員の行動を正しく把握するという目的においても操作ログが活用されてきています。
参照：IT資産管理の窓口
| メリット | PC操作履歴の取得・PCを強制シャットダウンが出来る。 |
| デメリット | 従業員規模によるが、勤務データとの突合の作業の負担が大きい。また導入・運用のコストが高い。 |
■導入に向いている企業
労務管理にリソースが割ける企業／IPOを目指している企業／労務管理をきちんと行っていきたい企業
一元管理ツール使用の場合
社員が起動させたPCのログを自動で収集・保存できるだけでなく、勤務データと乖離が起きた際にアラートを発生させる機能も備えています。ログが記録されていることを従業員が理解することで、不正勤務や長時間労働の抑止につなげる事が出来ます。システムにもよりますが、勤怠管理をちゃんと行いたい、尚且つPCログも手間なく一緒に管理していきたい企業様に支援され活用されてきています。
| メリット | 勤務データとの突合作業が属人的でない。導入・運用コストも安い。 |
| デメリット | PC操作履歴の取得が出来ない。PCを強制シャットダウン出来ない。 |
■導入に向いている企業
労務管理にリソースが割けない企業／IPOを目指している企業／労務管理をきちんと行っていきたい企業／一つのシステムで管理を完結させたい企業
ポイント💡ミナジン勤怠管理システムは、PCログデータと勤務データに乖離が起きた際アラートを発生させ、尚且つ乖離の理由をコメントとしてタイムカードへ記録を残すことが可能です。
ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。
実際にPCログ取得を行っている労務担当者の声
200名規模・IT/ソフト業界
勤怠システム導入済
初めは勤怠システムだけで労働時間管理を行っていました。しかしテレワークが進む中、勤怠システムだけでの管理に不安を感じるようになりました。出社の打刻後に朝ごはんを食べている従業員も居ると聞いたり、やはり傍で仕事をしているのでは無いので、どの程度真面目に従業員が働いているのか可視化しづらいんです。そこでPCログを取得する事が会社の方針で決まりました。実はIPOを会社として目指している事もあり、監査や審査を通過するためにもPＣログ取得は必要と考えていたんです。・・・・・
100名規模・製造業界
勤怠システム未導入
勤怠システムは導入していません。検討中ではありますが、やっと社内でテレワークが馴染んで来たところで。現状は自己申告で受けた「出社・休憩・退社・残業」の時間データをExcelで管理しています。ただそれだけでは、法令遵守に欠けるので、ちゃんとPCログ取得もしていますよ。突合作業は大変ですけど（笑）今、1番心配しているのは、従業員の勤務状態がきちんと可視化出来ているのか？という事ですね。PCログデータは取得出来ていますが、突合させる勤怠の元データが本当に適正な時間なのか、従業員の事は信頼していますが、人任せでなく、ちゃんと客観的なデータを記録し保持していきたいんですよね・・・・・
まとめ
PCログ取得がトレンドから定番へ変化してきている時代の動きから、実際に既にPCログ取得を現場で運用をされている労務担当者様の声までご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。急速に変化する時代と共に、自社はどのような対応をし、変化をしていかなければいけないか。そしてそのために、どのような行動を起こさなくてはいけないか。今回はPCログ取得に関するお話でしたが、企業が実現させたい事に向けてどの様なツールを選ぶかは、各社それぞれかと思います。MINAGINEの勤怠管理システムは、WindowsだけでなくMacにも対応した、PCログ取得と勤怠管理が一元管理できるシステムとなっています。
ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。
